董事辦管理制度

董事辦管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司董事會辦公室（以下簡稱"董事辦"）的運(yùn)作，確保董事會各項(xiàng)工作的順利開展，提高公司治理水平，保障公司和股東的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于董事辦全體工作人員以及與董事辦工作相關(guān)的公司內(nèi)部各部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、公司章程以及相關(guān)監(jiān)管要求，確保董事辦各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效運(yùn)作原則優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時、準(zhǔn)確地處理董事會各項(xiàng)事務(wù)，為董事會決策提供有力支持。3.保密原則嚴(yán)格保守公司商業(yè)秘密、董事會會議機(jī)密以及其他不宜公開的信息，防止信息泄露。4.服務(wù)至上原則以服務(wù)董事會成員、公司管理層和股東為宗旨，積極主動地履行職責(zé)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)董事辦設(shè)主任一名，副主任若干名，根據(jù)工作需要下設(shè)秘書組、信息組、檔案管理組等工作小組。（二）職責(zé)分工1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)董事辦的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)董事辦與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。組織籌備董事會會議、股東大會等重要會議，負(fù)責(zé)會議的策劃、組織、記錄和決議跟蹤落實(shí)。協(xié)助董事會成員了解公司運(yùn)營情況，為董事會決策提供支持和建議。負(fù)責(zé)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)、投資者、中介機(jī)構(gòu)等外部相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)。完成董事會交辦的其他工作任務(wù)。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開展工作，在主任缺席時履行主任職責(zé)。負(fù)責(zé)分管工作小組的日常管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃完成。參與董事會會議、股東大會等重要會議的籌備和組織工作。協(xié)助主任處理與外部相關(guān)方的溝通協(xié)調(diào)事宜。完成主任交辦的其他工作任務(wù)。3.秘書組職責(zé)負(fù)責(zé)董事會會議、股東大會等重要會議的通知、議程安排、文件準(zhǔn)備等工作。做好會議記錄，整理會議紀(jì)要，并跟蹤決議的執(zhí)行情況。協(xié)助董事會成員起草、審核、簽署相關(guān)文件。負(fù)責(zé)董事辦文件的收發(fā)、傳閱、歸檔等工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他秘書工作任務(wù)。4.信息組職責(zé)收集、整理、分析與公司相關(guān)的行業(yè)信息、市場動態(tài)、政策法規(guī)等資料，為董事會決策提供參考依據(jù)。負(fù)責(zé)公司信息披露工作，按照相關(guān)規(guī)定及時、準(zhǔn)確地發(fā)布公司公告和定期報(bào)告。管理公司網(wǎng)站、微信公眾號等信息發(fā)布平臺，維護(hù)公司形象和聲譽(yù)。協(xié)助處理投資者關(guān)系管理工作，及時回復(fù)投資者咨詢和投訴。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他信息工作任務(wù)。5.檔案管理組職責(zé)負(fù)責(zé)董事辦檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立健全檔案管理制度。確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，按照規(guī)定的期限和程序進(jìn)行檔案的查閱、借閱和銷毀。協(xié)助做好公司其他部門檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、會議管理（一）董事會會議1.會議召集董事會會議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集和主持。董事辦應(yīng)在會議召開前[X]個工作日向各位董事發(fā)出會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、議程、議題、參會人員要求等內(nèi)容。2.會議籌備秘書組負(fù)責(zé)會議籌備工作，包括準(zhǔn)備會議文件、資料，安排會議場地、設(shè)備，通知參會人員等。會議文件應(yīng)包括會議議程、議案材料、上一次董事會會議決議執(zhí)行情況報(bào)告等，確保董事提前了解會議內(nèi)容，做好充分準(zhǔn)備。3.會議記錄與紀(jì)要秘書組應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會議結(jié)束后，秘書組應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)主任審核后，提交董事長簽發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)明確會議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時間，并及時分發(fā)給各位董事和相關(guān)部門。4.決議執(zhí)行與跟蹤相關(guān)部門應(yīng)按照董事會決議要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并及時組織實(shí)施。董事辦負(fù)責(zé)對董事會決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期向董事會匯報(bào)決議執(zhí)行進(jìn)展情況。對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，并向董事會報(bào)告。（二）股東大會1.會議召集股東大會由董事會召集，董事長主持；董事會不能履行或者不履行召集股東大會會議職責(zé)的，監(jiān)事會應(yīng)當(dāng)及時召集和主持；監(jiān)事會不召集和主持的，連續(xù)九十日以上單獨(dú)或者合計(jì)持有公司百分之十以上股份的股東可以自行召集和主持。董事辦應(yīng)在會議召開前[X]個工作日向股東發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司章程的規(guī)定。2.會議籌備參照董事會會議籌備要求，做好股東大會的各項(xiàng)籌備工作，確保會議順利召開。股東大會文件應(yīng)包括會議議程、議案材料、公司年度報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等，充分保障股東的知情權(quán)。3.會議記錄與公告秘書組負(fù)責(zé)股東大會的會議記錄工作，記錄要求與董事會會議記錄相同。會議結(jié)束后，董事辦應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時編制股東大會決議公告，并在指定媒體上發(fā)布。（三）其他會議1.戰(zhàn)略委員會會議戰(zhàn)略委員會會議由主任召集和主持，委員應(yīng)按時出席會議。會議主要討論公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策等事項(xiàng)，秘書組負(fù)責(zé)做好會議記錄和紀(jì)要工作。2.審計(jì)委員會會議審計(jì)委員會會議由主任召集和主持，委員應(yīng)按時出席會議。會議主要審議公司財(cái)務(wù)報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)工作、內(nèi)部控制等事項(xiàng)，秘書組負(fù)責(zé)做好會議記錄和紀(jì)要工作。3.薪酬與考核委員會會議薪酬與考核委員會會議由主任召集和主持，委員應(yīng)按時出席會議。會議主要審議公司董事、高級管理人員的薪酬政策、績效考核方案等事項(xiàng)，秘書組負(fù)責(zé)做好會議記錄和紀(jì)要工作。