行政接待清單管理制度VIP

行政接待清單管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政接待工作，加強(qiáng)接待管理，確保接待工作有序、高效進(jìn)行，展示公司良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位的行政接待活動。（三）原則1.熱情周到：以熱情友好的態(tài)度接待來訪人員，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓客人感受到公司的尊重和關(guān)懷。2.勤儉節(jié)約：在保證接待效果的前提下，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)。3.對口接待：根據(jù)來訪人員的身份和事由，安排相應(yīng)部門和人員進(jìn)行接待，確保接待工作的針對性和專業(yè)性。4.安全保密：確保接待過程中的人員安全和信息安全，嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。二、接待職責(zé)分工（一）接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，副總經(jīng)理為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對接待工作的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)和重大接待事項的決策。（二）行政管理部門行政管理部門是公司行政接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善接待管理制度，審核接待方案，安排接待場地、車輛等資源，協(xié)調(diào)接待過程中的各項工作。（三）相關(guān)部門1.對口業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)與來訪人員進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通和交流，提供專業(yè)的咨詢和解答，協(xié)助制定接待方案中的業(yè)務(wù)安排。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)對接待費(fèi)用進(jìn)行審核和報銷，嚴(yán)格控制接待成本。3.安全保衛(wèi)部門：負(fù)責(zé)接待過程中的安全保衛(wèi)工作，確保來訪人員和公司人員的人身安全，維護(hù)公司正常的辦公秩序。三、接待分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）重要來賓接待1.定義：重要來賓是指政府部門領(lǐng)導(dǎo)、重要合作伙伴高層、行業(yè)知名專家學(xué)者等對公司發(fā)展具有重要影響的人員。2.接待標(biāo)準(zhǔn)接待規(guī)格：由公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待，安排專門的接待小組全程陪同。接待流程提前溝通：行政管理部門提前與來訪人員溝通，了解來訪目的、行程安排等信息，制定詳細(xì)的接待方案，報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。迎接安排：根據(jù)來賓的身份和級別，安排相應(yīng)級別的公司領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場、車站等地點迎接，并安排專門的車輛將來賓送至公司。參觀考察：安排來賓參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、企業(yè)文化展廳等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行講解，展示公司的實力和形象。會議交流：根據(jù)來賓的來訪目的，安排相應(yīng)的會議進(jìn)行交流，會議由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參加，就雙方關(guān)心的問題進(jìn)行深入探討。宴請安排：根據(jù)來賓的身份和級別，安排相應(yīng)規(guī)格的宴請，宴請地點一般選擇在公司內(nèi)部餐廳或當(dāng)?shù)刂频?。宴請菜品要體現(xiàn)公司特色和當(dāng)?shù)仫L(fēng)味，嚴(yán)格控制宴請標(biāo)準(zhǔn)。送客安排：根據(jù)來賓的行程安排，安排車輛將來賓送至機(jī)場、車站等地點，公司領(lǐng)導(dǎo)前往送行。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：重要來賓接待費(fèi)用根據(jù)來賓的身份和級別，實行一事一議，由接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）一般來賓接待1.定義：一般來賓是指與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴中層管理人員、行業(yè)協(xié)會工作人員等。2.接待標(biāo)準(zhǔn)接待規(guī)格：由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人出面接待，行政管理部門協(xié)助安排相關(guān)事宜。接待流程提前溝通：對口業(yè)務(wù)部門提前與來訪人員溝通，了解來訪目的、行程安排等信息，制定接待方案，報行政管理部門備案。迎接安排：安排車輛在公司門口迎接來賓，并將來賓送至接待地點。參觀考察：根據(jù)來賓的來訪目的，安排來賓參觀相關(guān)部門或項目，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行講解。會議交流：安排相應(yīng)的會議進(jìn)行交流，會議由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。工作餐安排：根據(jù)實際情況，安排工作餐，工作餐標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。送客安排：安排車輛將來賓送至公司門口或約定地點。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：一般來賓接待費(fèi)用每人每次不超過[x]元，包括工作餐、車輛接送等費(fèi)用。（三）內(nèi)部接待1.定義：內(nèi)部接待是指公司內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)往來、工作交流等活動。2.接待標(biāo)準(zhǔn)接待規(guī)格：由接待部門自行安排，一般不安排專門的接待人員，可利用公司內(nèi)部的會議室、餐廳等資源。接待流程提前溝通：接待部門提前與來訪部門溝通，確定接待時間、地點、內(nèi)容等信息。接待安排：根據(jù)溝通結(jié)果，準(zhǔn)備相關(guān)資料、茶水等，安排會議室或其他接待場所。交流溝通：雙方進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和溝通，達(dá)成共識或解決問題。結(jié)束：接待結(jié)束后，清理接待場所。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部接待費(fèi)用主要為茶水、一次性水杯等消耗品費(fèi)用，實行實報實銷，每人每次不超過[x]元。四、接待流程（一）接待申請1.接待部門或個人應(yīng)提前填寫《行政接待申請表》，詳細(xì)說明來訪人員的基本信息、來訪目的、行程安排、預(yù)計接待時間等內(nèi)容。2.將《行政接待申請表》提交至行政管理部門審核，行政管理部門根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和實際情況進(jìn)行審核，提出審核意見。3.