檔案管理系統(tǒng)使用說明書（完整）

檔案管理系統(tǒng)說明書目錄TOC\o"1-2"\f\h\z\u1. 系統(tǒng)大綱介紹 2. 系統(tǒng)登錄 33. 系統(tǒng)維護 33.1. 字段對應設置 33.2. 數據結構管理 73.3. 數據字典管理 133.4. 組織機構管理 193.5. 部門管理 233.6. 角色管理 303.7. 報表管理 373.8. 原文存儲配置 403.9. 回收站管理 434. 文件管理 434.1 文件收集 434.2 已歸檔數據 695. 檔案管理 705.1 檔案整編 705.2 數據管理 736 開發(fā)利用 756.1 檔案借閱 756.2 檔案歸還 776.3 統(tǒng)計（先不寫） 786.4 權限審批 787 檢索 807.1模糊檢索 807.2全文檢索 818 關于系統(tǒng) 828.1 系統(tǒng)幫助 828.2 日志記錄 838.3 關于我們 849 修改密碼 85

系統(tǒng)概述檔案管理系統(tǒng)是一個開放式的檔案管理平臺，通過各種設置可以最大程度上適應各種用戶的檔案管理需求。在使用系統(tǒng)之前必須由系統(tǒng)管理員進行設置，然后才能正常使用，設置包括數據結構設置、數據字典設置、原文存儲、字段對應設置、定義用戶和角色等，這部分功能分布在系統(tǒng)維護模塊。系統(tǒng)還有四個業(yè)務模塊：文件管理、檔案整編、檔案管理、檔案利用共五大功能模塊。文件管理：前期文件的登記，以便及時登記收到的文件資料等。檔案整編：實現檔案的整理編目功能，打印各種檔案規(guī)范化表格。提供各種便利的操作功能，例如批量修改、導入導出excel數據等。檔案管理：已歸檔檔案的錄入，目錄打；檔案鑒定等。檔案利用：檔案借閱、歸還登記；檔案編研：建立編研庫，把檔案庫中相關信息根據字段對應關系導入的統(tǒng)一個專題庫中，實現檔案的初步編研工作提供利用；檔案統(tǒng)計：自定義統(tǒng)計項，根據統(tǒng)計項形成統(tǒng)計數據和統(tǒng)計圖。系統(tǒng)維護：數據結構設置（比如定義文書檔案、科技檔案等檔案類型收發(fā)文庫的結構，界面設置）、數據字典設置（比如定義密級、保管期限等代碼表的內容）、界面設計（定義所有庫的錄入界面）、服務器配置（配置原文存儲參數）、字段對應設置（定義各個庫之間數據轉移或復制時的字段對應）、定義用戶和角色、進行權限設置等。

系統(tǒng)登錄在瀏覽器打開登錄系統(tǒng)連接，初始賬號密碼為admin,如下圖：如果兩個組織機構下人員的用戶代碼相同，則有選擇機構的下拉框，選擇你所在的組織機構，填寫密碼后登錄。系統(tǒng)維護字段對應設置字段對應設置：為了將文件收集庫中已經錄入完成的數據，直接的歸入檔案庫中,就需要將文件庫表中的字段與檔案庫表中的字段對應，點擊歸檔就會將已做字段對應的數據歸入檔案庫中，直接使用。對應字段設置如下：點擊系統(tǒng)維護模塊中的“字段對應設置”出現下圖所示：（1）增加對應表功能第一步：選中左邊的“對應表”，點擊“增加對應關系”，出現下圖：第二步：選擇文件管理庫中的表，選中后點擊“”作為源表；檔案管理庫中的表為目的表，點擊“”，選好后建立“對應”會在下面列表中顯示所選的對應關系。點擊右側的“刪除”按鈕可以刪當前條的對應關系；也可以做好多條對應后最后點擊“保存”按鈕。