會(huì)議管理制度小公司

會(huì)議管理制度小公司?總則目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。基本原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡議程，解決實(shí)際問題，避免形式主義。2.提前籌備原則：會(huì)前需充分準(zhǔn)備，明確會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。3.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織、流程、記錄等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，保證會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。4.責(zé)任落實(shí)原則：明確會(huì)議相關(guān)人員職責(zé)，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行和跟蹤。會(huì)議分類及組織公司例會(huì)1.召開時(shí)間：每周[具體時(shí)間]定期召開。2.參會(huì)人員：公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人。3.會(huì)議內(nèi)容：各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)上周工作進(jìn)展、本周工作計(jì)劃及需要協(xié)調(diào)解決的問題。公司高層領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)上周公司整體運(yùn)營情況，部署本周重點(diǎn)工作任務(wù)。討論公司重大決策、重要事項(xiàng)及發(fā)展戰(zhàn)略等。4.組織部門：行政部負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，包括會(huì)議通知、場地布置、會(huì)議記錄等。部門會(huì)議1.召開時(shí)間：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周至少召開一次。2.參會(huì)人員：部門全體員工。3.會(huì)議內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司例會(huì)精神及相關(guān)工作要求。總結(jié)本部門上周工作完成情況，分析存在的問題及原因。安排本周部門各項(xiàng)工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。討論部門內(nèi)部管理、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等相關(guān)事宜。4.組織部門：各部門自行負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排。專題會(huì)議1.召開時(shí)間：根據(jù)專項(xiàng)工作需要適時(shí)召開。2.參會(huì)人員：與專題工作相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及其他相關(guān)人員。3.會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)特定專題進(jìn)行深入討論和研究，如項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議、技術(shù)研討會(huì)、市場分析會(huì)等，制定解決方案或決策措施。4.組織部門：由發(fā)起專項(xiàng)工作的部門或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)組織會(huì)議，明確會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員名單，提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。臨時(shí)會(huì)議1.召開時(shí)間：根據(jù)工作中出現(xiàn)的緊急情況或突發(fā)問題及時(shí)召開。2.參會(huì)人員：根據(jù)具體問題涉及的部門和人員確定。3.會(huì)議內(nèi)容：迅速研究解決緊急問題，制定臨時(shí)應(yīng)對(duì)措施或決策方案。4.組織部門：由發(fā)現(xiàn)問題或需要協(xié)調(diào)解決問題的部門或個(gè)人發(fā)起，及時(shí)通知相關(guān)人員參加會(huì)議。會(huì)議籌備會(huì)議通知1.通知方式：采用郵件、即時(shí)通訊工具（如微信工作群、企業(yè)微信等）或內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)布會(huì)議通知。2.通知內(nèi)容：明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排、會(huì)議要求等信息。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前發(fā)送詳細(xì)的會(huì)議資料，如匯報(bào)材料、議題說明等。3.通知時(shí)間：一般會(huì)議提前[x]小時(shí)通知，重要會(huì)議提前[x]天通知，以便參會(huì)人員做好充分準(zhǔn)備。會(huì)議資料準(zhǔn)備1.資料內(nèi)容：根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)匯報(bào)材料、數(shù)據(jù)報(bào)表、文件資料、演示文稿等。2.資料審核：重要會(huì)議資料需提前提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門審核，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.資料分發(fā)：在會(huì)議前將資料分發(fā)給參會(huì)人員，方便其提前熟悉會(huì)議內(nèi)容，提高會(huì)議效率。會(huì)議場地安排1.場地選擇：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、性質(zhì)和要求，選擇合適的會(huì)議場地。確保場地環(huán)境舒適、設(shè)施齊全，滿足會(huì)議的各項(xiàng)需求。2.場地布置：根據(jù)會(huì)議主題和風(fēng)格，進(jìn)行合理的場地布置。包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀設(shè)置、資料擺放等，營造良好的會(huì)議氛圍。會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備1.設(shè)備檢查：會(huì)前對(duì)會(huì)議所需的音響、投影儀、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備進(jìn)行全面檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.備用設(shè)備：對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防出現(xiàn)突發(fā)故障，保證會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議流程會(huì)議簽到1.簽到方式：采用紙質(zhì)簽到或電子簽到的方式，參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前[x]分鐘到達(dá)會(huì)議場地進(jìn)行簽到。2.簽到記錄：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到記錄，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員出勤情況，并在會(huì)議結(jié)束后將簽到表存檔。會(huì)議開場1.主持人開場：會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場地，熟悉會(huì)議流程和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。會(huì)議開始時(shí)，主持人簡要介紹會(huì)議主題、目的、議程安排及參會(huì)人員，宣布會(huì)議開始。2.領(lǐng)導(dǎo)講話（如有）：如需公司領(lǐng)導(dǎo)講話，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簡潔明了地闡述會(huì)議的重要性和相關(guān)要求，引導(dǎo)會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議議程進(jìn)行1.