部門日常費(fèi)用管理制度

部門日常費(fèi)用管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司部門日常費(fèi)用管理，規(guī)范費(fèi)用支出行為，提高資金使用效益，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門日常費(fèi)用的管理，包括但不限于辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)等。基本原則1.預(yù)算控制原則：各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作需要，編制部門日常費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格按照預(yù)算控制費(fèi)用支出。2.合規(guī)性原則：費(fèi)用支出應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、公司相關(guān)規(guī)定以及財(cái)務(wù)制度的要求。3.真實(shí)性原則：費(fèi)用報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)等行為。4.效益性原則：在保證工作質(zhì)量的前提下，合理控制費(fèi)用支出，提高資金使用效益。費(fèi)用預(yù)算管理預(yù)算編制1.各部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和本部門工作計(jì)劃，編制下一年度部門日常費(fèi)用預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括費(fèi)用項(xiàng)目、金額、預(yù)計(jì)發(fā)生時(shí)間等，并附相關(guān)說(shuō)明。3.費(fèi)用預(yù)算應(yīng)按照公司統(tǒng)一的預(yù)算編制模板進(jìn)行編制，確保各項(xiàng)費(fèi)用數(shù)據(jù)的一致性和可比性。預(yù)算審批1.部門日常費(fèi)用預(yù)算由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)情況和各部門實(shí)際工作需要，對(duì)部門預(yù)算進(jìn)行審核，提出修改意見或批準(zhǔn)預(yù)算。3.經(jīng)批準(zhǔn)的部門日常費(fèi)用預(yù)算作為費(fèi)用控制和報(bào)銷的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整1.如因工作需要確需調(diào)整部門日常費(fèi)用預(yù)算，各部門應(yīng)提前[具體時(shí)間]向公司提出書面申請(qǐng)，并說(shuō)明調(diào)整原因和調(diào)整金額。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，各部門不得擅自調(diào)整預(yù)算。辦公費(fèi)管理定義辦公費(fèi)是指公司各部門因辦公需要發(fā)生的費(fèi)用，包括辦公用品、辦公設(shè)備、印刷費(fèi)、水電費(fèi)等。辦公用品管理1.辦公用品由公司行政部門統(tǒng)一采購(gòu)、保管和發(fā)放。2.各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，定期向行政部門提交辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)行政部門審核后發(fā)放。3.辦公用品領(lǐng)用應(yīng)實(shí)行登記制度，領(lǐng)用人應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。4.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備由公司行政部門統(tǒng)一采購(gòu)、配置和管理。2.各部門如需新增辦公設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門提交申請(qǐng)，經(jīng)行政部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后采購(gòu)。3.辦公設(shè)備的購(gòu)置應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、合理的原則，確保設(shè)備的性價(jià)比。4.行政部門應(yīng)建立辦公設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用狀況等信息。5.辦公設(shè)備的維修、保養(yǎng)由行政部門負(fù)責(zé)，各部門應(yīng)配合行政部門做好設(shè)備的日常維護(hù)工作。印刷費(fèi)管理1.印刷費(fèi)由公司行政部門統(tǒng)一管理，各部門如需印刷文件、資料等，應(yīng)提前向行政部門提交申請(qǐng)，并提供印刷內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格等詳細(xì)信息。2.行政部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，選擇合適的印刷供應(yīng)商，并簽訂印刷合同。3.印刷費(fèi)用結(jié)算應(yīng)根據(jù)印刷合同和實(shí)際印刷數(shù)量進(jìn)行，結(jié)算憑證應(yīng)附印刷清單和發(fā)票。水電費(fèi)管理1.水電費(fèi)由公司統(tǒng)一支付，各部門應(yīng)加強(qiáng)水電管理，節(jié)約使用水電資源。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的水電費(fèi)使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)水電費(fèi)支出異常的部門進(jìn)行調(diào)查和處理。差旅費(fèi)管理定義差旅費(fèi)是指公司員工因工作需要出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。出差審批1.員工出差前應(yīng)填寫《出差申請(qǐng)表》，注明出差事由、目的地、預(yù)計(jì)出差時(shí)間、費(fèi)用預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。2.因緊急情況需要臨時(shí)出差的，應(yīng)在出差前通過(guò)電話等方式向部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并在出差回來(lái)后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。交通費(fèi)用管理1.員工出差應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定選擇合適的交通工具，原則上應(yīng)優(yōu)先選擇公共交通工具。2.乘坐飛機(jī)、火車軟臥等交通工具需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.