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件起草與審核董事辦文件由相關(guān)工作小組負(fù)責(zé)起草，起草完成后應(yīng)提交主任審核。重要文件應(yīng)由主任審核后，提交董事長或其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.文件編號與印發(fā)董事辦文件應(yīng)進(jìn)行編號管理，編號規(guī)則由秘書組制定。文件經(jīng)審批后，由秘書組負(fù)責(zé)印發(fā)，印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定。3.文件傳閱與歸檔文件印發(fā)后，秘書組應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。文件傳閱完畢后，應(yīng)及時歸檔保存，確保文件的完整性和可查性。（二）檔案管理1.檔案分類與整理檔案管理組應(yīng)按照檔案類別，對董事辦檔案進(jìn)行分類整理，包括會議檔案、文件檔案、合同檔案、證照檔案等。檔案應(yīng)按照形成時間順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.檔案歸檔與保管各項(xiàng)檔案應(yīng)在形成后及時歸檔，歸檔時應(yīng)確保檔案資料齊全、完整、真實(shí)。檔案管理組應(yīng)建立檔案保管制度，明確檔案保管期限、保管地點(diǎn)和保管要求，確保檔案的安全和保密。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)主任批準(zhǔn)后，在檔案管理組指定地點(diǎn)查閱。因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)主任批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。4.檔案銷毀檔案保管期限屆滿后，檔案管理組應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀前應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)主任審核后，報(bào)董事長批準(zhǔn)。檔案銷毀時應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、信息披露管理（一）信息披露原則1.真實(shí)、準(zhǔn)確、完整原則公司應(yīng)確保信息披露的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得有虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。2.及時、公平原則公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時披露信息，確保所有投資者能夠同時、公平地獲取信息。3.依法合規(guī)原則公司應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)的要求，履行信息披露義務(wù)。（二）信息披露內(nèi)容1.定期報(bào)告公司應(yīng)按照規(guī)定定期編制并披露年度報(bào)告、中期報(bào)告等定期報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括公司基本情況、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果、股東權(quán)益變動等信息。2.臨時報(bào)告公司發(fā)生重大事件時，應(yīng)及時編制并披露臨時報(bào)告，重大事件包括但不限于公司重大投資、重大合同簽訂、重大訴訟仲裁、關(guān)聯(lián)交易、股權(quán)變動等。（三）信息披露流程1.信息收集與整理信息組負(fù)責(zé)收集公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的信息，對收集到的信息進(jìn)行整理、分析和篩選。2.信息審核與審批整理后的信息應(yīng)提交主任審核，主任審核通過后，報(bào)董事長審批。3.信息披露發(fā)布經(jīng)審批后的信息由信息組按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行披露發(fā)布，確保信息及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)給投資者和社會公眾。（四）信息保密措施1.建立信息保密制度，明確信息保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。3.加強(qiáng)對信息披露工作相關(guān)人員的管理，嚴(yán)格限制信息知悉范圍，防止信息泄露。六、印章管理（一）印章種類董事辦涉及的印章主要包括董事會公章、董事長印章等。（二）印章保管1.董事會公章由秘書組指定專人保管，保管人員應(yīng)確保印章的安全存放，不得隨意放置。2.董事長印章由董事長本人或其授權(quán)人員保管。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，填寫印章使用申請表，注明使用事項(xiàng)、使用范圍、使用時間等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。印章使用時應(yīng)在印章使用登記表上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括使用時間、使用事項(xiàng)、使用人等。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。（四）印章停用與銷毀1.印章因損壞、遺失或其他原因需要停用的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)，并將印章交回公司統(tǒng)一保管。2.印章停用后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括但不限于公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、客戶信息、銷售渠道、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.董事會會議機(jī)密，包括會議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、未公開的文件資料等。3.其他不宜公開的信息，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策等。（二）保密措施1.加強(qiáng)對董事辦工作人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對涉及保密信息的文件、資料、存儲設(shè)備等進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護(hù)。3.嚴(yán)格控制保密信息的知悉范圍，非因工作需要不得向無關(guān)人員透露保密信息。4.在對外交往中，應(yīng)注意保守公司保密信息，不得擅自向外部人員提供公司保密信息。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對董事辦保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。八、工作紀(jì)律與考核（一）工作紀(jì)律1.董事辦工作人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)、公司章程和公司各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺維護(hù)公司利益。2.嚴(yán)格遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。因特殊情況需要請假的，應(yīng)按照公司請假制度辦理請假手續(xù)。3.認(rèn)真履行工作職責(zé)，積極主動地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，不得推諉、扯皮。4.嚴(yán)格遵守保密制度，保守公司商業(yè)秘密和工作機(jī)密。5.嚴(yán)禁在工作時間內(nèi)從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、炒股、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站等。（二）考核制度1.建立董事辦工作人員考核制度，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.考核周期為年度考核，每年年初制定考核計(jì)劃，明確考核標(biāo)