《行政接待申請表》經(jīng)行政管理部門審核通過后，報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對于重要來賓接待，需經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）接待準(zhǔn)備1.場地安排：根據(jù)來訪人員的數(shù)量和接待規(guī)格，行政管理部門安排合適的會議室、接待室、餐廳等場地，并提前進(jìn)行布置，確保場地整潔、舒適。2.車輛安排：根據(jù)來訪人員的行程安排，行政管理部門安排相應(yīng)的車輛進(jìn)行接送，并確保車輛干凈整潔、性能良好。3.資料準(zhǔn)備：對口業(yè)務(wù)部門根據(jù)來訪人員的業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)備相關(guān)的公司資料、產(chǎn)品資料、項目資料等，以便在接待過程中進(jìn)行介紹和交流。4.人員安排：確定接待人員名單，明確各接待人員的職責(zé)和分工。接待人員應(yīng)提前了解來訪人員的基本情況和來訪目的，做好接待準(zhǔn)備工作。5.餐飲安排：根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和來訪人員的口味偏好，安排合適的餐飲。如需宴請，應(yīng)提前確定宴請菜單和用餐地點。（三）接待實施1.迎接：按照預(yù)定的時間和地點，接待人員前往機(jī)場、車站等地點迎接來訪人員，并引導(dǎo)來訪人員上車，送至公司接待地點。2.介紹：在接待地點，接待人員向來訪人員介紹公司的基本情況、主要業(yè)務(wù)、組織架構(gòu)等，使來訪人員對公司有初步的了解。3.參觀考察：根據(jù)來訪人員的需求，安排參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、企業(yè)文化展廳等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員進(jìn)行講解，展示公司的實力和形象。4.會議交流：根據(jù)來訪人員的來訪目的，安排相應(yīng)的會議進(jìn)行交流。會議由公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)跇I(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和人員參加，就雙方關(guān)心的問題進(jìn)行深入探討，并做好會議記錄。5.餐飲安排：按照預(yù)定的安排，組織來訪人員用餐。在用餐過程中，要注意禮儀規(guī)范，營造良好的用餐氛圍。6.送客：根據(jù)來訪人員的行程安排，安排車輛將來訪人員送至機(jī)場、車站等地點，并與來訪人員道別。（四）接待總結(jié)1.接待工作結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時對接待工作進(jìn)行總結(jié)，填寫《行政接待總結(jié)表》，內(nèi)容包括接待基本情況、接待效果、存在問題及改進(jìn)措施等。2.將《行政接待總結(jié)表》提交至行政管理部門，行政管理部門對各部門的接待工作進(jìn)行匯總分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善接待工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。五、接待費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.接待部門在申請接待時，應(yīng)根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)計接待情況，編制接待費(fèi)用預(yù)算，隨《行政接待申請表》一并提交至行政管理部門審核。2.行政管理部門對接待費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、合規(guī)。對于超出預(yù)算的接待申請，應(yīng)說明原因并報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）費(fèi)用報銷1.接待工作結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時整理接待費(fèi)用發(fā)票等報銷憑證，按照公司財務(wù)制度的規(guī)定填寫報銷單，并附上《行政接待申請表》和《行政接待總結(jié)表》。2.將報銷單提交至行政管理部門審核，行政管理部門審核無誤后，簽字確認(rèn)并提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對報銷憑證進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照公司財務(wù)制度和接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報銷，對于不符合規(guī)定的報銷憑證，予以退回。（三）費(fèi)用控制1.行政管理部門定期對各部門的接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決費(fèi)用控制中存在的問題。2.嚴(yán)格控制接待費(fèi)用支出，確保接待費(fèi)用不超過預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。對于超支的部門，要進(jìn)行原因分析，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改。六、接待物品管理（一）物品采購1.行政管理部門根據(jù)接待工作的實際需求，定期采購接待所需的物品，如茶葉、一次性水杯、文具等。2.采購接待物品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，并按照公司采購制度的規(guī)定進(jìn)行采購。（二）物品保管1.設(shè)立專門的接待物品倉庫，對接待物品進(jìn)行分類存放，并安排專人負(fù)責(zé)保管。2.定期對接待物品進(jìn)行盤點，確保物品數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。對于過期、損壞的物品，要及時進(jìn)行清理和更換。（三）物品領(lǐng)用1.接待部門或個人因工作需要領(lǐng)用接待物品時，應(yīng)填寫《接待物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、數(shù)量、用途等信息。2.將《接待物品領(lǐng)用申請表》提交至行政管理部門審批，行政管理部門審批通過后，由倉庫管理人員按照申請表的內(nèi)容發(fā)放物品。七、接待安全管理（一）安全培訓(xùn)1.行政管理部門定期組織接待人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高接待人員的安全意識和應(yīng)急處理能力。2.安全培訓(xùn)內(nèi)容包括交通安全、消防安全、食品安全等方面的知識和技能。（二）安全措施1.在接待過程中，要確保來訪人員和公司人員的人身安全，避免發(fā)生安全事故。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，要及時采取措施進(jìn)行排除。2.加強(qiáng)對接待場所的安全管理，確保接待場所的設(shè)施設(shè)備完好、消防通道暢通。3.嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，確保接待過程中的信息安全。對于涉及公司機(jī)密的信息，要妥善保管，不得泄露。八、接待監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門定期對接待工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括接待流程執(zhí)行情況、接待標(biāo)準(zhǔn)落實情況、接待費(fèi)用控制情況等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立接待