（2）刪除對應表功能在右側頁面中勾選需要刪除的對應表，點擊刪除對應表，提示是否刪除，點擊“確定“按鈕即可刪除，如下圖（3）設置對應字段鼠標點擊對應表樹中某條對應表，出現下圖：選擇源表中的字段等于目的表中的字段點擊“右移”按鈕就完成一個字段對應，最后點擊“保存”即可，如下圖：數據結構管理該檔案系統(tǒng)是平臺化的系統(tǒng)，默認沒有任何類型，需要按照用戶的需要進行定義各種類型（例如文書檔案、科技檔案等）。當然為了節(jié)約用戶的時間系統(tǒng)安裝后已經初始化了基本的檔案類型，如果能夠滿足用戶的需求，用戶可以不在做此操作，如果不能滿足，就可以添加新的檔案類型。點擊系統(tǒng)維護模塊中的“數據結構管理”設置，如下：（1）新建檔案類型只需要選擇在文件庫模式或者檔案管理庫模式；選擇庫類型管理（默認的）點擊“增加庫”，如下圖：必須輸入需要新建的檔案類型名稱，點擊“保存”。（2）數據庫表管理1.新建表在左側的目錄樹中找到已經建好的檔案類型，點擊出現下圖：點擊“新建表”，如下：輸入需要新建的表名，點擊“保存”。選中新建好的表，出現下圖：在界面中可以看到基本信息、字段管理、定義錄入卡片、定義卡片事件。如果檔案類型只需要一級管理，比如只有文件級或只有案卷級，則建一個表就可以了，如果二級管理則要建多個表，系統(tǒng)默認第一個建的表是第一級的，隨后選擇一級表建的是二級表，選擇二級表建的是三級表，最多可以有三級，最后一級可以有一個或多個。新建二級表或者是三級表，只是在選擇對應的表即可（如新建二級表只需要在左邊的目錄樹選中以及表即可）?；拘畔ⅲ菏菍σ呀浗ê玫谋?，可以編輯、刪除、自動生成等操作。2.刪除表：選中需要刪除的表，點擊刪除表，根據提示完成表的刪除。3.編輯表：對于已經建好的表需要修改一些信息，需要先選中表（只能夠修改表的中文名稱），點擊編輯表出現下圖：4.自動生成設置，主要是針對一些有需要的情況下，可以根據一些字段的數據，自動的生成另一個字段的值，操作如下：選中需要設置自動生成的表，點擊“自動生成”按鈕，出現下圖：點擊“增加”按鈕，添加自動生成的名字，選擇生成的字段，在右側的函數列表中選擇相應的函數，通過按鈕添加到組成方式中，建好以后，點擊“保存”“確定”后，完成整個自動生成的設置。（3）字段管理在左邊目錄樹中選擇新建好的表，點擊右側的“字段管理”出現下圖：1．新增字段點擊“新增字段”，如下圖：輸入對應的字段中文名、英文名、選擇好需要的字段類型、是否需要在錄入卡片中顯示、錄入方式等。輸入完成后，點擊“添加”按鈕可繼續(xù)添加下一個字段；點擊“確定”按鈕則保存當前字段并退出編輯頁面；點擊“取消”按鈕，退出編輯當前字段。2.刪除字段選中，需要刪除的字段，點擊刪除按鈕，根據提示完成刪除。3.編輯字段選擇需要編輯的字段，點擊編輯字段，出現下圖：（3）定義卡片錄入：在數據管理錄入數據信息，用戶可以根據自己的意愿，定義字段的顯示位置和長度，同時如果在界面定制完成的時候，重新新添加的字段可以在界面中的未綁定字段中選擇添加。操作如下：第一步：點擊“定義卡片錄入”,出現如下界面：第二步：鼠標選中需要修改的字段，直接的進行拖動修改即可，修改完成后，點擊“保存”退出。（4）定義卡片事件：定義卡片事件是為了更方便數據的錄入，如下圖：1.增加事件 點擊頁面中“增加事件”按鈕，彈出如下頁面，如圖：第一步：選擇事件源字段及事件類型，例如源字段為“發(fā)文日期”，事件類型為“onclick單擊事件”。第二步：選擇目標響應字段，例如“發(fā)文單位”。第三步：設置表達式，響應字段和響應函數可以雙擊添加到表達式框中，表達式如：“發(fā)文單位.concat(‘1’)”。