酒店前臺掛賬管理制度

酒店前臺掛賬管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范酒店前臺掛賬業(yè)務(wù)的管理，確保酒店資金安全，維護(hù)良好的客戶關(guān)系，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于在本酒店消費(fèi)并申請掛賬的所有客戶，包括但不限于公司協(xié)議客戶、旅行社、會議團(tuán)隊等。（三）基本原則1.信用評估原則：對申請掛賬的客戶進(jìn)行嚴(yán)格的信用評估，確保其具備按時還款的能力和信用記錄。2.審批流程原則：掛賬業(yè)務(wù)需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保每一筆掛賬業(yè)務(wù)都符合酒店規(guī)定和財務(wù)要求。3.風(fēng)險控制原則：加強(qiáng)對掛賬客戶的管理和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在風(fēng)險，確保酒店資金安全。二、掛賬客戶的信用評估與管理（一）信用評估1.申請流程客戶需填寫《酒店掛賬申請表》，提供公司營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、近期財務(wù)報表等相關(guān)資料。前臺收到客戶申請后，應(yīng)及時將申請資料轉(zhuǎn)交至市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門。2.評估內(nèi)容市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門對客戶提供的資料進(jìn)行審核，評估客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等。可以通過實地考察、與客戶的合作歷史、第三方信用評級機(jī)構(gòu)等渠道獲取更多關(guān)于客戶信用的信息。3.信用等級評定根據(jù)評估結(jié)果，將客戶信用等級分為A、B、C、D四級。A級：信用狀況良好，經(jīng)營實力較強(qiáng)，財務(wù)狀況穩(wěn)定，無不良信用記錄，掛賬額度可適當(dāng)放寬。B級：信用狀況較好，經(jīng)營實力一般，財務(wù)狀況基本穩(wěn)定，有一定的信用記錄，掛賬額度適中。C級：信用狀況一般，經(jīng)營實力較弱，財務(wù)狀況存在一定風(fēng)險，有少量不良信用記錄，掛賬額度需嚴(yán)格控制。D級：信用狀況較差，經(jīng)營實力薄弱，財務(wù)狀況較差，有較多不良信用記錄，原則上不給予掛賬。（二）信用管理1.定期回訪市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對掛賬客戶進(jìn)行回訪，了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況以及對酒店服務(wù)的滿意度等情況。回訪頻率至少每季度一次，對于信用等級較低的客戶回訪頻率應(yīng)適當(dāng)增加。2.信用額度調(diào)整根據(jù)客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、消費(fèi)情況以及信用記錄等因素，定期對客戶的信用額度進(jìn)行評估和調(diào)整。如客戶信用狀況發(fā)生重大變化，應(yīng)及時調(diào)整其信用額度，并通知前臺和財務(wù)部門。3.逾期賬款管理前臺應(yīng)每日對掛賬客戶的賬款進(jìn)行核對，及時發(fā)現(xiàn)逾期賬款。對于逾期賬款，財務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)出催款通知，提醒客戶還款。如客戶逾期未還款，應(yīng)根據(jù)信用等級采取相應(yīng)的催收措施，如暫停掛賬、加收滯納金、法律訴訟等。三、掛賬業(yè)務(wù)的操作流程（一）接待與登記1.前臺接待人員在接待掛賬客戶時，應(yīng)禮貌熱情，主動詢問客戶是否有掛賬需求。2.如客戶有掛賬需求，前臺接待人員應(yīng)請客戶填寫《酒店掛賬申請表》，并仔細(xì)核對客戶填寫的信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.前臺接待人員應(yīng)將客戶填寫的《酒店掛賬申請表》及相關(guān)資料及時轉(zhuǎn)交至市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核。（二）審核與審批1.市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門收到前臺轉(zhuǎn)交的《酒店掛賬申請表》及相關(guān)資料后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括客戶的信用狀況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等，確?？蛻艟邆鋻熨~資格。3.如審核通過，市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在《酒店掛賬申請表》上簽署審核意見，并提交至酒店管理層進(jìn)行審批。4.酒店管理層應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對掛賬申請進(jìn)行審批，審批通過后通知前臺接待人員為客戶開通掛賬權(quán)限。（三）消費(fèi)掛賬1.前臺接待人員在為客戶辦理入住手續(xù)時，應(yīng)根據(jù)客戶的掛賬權(quán)限，為客戶分配相應(yīng)的房間，并告知客戶掛賬消費(fèi)的相關(guān)規(guī)定。2.客戶在酒店內(nèi)消費(fèi)時，前臺接待人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄客戶的消費(fèi)項目、消費(fèi)金額、消費(fèi)時間等信息，并及時錄入酒店財務(wù)管理系統(tǒng)。3.對于客戶的掛賬消費(fèi)，酒店各營業(yè)點應(yīng)在消費(fèi)發(fā)生時及時將消費(fèi)憑證轉(zhuǎn)交至前臺，前臺接待人員應(yīng)認(rèn)真核對消費(fèi)憑證與系統(tǒng)記錄是否一致。