餐飲原料采購管理制度

餐飲原料采購管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司餐飲原料采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購的原料質(zhì)量安全、價(jià)格合理、供應(yīng)及時(shí)，滿足公司餐飲經(jīng)營需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店及相關(guān)采購活動(dòng)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)優(yōu)良的原料。性價(jià)比最優(yōu)原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略降低采購成本。公開透明原則：采購過程公開、公平、公正，接受各方監(jiān)督。誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)餐飲原料的采購工作。采購部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，合理配置采購人員，明確各崗位職責(zé)。2.采購人員職責(zé)采購專員負(fù)責(zé)市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。根據(jù)采購計(jì)劃，實(shí)施具體的采購操作，與供應(yīng)商洽談采購價(jià)格、交貨期等條款。跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和歸檔工作。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。采購主管制定采購部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，指導(dǎo)和監(jiān)督采購專員的工作。審核采購計(jì)劃、采購合同和采購付款申請。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，確保采購工作順利進(jìn)行。參與供應(yīng)商的評估和選擇，建立長期穩(wěn)定的供應(yīng)商合作關(guān)系。定期向上級匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部門的管理工作，制定采購戰(zhàn)略和政策。審核采購計(jì)劃和預(yù)算，確保采購工作符合公司整體經(jīng)營目標(biāo)。拓展采購渠道，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，降低采購成本。處理重大采購項(xiàng)目和供應(yīng)商關(guān)系管理，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。對采購團(tuán)隊(duì)進(jìn)行培訓(xùn)和績效考核，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和工作效率。三、采購流程1.需求預(yù)測與計(jì)劃制定銷售數(shù)據(jù)分析：餐飲門店應(yīng)定期（每周/每月）對菜品銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)合季節(jié)變化、節(jié)假日等因素，預(yù)測各類原料的需求數(shù)量。庫存盤點(diǎn)：倉庫管理人員每月對庫存原料進(jìn)行盤點(diǎn)，根據(jù)庫存水平和需求預(yù)測，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等信息，并報(bào)采購部門審核。采購計(jì)劃審批：采購部門收到采購計(jì)劃后，由采購主管進(jìn)行審核，確保計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性。審核通過后，報(bào)采購經(jīng)理審批，最終確定采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商開發(fā)：采購專員通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等方式，尋找潛在的供應(yīng)商。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和初步篩選，建立供應(yīng)商候選名單。供應(yīng)商評估：采購部門會(huì)同質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員，對候選供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。供應(yīng)商選定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為合作伙伴。與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購訂單下達(dá)采購訂單生成：采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息。訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容。如對訂單有任何疑問或異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購專員溝通協(xié)商，確保雙方對訂單條款達(dá)成一致。4.采購合同簽訂合同起草：采購專員根據(jù)采購訂單內(nèi)容，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同審核：采購合同起草完成后，由采購主管、法務(wù)人員等進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及是否符合公司利益。合同簽訂：審核通過的采購合同，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)歸檔保存，作為采購過程的重要依據(jù)。5.采購執(zhí)行與跟蹤供應(yīng)商備貨通知：采購訂單下達(dá)后，采購專員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商備貨，并跟蹤供應(yīng)商的備貨進(jìn)度。交貨安排：供應(yīng)商按照采購訂單約定的時(shí)間和地點(diǎn)，將貨物送達(dá)公司指定的收貨地點(diǎn)。采購專員應(yīng)提前與倉庫管理人員溝通協(xié)調(diào)，做好收貨準(zhǔn)備工作。貨物驗(yàn)收：倉庫管理人員在收到貨物后，應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括原料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)通知采購專員與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購訂單跟蹤：采購專員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握貨物的到貨進(jìn)度、驗(yàn)收情況等信息。如出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。6.采購付款發(fā)票審核：采購專員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性以及與采購合同的一致性。付款申請：采購專員根據(jù)審核通過的發(fā)票和采購合同，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票和驗(yàn)收報(bào)告。付款申請單經(jīng)采購主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。付款執(zhí)行：公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)總經(jīng)理審批后的付款申請單，按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款操作。付款完成后，應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款憑證歸檔保存。四、采購質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定采購部門應(yīng)會(huì)同質(zhì)量控制部門，根據(jù)國家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)和公司餐飲經(jīng)營需求，制定各類餐飲原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確原料的感官指標(biāo)、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等具體要求。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評估和修訂，確保其科學(xué)性和合理性。2.供應(yīng)商質(zhì)量管理采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，如檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等。對供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件進(jìn)行審核，確保其真實(shí)性和有效性。定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽檢，可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商整改，直至取消合作關(guān)系。3.驗(yàn)收環(huán)節(jié)質(zhì)量控制倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中，應(yīng)使用專業(yè)的檢測工具和方法，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性。對驗(yàn)收合格的原料，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；對驗(yàn)收不合格的原料，應(yīng)及時(shí)通知采購專員與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。五、采購價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)研采購專員應(yīng)定期收集市場價(jià)格信息，了解各類餐飲原料的價(jià)格動(dòng)態(tài)。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、市場調(diào)研機(jī)構(gòu)等渠道，獲取不同供應(yīng)商的價(jià)格報(bào)價(jià)。對收集到的價(jià)格信息進(jìn)行分析和比較，掌握市場價(jià)格走勢，為采購談判提供參考依據(jù)。2.采購談判在采購談判過程中，采購專員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和價(jià)格底線，運(yùn)用談判技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。采購談判應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得接受供應(yīng)商的不正當(dāng)利益輸送。談判結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，作為采購合同的重要組成部分。3.價(jià)格調(diào)整根據(jù)市場價(jià)格波動(dòng)情況和公司成本控制要求，采購部門應(yīng)適時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購價(jià)格。價(jià)格調(diào)整應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議。對因市場價(jià)格大幅波動(dòng)或其他不可抗力因素導(dǎo)致采購成本增加的情況，采購部門應(yīng)及時(shí)向上級匯報(bào)，共同研究應(yīng)對措施。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和信用情況。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)關(guān)注供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營動(dòng)態(tài)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購策略，尋找替代供應(yīng)商，確保公司餐飲原料供應(yīng)不受影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)原料質(zhì)量不合格風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序。對采購的原料進(jìn)行定期抽檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題。如因原料質(zhì)量問題導(dǎo)致公司遭受損失，應(yīng)依法追究供應(yīng)商的責(zé)任。食品安全風(fēng)險(xiǎn)：高度重視食品安全問題，嚴(yán)格把控采購環(huán)節(jié)的質(zhì)量安全關(guān)。采購的原料必須符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁采購過期、變質(zhì)、假冒偽劣等不合格原料。如發(fā)生食品安全事故，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)價(jià)格調(diào)研和分析預(yù)測。通過與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議、套期保值等方式，鎖定采購價(jià)格，降低市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。價(jià)格欺詐風(fēng)險(xiǎn)：在采購談判過程中，保持警惕，防止供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格欺詐。對價(jià)格異常的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行深入調(diào)查核實(shí)，確保采購價(jià)格合理公正。七、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購部門的采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購價(jià)格的合理性、采購質(zhì)量的控制等方面。采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定整改措施，限期整改，并將整改情況及時(shí)反饋給內(nèi)部審計(jì)部