公司費用票管理制度

公司費用票管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司費用票管理，規(guī)范費用報銷流程，確保公司費用支出的真實性、合理性、合法性，提高公司財務管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在開展業(yè)務活動過程中發(fā)生的各類費用票的管理。（三）基本原則1.真實性原則：費用票必須真實反映業(yè)務活動的實際發(fā)生情況，不得虛假開具或篡改。2.合理性原則：費用支出應符合公司業(yè)務需要和相關(guān)規(guī)定，不得鋪張浪費。3.合法性原則：費用票必須符合國家法律法規(guī)及稅務部門的要求，不得取得非法票據(jù)。4.及時性原則：員工應及時報銷費用，費用票應在規(guī)定時間內(nèi)提交財務審核。二、費用票的種類及要求（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.要求發(fā)票必須是由稅務機關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應完整、準確，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。發(fā)票字跡應清晰，不得有涂改、刮擦等痕跡。對于增值稅專用發(fā)票，應按照規(guī)定進行認證抵扣，確保發(fā)票信息的準確性和完整性。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是指單位或個人在收付款項時開具的憑證。2.要求行政事業(yè)性收費收據(jù)：必須是由財政部門統(tǒng)一印制的正規(guī)收據(jù)，收據(jù)上應加蓋收款單位財務專用章或收費專用章。內(nèi)部收據(jù)：僅限于公司內(nèi)部之間的收付款項，如員工借款、歸還備用金等，收據(jù)上應加蓋公司財務專用章。收據(jù)內(nèi)容應完整、準確，包括收據(jù)名稱、收據(jù)號碼、開票日期、付款單位名稱、收款項目、金額等。收據(jù)字跡應清晰，不得有涂改、刮擦等痕跡。（三）其他費用票1.定義：其他費用票是指除發(fā)票和收據(jù)以外的其他能夠證明費用支出的憑證，如火車票、飛機票、汽車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票、加油發(fā)票、過路費發(fā)票等。2.要求火車票、飛機票、汽車票等交通運輸票據(jù)：應注明出發(fā)地、目的地、日期、票價等信息，且與實際出行情況相符。住宿發(fā)票：應注明住宿日期、房間號、住宿費用等信息，且與實際住宿情況相符。餐飲發(fā)票：應注明餐飲日期、消費金額等信息，且與實際消費情況相符。加油發(fā)票：應注明加油日期、加油金額、車牌號等信息，且與實際加油情況相符。過路費發(fā)票：應注明過路費金額、通行日期、車牌號等信息，且與實際通行情況相符。三、費用票的取得與審核（一）費用票的取得1.員工在開展業(yè)務活動過程中，應按照規(guī)定向?qū)Ψ剿魅≌?guī)的費用票。對于應取得發(fā)票而未取得發(fā)票的費用支出，公司不予報銷。2.員工取得費用票后，應及時進行檢查，確保費用票的真實性、完整性和合法性。如發(fā)現(xiàn)費用票存在問題，應及時與對方聯(lián)系更換或補開。3.對于一些特殊情況無法取得發(fā)票的費用支出，如支付給個人的小額勞務報酬等，應取得對方出具的收款收據(jù)，并注明收款人的姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、勞務內(nèi)容、金額等信息。同時，還應提供相關(guān)的證明材料，如勞務合同、工作成果等，以證明費用支出的真實性和合理性。（二）費用票的審核1.初審：員工在報銷費用時，應填寫費用報銷單，并將費用票粘貼在報銷單后面。部門負責人應根據(jù)公司業(yè)務情況和相關(guān)規(guī)定，對費用報銷單及費用票進行初審，審核費用支出的真實性、合理性和必要性，并簽署審核意見。2.復審：財務部門收到員工提交的費用報銷單后，應進行復審。復審內(nèi)容包括費用票的真實性、完整性、合法性，費用報銷單填寫是否規(guī)范，費用支出是否符合公司相關(guān)規(guī)定等。對于不符合要求的費用報銷單，財務部門應退回員工重新填寫或補充相關(guān)材料。3.終審：復審通過的費用報銷單，應提交公司領(lǐng)導進行終審。公司領(lǐng)導根據(jù)公司財務狀況和業(yè)務需要，對費用報銷進行最終審批。對于金額較大或存在疑問的費用報銷，公司領(lǐng)導可要求相關(guān)人員進行說明或提供進一步的證明材料。四、費用票的粘貼與報銷（一）費用票的粘貼1.員工應將費用票按照費用類型、時間順序進行分類整理，并粘貼在費用報銷單后面。費用票應粘貼整齊、牢固，不得有重疊、遺漏或翹起等情況。2.粘貼費用票時，應使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等。膠水或膠棒應涂抹在費用票的左上角或背面，避免覆蓋費用票上的重要信息。3.對于較大的費用票，如發(fā)票聯(lián)、收據(jù)聯(lián)等，可以折疊成與費用報銷單大小一致的形狀，但應注意折疊時不要損壞費用票上的信息。折疊后的費用票應平整、無褶皺，且粘貼牢固。（二）費用票的報銷1.員工應在費用發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)，將填寫完整、粘貼整齊的費用報銷單提交給部門負責人進行初審。初審通過后，再提交給財務部門進行復審。2.財務部門復審通過的費用報銷單，應提交公司領(lǐng)導進行終審。終審通過后，財務部門按照公司財務制度的規(guī)定進行報銷支付。3.對于報銷金額較大的費用支出，如超過一定金額的差旅費、業(yè)務招待費等，公司可要求員工提供相關(guān)的證明材料，如出差審批單、業(yè)務招待費審批單等，以確保費用支出的真實性和合理性。4.員工應按照公司規(guī)定的報銷方式進行報銷，如現(xiàn)金報銷、銀行轉(zhuǎn)賬報銷等。對于通過銀行轉(zhuǎn)賬報銷的，員工應提供正確的銀行賬號信息，確保報銷款項能夠準確無誤地支付到員工賬戶。五、費用票的保管與歸檔（一）費用票的保管1.財務部門應指定專人負責費用票的保管工作，確保費用票的安全、完整。2.費用票應按照類別、時間順序進行分類整理，并存放于專門的檔案柜中。檔案柜應加鎖，防止費用票丟失或被盜。3.對于已報銷的費用票，財務部門應在報銷憑證上加蓋"已報銷"戳記，并妥善保管。已報銷的費用票應保存一定期限，以備稅務機關(guān)等部門檢查。4.如因工作需要查閱或復印費用票，應經(jīng)財務部門負責人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。查閱或復印費用票時，應確保費用票的安全、完整，不得損壞或丟失。（二）費用票的歸檔1.財務部門應定期對費用票進行歸檔整理，將已報銷的費用票按照年度、月份進行分類裝訂成冊，并編制檔案目錄。2.費用票檔案應妥善保管，保存期限應符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。保存期滿后，如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀。3.費用票檔案應便于查閱和利用，如建立電子檔案或索引目錄等，以便快速查找所需的費用票信息。六、違規(guī)處理（一）對于虛假報銷費用票的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于：1.追回已報銷的費用款項。2.給予警告、記過、記大過等行政處分。3.解除勞動合同，并要求員工承擔相應的法律責任。（二）對于因保管不善導致費用票丟失或損壞的行為，相關(guān)責任人應承擔相應的賠償責任。如因故意或重大過失導致費用票丟失或損壞，給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其法律責任。（三）對于違反本制度規(guī)定，拒絕提供或不配合財務部門進行費用票