以上三步完成后點擊“添加”按鈕即完成了增加事件，關掉窗口會在事件列表中顯示。錄入頁面現象：單擊發(fā)文日期的時候發(fā)文單位在原來數據的基礎上尾端追加‘1’。2.編輯事件編輯事件是對當前表下某個事件進行修改，在事件列表中勾選某個事件列表后，點擊“編輯事件”，操作方法同增加事件。3.刪除事件在事件列表中勾選某個事件列表后，點擊“刪除事件”按鈕后點擊確定即可，如下圖。數據字典管理數據字典是為了給用戶在輸入數據時提供方便而設計的，比如我們要輸入的數據中有專業(yè)這么一個屬性，這個屬性是固定的幾個選項,有土建、水工、電氣、橋梁等，按照常規(guī)我們每次都要輸入這些內容，代碼表就可以改變這種現象，在輸入時可以利用選擇的方式，這樣可以方便快捷的完成工作。在定義數據字典表之前，首先要調研檔案管理需求，了解需要那些數據字典。（系統(tǒng)默認的四個代碼表包括部門信息、保管期限、密級、借閱目的是系統(tǒng)必須的，用戶只需修改其內容，不需要重新建立。）（1）新建數據字典步驟如下：點擊“系統(tǒng)維護”模塊中的“數據字典管理”出現下圖：第一步：選擇左側目錄樹的數據字典管理，在右側的字典管理中，點擊“增加字典”按鈕，如下圖：第二步：輸入字典名稱，點擊“添加”按鈕，會在新增字典列表中顯示出新添加的字段名稱，在操作列表中可以將不需要的字典名稱點擊“刪除”按鈕，進行刪除；如下圖：添加完成以后，點擊“保存”按鈕。如下圖：（2）刪除數據字典選中左側目錄樹，數據字典管理，在右側的基本信息管理頁面選中，需要刪除的字典名稱，點擊“刪除字典”。（3）編輯數據字典選中左側目錄樹，數據字典管理，在右側的基本信息管理頁面選中，需要編輯的字典名稱，點擊“編輯字典”。出現下圖：1數據字典項管理對已新建完成的字典項，可以在左側目錄樹中選擇數據字典名稱，在右邊列表中會顯示出已經建好的字典項，選擇后可以進行編輯、刪除、排序等操作。如下圖：（1）新建數據字典項第一步：在左側的目錄樹列表中選擇已建好的字典，出現下圖：第二步，在下級信息列表中，點擊“增加字典項”按鈕，出現如下界面：第三步，在數據字典項添加頁面中，輸入字典項代碼、名稱、所屬組織機構后，點擊“添加”按鈕，對應的就會在新建字典項列表中顯示出添加的字典項。如下圖。第四步：在新建字典項信息列表中，可以對已經第三步總添加的字典項進行刪除操作，如果確認無誤點擊“保存”按鈕，完成字典項的添加。（2）刪除數據字典項點擊左側目錄樹中選擇數據字典名稱，在右邊列表中會顯示出已經建好的字典項，選擇需要刪除的字典項，點擊刪除字典項，完成刪除。（3）編輯數據字典項點擊左側目錄樹中選擇數據字典名稱，在右邊列表中會顯示出已經建好的字典項，選擇需要編輯的字典項，點擊編輯字典項。出現下圖：組織機構管理組織機構管理，主要是針對多個下級單位組成的單位的情況下，將所有的單位進行分開管理的方式管理。對組織結構操作如下：第一步點擊系統(tǒng)維護模塊中“組織機構管理”選項，出現下圖：第二步點擊左側目錄樹的組織機構管理，出現下圖：第三步：在基本信息管理頁面中可以看到已有的組織機構，管理員可以對已有的組織機構進行編輯、刪除、排序等操作；同時還可以添加新的組織機構，操作如下：1.組織機構管理（1）增加組織機構點擊“增加組織機構”按鈕，出現如下界面：在輸入框中，輸入要組織結構代碼、組織機構名稱、備注等信息后，點擊“添加”或者“取消”按鈕，添加完成后，會在新增組織結構列表中顯示出新添加的組織機構列表，對已經添加的組織結構可以進行刪除操作，如下圖所示：確認無誤后，點擊“保存”按鈕，完成組織機構的添加。