銀行支行檔案管理制度

銀行支行檔案管理制度?總則制度目的為加強(qiáng)銀行支行檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為支行各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于銀行支行各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。檔案定義本制度所指檔案是指支行在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)、開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、影像資料、實(shí)物等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：支行檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映支行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為支行工作提供便捷的檔案服務(wù)。檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善支行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理支行各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。6.組織開(kāi)展檔案培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。7.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，定期移交綜合管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案的形成和使用。檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期檢查檔案存儲(chǔ)情況，確保檔案安全。5.積極為支行各部門提供檔案服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。檔案的收集與整理收集范圍1.各類業(yè)務(wù)文件，包括貸款合同、存款憑證、結(jié)算單據(jù)、信用卡資料等。2.行政管理文件，如請(qǐng)示報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、培訓(xùn)等相關(guān)資料。4.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，如客戶資料、營(yíng)銷活動(dòng)方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。6.科技檔案，如系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔、設(shè)備維護(hù)記錄、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如榮譽(yù)證書(shū)、照片、實(shí)物等。收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門的檔案資料。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性和可讀性。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范，排列有序。整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等大類，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和查詢。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。檔案的分類與編號(hào)分類方案1.文書(shū)檔案：分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等類別。2.業(yè)務(wù)檔案：按照不同業(yè)務(wù)種類進(jìn)行分類，如公司業(yè)務(wù)檔案、個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、金融市場(chǎng)業(yè)務(wù)檔案等。3.人事檔案：包括員工基本信息、教育培訓(xùn)、考核獎(jiǎng)懲、工資福利等類別。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證檔案、賬簿檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表檔案等。5.科技檔案：分為信息系統(tǒng)檔案、設(shè)備檔案、網(wǎng)絡(luò)檔案等類別。編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用"全宗號(hào)年度保管期限類別號(hào)順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表銀行支行的檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，如"20XX"。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下），分別用"Y""C""D"表示。5.類別號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，用兩位數(shù)字表示各類檔案的類別。6.順序號(hào)：按照檔案整理順序依次編制，用三位數(shù)字表示。例如：一份永久保存的文書(shū)檔案，編號(hào)為：012023Y01001，表示銀行支行全宗，2023年度，永久保管，文書(shū)檔案類別，該類別下的第1份檔案。檔案的保管保管期限劃分1.永久保管：反映支行主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)支行工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)支行工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)支行工作有參考價(jià)值的檔案。檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和清掃，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問(wèn)題。檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息。3.對(duì)磁性存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。檔案的利用利用范圍1.支行內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因法律糾紛、審計(jì)、調(diào)查等需要查閱檔案。3.員工個(gè)人因工作調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)定、辦理社保等需要查閱本人檔案。利用流程1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。2.外部查閱：查閱單位出具正式介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。介紹信經(jīng)支行行長(zhǎng)簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對(duì)查閱內(nèi)容進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。查閱單位應(yīng)對(duì)查閱的檔案內(nèi)容保密，不得擅自復(fù)制、傳播。3.員工個(gè)人查閱：?jiǎn)T工本人填寫(xiě)《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。員工不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和審批。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案復(fù)制章。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)支行行長(zhǎng)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理人員和監(jiān)督人員的共同監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)永久保存。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。移交工作1.支行因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤并等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案管理要