銷(xiāo)售下單流程管理制度

銷(xiāo)售下單流程管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司銷(xiāo)售下單流程，確保銷(xiāo)售訂單的準(zhǔn)確、及時(shí)處理，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，保障公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，維護(hù)公司的利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有銷(xiāo)售訂單的處理，包括國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售訂單和國(guó)際銷(xiāo)售訂單。3.原則準(zhǔn)確性原則：確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的生產(chǎn)、交付等問(wèn)題。及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)處理訂單，縮短訂單周期，提高客戶(hù)響應(yīng)速度。責(zé)任明確原則：明確各崗位在訂單處理過(guò)程中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人?？蛻?hù)導(dǎo)向原則：以滿(mǎn)足客戶(hù)需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化訂單處理流程，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。二、訂單受理1.客戶(hù)咨詢(xún)銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)接聽(tīng)客戶(hù)咨詢(xún)電話(huà)，解答客戶(hù)關(guān)于產(chǎn)品、價(jià)格、交貨期等方面的疑問(wèn)。對(duì)于客戶(hù)的咨詢(xún)，銷(xiāo)售人員應(yīng)詳細(xì)記錄相關(guān)信息，并及時(shí)回復(fù)客戶(hù)。如遇復(fù)雜問(wèn)題無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解答，應(yīng)向客戶(hù)說(shuō)明情況，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。2.客戶(hù)下單客戶(hù)可以通過(guò)電話(huà)、郵件、傳真、在線(xiàn)下單系統(tǒng)等方式向公司下達(dá)訂單。銷(xiāo)售人員收到客戶(hù)訂單后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)訂單信息，包括客戶(hù)名稱(chēng)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或有誤，應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通確認(rèn)。對(duì)于新客戶(hù)，銷(xiāo)售人員應(yīng)要求客戶(hù)提供公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本等相關(guān)資質(zhì)文件，并進(jìn)行存檔。3.訂單錄入銷(xiāo)售人員將核對(duì)無(wú)誤的訂單信息錄入公司銷(xiāo)售管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容應(yīng)包括訂單編號(hào)、客戶(hù)名稱(chēng)、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款方式等。訂單錄入完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單號(hào)，并發(fā)送至相關(guān)部門(mén)。三、訂單審核1.信用審核信用管理部門(mén)收到訂單信息后，對(duì)客戶(hù)的信用狀況進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括客戶(hù)的信用額度、信用期限、歷史交易記錄、付款情況等。根據(jù)審核結(jié)果，信用管理部門(mén)決定是否批準(zhǔn)該訂單。如客戶(hù)信用狀況良好，訂單可正常批準(zhǔn)；如客戶(hù)信用狀況不佳，存在逾期欠款等情況，信用管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知銷(xiāo)售部門(mén)，并提出相應(yīng)的處理建議，如要求客戶(hù)提供擔(dān)保、縮短信用期限、增加預(yù)付款比例等。2.價(jià)格審核價(jià)格管理部門(mén)收到訂單信息后，對(duì)訂單價(jià)格進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策、是否存在價(jià)格優(yōu)惠申請(qǐng)及審批記錄等。如訂單價(jià)格符合公司定價(jià)政策，價(jià)格管理部門(mén)應(yīng)在訂單上簽字確認(rèn)；如訂單價(jià)格存在疑問(wèn)或不符合公司定價(jià)政策，價(jià)格管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通，核實(shí)情況，并提出調(diào)整建議。3.庫(kù)存審核倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到訂單信息后，對(duì)產(chǎn)品庫(kù)存情況進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括庫(kù)存數(shù)量是否滿(mǎn)足訂單需求、產(chǎn)品是否有足夠的安全庫(kù)存等。如庫(kù)存數(shù)量能夠滿(mǎn)足訂單需求，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)在訂單上簽字確認(rèn)；如庫(kù)存數(shù)量不足，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知銷(xiāo)售部門(mén)，并說(shuō)明庫(kù)存短缺情況。銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)與客戶(hù)溝通，協(xié)商調(diào)整交貨期或采取其他解決方案。4.訂單審核結(jié)果反饋各審核部門(mén)完成審核后，應(yīng)及時(shí)將審核結(jié)果反饋給銷(xiāo)售部門(mén)。如訂單審核通過(guò)，銷(xiāo)售部門(mén)可繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)流程；如訂單審核不通過(guò)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，解決問(wèn)題后重新提交訂單審核。四、生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)計(jì)劃制定銷(xiāo)售部門(mén)將審核通過(guò)的訂單信息傳遞給生產(chǎn)部門(mén)。