公司酒管理制度

公司酒管理制度?總則目的為加強公司酒的管理，規(guī)范酒的采購、儲存、使用、銷售等行為，確保酒的使用安全、合理、高效，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及酒的采購、使用、管理等相關(guān)活動，包括但不限于商務(wù)宴請、招待客戶、員工福利等場景下酒的使用。基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)酒類生產(chǎn)、銷售、管理的法律法規(guī)。2.預(yù)算控制原則：酒的采購、使用等活動應(yīng)納入公司預(yù)算管理，確保費用合理、可控。3.審批規(guī)范原則：所有酒的相關(guān)活動必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保合規(guī)性和必要性。4.責任明確原則：明確各部門和人員在酒管理過程中的職責，做到責任到人。采購管理采購計劃1.需求預(yù)測：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況，提前預(yù)測酒的需求數(shù)量和種類，于每月[具體日期]前將下月酒的采購需求清單提交至行政部門。2.審核與匯總：行政部門對各部門提交的采購需求清單進行審核，結(jié)合庫存情況，匯總編制月度酒采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.計劃調(diào)整：因業(yè)務(wù)變化等原因需臨時調(diào)整采購計劃的，相關(guān)部門應(yīng)提前[X]個工作日向行政部門提出申請，經(jīng)審批后執(zhí)行。供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商資質(zhì)：選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的酒類供應(yīng)商。優(yōu)先考慮與長期合作且能提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商。2.考察與評估：行政部門會同財務(wù)、審計等相關(guān)部門定期對供應(yīng)商進行考察與評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商名錄，并實行動態(tài)管理。3.新供應(yīng)商引入：如需引入新供應(yīng)商，由使用部門提出申請，行政部門進行初步篩選后，組織相關(guān)部門進行實地考察和評審，評審?fù)ㄟ^后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)批準的采購計劃，填寫酒采購申請表，詳細注明酒的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交至行政部門。2.審批：行政部門對采購申請表進行審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門負責實施采購。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款。4.驗收：酒到貨后，行政部門會同使用部門、質(zhì)量檢驗人員等進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。庫存管理倉庫設(shè)置1.倉庫選址：選擇安全、干燥、通風良好的倉庫作為酒的儲存地點。倉庫應(yīng)遠離火源、水源、電源等危險區(qū)域。2.倉庫布局：倉庫應(yīng)合理劃分存儲區(qū)域，設(shè)置貨架或貨柜，按照酒的種類、規(guī)格、批次等進行分類存放，并設(shè)置明顯的標識牌。3.安全設(shè)施：倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、通風設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保酒的儲存安全。入庫管理1.入庫登記：酒到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，詳細記錄酒的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。2.驗收簽字：倉庫管理人員應(yīng)在入庫單上簽字確認，并注明驗收情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系處理。庫存盤點1.定期盤點：倉庫管理人員應(yīng)定期對酒的庫存進行盤點，每月至少進行一次全面盤點，每季度進行一次抽盤。盤點結(jié)果應(yīng)填寫盤點表，詳細記錄酒的實際庫存數(shù)量、規(guī)格、批次等信息。2.差異處理：盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)將盤點表與庫存臺賬進行核對，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因，并填寫差異報告。差異報告應(yīng)包括差異金額、差異原因、處理建議等內(nèi)容。經(jīng)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。庫存安全1.安全防護：倉庫管理人員應(yīng)加強對倉庫的安全管理，確保倉庫門窗關(guān)閉、門鎖完好，防止酒被盜、被搶等情況發(fā)生。2.溫濕度控制：根據(jù)酒的儲存要求，合理控制倉庫的溫濕度，確保酒的質(zhì)量不受影響。3.消防管理：倉庫應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。倉庫管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握火災(zāi)應(yīng)急處理技能。使用管理使用審批1.申請流程：因業(yè)務(wù)需要使用酒的部門或個人，應(yīng)提前填寫酒使用申請表，詳細注明酒的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時間、使用地點等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交至行政部門。