酒店公關(guān)招待管理制度

酒店公關(guān)招待管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范酒店公關(guān)招待行為，確保招待活動(dòng)的合理性、必要性和高效性，展示酒店形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工在開展公關(guān)招待活動(dòng)時(shí)的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、酒店相關(guān)規(guī)定及財(cái)經(jīng)紀(jì)律。2.必要性原則：招待活動(dòng)應(yīng)基于業(yè)務(wù)拓展、客戶維護(hù)、品牌推廣等實(shí)際需要。3.適度性原則：根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)、對象和規(guī)模，合理控制招待標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用。4.效益性原則：注重招待活動(dòng)的實(shí)際效果，實(shí)現(xiàn)投入產(chǎn)出的最大化。二、公關(guān)招待活動(dòng)分類（一）商務(wù)宴請1.用于接待重要客戶、合作伙伴，商討業(yè)務(wù)合作、簽訂合同等事宜。2.形式包括正式晚宴、午餐會等。（二）會議接待1.為各類會議提供餐飲、茶歇等服務(wù)，包括學(xué)術(shù)會議、行業(yè)研討會、企業(yè)年會等。2.根據(jù)會議規(guī)模和需求，安排不同檔次的接待標(biāo)準(zhǔn)。（三）節(jié)日慶典1.在重要節(jié)日舉辦的慶?；顒?dòng)，邀請客戶、合作伙伴及相關(guān)嘉賓參加。2.如春節(jié)團(tuán)拜會、中秋聯(lián)誼會等。（四）參觀考察接待1.接待潛在客戶、合作伙伴等來酒店參觀考察，展示酒店設(shè)施和服務(wù)。2.安排參觀行程、講解及餐飲、住宿等接待。（五）其他公關(guān)活動(dòng)1.如新品發(fā)布會、媒體答謝會、員工家屬開放日等。2.根據(jù)活動(dòng)主題和目標(biāo)，制定相應(yīng)的招待方案。三、招待標(biāo)準(zhǔn)（一）餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.商務(wù)宴請一般客戶：每桌標(biāo)準(zhǔn)[X]元左右，菜品應(yīng)體現(xiàn)地方特色與酒店特色相結(jié)合，包含開胃菜、主菜、湯品、主食、甜品、水果等。重要客戶、合作伙伴：每桌標(biāo)準(zhǔn)[X]元以上，可適當(dāng)增加高檔菜品和酒水，如海鮮、特色珍饈等。2.會議接待小型會議（[X]人以下）：茶歇標(biāo)準(zhǔn)為每人每次[X]元左右，提供咖啡、茶、點(diǎn)心等。中型會議（[X][X]人）：午餐標(biāo)準(zhǔn)為每人[X]元左右，菜品以實(shí)惠可口為主，可搭配適量飲料。大型會議（[X]人以上）：根據(jù)會議需求和預(yù)算，合理安排餐飲標(biāo)準(zhǔn)，可采用自助餐或桌餐形式，提供多種菜品選擇。3.節(jié)日慶典一般活動(dòng)：每桌標(biāo)準(zhǔn)[X]元左右，提供具有節(jié)日氛圍的特色菜品。大型慶典活動(dòng)：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和預(yù)算，適當(dāng)提高標(biāo)準(zhǔn)，注重菜品質(zhì)量和檔次，可增加表演、互動(dòng)環(huán)節(jié)等。4.參觀考察接待簡單接待：提供茶點(diǎn)、水果等，標(biāo)準(zhǔn)為每人每次[X]元左右。較為正式接待：可安排工作餐，標(biāo)準(zhǔn)為每人[X]元左右。（二）酒水標(biāo)準(zhǔn)1.商務(wù)宴請：根據(jù)客人喜好和檔次，提供適量的白酒、紅酒、啤酒等，白酒一般選用知名品牌，紅酒可搭配不同產(chǎn)地和檔次的產(chǎn)品。2.會議接待：可提供適量的茶水、咖啡、軟飲料等，如需提供酒水，應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和預(yù)算合理安排。3.節(jié)日慶典：根據(jù)活動(dòng)氛圍和需求，提供各類酒水，可適當(dāng)增加特色飲品或定制酒品。4.參觀考察接待：一般提供茶水、咖啡等飲品，如需提供酒水，應(yīng)控制在較低標(biāo)準(zhǔn)。（三）住宿標(biāo)準(zhǔn)1.重要客戶、合作伙伴：根據(jù)客人需求，提供酒店相應(yīng)檔次的客房，可給予一定的優(yōu)惠或升級待遇。2.其他客人：按照酒店正常房價(jià)安排住宿，如有特殊情況需給予優(yōu)惠，應(yīng)按酒店規(guī)定流程審批。（四）交通標(biāo)準(zhǔn)1.市內(nèi)接送：根據(jù)客人數(shù)量和需求，合理安排車輛，可選用酒店自有車輛或合作租車公司的車輛。2.長途接送：如需安排長途接送，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的交通工具，如商務(wù)車、大巴車等，并提前預(yù)訂車票或機(jī)票。四、招待流程（一）申請與審批1.各部門或員工因業(yè)務(wù)需要開展公關(guān)招待活動(dòng)，應(yīng)提前填寫《公關(guān)招待申請表》，詳細(xì)說明招待對象、時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大招待活動(dòng)，需報(bào)總經(jīng)理審批。