生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)訂單交貨期、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量等要求，制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品生產(chǎn)的先后順序、生產(chǎn)進(jìn)度安排、所需原材料及零部件清單等。生產(chǎn)計(jì)劃制定完成后，應(yīng)提交給生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)生產(chǎn)計(jì)劃后，將生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)給各生產(chǎn)車(chē)間或生產(chǎn)班組。生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)應(yīng)包括訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。各生產(chǎn)車(chē)間或生產(chǎn)班組接到生產(chǎn)任務(wù)后，應(yīng)組織人員、設(shè)備、原材料等資源，按照生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行生產(chǎn)。3.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行檢查和評(píng)估。生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤內(nèi)容包括產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量、質(zhì)量情況、原材料及零部件供應(yīng)情況、設(shè)備運(yùn)行狀況等。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度出現(xiàn)延誤或質(zhì)量問(wèn)題，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和解決。同時(shí)，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)將生產(chǎn)進(jìn)度情況及時(shí)反饋給銷(xiāo)售部門(mén)，以便銷(xiāo)售部門(mén)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)。五、物料采購(gòu)1.采購(gòu)申請(qǐng)生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，向采購(gòu)部門(mén)提交物料采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)包括所需物料的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期等詳細(xì)信息。采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，應(yīng)審核申請(qǐng)內(nèi)容是否準(zhǔn)確、合理。如采購(gòu)申請(qǐng)存在疑問(wèn)或不合理之處，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門(mén)溝通核實(shí)。2.供應(yīng)商選擇與采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先選擇與公司建立長(zhǎng)期合作關(guān)系、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.采購(gòu)進(jìn)度跟蹤與到貨驗(yàn)收采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)進(jìn)度進(jìn)行檢查和評(píng)估。采購(gòu)進(jìn)度跟蹤內(nèi)容包括供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。物料到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行到貨驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn)，如檢驗(yàn)合格，辦理入庫(kù)手續(xù)；如檢驗(yàn)不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，解決問(wèn)題。六、質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定質(zhì)量管理部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)和客戶(hù)要求，制定產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確產(chǎn)品的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行培訓(xùn)和宣貫，確保各部門(mén)人員熟悉產(chǎn)品質(zhì)量要求。2.生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量控制生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，加強(qiáng)生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制。生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量控制內(nèi)容包括原材料及零部件檢驗(yàn)、生產(chǎn)工藝執(zhí)行、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、人員操作規(guī)范等。質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)要求生產(chǎn)部門(mén)整改。生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)分析質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生的原因，采取有效的糾正措施，防止問(wèn)題再次發(fā)生。3.成品檢驗(yàn)產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)通知質(zhì)量管理部門(mén)進(jìn)行成品檢驗(yàn)。質(zhì)量管理部門(mén)按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)成品進(jìn)行全面檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品方可入庫(kù)或發(fā)貨。