2.審批權(quán)限：酒使用申請表根據(jù)使用金額大小，按照以下審批權(quán)限進行審批：使用金額在[X]元以下的，由行政部門負責人審批；使用金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；使用金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。3.特殊情況處理：如遇緊急情況需要臨時使用酒的，可先口頭向行政部門申請，經(jīng)同意后先行使用，但事后應(yīng)及時補辦書面申請和審批手續(xù)。使用標準1.商務(wù)宴請：根據(jù)宴請對象、規(guī)格等因素，合理安排酒的檔次和種類。一般商務(wù)宴請可選擇中低檔酒，重要商務(wù)宴請可選擇中高檔酒。具體標準如下：宴請一般客戶或合作伙伴，可選擇價格在[X]元/瓶左右的酒；宴請重要客戶或合作伙伴，可選擇價格在[X]元/瓶以上的酒。2.招待客戶：根據(jù)客戶來訪情況，合理安排酒的供應(yīng)。一般情況下，可提供茶水或飲料，如需提供酒，應(yīng)選擇適量的中低檔酒。具體標準如下：日常來訪客戶，可提供價格在[X]元/瓶左右的酒；重要來訪客戶，可提供價格在[X]元/瓶以上的酒。3.員工福利：公司根據(jù)實際情況，定期為員工發(fā)放酒作為福利。福利酒的選擇應(yīng)考慮員工的喜好和需求，一般選擇中低檔酒。具體標準如下：每位員工每年的酒福利金額不超過[X]元；福利酒的價格一般在[X]元/瓶左右。使用記錄1.記錄要求：使用部門或個人應(yīng)在酒使用后及時填寫酒使用登記表，詳細記錄酒的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、使用地點、使用人等信息。酒使用登記表應(yīng)一式兩份，一份交行政部門留存，一份交財務(wù)部門記賬。2.統(tǒng)計分析：行政部門應(yīng)定期對酒的使用情況進行統(tǒng)計分析，包括使用數(shù)量、使用金額、使用對象、使用時間等方面。通過統(tǒng)計分析，掌握酒的使用規(guī)律和趨勢，為采購計劃的制定和使用管理的優(yōu)化提供依據(jù)。銷售管理銷售原則1.合法合規(guī)：公司酒的銷售活動應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，不得進行非法銷售或不正當競爭行為。2.價格合理：酒的銷售價格應(yīng)根據(jù)成本、市場行情等因素合理確定，確保價格公平、公正、合理。3.客戶優(yōu)先：以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，滿足客戶的合理要求，維護客戶關(guān)系。銷售渠道1.內(nèi)部銷售：公司內(nèi)部各部門如有酒的需求，可按照本制度規(guī)定的采購和使用流程進行采購和使用。如需從公司購買酒用于其他用途，應(yīng)按照市場價格進行購買，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部銷售：公司如有剩余酒或因其他原因需要對外銷售的，應(yīng)按照以下程序進行：行政部門會同財務(wù)、審計等相關(guān)部門對擬銷售的酒進行評估，確定銷售價格和銷售方式。發(fā)布銷售信息，通過公司網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)平臺等渠道發(fā)布酒的銷售信息，吸引潛在客戶。洽談與簽約，與有意向的客戶進行洽談，達成銷售意向后簽訂銷售合同。合同應(yīng)明確銷售數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等條款。發(fā)貨與收款，按照銷售合同的約定，及時發(fā)貨，并辦理收款手續(xù)。財務(wù)部門負責對銷售款項進行核算和管理。銷售記錄1.記錄內(nèi)容：行政部門應(yīng)建立酒銷售臺賬，詳細記錄酒的銷售日期、客戶名稱、銷售數(shù)量、銷售價格、銷售金額、收款情況等信息。銷售臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保記錄準確、完整。2.統(tǒng)計分析：行政部門應(yīng)定期對酒的銷售情況進行統(tǒng)計分析，包括銷售數(shù)量、銷售金額、銷售利潤、客戶分布等方面。通過統(tǒng)計分析，掌握酒的銷售動態(tài)和市場需求，為銷售策略的調(diào)整和產(chǎn)品優(yōu)化提供依據(jù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對酒的采購、儲存、使用、銷售等環(huán)節(jié)進行審計，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)監(jiān)督：財務(wù)部門負責對酒的采購、使用、銷售等活動的費用進行核算和監(jiān)督，確保費用支出合理、合規(guī)。對不符合規(guī)定的費用支出，有權(quán)拒絕報銷。3.日常檢查：行政部門負責對酒的倉庫管理、使用情況等進行日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。對違反本制度的行為，應(yīng)及時制止并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。考核辦法1.考核指標：建立酒管理考核指標體系，包括采購成本控制、庫存管理水平、使用合規(guī)性、銷售業(yè)績等方面。具體考核指標如下：采購成本節(jié)約率=（預(yù)算采購成本實際采購成本）/預(yù)算采購成本×100%庫存周轉(zhuǎn)率=銷售成本/平均庫存余額使用合規(guī)率=合規(guī)使用次數(shù)/總使用次數(shù)×100%銷售增長率=（本期銷售額上期銷售額）/上期銷售額×100%2.考核周期：考核周期為每季度一次，每季度末對各部門和相關(guān)人員的酒管理工作進行考核評價。3.考核結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤。對酒管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對酒管理工作存在問題的部門和個人，進行批評教育，