企業(yè)鑰匙管理制度

企業(yè)鑰匙管理制度?總則1.目的為加強(qiáng)公司鑰匙的管理，確保公司財(cái)產(chǎn)安全，規(guī)范鑰匙的領(lǐng)取、使用、保管及歸還流程，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公區(qū)域、倉庫、機(jī)房、車輛等涉及公司資產(chǎn)的鑰匙管理。3.定義本制度所指鑰匙包括但不限于辦公室門鑰匙、抽屜鑰匙、文件柜鑰匙、倉庫大門及庫位鑰匙、機(jī)房設(shè)備鑰匙、車輛鑰匙等。鑰匙的分類與標(biāo)識1.鑰匙分類辦公區(qū)域鑰匙：包括各部門辦公室、會議室、公共區(qū)域（如走廊、衛(wèi)生間等）的門鑰匙。設(shè)備設(shè)施鑰匙：如機(jī)房服務(wù)器、配電柜、消防設(shè)備等相關(guān)設(shè)備的操作鑰匙。倉庫鑰匙：涵蓋原材料倉庫、成品倉庫、備品備件倉庫等所有倉庫的大門及各庫位鑰匙。車輛鑰匙：公司所有車輛的啟動及相關(guān)功能操作鑰匙。2.鑰匙標(biāo)識所有鑰匙應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容包括鑰匙對應(yīng)的具體地點(diǎn)、房間號、設(shè)備名稱等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、不易磨損，可采用粘貼標(biāo)簽或刻印等方式進(jìn)行。例如，辦公室門鑰匙可標(biāo)識為"XX部門XX室"；倉庫庫位鑰匙標(biāo)識為"倉庫XX區(qū)XX號位"。鑰匙的領(lǐng)取與發(fā)放1.首次領(lǐng)取新員工入職時，由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)放其工作所需辦公區(qū)域的鑰匙。領(lǐng)取時需填寫《鑰匙領(lǐng)取登記表》，注明領(lǐng)取鑰匙的種類、數(shù)量及對應(yīng)的使用區(qū)域，并簽字確認(rèn)。對于涉及特殊設(shè)備或區(qū)域的鑰匙，如機(jī)房鑰匙、倉庫重要庫位鑰匙等，除填寫登記表外，還需由所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，明確領(lǐng)取人的使用權(quán)限和責(zé)任。2.部門內(nèi)部調(diào)整員工在部門內(nèi)部崗位調(diào)整時，若涉及鑰匙使用變更，需向原鑰匙保管人交接鑰匙，并到行政部門辦理鑰匙使用信息變更手續(xù)，重新填寫《鑰匙領(lǐng)取登記表》。3.新辦公區(qū)域啟用當(dāng)公司啟用新的辦公區(qū)域時，行政部門應(yīng)提前做好鑰匙的準(zhǔn)備工作。在啟用前，對鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一編號和標(biāo)識，并按照規(guī)定流程發(fā)放給相關(guān)使用人員。4.臨時借用因工作需要臨時借用鑰匙的，需填寫《鑰匙臨時借用申請表》，注明借用原因、借用時間、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。借用申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到鑰匙保管人處借用鑰匙。對于重要設(shè)備或敏感區(qū)域的鑰匙，原則上不允許臨時借用。如確有特殊情況需要借用，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。鑰匙的使用與保管1.使用規(guī)定鑰匙使用人應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。因工作需要他人使用時，必須在現(xiàn)場監(jiān)督，并確保鑰匙使用完畢后及時歸還。嚴(yán)禁使用鑰匙進(jìn)行非工作目的的開鎖行為，如私自開啟他人辦公室門、倉庫庫位等。在使用鑰匙開啟設(shè)備或進(jìn)入相關(guān)區(qū)域時，應(yīng)確保操作規(guī)范，避免因誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞或安全事故。2.保管責(zé)任員工個人負(fù)責(zé)保管其所領(lǐng)取的工作區(qū)域鑰匙，確保鑰匙的安全。如因保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失或損壞，應(yīng)及時向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對于多人共同使用的鑰匙，如倉庫大門鑰匙、公共區(qū)域備用鑰匙等，應(yīng)由指定的專人負(fù)責(zé)保管。保管人應(yīng)建立鑰匙保管記錄，記錄鑰匙的領(lǐng)取、歸還情況及使用狀態(tài)。部門負(fù)責(zé)人對本部門員工所使用的鑰匙保管情況負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問題及時督促員工整改。3.特殊情況處理若鑰匙在使用過程中出現(xiàn)損壞，使用人應(yīng)及時報(bào)告行政部門。行政部門根據(jù)鑰匙的損壞情況進(jìn)行維修或更換，并做好相關(guān)記錄。如鑰匙丟失，使用人應(yīng)立即向行政部門和所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。