銷售合同管理制度細(xì)則

銷售合同管理制度細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售合同的規(guī)范化管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高銷售效率，特制定本管理制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法簽訂原則：銷售合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合國(guó)家政策要求。2.平等互利原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，確保雙方的合法權(quán)益。3.協(xié)商一致原則：合同條款應(yīng)經(jīng)雙方充分協(xié)商達(dá)成一致意見，避免合同糾紛。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、銷售合同的簽訂（一）合同主體資格審查1.在簽訂銷售合同前，銷售人員應(yīng)對(duì)客戶的主體資格進(jìn)行審查，包括客戶的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件的真實(shí)性、有效性和合法性。2.對(duì)于新客戶，還應(yīng)了解其經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)情況等，確?？蛻艟哂新男泻贤哪芰托抛u(yù)。（二）合同條款的擬定與審核1.銷售合同應(yīng)包含以下主要條款：合同雙方的基本信息、產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。2.合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。銷售人員應(yīng)根據(jù)公司的銷售政策和實(shí)際情況擬定合同條款，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同條款進(jìn)行認(rèn)真審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合公司利益、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否與公司銷售政策一致等。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與銷售人員溝通并修改合同條款。（三）合同簽訂流程1.經(jīng)審核通過的銷售合同，由銷售人員與客戶進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，雙方簽字（或蓋章）確認(rèn)。2.合同簽訂后，銷售人員應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司合同管理部門進(jìn)行備案，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、物流部等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。三、銷售合同的履行（一）交貨管理1.物流部應(yīng)根據(jù)銷售合同約定的交貨時(shí)間和地點(diǎn)，及時(shí)組織貨物的運(yùn)輸和交付。在交貨前，物流部應(yīng)確保貨物的質(zhì)量和數(shù)量符合合同要求，并做好貨物的包裝和防護(hù)工作。2.交貨時(shí)，物流部應(yīng)向客戶提供送貨清單或發(fā)貨憑證，并要求客戶在清單或憑證上簽字確認(rèn)。如因特殊原因無法按時(shí)交貨，物流部應(yīng)及時(shí)通知銷售人員，并與客戶協(xié)商解決交貨時(shí)間變更等問題。（二）付款管理1.財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)銷售合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)跟蹤客戶的付款情況。對(duì)于客戶逾期未付款的情況，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知銷售人員，并協(xié)助銷售人員采取相應(yīng)的催款措施。2.銷售人員應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部做好催款工作，及時(shí)與客戶溝通，了解客戶逾期付款的原因，并根據(jù)客戶的實(shí)際情況制定合理的催款方案。對(duì)于惡意拖欠貨款的客戶，公司應(yīng)采取法律手段維護(hù)自身的合法權(quán)益。（三）質(zhì)量控制1.生產(chǎn)部門應(yīng)嚴(yán)格按照銷售合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢或全檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格后才能入庫(kù)或發(fā)貨。2.質(zhì)量部門應(yīng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。對(duì)于因產(chǎn)品質(zhì)量問題給客戶造成損失的，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、銷售合同的變更與解除（一）變更條件1.在銷售合同履行過程中，如因市場(chǎng)變化、客戶需求變更、不可抗力等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款等，并由雙方簽字（或蓋章）確認(rèn)。（二）解除條件1.在銷售合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同雙方可以協(xié)商解除合同：因不可抗力致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)的；在履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的；當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使合同目的不能實(shí)現(xiàn)的；法律規(guī)定的其他情形。2.解除合同的，合同雙方應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并明確解除合同的原因、解除后的權(quán)利義務(wù)等。（三）變更與解除流程1.合同變更或解除的申請(qǐng)應(yīng)由銷售人員提出，并填寫《銷售合同變更/解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更或解除的原因、變更或解除的內(nèi)容等。2.《銷售合同變更/解除申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)重點(diǎn)審查變更或解除的原因是否合理、是否符合法律法規(guī)要求、是否會(huì)給公司造成損失等。3.經(jīng)合同管理部門審核通過的《銷售合同變更/解除申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)通知銷售人員與客戶協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議。五、銷售合同的終止（一）終止條件1.銷售合同履行完畢后，合同自然終止。2.銷售合同因變更、解除等原因?qū)е潞贤K止的，按照相關(guān)規(guī)定辦理終止手續(xù)。（二）終止流程1.銷售合同終止后，銷售人員應(yīng)及時(shí)將合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，并填寫《銷售合同終止報(bào)告》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。2.《銷售合同終止報(bào)告》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司合同管理部門進(jìn)行備案。合同管理部門應(yīng)將合同終止情況通知相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、物流部等，以便各部門做好相應(yīng)的后續(xù)工作。六、銷售合同的檔案管理（一）檔案收集1.合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理銷售合同的相關(guān)檔案資料，包括合同原件、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、送貨清單、發(fā)貨憑證、客戶付款記錄等。2.銷售人員應(yīng)及時(shí)將銷售合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料提交至合同管理部門，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門應(yīng)對(duì)收集到的銷售合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等順序進(jìn)行編號(hào)，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，并在檔案封面注明合同名稱、合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、客戶名稱等信息。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保檔案資料的安全性和完整性。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售合同檔案資料的，應(yīng)填寫《銷售合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.因特殊原因需要借閱銷售合同檔案資料的，應(yīng)填寫《銷售合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案資料。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還合同管理部門。七、銷售合同的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立銷售合同監(jiān)督小組，由合同管理部門、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)銷售合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反銷售合同管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核指標(biāo)1.銷售合同簽訂的及時(shí)性和準(zhǔn)確性：考核銷售人員是否按照公司規(guī)定的時(shí)間和流程簽訂銷售合同，合同條款是否準(zhǔn)確、完整。2.銷售合同履行率：考核物流部、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門是否按照銷售合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量等要求履行合同義務(wù)，合同履行率是否達(dá)到[X]%以上。3.貨款回收率：考核財(cái)務(wù)部是否及時(shí)跟蹤客戶付款情況，貨款回收率是否達(dá)到[X]%以上。4.銷售合同糾紛發(fā)生率：考核銷售合同履行過程中是否發(fā)生糾紛，糾紛發(fā)生率是否控制在[X]%以內(nèi)。（三）考核辦法1.公司建立銷售合同考核制度，對(duì)各部門和銷售人員的銷售合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己私Y(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，作為部門和個(gè)人獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。2.每月由合同管理部門對(duì)各部門的銷售合同管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，并填寫《銷售合同考核表》?？己吮響?yīng)包括考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)際完成情況、考核得分等內(nèi)容。3.