（2）編輯組織機構選擇建好的組織機構，點擊“編輯組織機構”，出現編輯頁面，如下圖：只是針對，組織機構代碼和名稱的修改。（3）刪除組織機構選擇需要刪除的組織機構，點擊刪除組織機構，根據提示完成刪除工作。2.組織機構庫類型管理組織機構添加完成后，需要對組織機構所能查看的庫進行設置，操作如下：選擇新建的組織機構，在右側頁面中點擊“庫類型管理”，出現如下圖：選擇可以查看的庫類型，點擊“編輯”下圖：選擇庫類型，點擊“保存”，完成庫類型管理。部門管理部門管理中可對部門進行增刪查改，排序等功能；對人員進行部門調整，增刪改查，排序，權限查看等功能。鼠標移動到”系統(tǒng)維護”處彈出下拉框，選中“部門管理”選項彈出部門管理頁面，可對部門進行增、刪、查、改、排序等增加部門點擊“增加部門”，彈出“創(chuàng)建部門頁面”在編輯欄內輸入相應信息后，點擊“增加”點擊“保存”，完成部門的創(chuàng)建。在此頁面中也可一次添加多個部門，操作步驟同上，當所有的部門添加完成后（還可點擊“刪除”對增加的部門進行刪除），點擊保存，部門創(chuàng)建成功。新添加的部門會在左側部門樹中顯示。在左側部門樹中任意選擇一部門，可對其子部門進行刪除、編輯和排序（2）刪除部門點擊左側全宗部門，在右側的下級信息框中會顯示其所有子部門信息。勾選相應部門后，點擊“刪除部門”，彈出提示框，點擊“確定”后，刪除成功。（3）編輯部門勾選部門“1111”后，點擊“編輯部門”，彈出部門編輯頁面，該部門原信息會在頁面中顯示，修改完成后，點擊“確認”完成部門修改。（4）部門排序選中全宗部門，點擊“部門排序”，彈出“部門排序”頁面，通過點擊每個部門后的“向上”、“向下”按鈕來進行部門排序，排序完成后，點擊“保存”二．人員管理在此頁面中，可對人員進行增刪查改、調換部門、權限查看、修改密碼等增加人員點擊“增加人員”，彈出添加用戶頁面，輸入相應信息后，點“增加“，再點擊”保存“，完成添加。在此頁面中，也可一次添加多個用戶，當增加完成后，最后再點擊”保存“，完成添加。刪除人員勾選相應人員后，點擊“刪除人員”進行刪除編輯人員勾選相應人員后，點擊“編輯人員”，彈出編輯人員頁面，修改后，點擊“保存”，完成修改人員排序點擊“人員排序”，彈出人員排序頁面，通過點擊每個人員后面的“向上”，“向下”按鈕，來調整順序，完成后，點擊“保存”人員權限查看人員擁有的功能權限機構所有人員在新窗口中顯示該機構所有人員信息修改密碼勾選任一用戶，點擊“修改密碼”，彈出修改密碼頁面，按要求在編輯框中輸入內容，點擊“保存”，提示“修改成功”后，點擊“確定”，完成修改。角色管理鼠標移動到”系統(tǒng)維護”處彈出下拉框，選中“角色管理”選項彈出角色管理頁面，在此頁面中，可對角色進行增加、刪除、編輯等操作在左側角色樹中，任選一角色，右側頁面中顯示該角色的基本信息。點擊上方“人員信息管理”，顯示頁面如下，點擊“增加人員”，在彈出頁面左側的部門樹中選擇部門，右側會顯示該部門中所有人員，勾選后，點擊“加入”，將人員加到下方的人員列表中，可添加多個，點擊“保存”，完成人員增加。點擊上方“庫信息管理”，顯示頁面如下，點擊“設置庫類型”，通過勾選后，點擊“增加”，來設置用戶可以訪問的庫類型。點擊上方“表信息管理”，顯示頁面如下，點擊“增加表管理”，彈出表權限設置頁面，在此頁面中可設置用戶對表的訪問權限，在下拉框中選擇用戶能訪問的庫類型和此庫類型下的表，在“查詢條件”框中，通過下拉框選擇字段和運算符，并輸入條件值，來設置用戶能訪問的條目?？