技術(shù)檔案管理制度

技術(shù)檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、科研、技術(shù)交流等各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)活動相關(guān)的檔案管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、技術(shù)改造、設(shè)備管理、質(zhì)量控制等方面形成的各類技術(shù)文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實性和完整性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實反映公司技術(shù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠，各項技術(shù)文件、資料應(yīng)齊全完整。3.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.方便利用原則技術(shù)檔案的管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，以滿足公司生產(chǎn)、科研、技術(shù)交流等工作的需要。二、技術(shù)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善技術(shù)檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，確保技術(shù)檔案的安全與完整。3.建立健全技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)技術(shù)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.組織開展技術(shù)檔案的開發(fā)利用工作，為公司的生產(chǎn)、科研、技術(shù)交流等提供檔案信息支持。5.對公司各部門的技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在技術(shù)活動中形成的各類文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.明確本部門技術(shù)檔案管理的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門技術(shù)檔案管理工作的日常事務(wù)，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格遵守公司技術(shù)檔案管理制度，確保本部門形成的技術(shù)檔案真實、完整、準(zhǔn)確，并妥善保管好本部門在工作中使用的技術(shù)檔案。4.在項目結(jié)束或工作完成后，及時對本部門形成的技術(shù)檔案進(jìn)行清理和歸檔，確保檔案的時效性和完整性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，熟悉技術(shù)檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等，確保檔案存放有序，便于查閱。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，及時催還到期借閱檔案，確保檔案的安全。4.定期對技術(shù)檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.積極參與技術(shù)檔案的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案信息服務(wù)，協(xié)助各部門查閱和利用檔案資料。三、技術(shù)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的各類文件，包括項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計任務(wù)書、技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、試驗報告、測試數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。2.工藝設(shè)計文件，如工藝流程、工藝規(guī)程、工藝卡片、工裝設(shè)計圖紙等。3.技術(shù)改造項目形成的文件，包括項目申報文件、改造方案、施工圖紙、驗收報告等。4.設(shè)備管理檔案，如設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修記錄、設(shè)備報廢申請及審批文件等。5.質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗規(guī)范、檢驗報告、質(zhì)量事故分析報告等。6.技術(shù)交流活動中形成的文件，如技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)交流會議紀(jì)要、技術(shù)資料交換文件等。7.其他與技術(shù)活動相關(guān)的文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案收集工作的及時性和完整性。2.技術(shù)文件、資料等應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行有效的管理，確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲安全，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。4.在項目結(jié)束或工作完成后，形成部門應(yīng)及時將整理好的技術(shù)檔案移交檔案管理部門，不得拖延或自行留存。（三）整理方法1.分類技術(shù)檔案按照其形成的領(lǐng)域和性質(zhì)進(jìn)行分類，一般可分為產(chǎn)品研發(fā)類、工藝技術(shù)類、設(shè)備管理類、質(zhì)量控制類等類別。每個類別下可再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號為便于技術(shù)檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映檔案的類別、年份、順序等信息。編號規(guī)則由檔案管理部門統(tǒng)一制定。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對紙張破損、字跡模糊的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.編目編制技術(shù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或抄寫清晰，一式多份，分別存放于檔案庫房、查閱場所等。四、技術(shù)檔案的歸檔（一）歸檔時間1.產(chǎn)品研發(fā)項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個月內(nèi)完成歸檔。2.工藝設(shè)計文件、技術(shù)改造項目檔案等應(yīng)在文件形成后或項目驗收合格后[X]周內(nèi)歸檔。3.設(shè)備管理檔案應(yīng)隨設(shè)備運(yùn)行過程及時歸檔，設(shè)備報廢后[X]個月內(nèi)完成相關(guān)檔案的整理和歸檔。4.質(zhì)量控制文件應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，一般為每月或每季度歸檔一次。（二）歸檔程序1.形成部門將整理好的技術(shù)檔案按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、編目，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的技術(shù)檔案進(jìn)行檢查驗收，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。對不符合要求的檔案，退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)檢查驗收合格的技術(shù)檔案，由檔案管理部門辦理接收手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。五、技術(shù)檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.技術(shù)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，做到排列有序，便于查找。2.定期對技術(shù)檔案進(jìn)行清查核對，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案密級管理1.根據(jù)技術(shù)檔案的內(nèi)容和重要性，確定檔案的密級，分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級。2.絕密級檔案應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，只有經(jīng)過公司最高管理層批準(zhǔn)的人員才能查閱，并采取嚴(yán)格的保密措施。3.機(jī)密級檔案應(yīng)限定查閱人員范圍，查閱時應(yīng)進(jìn)行登記，查閱完畢后及時歸還。4.秘密級檔案應(yīng)在規(guī)定的場所查閱，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案庫房。5.對涉及密級的技術(shù)檔案，應(yīng)在檔案封面、目錄和備考表上標(biāo)明密級字樣，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。六、技術(shù)檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因公司生產(chǎn)、科研、技術(shù)交流等工作需要，相關(guān)部門和人員可借閱技術(shù)檔案。2.外單位因合作、交流等事宜需要查閱公司技術(shù)檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時間、用途等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，對借閱檔案的密級、保管期限等進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案。3.借閱人應(yīng)對借閱的技術(shù)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、污損、丟失檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司各部門提供技術(shù)檔案的查閱、借閱等服務(wù)，及時滿足公司生產(chǎn)、科研、技術(shù)交流等工作的需要。2.根據(jù)公司實際情況，檔案管理部門可定期或不定期地開展檔案信息編研工作，如編制技術(shù)檔案專題匯編、產(chǎn)品技術(shù)資料手冊等，為公司提供有價值的檔案信息產(chǎn)品。3.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立技術(shù)檔案信息查詢系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案資料，提高檔案信息的共享程度和利用效率。七、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對技術(shù)檔案的保管期限、密級等進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（二）鑒定內(nèi)容1.保管期限鑒定根據(jù)技術(shù)檔案的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.密級鑒定對技術(shù)檔案的密級進(jìn)行重新審查，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密要求的變化，確定檔案的密級是否需要調(diào)整。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的技術(shù)檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并提交鑒定小組。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，填寫《技術(shù)檔案鑒定意見書》。3.經(jīng)鑒定小組審核通過的鑒定意見書，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，填寫《技術(shù)檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.檔案管理部門會同相