負(fù)責(zé)檔案印章管理制度

負(fù)責(zé)檔案印章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司檔案印章的管理，確保檔案印章的安全使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在涉及檔案管理和使用印章過(guò)程中的相關(guān)行為?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：檔案印章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用，嚴(yán)格控制印章使用范圍和審批流程，保護(hù)公司機(jī)密信息。3.規(guī)范有序原則：明確檔案印章管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)、流程和要求，做到管理規(guī)范、操作有序。檔案管理檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人信息檔案、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。5.其他檔案：如工程檔案、技術(shù)檔案、法務(wù)檔案等特定領(lǐng)域的檔案。檔案收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范命名和分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和備份機(jī)制。檔案歸檔1.定期將整理好的檔案移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，需填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、名稱、歸檔時(shí)間、保管期限等信息。3.嚴(yán)格按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和查閱。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案室應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶離檔案室。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[x]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。4.查閱或借閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上批注、圈劃、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。檔案保管與銷(xiāo)毀1.檔案室應(yīng)具備安全的保管條件，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)于超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織專人進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷(xiāo)毀人員等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。印章管理印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的重要印章。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章：專門(mén)用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門(mén)內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。印章刻制1.公司印章的刻制由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，須憑上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)設(shè)立的文件或公司決議書(shū)，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理。2.新刻印章須在公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。印章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章移交檔案室或相關(guān)使用部門(mén)妥善保管。印章保管1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章及法定代表人章由行政部門(mén)指定專人保管，實(shí)行"專人專柜"制度。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，確保印章安全。印章存放應(yīng)配備專門(mén)的保險(xiǎn)柜，鑰匙由保管人員隨身攜帶，密碼應(yīng)嚴(yán)格保密。保管人員不得擅自將印章交予他人代管，如因特殊原因需要委托他人代管的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。2.部門(mén)章由各部門(mén)指定專人保管，并報(bào)行政部門(mén)備案。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定，確保印章僅用于本部門(mén)內(nèi)部工作。部門(mén)章保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，并報(bào)行政部門(mén)備案。印章使用1.使用申請(qǐng)公司內(nèi)部人員使用印章，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、蓋章文件名稱及份數(shù)、使用部門(mén)等信息，并按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件蓋章，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)。外單位人員因業(yè)務(wù)往來(lái)需要使用公司印章的，須提交正式的函件或文件，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。2.審批流程一般文件蓋章，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要文件蓋章，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項(xiàng)或公司決策的文件蓋章，須經(jīng)公司法定代表人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核蓋章申請(qǐng)，確保使用事由真實(shí)、合理，蓋章文件符合公司規(guī)定和要求。3.用印登記印章保管人員在蓋章前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)蓋章文件的內(nèi)容和審批手續(xù)，確認(rèn)無(wú)誤后，方可蓋章。同時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章使用日期、文件名稱、蓋章份數(shù)、使用部門(mén)、申請(qǐng)人、審批人等信息。4.印章使用要求印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或顛倒。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如因特殊情況需要先蓋章的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在蓋章后及時(shí)填寫(xiě)文件內(nèi)容。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案印章管理情況進(jìn)行檢查，包括檔案的整理、歸檔、查閱、借閱及印章的保管、使用等環(huán)節(jié)。2.檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并要求相關(guān)責(zé)任部門(mén)或人員限期整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案印章管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，審計(jì)部門(mén)應(yīng)提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用檔案印章。2.超越審批權(quán)限使用檔案印章。3.在空白文件上加蓋檔案印章。4.擅自將檔案印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。5.因保管不善導(dǎo)致檔案印章丟失、被盜用或損壞。6.違反檔案查閱、借閱規(guī)定，造成檔案信息泄露或損壞。7.未按規(guī)定進(jìn)行檔案收集、整理、歸檔、保管或銷(xiāo)毀。責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理。2.對(duì)于造成一定損失或影響的違規(guī)行為，給予警告、罰款等處罰，并追究相關(guān)責(zé)任人