香煙柜臺(tái)存貨管理制度

香煙柜臺(tái)存貨管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司香煙柜臺(tái)存貨管理，確保香煙庫存的安全、完整，提高存貨周轉(zhuǎn)率，保證銷售業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及香煙柜臺(tái)存貨管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)煙草專賣法律法規(guī)以及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：確保存貨數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄，賬實(shí)相符。3.安全性原則：保障香煙存儲(chǔ)安全，防止被盜、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：合理控制存貨水平，降低庫存成本，提高資金使用效率。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)銷售需求和庫存情況，制定合理的香煙采購計(jì)劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并確保采購的香煙質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）銷售部門1.及時(shí)了解市場(chǎng)需求動(dòng)態(tài)，向采購部門反饋銷售信息，協(xié)助制定采購計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)香煙的銷售工作，按照規(guī)定的價(jià)格和銷售政策進(jìn)行銷售，確保貨款及時(shí)回收。3.對(duì)銷售過程中出現(xiàn)的客戶需求變化、退貨等情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)香煙柜臺(tái)存貨的驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放等工作。2.建立健全存貨臺(tái)賬，詳細(xì)記錄存貨的出入庫情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.做好倉庫的安全防范工作，確保香煙存儲(chǔ)安全，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊等事故。4.對(duì)庫存香煙的質(zhì)量狀況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票、銷售發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。2.定期對(duì)存貨進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。3.根據(jù)存貨管理情況，進(jìn)行成本核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)告和建議。（五）質(zhì)量管理部門1.對(duì)采購的香煙進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保符合國家標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。2.對(duì)庫存香煙的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)通知相關(guān)部門處理。3.協(xié)助處理因香煙質(zhì)量問題引起的客戶投訴和糾紛。三、香煙采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.銷售部門應(yīng)定期（至少每周一次）收集市場(chǎng)銷售數(shù)據(jù)和客戶需求信息，分析香煙銷售趨勢(shì)，預(yù)測(cè)未來一段時(shí)間內(nèi)的銷售需求。2.根據(jù)銷售預(yù)測(cè)和當(dāng)前庫存水平，結(jié)合安全庫存標(biāo)準(zhǔn)，制定香煙采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。3.采購計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確保采購計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估和審核。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價(jià)格合理的供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評(píng)分，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時(shí)采取整改措施或終止合作。（三）采購訂單執(zhí)行1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施，并追究其違約責(zé)任。3.采購到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場(chǎng)地、準(zhǔn)備收貨工具等。四、香煙驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在收到采購到貨通知后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉香煙的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，具備一定的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。2.準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如計(jì)量器具、檢測(cè)儀器、驗(yàn)收記錄表格等。（二）驗(yàn)收流程1.核對(duì)送貨單與采購訂單：驗(yàn)收人員首先核對(duì)送貨單上的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格等信息是否與采購訂單一致。2.外觀檢查：對(duì)到貨香煙的包裝、標(biāo)識(shí)、外觀等進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形、受潮、發(fā)霉等情況。3.數(shù)量清點(diǎn)：按照規(guī)定的計(jì)量方法對(duì)香煙的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。4.質(zhì)量檢驗(yàn)：根據(jù)香煙的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)部分香煙進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，檢查其內(nèi)在質(zhì)量是否符合要求。質(zhì)量檢驗(yàn)可采用感官檢驗(yàn)、理化檢驗(yàn)等方法。5.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括問題描述、數(shù)量、處理意見等。驗(yàn)收合格的香煙應(yīng)填寫驗(yàn)收單，注明驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員等信息。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格的香煙，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，將其存放到指定的倉位。2.驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題的香煙，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與采購部門和供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商補(bǔ)足數(shù)量或更換合格產(chǎn)品。如因質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。3.對(duì)于驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議問題，由質(zhì)量管理部門會(huì)同采購部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。五、香煙入庫管理（一）入庫手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據(jù)驗(yàn)收單對(duì)驗(yàn)收合格的香煙辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)按照規(guī)定的倉位將香煙存放整齊，并做好標(biāo)識(shí)。2.在入庫單上填寫香煙的品種、數(shù)量、規(guī)格、入庫日期、倉位等信息，經(jīng)倉庫管理人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。（二）庫存臺(tái)賬登記1.倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)在庫存臺(tái)賬上記錄香煙的入庫、出庫、結(jié)存等情況。庫存臺(tái)賬應(yīng)按照香煙的品種、規(guī)格進(jìn)行分類登記，做到賬賬相符、賬實(shí)相符。2.庫存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。六、香煙存儲(chǔ)管理（一）倉位規(guī)劃1.根據(jù)香煙的品種、規(guī)格、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃倉庫的倉位。倉位應(yīng)劃分明確，便于管理和查找。2.按照先進(jìn)先出的原則，對(duì)不同批次、不同日期入庫的香煙進(jìn)行分區(qū)存放，避免出現(xiàn)積壓過期的情況。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合香煙存儲(chǔ)的要求?？砂惭b溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保存儲(chǔ)環(huán)境穩(wěn)定。2.倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備必要的消防器材和設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.倉庫應(yīng)設(shè)置防蟲、防鼠、防盜等設(shè)施，防止香煙受到蟲害、鼠害和盜竊。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期（至少每月一次）對(duì)香煙進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫存臺(tái)賬與實(shí)物，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行記錄。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異原因及處理建議等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人審核后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)盤盈、盤虧的香煙進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。盤盈的香煙應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目；盤虧的香煙應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行核銷；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、香煙發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按照"先進(jìn)先出"的原則進(jìn)行香煙發(fā)放，確保庫存香煙的新鮮度和質(zhì)量。2.嚴(yán)格按照銷售訂單或相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放，不得擅自發(fā)放香煙。（二）發(fā)放流程1.銷售部門根據(jù)客戶訂單開具發(fā)貨通知單，注明香煙的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。發(fā)貨通知單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到發(fā)貨通知單后，安排人員按照通知單要求進(jìn)行備貨。備貨人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)貨通知單與庫存臺(tái)賬，確保備貨數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.備貨完成后，倉庫管理人員在發(fā)貨通知單上簽字確認(rèn)，并辦理發(fā)貨手續(xù)。發(fā)貨人員應(yīng)將發(fā)放的香煙交付給客戶或運(yùn)輸部門，并做好交接記錄。4.倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)在庫存臺(tái)賬上記錄香煙的發(fā)放情況，更新庫存余額。（三）特殊情況處理1.如遇緊急訂單或特殊情況需要臨時(shí)發(fā)放香煙的，銷售部門應(yīng)填寫臨時(shí)發(fā)貨申請(qǐng)單，注明申請(qǐng)?jiān)?、發(fā)放數(shù)量、品種等信息，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)臨時(shí)發(fā)貨申請(qǐng)單進(jìn)行發(fā)貨，并在發(fā)貨后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。八、香煙退貨管理（一）退貨原因1.因質(zhì)量問題導(dǎo)致客戶退貨。2.客戶訂單取消或變更，導(dǎo)致已發(fā)貨的香煙需要退回。3.其他符合公司規(guī)定的退貨原因。（二）退貨流程1.銷售部門收到客戶退貨申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解退貨原因，并確認(rèn)退貨的香煙品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。2.銷售部門填寫退貨申請(qǐng)單，注明退貨原因、客戶名稱、退貨數(shù)量、品種等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交倉庫管理部門。3.倉庫管理部門接到退貨申請(qǐng)單后，安排人員對(duì)退貨香煙進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收流程與采購驗(yàn)收流程相同，確保退貨香煙的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。4.驗(yàn)收合格的退貨香煙，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺(tái)賬上記錄退貨入庫情況。同時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)開具退貨入庫單，注明退貨日期、退貨數(shù)量、品種等信息，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交銷售部門備查。5.對(duì)于因質(zhì)量問題導(dǎo)致的退貨，銷售部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理退貨事宜。如因供應(yīng)商原因造成的損失，應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。九、盤點(diǎn)差異處理（一）差異原因分析1.盤點(diǎn)過程中記錄錯(cuò)誤或漏記。2.出入庫手續(xù)不規(guī)范，導(dǎo)致賬實(shí)不符。3.香煙被盜、損壞、變質(zhì)等原因?qū)е聦?shí)物短缺。4.其他原因?qū)е碌谋P點(diǎn)差異。（二）處理措施1.對(duì)于因記錄錯(cuò)誤或漏記導(dǎo)致的差異，應(yīng)及時(shí)更正庫存臺(tái)賬和相關(guān)記錄。2.對(duì)于出入庫手續(xù)不規(guī)范導(dǎo)致的差異，應(yīng)完善出入庫管理制度，加強(qiáng)對(duì)出入庫手續(xù)的審核和監(jiān)督，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于因香煙被盜、損壞、變質(zhì)等原因?qū)е碌膶?shí)物短缺，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。如涉及保險(xiǎn)理賠的，應(yīng)及時(shí)辦理理賠手續(xù)。4.對(duì)于其他原因?qū)е碌谋P點(diǎn)差異，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行分析處理，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)香煙柜臺(tái)存貨管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、存貨的安全性等。2.審計(jì)人員通過查閱相關(guān)文件、記錄，實(shí)地盤點(diǎn)存貨等方式進(jìn)行審計(jì)工作，并出具審計(jì)報(bào)告。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，督促相關(guān)部門及時(shí)整改。（二）日常檢查1.倉庫管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)倉庫進(jìn)行巡查，檢查香煙的存儲(chǔ)情況、出入庫手續(xù)執(zhí)行情況、庫存臺(tái)賬記錄情況等。2.采購部門、銷售部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)本部門涉及香煙柜臺(tái)存貨管理的工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給