行政部門對丟失鑰匙的情況進(jìn)行登記備案，并根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的防范措施，如更換門鎖、調(diào)整庫位鑰匙等。同時，丟失鑰匙的責(zé)任人需承擔(dān)因鑰匙丟失可能產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用。鑰匙的歸還與交接1.離職交接員工離職時，應(yīng)將其所領(lǐng)取的所有公司鑰匙交還給行政部門。行政部門在收到鑰匙后，應(yīng)與《鑰匙領(lǐng)取登記表》進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理鑰匙歸還手續(xù)，并在登記表上注明歸還日期。如離職員工有尚未歸還的借用鑰匙或臨時借用鑰匙未到期的，行政部門應(yīng)督促其盡快歸還或辦理延期手續(xù)。對于涉及重要設(shè)備或敏感區(qū)域的鑰匙，離職交接時需由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交，確保鑰匙交接清楚，無遺漏。2.崗位調(diào)動交接員工崗位調(diào)動時，應(yīng)將原崗位使用的鑰匙歸還給原保管人，并到行政部門辦理鑰匙使用信息變更手續(xù)。原保管人在收到歸還的鑰匙后，應(yīng)進(jìn)行核對確認(rèn)，并在相關(guān)記錄上簽字。3.工作交接在員工工作交接過程中，涉及鑰匙交接的，交接雙方應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行鑰匙清點(diǎn)和核對，并在《鑰匙交接清單》上簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)注明交接鑰匙的種類、數(shù)量、狀態(tài)等詳細(xì)信息。鑰匙的盤點(diǎn)與檢查1.定期盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對公司鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每季度一次。盤點(diǎn)內(nèi)容包括鑰匙的數(shù)量、種類、標(biāo)識情況、保管狀態(tài)等。在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)核對《鑰匙領(lǐng)取登記表》、《鑰匙保管記錄》等相關(guān)資料，確保賬實(shí)相符。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，如鑰匙丟失、標(biāo)識不清、保管不善等，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.不定期檢查公司安全管理部門或行政部門有權(quán)對各部門鑰匙的使用和保管情況進(jìn)行不定期檢查。檢查內(nèi)容包括鑰匙的使用是否規(guī)范、保管是否安全、標(biāo)識是否清晰等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定的情況，檢查人員應(yīng)當(dāng)場指出，并要求相關(guān)責(zé)任人立即整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤記錄，確保問題得到徹底解決。鑰匙的報(bào)廢與銷毀1.報(bào)廢條件鑰匙出現(xiàn)以下情況之一的，可申請報(bào)廢：因損壞無法修復(fù)且已影響正常使用的。因辦公區(qū)域調(diào)整、設(shè)備更新等原因不再使用的。2.報(bào)廢申請鑰匙使用部門或保管人發(fā)現(xiàn)鑰匙符合報(bào)廢條件時，應(yīng)填寫《鑰匙報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因，并附上相關(guān)證明材料（如鑰匙損壞照片等）。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)行政部門審批。3.報(bào)廢審批行政部門收到《鑰匙報(bào)廢申請表》后，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)和審批。對于涉及重要設(shè)備或敏感區(qū)域的鑰匙報(bào)廢，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.報(bào)廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的鑰匙，由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可采用粉碎、熔化等確保鑰匙信息無法恢復(fù)的方法。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、鑰匙種類及數(shù)量等。罰則1.對于違反本制度規(guī)定，擅自轉(zhuǎn)借鑰匙、私自開啟非工作區(qū)域門鎖、因保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失或損壞等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的警告、罰款等處罰。2.因鑰匙管理不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或安全事故的，相關(guān)責(zé)任