商砑佣鄠€檢索條件，通過“查詢關系”下拉框中的“并且”、“或者”、“非”來關聯。在“操作權限”欄，通過勾選或全選，來設定用戶的對檔案的操作權限。設置完后，點擊“保存”，“添加數據庫表管理”完成。點擊上方“功能信息管理”，顯示頁面如下點擊“功能權限信息”框中的“編輯功能”，來設置用戶的功能權限。勾選功能后，點擊“確定”完成功能權限設置。報表管理主要是為了，方便的將系統(tǒng)中已有的數據，打印生成用戶所需的樣式，需要事先做好相關的報表，可以直接供用戶使用。第一步，點擊系統(tǒng)維護模塊中的“報表管理”，如下圖：出現報表管理頁面，如下圖：第二步，選擇要新建報表的庫類型、庫類型中所包含的表。如下圖：（1）新建報表點擊“增加報表”按鈕，出現下圖：輸入好報表名稱，選擇要需要打印字段所在的表，并將相關的需要打印的字段選中，點擊中間的“添加”按鈕，如下圖：在已選字段列表中，設置好字段的排序方式，點擊下方的“添加”按鈕，完成報表創(chuàng)建。（2）刪除報表在新建好的報表列表中，選擇需要刪除的報表，點擊刪除。（3）編輯報表在新建好的報表列表中，選擇需要編輯的報表，點擊編輯報表，出現下圖：（4）設計報表設計報表，需要通過專門的設計工具，對導出系統(tǒng)的報表進行定義，以設計程序要的報表。原文存儲配置進入軟件主界面后，標題系統(tǒng)維護中，選擇原文存儲配置如下圖下圖為原文存儲配置頁面（1）增加在左側樹頁面選擇根節(jié)點即“配置名稱”點擊右側的“增加”按鈕彈出增加頁面，服務器名稱、IP、端口、用戶名、和密碼都必須填寫。填寫完成點擊“保存”按鈕后，可以點擊“測試FTP連接”按鈕是否連通。如下圖：（2）刪除在配置列表頁面中勾選一條需要刪除的FTP配置信息，點擊“刪除”按鈕，后點擊“確定”即可完成刪除。下圖（3）編輯在左側的樹頁面中選中一個ftp的配置名稱，右側頁面可進行編輯。如下圖回收站管理文件管理文件收集1.進入軟件主界面后，標題左側文件管理，選擇文件收集，選擇一個文件類型后如下圖：一目錄樹管理點擊左側樹頁面的“分類管理”按鈕，即彈出分類管理頁面如下圖：（1）增加組織機構選中左側樹中“目錄樹管理”節(jié)點，點擊“增加組織機構”按鈕，然后選中在下拉框中選中一個組織機構，點擊“增加”按鈕，即完成對組織機構的增加。（2）增加子節(jié)點選中一個組織機構節(jié)點，點擊“增加子節(jié)點”按鈕，即彈出增加子節(jié)點頁面如下圖：如果選擇“增加數據庫節(jié)點”然后點擊“增加”按鈕則彈出增加庫頁面。選擇一個檔案類型，實體表名稱和節(jié)點名稱默認為檔案類型的名稱，也可以對其修改。最后點擊“保存”按鈕就完成對檔案類型節(jié)點的增加。如下圖如果選擇“增加文件夾節(jié)點”，然后點擊“增加”按鈕則彈出增加文件頁面，必須填寫文件夾名稱，最后點擊“增加”按鈕，即完成了對文件夾節(jié)點的增加。如下圖：（3）編輯節(jié)點在彈出的分類管理頁面的左側樹頁面中選擇一個節(jié)點，然后點擊“編輯節(jié)點”按鈕，填寫好節(jié)點名稱后點擊“保存”按鈕，就完成了對節(jié)點的編輯。如下圖（4）刪除節(jié)點在彈出的分類管理頁面的左側樹頁面中選擇一個節(jié)點，然后點擊“刪除節(jié)點”按鈕，提示“刪除成功”二數據管理（1）增加鼠標點擊某一個文件表區(qū)域，點擊‘增加’按鈕，則彈出用戶錄入頁面，頁面格式和字段顯示類型為管理員設置。