行政管理歸誰管理制度

行政管理歸誰管理制度?一、總則（一）目的為了明確公司行政管理工作的職責(zé)歸屬，確保行政管理工作的高效、有序開展，提高公司整體運(yùn)營效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門，涵蓋公司內(nèi)部行政管理的各項(xiàng)事務(wù)，包括但不限于辦公環(huán)境管理、辦公用品管理、文件檔案管理、會議管理、車輛管理、安全保衛(wèi)管理等。（三）基本原則1.職責(zé)明確原則：明確各部門及崗位在行政管理工作中的具體職責(zé)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的工作推諉和效率低下。2.分工協(xié)作原則：行政管理工作涉及多個(gè)方面，各部門及崗位應(yīng)在明確分工的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)協(xié)作配合，形成工作合力。3.高效規(guī)范原則：以提高工作效率為目標(biāo)，建立規(guī)范的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保行政管理工作的質(zhì)量和效果。4.服務(wù)至上原則：行政管理工作要以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，不斷提升服務(wù)水平和質(zhì)量。二、行政管理職責(zé)分工（一）行政管理部門職責(zé)1.制度制定與完善負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司各項(xiàng)行政管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際需求，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化行政管理流程。2.辦公環(huán)境管理負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的規(guī)劃、布局和調(diào)整，確保辦公空間的合理利用。組織實(shí)施辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生、綠化美化等工作，營造良好的辦公環(huán)境。管理公司辦公設(shè)施設(shè)備，包括辦公家具、電器設(shè)備、通訊設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保正常使用。3.辦公用品管理制定辦公用品采購計(jì)劃，負(fù)責(zé)辦公用品的選型、采購、驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放工作。建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，合理控制辦公用品費(fèi)用支出。對辦公用品的庫存進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.文件檔案管理負(fù)責(zé)公司各類文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件的安全和完整。制定文件管理制度，規(guī)范文件的起草、審核、簽發(fā)、編號、印發(fā)等流程，提高文件處理效率和質(zhì)量。建立和維護(hù)公司檔案管理系統(tǒng)，對公司重要檔案資料進(jìn)行分類整理、掃描存儲和檢索利用，為公司決策提供支持。5.會議管理負(fù)責(zé)公司各類會議的組織安排，包括會議場地預(yù)訂、會議設(shè)備調(diào)試、會議資料準(zhǔn)備等工作。做好會議記錄，及時(shí)整理會議紀(jì)要，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行傳達(dá)和跟蹤落實(shí)。對會議效果進(jìn)行評估和分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高會議質(zhì)量和效率。6.車輛管理制定公司車輛管理制度，負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用、維修、保養(yǎng)和保險(xiǎn)等工作。建立車輛使用臺賬，記錄車輛的出車情況、行駛里程、油耗等信息，定期對車輛使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。組織駕駛員的安全教育和培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能，確保行車安全。7.安全保衛(wèi)管理制定公司安全保衛(wèi)制度，負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，包括門禁管理、巡邏檢查、消防安全等。組織開展安全教育培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高員工的安全意識和應(yīng)急處置能力。負(fù)責(zé)公司安全事故的調(diào)查處理，及時(shí)向上級主管部門報(bào)告，并采取有效措施防止事故擴(kuò)大。8.其他行政管理工作負(fù)責(zé)公司各類證照的辦理、年檢和變更等工作。組織開展公司各類活動，如員工生日會、節(jié)日慶?；顒?、團(tuán)建活動等，豐富員工文化生活。完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性行政管理工作任務(wù)。（二）其他部門職責(zé)1.協(xié)助配合各部門應(yīng)積極配合行政管理部門開展工作，按照要求提供相關(guān)資料和信息。在行政管理工作涉及本部門業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)主動承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，共同完成行政管理任務(wù)。2.本部門行政管理工作各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常管理，保持環(huán)境整潔、秩序良好。負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、使用和保管工作，合理控制費(fèi)用支出。負(fù)責(zé)本部門文件資料的整理、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全和完整。組織本部門員工參加公司組織的各類會議和活動，按照要求做好會議準(zhǔn)備和活動參與工作。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃與調(diào)整1.行政管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動情況，定期對辦公區(qū)域進(jìn)行評估和規(guī)劃，提出調(diào)整方案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。2.在辦公區(qū)域調(diào)整過程中，各部門應(yīng)積極配合，按照要求及時(shí)搬遷辦公設(shè)備和文件資料，確保調(diào)整工作順利進(jìn)行。（二）清潔衛(wèi)生與綠化美化1.行政管理部門制定辦公區(qū)域清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和綠化美化計(jì)劃，明確清潔頻次和綠化養(yǎng)護(hù)要求。