交通費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)提供正規(guī)的車票、機(jī)票等憑證，憑證上應(yīng)注明出發(fā)地、目的地、時(shí)間、票價(jià)等信息。4.乘坐飛機(jī)的，可按規(guī)定報(bào)銷機(jī)場(chǎng)建設(shè)費(fèi)和燃油附加費(fèi)；乘坐火車軟臥的，可按規(guī)定報(bào)銷軟臥票價(jià)與硬臥票價(jià)的差額。住宿費(fèi)用管理1.員工出差應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定選擇合適的住宿標(biāo)準(zhǔn)，原則上應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、安全舒適的酒店或賓館。2.住宿費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明住宿日期、住宿人數(shù)、房?jī)r(jià)等信息。3.實(shí)際住宿費(fèi)用超過(guò)公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，超出部分由員工自理。餐飲費(fèi)用管理1.員工出差期間的餐飲費(fèi)用實(shí)行定額包干制度，具體標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.餐飲費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明餐飲日期、餐飲地點(diǎn)、消費(fèi)金額等信息。3.員工應(yīng)在發(fā)票背面注明出差事由、同行人員等信息。其他費(fèi)用管理1.員工出差期間發(fā)生的市內(nèi)交通費(fèi)、通訊費(fèi)等其他費(fèi)用，按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.員工出差期間因工作需要發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，按照公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理制度執(zhí)行。差旅費(fèi)報(bào)銷1.員工出差回來(lái)后應(yīng)及時(shí)整理出差費(fèi)用憑證，填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，并附上出差審批表、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.《差旅費(fèi)報(bào)銷單》應(yīng)按照費(fèi)用項(xiàng)目分類填寫，金額準(zhǔn)確，字跡清晰。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核《差旅費(fèi)報(bào)銷單》及相關(guān)憑證的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，并簽字確認(rèn)。4.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后予以報(bào)銷。業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理定義業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指公司為開展業(yè)務(wù)活動(dòng)需要而發(fā)生的宴請(qǐng)、禮品、娛樂等費(fèi)用。招待審批1.業(yè)務(wù)招待應(yīng)提前填寫《業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)表》，注明招待事由、招待對(duì)象、預(yù)計(jì)招待費(fèi)用等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.因緊急情況需要臨時(shí)招待的，應(yīng)在招待前通過(guò)電話等方式向部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并在招待回來(lái)后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。招待標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循勤儉節(jié)約、合理適度的原則，嚴(yán)格控制招待費(fèi)用支出。2.具體招待標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)招待。招待費(fèi)用報(bào)銷1.業(yè)務(wù)招待結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理招待費(fèi)用憑證，填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單》，并附上招待審批表、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.《業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單》應(yīng)詳細(xì)注明招待時(shí)間、地點(diǎn)、招待對(duì)象、招待事由、費(fèi)用金額等信息。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核《業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷單》及相關(guān)憑證的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，并簽字確認(rèn)。4.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后予以報(bào)銷。通訊費(fèi)管理定義通訊費(fèi)是指公司員工因工作需要發(fā)生的手機(jī)通訊費(fèi)用。通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)員工的工作崗位和工作需要，制定不同的通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。2.通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，隨工資一并發(fā)放。通訊費(fèi)報(bào)銷1.員工如需報(bào)銷手機(jī)通訊費(fèi)用，應(yīng)提供正規(guī)的發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明手機(jī)號(hào)碼、通訊費(fèi)用金額等信息。2.通訊費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，超出部分由員工自理。3.員工應(yīng)在發(fā)票背面注明通訊費(fèi)所屬期間、工作崗位等信息。交通費(fèi)管理定義交通費(fèi)是指公司員工因工作需要發(fā)生的市內(nèi)交通費(fèi)用。