如成品檢驗(yàn)不合格，質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)出具不合格報(bào)告，明確不合格產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、不合格項(xiàng)目等信息。生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)不合格報(bào)告，對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行返工或報(bào)廢處理。七、包裝與運(yùn)輸1.包裝設(shè)計(jì)與要求技術(shù)部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)和運(yùn)輸要求，設(shè)計(jì)產(chǎn)品包裝方案。產(chǎn)品包裝方案應(yīng)考慮產(chǎn)品的保護(hù)、防潮、防震、防損等因素，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。包裝設(shè)計(jì)完成后，應(yīng)明確包裝材料、包裝規(guī)格、包裝標(biāo)識(shí)等要求。包裝標(biāo)識(shí)應(yīng)包括產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、注意事項(xiàng)等信息。2.包裝作業(yè)生產(chǎn)部門(mén)按照包裝設(shè)計(jì)要求組織包裝作業(yè)。包裝作業(yè)過(guò)程中，應(yīng)確保包裝材料符合要求，包裝規(guī)格準(zhǔn)確無(wú)誤，包裝標(biāo)識(shí)清晰完整。包裝完成后，應(yīng)對(duì)包裝好的產(chǎn)品進(jìn)行檢查，確保產(chǎn)品包裝牢固、外觀(guān)整潔、標(biāo)識(shí)清晰。3.運(yùn)輸安排銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)訂單交貨期和客戶(hù)要求，選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸公司。運(yùn)輸方式應(yīng)包括公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)?。銷(xiāo)售部門(mén)與運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同，明確運(yùn)輸貨物的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、運(yùn)輸費(fèi)用等條款。運(yùn)輸合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)通知運(yùn)輸公司安排運(yùn)輸車(chē)輛或航班。4.運(yùn)輸跟蹤與貨物交付銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)建立運(yùn)輸跟蹤機(jī)制，定期對(duì)運(yùn)輸情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。運(yùn)輸跟蹤內(nèi)容包括運(yùn)輸車(chē)輛或航班的行駛軌跡、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、貨物狀態(tài)等。貨物到達(dá)客戶(hù)指定地點(diǎn)后，運(yùn)輸公司應(yīng)及時(shí)通知客戶(hù)辦理貨物交付手續(xù)。客戶(hù)驗(yàn)收貨物無(wú)誤后，在運(yùn)輸簽收單上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將貨物交付情況反饋給客戶(hù)，并跟蹤客戶(hù)付款情況。八、訂單變更與取消1.訂單變更客戶(hù)如需變更訂單信息，應(yīng)提前通知銷(xiāo)售部門(mén)。銷(xiāo)售部門(mén)收到客戶(hù)變更通知后，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，評(píng)估變更對(duì)生產(chǎn)、采購(gòu)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的影響。如訂單變更涉及價(jià)格、交貨期、產(chǎn)品規(guī)格等重要信息的調(diào)整，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)重新提交訂單審核。經(jīng)審核通過(guò)后，相關(guān)部門(mén)按照變更后的訂單信息進(jìn)行處理。2.訂單取消客戶(hù)如需取消訂單，應(yīng)提前通知銷(xiāo)售部門(mén)。銷(xiāo)售部門(mén)收到客戶(hù)取消通知后，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，停止訂單的后續(xù)處理工作。如訂單已經(jīng)產(chǎn)生了生產(chǎn)、采購(gòu)等費(fèi)用，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)根據(jù)訂單執(zhí)行情況和公司相關(guān)規(guī)定，與客戶(hù)協(xié)商解決費(fèi)用承擔(dān)問(wèn)題。九、訂單結(jié)算與收款1.結(jié)算方式公司與客戶(hù)的結(jié)算方式應(yīng)在銷(xiāo)售合同或訂單中明確約定。結(jié)算方式包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式及時(shí)與客戶(hù)辦理結(jié)算手續(xù)，確保公司資金及時(shí)回籠。2.收款流程銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤客戶(hù)付款情況，及時(shí)提醒客戶(hù)按時(shí)付款。如客戶(hù)逾期未付款，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)與客戶(hù)溝通協(xié)商，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。對(duì)于逾期未付款的客戶(hù)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定，暫停其后續(xù)訂單的發(fā)貨，并將客戶(hù)逾期付款情況記錄在客戶(hù)信用檔案中。如客戶(hù)長(zhǎng)期拖欠貨款，公司可通過(guò)法律途徑追討貨款，維護(hù)公司的合法權(quán)益。十、訂單歸檔與查詢(xún)1.訂單歸檔銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)將訂單相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。訂單歸檔資料包括訂單原件、訂單審批文件、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)輸簽收單、發(fā)票等。訂單歸檔應(yīng)按照時(shí)間順序和訂單編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)存放