2.安排專人負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的日常清潔衛(wèi)生工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，保持辦公環(huán)境整潔干凈。3.定期對辦公區(qū)域的綠植進(jìn)行澆水、施肥、修剪和病蟲害防治等養(yǎng)護(hù)工作，確保綠植生長良好，美化辦公環(huán)境。（三）辦公設(shè)施設(shè)備管理1.行政管理部門建立辦公設(shè)施設(shè)備臺賬，詳細(xì)記錄辦公設(shè)施設(shè)備的名稱、型號、購置時(shí)間、使用部門等信息。2.定期對辦公設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障和安全隱患，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.根據(jù)辦公設(shè)施設(shè)備的使用年限和實(shí)際情況，制定更新計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。4.員工在使用辦公設(shè)施設(shè)備過程中，應(yīng)遵守操作規(guī)程，愛護(hù)設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或故障，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告。四、辦公用品管理（一）采購計(jì)劃制定1.行政管理部門根據(jù)公司辦公用品的使用情況和庫存狀況，每月定期制定辦公用品采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）選型與采購1.行政管理部門根據(jù)采購計(jì)劃，組織相關(guān)人員對辦公用品進(jìn)行選型，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購工作的順利進(jìn)行。3.采購人員嚴(yán)格按照采購合同的要求，組織辦公用品的采購工作，確保采購的辦公用品符合公司要求。（三）驗(yàn)收與入庫1.辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.行政管理部門組織相關(guān)人員對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，核對無誤后在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員按照類別和規(guī)格進(jìn)行存放，并建立庫存臺賬。（四）保管與發(fā)放1.倉庫管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的保管工作，確保辦公用品存放安全、整齊有序，防止損壞和丟失。2.員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到倉庫領(lǐng)取辦公用品。3.倉庫管理人員按照領(lǐng)用申請表的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用臺賬上進(jìn)行登記，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、辦公用品名稱和數(shù)量等信息。（五）庫存盤點(diǎn)1.行政管理部門定期組織對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)，針對盤盈盤虧情況提出處理建議，報(bào)行政管理部門負(fù)責(zé)人審核后執(zhí)行。五、文件檔案管理（一）文件收發(fā)與登記1.公司對外來文件和內(nèi)部文件實(shí)行統(tǒng)一收發(fā)制度，所有文件均由行政管理部門負(fù)責(zé)簽收、登記。2.收到文件后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)在文件登記簿上記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息，并按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類。（二）文件傳閱與處理1.行政管理部門根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，確定文件的傳閱范圍和傳閱順序，并將文件分發(fā)給相關(guān)人員傳閱。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)在文件傳閱單上注明傳閱日期、傳閱人姓名，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)人員手中。3.相關(guān)人員在傳閱文件后，應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，并根據(jù)文件要求及時(shí)進(jìn)行處理，將處理結(jié)果反饋給行政管理部門。（三）文件起草與審核1.公司內(nèi)部文件的起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，文件起草應(yīng)符合公司的政策法規(guī)和實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。2.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的文件，報(bào)行政管理部門進(jìn)行編號、印發(fā)。（四）文件編號與印發(fā)1.行政管理部門對審核通過的文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，確保文件編號的準(zhǔn)確性和連續(xù)性。2.根據(jù)文件編號，行政管理部門按照規(guī)定的格式進(jìn)行文件印發(fā)，打印文件應(yīng)清晰、整潔，確保文件質(zhì)量。3.文件印發(fā)后，行政管理部門應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版分別存檔，并按照文件的傳閱范圍進(jìn)行發(fā)放。（五）文件歸檔與保管1.文件處理完畢后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔，歸檔文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保文件歸檔的規(guī)范性和完整性。2.建立文件檔案保管制度，明確文件檔案的保管期限、保管方式和保管地點(diǎn)，確保文件檔案的安全和完整。3.定期對文件檔案進(jìn)行檢查和清理，對超過保管期限或已失去保存價(jià)值的文件檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（六）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.行政管理部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。2.將公司各類檔案資料按照規(guī)定的格式和要求錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露。六、會議管理（一）會議計(jì)劃制定1.