（四）結(jié)賬與結(jié)算1.客戶退房時，前臺接待人員應(yīng)根據(jù)客戶的消費(fèi)記錄，打印《酒店消費(fèi)賬單》，請客戶確認(rèn)并簽字。2.如客戶選擇掛賬結(jié)算，前臺接待人員應(yīng)在《酒店消費(fèi)賬單》上注明掛賬信息，并請客戶留下有效的聯(lián)系方式。3.前臺接待人員應(yīng)及時將客戶的掛賬消費(fèi)信息傳遞至財務(wù)部門，財務(wù)部門應(yīng)定期與客戶進(jìn)行對賬，確保賬款準(zhǔn)確無誤。4.客戶應(yīng)按照與酒店約定的結(jié)算周期及時支付掛賬款項，如遇特殊情況需要延期支付，應(yīng)提前向酒店提出申請，并經(jīng)酒店同意。四、掛賬業(yè)務(wù)的財務(wù)管理（一）賬務(wù)處理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)前臺傳遞的客戶掛賬消費(fèi)信息，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤。2.對于客戶的掛賬消費(fèi)，財務(wù)部門應(yīng)按照會計核算原則進(jìn)行分類核算，定期編制掛賬客戶的財務(wù)報表。3.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對掛賬業(yè)務(wù)的財務(wù)管理，嚴(yán)格控制掛賬額度和掛賬期限，確保酒店資金安全。（二）對賬管理1.財務(wù)部門應(yīng)定期與前臺核對客戶的掛賬消費(fèi)信息，確保賬務(wù)記錄一致。2.每月末，財務(wù)部門應(yīng)與掛賬客戶進(jìn)行對賬，發(fā)送《酒店掛賬對賬單》，請客戶核對并確認(rèn)賬款金額。3.如客戶對賬單有異議，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，財務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核實情況，并及時調(diào)整賬務(wù)記錄。（三）壞賬處理1.對于逾期未收回的掛賬款項，財務(wù)部門應(yīng)按照酒店的壞賬處理政策進(jìn)行處理。2.壞賬處理政策應(yīng)明確壞賬的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)、壞賬準(zhǔn)備的計提方法、壞賬核銷的審批流程等。3.如客戶確實無法支付掛賬款項，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定計提壞賬準(zhǔn)備，并在履行相關(guān)審批手續(xù)后進(jìn)行壞賬核銷。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.酒店內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對前臺掛賬業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查掛賬業(yè)務(wù)的操作流程是否合規(guī)、賬務(wù)處理是否準(zhǔn)確、信用評估與管理是否有效等。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果提出改進(jìn)建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）財務(wù)檢查1.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對前臺掛賬業(yè)務(wù)的日常財務(wù)檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.財務(wù)檢查內(nèi)容包括掛賬客戶的信用額度是否符合規(guī)定、掛賬消費(fèi)信息是否準(zhǔn)確、賬款結(jié)算是否及時等。（三）客戶反饋1.酒店應(yīng)建立客戶反饋機(jī)制，及時收集客戶對掛賬業(yè)務(wù)的意見和建議。2.對于客戶反饋的問題，酒店應(yīng)認(rèn)真對待，及時進(jìn)行處理和回復(fù)，不斷改進(jìn)掛賬業(yè)務(wù)的管理水平。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.前臺接待人員未按照規(guī)定流程辦理掛賬業(yè)務(wù)，如未對客戶進(jìn)行信用評估、未及時審核客戶掛賬申請等。2.市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門在審核客戶掛賬申請時，違反規(guī)定給予不符合條件的客戶掛賬權(quán)限。3.酒店各營業(yè)點未及時將客戶的消費(fèi)憑證轉(zhuǎn)交至前臺，導(dǎo)致賬務(wù)記錄不準(zhǔn)確。4.財務(wù)部門未按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理、對賬管理或壞賬處理，導(dǎo)致酒店資金損失或財務(wù)風(fēng)險。5.掛賬客戶違反與酒店約定的結(jié)算周期或信用額度，未按時支付掛賬款項。（二）違規(guī)處理措施1.對于前臺接待人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.對于市場營銷部或相關(guān)業(yè)務(wù)部門的違規(guī)行為，責(zé)令其限期整改，并對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款等處理。3.對于酒店各營業(yè)點的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款等處理，并要求其及時糾正錯誤。4.對于財務(wù)部門的違規(guī)行為，責(zé)令其限期整改，并對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款等處理。如因違規(guī)行為導(dǎo)致酒店資金損失，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的賠償責(zé)任。5.對于掛賬客戶的違規(guī)行為，暫停其掛賬權(quán)限，要求其限期支付掛賬款項，并