3.審批通過后，申請表交至酒店公關(guān)部備案，并作為后續(xù)費(fèi)用報(bào)銷的依據(jù)。（二）準(zhǔn)備工作1.公關(guān)部根據(jù)審批后的申請表，協(xié)助相關(guān)部門做好招待活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，包括場地布置、餐飲安排、酒水準(zhǔn)備、人員調(diào)配等。2.采購部門根據(jù)招待標(biāo)準(zhǔn)和需求，負(fù)責(zé)采購所需的食品、酒水、禮品等物資，并確保物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。3.人力資源部門協(xié)助安排服務(wù)人員，確保服務(wù)人員具備良好的形象和專業(yè)的服務(wù)技能。（三）活動(dòng)實(shí)施1.招待活動(dòng)當(dāng)天，相關(guān)部門和人員應(yīng)提前到達(dá)現(xiàn)場，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的最后檢查。2.服務(wù)人員應(yīng)熱情、周到地為客人提供服務(wù)，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行。3.在活動(dòng)過程中，應(yīng)注重與客人的溝通和交流，及時(shí)了解客人需求，解決出現(xiàn)的問題。（四）費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷1.招待活動(dòng)結(jié)束后，公關(guān)部應(yīng)及時(shí)與相關(guān)供應(yīng)商核對費(fèi)用，并填寫《公關(guān)招待費(fèi)用結(jié)算表》。2.報(bào)銷人員應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將審批后的申請表、發(fā)票、費(fèi)用結(jié)算表等相關(guān)憑證提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門按照酒店財(cái)務(wù)制度對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。五、禮品管理（一）禮品選擇原則1.與酒店形象相符：禮品應(yīng)能體現(xiàn)酒店的特色和文化。2.實(shí)用性與紀(jì)念性相結(jié)合：選擇具有一定實(shí)用價(jià)值且能讓客人留下深刻印象的禮品。3.檔次適中：根據(jù)招待對象和活動(dòng)性質(zhì)，選擇合適檔次的禮品，避免過度奢華或簡陋。（二）禮品采購與審批1.禮品采購由采購部門負(fù)責(zé)，采購前應(yīng)根據(jù)禮品選擇原則，制定禮品采購計(jì)劃，報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購人員應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保禮品的質(zhì)量和售后服務(wù)。3.采購?fù)瓿珊?，?yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并填寫《禮品入庫登記表》。（三）禮品發(fā)放與記錄1.在招待活動(dòng)中，根據(jù)客人情況和活動(dòng)需要，適時(shí)發(fā)放禮品。2.禮品發(fā)放時(shí)，應(yīng)做好記錄，包括禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放對象等信息。3.對于貴重禮品，應(yīng)要求客人簽收，并留存相關(guān)簽收憑證。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.酒店成立公關(guān)招待監(jiān)督小組，由財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等部門人員組成，定期對公關(guān)招待活動(dòng)進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組負(fù)責(zé)審查招待活動(dòng)的申請、審批、實(shí)施、費(fèi)用結(jié)算等環(huán)節(jié)，確?；顒?dòng)符合規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對酒店各部門的公關(guān)招待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）考核辦法1.將公關(guān)招待管理工作納入各部門和員工的績效考核體系，對嚴(yán)格遵守制度、招待活動(dòng)效果良好的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對于違反制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自開展招待活動(dòng)、超標(biāo)準(zhǔn)招待、虛報(bào)費(fèi)用等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育