行政管理部門根據(jù)公司工作安排和實(shí)際需求，每月制定公司會議計(jì)劃，明確會議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題和議程等信息。2.會議計(jì)劃應(yīng)提前發(fā)布，以便參會人員做好準(zhǔn)備。如遇會議時(shí)間、地點(diǎn)等變更，應(yīng)及時(shí)通知參會人員。（二）會議組織安排1.根據(jù)會議計(jì)劃，行政管理部門負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、會議設(shè)備的調(diào)試、會議資料的準(zhǔn)備等工作。2.會議資料包括會議議程、會議材料、匯報(bào)材料等，應(yīng)在會議前發(fā)放給參會人員，確保參會人員對會議內(nèi)容有充分的了解。3.會議組織人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，做好會議簽到、引導(dǎo)參會人員就座等準(zhǔn)備工作，確保會議按時(shí)開始。（三）會議記錄與紀(jì)要整理1.會議過程中，安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論情況、決策事項(xiàng)等信息。2.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地反映會議的主要內(nèi)容和決策結(jié)果，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。3.會議紀(jì)要應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，以便跟蹤落實(shí)會議決策事項(xiàng)。（四）會議跟蹤與落實(shí)1.行政管理部門負(fù)責(zé)對會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，及時(shí)了解工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。2.相關(guān)部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，按時(shí)完成工作任務(wù)，并將工作進(jìn)展情況及時(shí)反饋給行政管理部門。3.行政管理部門定期對會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，確保會議決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度與使用1.行政管理部門負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛的使用，確保車輛資源的高效利用。2.員工因工作需要使用車輛時(shí)，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政管理部門調(diào)度。3.行政管理部門根據(jù)車輛使用申請表的內(nèi)容，結(jié)合車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，及時(shí)安排車輛，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。4.駕駛員接到出車任務(wù)后，應(yīng)提前檢查車輛的性能和安全狀況，確保車輛正常運(yùn)行。出車過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，文明行車。（二）車輛維修與保養(yǎng)1.駕駛員在車輛使用過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告。2.行政管理部門根據(jù)車輛的故障情況，安排車輛到指定的維修廠進(jìn)行維修，并對維修過程進(jìn)行監(jiān)督。3.建立車輛維修檔案，記錄車輛的維修時(shí)間、維修項(xiàng)目、維修費(fèi)用等信息，便于對車輛維修情況進(jìn)行跟蹤和管理。4.按照車輛保養(yǎng)手冊的要求，定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)，確保車輛性能良好，延長車輛使用壽命。（三）車輛保險(xiǎn)與年檢1.行政管理部門負(fù)責(zé)公司車輛的保險(xiǎn)購買工作，按照規(guī)定的險(xiǎn)種和保額為車輛購買保險(xiǎn)，確保車輛在發(fā)生意外事故時(shí)能夠得到有效的保障。2.及時(shí)辦理車輛年檢手續(xù)，確保車輛符合國家相關(guān)規(guī)定和安全標(biāo)準(zhǔn)。在車輛年檢前，對車輛進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，確保車輛能夠順利通過年檢。（四）駕駛員管理1.行政管理部門負(fù)責(zé)駕駛員的招聘、培訓(xùn)、考核和管理工作，確保駕駛員具備良好的駕駛技能和職業(yè)素養(yǎng)。2.定期組織駕駛員參加安全教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和服務(wù)水平。3.建立駕駛員考核制度，對駕駛員的工作表現(xiàn)、安全行車情況、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行考核，考核結(jié)果與駕駛員的績效掛鉤。4.駕駛員應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從行政管理部門的調(diào)度和安排，認(rèn)真履行工作職責(zé)。八、安全保衛(wèi)管理（一）門禁管理1.行政管理部門負(fù)責(zé)公司門禁系統(tǒng)的管理和維護(hù)，制定門禁管理制度，明確門禁卡的辦理、使用和保管要求。2.員工應(yīng)妥善保管門禁卡，不得轉(zhuǎn)借他人。進(jìn)入公司辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)主動出示門禁卡，配合門禁管理人員進(jìn)行身份驗(yàn)證。3.外來人員進(jìn)入公司辦公區(qū)域，應(yīng)提前與被訪人員聯(lián)系，經(jīng)被訪人員同意后，在門禁處登記并領(lǐng)取臨時(shí)訪客證，方可進(jìn)入公司。（二）巡邏檢查1.安排專人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的巡邏檢查工作，制定巡邏計(jì)劃，明確巡邏路線、巡邏時(shí)間和巡邏內(nèi)容。2.巡邏人員應(yīng)按時(shí)對公司辦公區(qū)域進(jìn)行巡邏，重點(diǎn)檢查門窗、水電設(shè)施、消防器材等是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.做好巡邏記錄，記錄巡邏時(shí)間、巡邏路線、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息，以備查閱。（三）消防安全管理1.行政管理部門負(fù)責(zé)公司消防安全管理工作，制定消防安全制度，明確消防安全責(zé)任和消防安全措施。2.定期組織員工參加消防安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。3.確保公司辦公區(qū)域消防設(shè)施設(shè)備完好有效，定期對消防器材進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，保證消防通道暢通無阻。4.加強(qiáng)對公司用電、用火、用氣等