交通補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)員工的工作崗位和工作需要，制定不同的交通補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。2.交通補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，隨工資一并發(fā)放。交通費(fèi)報(bào)銷1.員工如需報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)用，應(yīng)提供正規(guī)的車票等憑證，憑證上應(yīng)注明出發(fā)地、目的地、時(shí)間、票價(jià)等信息。2.交通費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，超出部分由員工自理。3.員工應(yīng)在車票背面注明交通費(fèi)用所屬期間、工作崗位等信息。費(fèi)用報(bào)銷流程報(bào)銷申請(qǐng)1.員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)整理費(fèi)用憑證，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并附上相關(guān)審批表、發(fā)票等憑證。2.《費(fèi)用報(bào)銷單》應(yīng)按照費(fèi)用項(xiàng)目分類填寫，金額準(zhǔn)確，字跡清晰。3.員工應(yīng)在《費(fèi)用報(bào)銷單》上簽字確認(rèn)，并注明費(fèi)用所屬期間、工作崗位等信息。部門審核1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核《費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)憑證的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)費(fèi)用支出的必要性和效益性進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出符合公司利益。財(cái)務(wù)審核1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性等。2.財(cái)務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷憑證存在問(wèn)題或費(fèi)用支出不符合公司規(guī)定，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證，或?qū)M(fèi)用支出進(jìn)行調(diào)整。領(lǐng)導(dǎo)審批1.根據(jù)公司費(fèi)用審批權(quán)限，《費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審批，審批通過(guò)后簽字確認(rèn)。報(bào)銷支付1.經(jīng)審批通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷，由公司財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的時(shí)間和方式進(jìn)行支付。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將報(bào)銷款項(xiàng)支付到報(bào)銷人指定的銀行賬戶，并做好相關(guān)記錄。費(fèi)用報(bào)銷憑證要求真實(shí)性1.費(fèi)用報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效，不得使用虛假發(fā)票或其他非法憑證報(bào)銷。2.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章清晰、完整，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。合法性1.費(fèi)用報(bào)銷憑證應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的要求，不得報(bào)銷違反法律法規(guī)的費(fèi)用。2.報(bào)銷憑證的取得和使用應(yīng)符合稅收法規(guī)的規(guī)定，確保公司稅務(wù)合規(guī)。完整性1.費(fèi)用報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單、審批表等相關(guān)憑證，憑證齊全、完整。2.發(fā)票應(yīng)注明開票日期、購(gòu)買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。3.審批表應(yīng)注明費(fèi)用項(xiàng)目、金額、事由、審批人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。規(guī)范性1.費(fèi)用報(bào)銷憑證應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求填寫，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。2.報(bào)銷憑證上的簽名應(yīng)真實(shí)、有效，不得代簽。費(fèi)用監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)各部門的費(fèi)用支出情況進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定和財(cái)務(wù)制度的要求。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審計(jì)費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性，以及預(yù)算執(zhí)行情況等。3.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。財(cái)務(wù)檢查1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)各部門的費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行檢查，核對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，以及費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬，記錄各部門的費(fèi)用報(bào)銷情況，便于統(tǒng)計(jì)和分析。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求其整改，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。員工監(jiān)督1.公司鼓勵(lì)員工對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向公司內(nèi)部審計(jì)部門或財(cái)務(wù)部門舉報(bào)。2.公司應(yīng)保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定，虛報(bào)、冒領(lǐng)、騙取費(fèi)用的。2