項(xiàng)目采購制度管理制度

項(xiàng)目采購制度管理制度?總則目的為規(guī)范公司項(xiàng)目采購管理工作，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，滿足公司項(xiàng)目需求，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有項(xiàng)目采購活動，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備采購項(xiàng)目、物資采購項(xiàng)目等。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在滿足項(xiàng)目需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商有平等機(jī)會參與競爭。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合項(xiàng)目要求。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項(xiàng)目預(yù)算。3.決策重大采購項(xiàng)目的供應(yīng)商選擇、采購方式等。采購執(zhí)行部門采購部門作為公司采購活動的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.組織供應(yīng)商選擇和采購談判。3.簽訂采購合同并跟蹤執(zhí)行。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。需求部門項(xiàng)目需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購過程中的技術(shù)規(guī)格確定、驗(yàn)收等工作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)項(xiàng)目需要，準(zhǔn)確提交采購申請。2.協(xié)助采購部門制定技術(shù)規(guī)格要求。3.參與采購驗(yàn)收工作，確保所采購物資和服務(wù)符合項(xiàng)目需求。財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核、采購資金的支付管理等工作。其職責(zé)包括：1.審核采購項(xiàng)目預(yù)算。2.監(jiān)督采購資金的使用。3.辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購合同等法律文件進(jìn)行審核，確保采購活動合法合規(guī)。其職責(zé)包括：1.審查采購合同條款的合法性和完整性。2.提供法律咨詢和建議，防范法律風(fēng)險。采購流程采購需求提出1.項(xiàng)目需求部門根據(jù)項(xiàng)目計劃和實(shí)際需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，進(jìn)行匯總和分析。2.根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和庫存情況，制定采購計劃，明確采購時間、采購方式、采購預(yù)算等。3.采購計劃報采購決策委員會審批通過后執(zhí)行。供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價函或招標(biāo)邀請書。3.對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)等方面。4.組織供應(yīng)商進(jìn)行報價或投標(biāo)，采購部門對報價或投標(biāo)文件進(jìn)行評審，選擇綜合實(shí)力強(qiáng)、價格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。5.與中標(biāo)候選人進(jìn)行采購談判，確定最終的采購價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。6.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商一致后，起草采購合同。2.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。3.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)訂單或發(fā)貨通知。2.跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保按時交貨。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等。4.采購物資到貨前，采購部門通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購驗(yàn)收1.需求部門組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，填寫《采購驗(yàn)收單》，經(jīng)參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.對于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨、退貨或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任等。采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和《采購驗(yàn)收單》，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等憑證。2.《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間支付采購款項(xiàng)。采購方式招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。接收投標(biāo)文件，對投標(biāo)文件進(jìn)行初步評審，篩選出符合要求的投標(biāo)人。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。發(fā)布中標(biāo)公告，與中標(biāo)人簽訂采購合同。詢價采購1.適用范圍：適用于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、貨源充足、價格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.詢價程序：向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其提供報價。收集供應(yīng)商的報價文件，進(jìn)行比較分析。選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項(xiàng)目。2.談判程序：成立談判小組，制定談判文件。邀請符合條件的供應(yīng)商參與談判。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，明確采購需求和談判要點(diǎn)。要求供應(yīng)商進(jìn)行報價，談判小組根據(jù)談判情況進(jìn)行綜合評審，確定成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。2.單一來源采購程序：采購部門提出單一來源采購申請，說明理由和相關(guān)情況。采購決策委員會審批單一來源采購申請。與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格和其他條款。簽訂采購合同。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)項(xiàng)目需求和公司年度預(yù)算安排，編制采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容。3.采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核、采購決策委員會審批后，納入公司年度預(yù)算。預(yù)算執(zhí)行1.采購部門嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額。3.采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)財務(wù)部門審核、采購決策委員會審批后執(zhí)行。預(yù)算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好預(yù)算監(jiān)控和分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。3.根據(jù)預(yù)算監(jiān)控和分析結(jié)果，采取相應(yīng)的措施，確保采購預(yù)算的合理執(zhí)行。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購部門會同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險：關(guān)注市場動態(tài)，建立價格預(yù)警機(jī)制，合理安排采購時間，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險：嚴(yán)格把控采購質(zhì)量，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對不合格產(chǎn)品及時處理。4.合同風(fēng)險：加強(qiáng)合同管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。5.法律風(fēng)險：法務(wù)部門參與采購過程，對采購合同等法律文件進(jìn)行審核，防范法律風(fēng)險。風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估和監(jiān)控。2.當(dāng)采購風(fēng)險達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。采購信息管理采購信息收集1.采購部門通過多種渠道收集采購相關(guān)信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、政策法規(guī)信息等。2.建立采購信息收集渠道清單，明確信息來源和收集方式。采購信息整理與分析1.采購部門對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供參考依據(jù)。采購信息共享1.采購部門與需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)采購信息共享，確保各部門及時了解采購情況。2.建立采購信息共享平臺，方便各部門之間查詢和交流采購信息。采購績效評估評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等，評估采購成本是否合理。2.采購質(zhì)量：評估所采購物資和服務(wù)是否符合質(zhì)量要求。3.采購效率：包括采購周期、交貨及時性等，評估采購工作的效率。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評估、合作等情況。5.合同執(zhí)行：評估采購合同的執(zhí)行情況，包括付款及時性、交貨準(zhǔn)確性等。評估方法1.定期對采購績效進(jìn)行評估，可采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法。2.收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和對比，得出采購績效評估結(jié)果。3.組