銀行保安檔案管理制度

銀行保安檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)銀行保安隊(duì)伍的規(guī)范化管理，全面、準(zhǔn)確地記錄銀行保安人員的基本信息、工作表現(xiàn)、培訓(xùn)情況等，建立健全銀行保安人員檔案管理體系，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于在銀行各營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)、自助銀行、辦公區(qū)域等場所工作的全體保安人員。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映保安人員的實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集保安人員的各類相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管保安人員檔案，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動(dòng)、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.個(gè)人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號(hào)碼、家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式等。3.身份證復(fù)印件：提供清晰、有效的身份證復(fù)印件。4.學(xué)歷證明：最高學(xué)歷證書復(fù)印件。5.健康證明：入職時(shí)提供縣級(jí)以上醫(yī)院出具的健康證明，定期進(jìn)行健康體檢并更新健康證明。（二）入職相關(guān)資料1.入職申請(qǐng)表：詳細(xì)記錄保安人員入職時(shí)填寫的各項(xiàng)信息，包括求職意向、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.勞動(dòng)合同：與銀行簽訂的勞動(dòng)合同文本。3.入職培訓(xùn)記錄：記錄入職培訓(xùn)的內(nèi)容、時(shí)間、考核結(jié)果等。（三）工作表現(xiàn)記錄1.考勤記錄：詳細(xì)記錄保安人員的出勤情況，包括遲到、早退、曠工等情況。2.工作任務(wù)完成情況記錄：記錄保安人員日常工作任務(wù)的完成情況，如巡邏記錄、門禁管理記錄、安全事件處理記錄等。3.獎(jiǎng)懲記錄：記錄保安人員獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)級(jí)別、處罰原因、處罰措施等。（四）培訓(xùn)與資格證書1.培訓(xùn)計(jì)劃與記錄：記錄保安人員參加的各類培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師等信息。2.資格證書：如保安資格證、消防設(shè)施操作員證等相關(guān)證書復(fù)印件及證書有效期記錄。（五）考核評(píng)價(jià)資料1.月度考核表：每月對(duì)保安人員進(jìn)行考核，記錄考核結(jié)果及考核評(píng)語。2.年度考核表：每年對(duì)保安人員進(jìn)行全面考核，總結(jié)年度工作表現(xiàn)，確定考核等級(jí)。3.考核面談?dòng)涗洠河涗浥c保安人員進(jìn)行考核面談時(shí)的談話內(nèi)容，包括工作優(yōu)點(diǎn)、不足、改進(jìn)建議等。（六）崗位變動(dòng)與離職資料1.崗位調(diào)動(dòng)記錄：記錄保安人員崗位調(diào)動(dòng)的原因、時(shí)間、新崗位信息等。2.離職申請(qǐng)表：保安人員離職時(shí)填寫的申請(qǐng)表，包括離職原因、離職時(shí)間等。3.離職面談?dòng)涗洠号c離職保安人員進(jìn)行面談的記錄，了解離職原因及對(duì)工作的意見和建議。4.離職交接清單：記錄離職保安人員與接替人員之間的工作交接情況。三、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.新入職保安人員在辦理入職手續(xù)時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息及相關(guān)資料，建立個(gè)人檔案。2.檔案建立過程中，要確保資料的真實(shí)性和完整性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)通知保安人員補(bǔ)充或更正。（二）資料收集1.各部門應(yīng)按照檔案內(nèi)容要求，定期向人力資源部門提供保安人員的相關(guān)資料。2.保安人員本人應(yīng)主動(dòng)配合檔案管理工作，及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)資料的更新信息。（三）歸檔整理1.人力資源部門對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的不同類別分別裝訂成冊(cè)。2.為每份檔案建立清晰的目錄索引，便于查閱和管理。3.將整理好的檔案存入專門的檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，進(jìn)行妥善保管。四、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.銀行內(nèi)部授權(quán)人員因工作需要可查閱保安人員檔案，包括人力資源部門工作人員、保安管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。（二）查閱流程1.查閱人員持審批通過的查閱申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱保安人員檔案的，必須經(jīng)銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員與借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案資料數(shù)量、核對(duì)檔案內(nèi)容，辦理借閱登記手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失，如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員核對(duì)無誤后，辦理歸還登記手續(xù)。五、檔案保管與安全（一）保管責(zé)任1.銀行指定專人負(fù)責(zé)保安人員檔案的保管工作，確保檔案資料的安全與完整。2.檔案保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料不受損壞。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全保密措施1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入檔案保管場所。3.定期對(duì)檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案資料的安全。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)保安人員檔案進(jìn)行更新，一般每季度更新一次，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。2.更新內(nèi)容包括工作表現(xiàn)記錄、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等方面的信息。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.根據(jù)保安人員的崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、資格證書有效期等及時(shí)更新檔案內(nèi)容。2.對(duì)檔案中出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息或不完整信息及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充。（三）信息反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期向保安管理部門反饋檔案更新情況，為保安人員的管理提供參考依據(jù)。2.保安管理部門應(yīng)根據(jù)檔案信息，及時(shí)調(diào)整保安人員的工作安排和培訓(xùn)計(jì)劃。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保安人員離職且檔案保存期限已滿，按照國家有關(guān)規(guī)定需要銷毀的檔案。2.檔案內(nèi)容因不可抗力等原因造成損壞無法修復(fù)，且已無保存價(jià)值的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)人力資源部門審核、銀行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定檔案銷毀方案。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息