匯報(bào)與發(fā)言：按照會(huì)議議程安排，各參會(huì)人員依次進(jìn)行工作匯報(bào)、發(fā)言或討論。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)重點(diǎn)突出、條理清晰，時(shí)間控制在規(guī)定范圍內(nèi)。2.討論與交流：針對(duì)匯報(bào)內(nèi)容或相關(guān)議題，參會(huì)人員進(jìn)行充分的討論與交流。鼓勵(lì)發(fā)表不同意見和建議，營造積極活躍的會(huì)議氛圍，但應(yīng)注意避免偏離主題和出現(xiàn)爭吵等情況。3.決策與決議：對(duì)于需要做出決策的事項(xiàng)，應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，通過民主集中制等方式形成決議。明確決議事項(xiàng)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及相關(guān)要求等，并記錄在會(huì)議紀(jì)要中。會(huì)議中場休息（如有需要）1.休息時(shí)間：根據(jù)會(huì)議時(shí)長和實(shí)際情況，合理安排中場休息時(shí)間，一般為[x]分鐘。2.休息安排：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)安排休息期間的相關(guān)事宜，如提供茶水、咖啡等飲品，確保休息環(huán)境舒適、安靜。會(huì)議結(jié)束1.主持人總結(jié)：會(huì)議結(jié)束前，主持人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)和決議事項(xiàng)，再次明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人及時(shí)間要求。2.宣布會(huì)議結(jié)束：主持人宣布會(huì)議結(jié)束，參會(huì)人員有序離開會(huì)議場地。會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議記錄1.記錄人員：每場會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，熟悉會(huì)議相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容。2.記錄內(nèi)容：會(huì)議基本信息，包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。會(huì)議議程及發(fā)言內(nèi)容，詳細(xì)記錄每位參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)、討論過程及提出的問題、建議等。會(huì)議決策與決議事項(xiàng)，明確決議內(nèi)容、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。其他重要事項(xiàng)，如會(huì)議中出現(xiàn)的突發(fā)情況、臨時(shí)安排等。3.記錄方式：采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。記錄過程中應(yīng)保持專注，避免遺漏重要信息。會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫：會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，突出重點(diǎn)，語言簡潔明了。2.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會(huì)議精神和要求。3.紀(jì)要發(fā)布：審核通過后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員及相關(guān)部門，以便其了解會(huì)議情況，落實(shí)會(huì)議決議。重要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件存檔保存。會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤責(zé)任明確1.會(huì)議決議形成后，應(yīng)明確各項(xiàng)決議事項(xiàng)的責(zé)任人，確保每項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)。2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議決議制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確工作目標(biāo)、任務(wù)分解、時(shí)間進(jìn)度等，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。執(zhí)行跟蹤1.會(huì)議組織者或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解工作進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決議事項(xiàng)執(zhí)行情況，提交書面報(bào)告或口頭匯報(bào)工作進(jìn)展、存在的問題及下一步工作計(jì)劃等。反饋與調(diào)整1.在決議執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)實(shí)際情況與預(yù)期目標(biāo)存在偏差或遇到困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋相關(guān)信息，提出調(diào)整建議。2.根據(jù)反饋情況，會(huì)議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，必要時(shí)對(duì)決議進(jìn)行調(diào)整和完善，確保決議事項(xiàng)能夠順利推進(jìn)并取得預(yù)期效果。會(huì)議紀(jì)律與要求參會(huì)人員紀(jì)律1.按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請假，并安排合適人員代會(huì)。2.會(huì)議期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)接打電話、玩手機(jī)、隨意走動(dòng)或做與會(huì)議無關(guān)的事情。3.認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言或進(jìn)行與會(huì)議無關(guān)的爭論。4.嚴(yán)格遵守會(huì)議保密制度，對(duì)于會(huì)議中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、未公開事項(xiàng)等，不得泄露給無關(guān)人員。會(huì)議組織者紀(jì)律1.認(rèn)真做好會(huì)議籌備工作，確保會(huì)議各項(xiàng)準(zhǔn)備工作落實(shí)到位，保證會(huì)議順利進(jìn)行。2.嚴(yán)格按照會(huì)議議程組織會(huì)議，合理控制會(huì)議時(shí)間，避免會(huì)議拖延或出現(xiàn)冷場等情況。3.負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議秩序，引導(dǎo)參會(huì)人員積極參與會(huì)議討論，協(xié)調(diào)解決會(huì)議中出現(xiàn)的問題和矛盾。4.做好會(huì)議記錄和紀(jì)要工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，紀(jì)要及時(shí)、客觀地反映會(huì)議精神和決議事項(xiàng)。會(huì)議費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算1.對(duì)于重要會(huì)議或大型會(huì)議，應(yīng)提前編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，明確會(huì)議各項(xiàng)費(fèi)用支出，如場地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、餐飲費(fèi)用等。2.會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。費(fèi)用報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度