錄入完成后點擊“保存”按鈕提示“保存成功”即可！保存成功后可以直接給當前數據掛接原文！點擊“電子文件”按鈕，出現掛接電子文件頁面如下圖：點擊“選擇文件”按鈕，彈出瀏覽文件頁面，選擇一個文件，點擊“開始上傳”按鈕。上傳完成后，右側顯示已經上傳成功的原文！下圖（2）編輯鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，選擇一條數據后點擊“編輯”按鈕，則彈出編輯數據頁面 “編輯”操作方式同“增加”（3）刪除刪除數據， 鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，選擇一條或者多條數據點擊“刪除”按鈕，提示“刪除成功”即刪除完成?。?）全選鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，點擊“全選”按鈕，系統(tǒng)會把該表當前頁的數據全部選中，再次點擊一次‘全選’按鈕，取消全選（5）打印鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，勾選需要打印報表的數據，點擊“打印”按鈕，則彈出選擇報表頁面，選擇一個報表點擊“確定”如圖：（6）檢索鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，點擊“檢索”按鈕，則彈出檢索頁面，選擇一個字段和運算符，輸入條件值后點擊“添加檢索條件”即就會添加到檢索條件列表里，最后點擊“確定”按鈕如下圖如果還想繼續(xù)添加檢索條件，選擇一個查詢關系如‘并且’，如果刪掉某個查詢條件，則選該查詢條件所在的行，點擊“刪除”按鈕即可，最后點擊“確定”按鈕。（7）個性設置鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，點擊“個性設置”按鈕，則彈出個性設置頁面如下圖：選擇一個人員顯示模式，點擊“顯示字段設置”按鈕，然后勾選自己需要顯示的字段如圖：點擊“字段長度設置”按鈕式設置字段的頁面顯示長度，拖動白色部分，可以設置長度。如下圖最后點擊“保存設置”按鈕完成個性設置。（8）歸入整編鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，選擇需要歸入整編的數據后點擊“歸入整編”按鈕，彈出歸入整編頁面如下圖：選擇在‘字段對應設置’模塊里設置的對應表關系的目的表。如果原表和目的表的子表都做了對應關系。則可以選擇“歸入子表”，會把該表的子表數據歸入到目的表的子表中去。（9）查看鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，選擇要查看的單條數據后點擊“查看”按鈕，則彈出詳細信息頁面如下圖點擊相關原文中的某個電子文件，有權限的用戶即可查看該條電子文件（10）批量修改鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，勾選上要修改的數據后點擊“批量修改”按鈕，批量修改頁面如下圖：選擇一個字段和表達式類別表達式類別：‘添加自動編號’為下圖：比如起始值為1，勾選填充零，位數為5，點擊“添加”按鈕，點擊“保存”后那么修改完成后該表的字段的值為00001，00002，….。

表達式類別‘添加固定字符串’在輸入框中添加要修改成的字符串。如下圖點擊“添加”按鈕后，點擊“保存”按鈕那么修改完成后，該表的字段所有的字段值為輸入的值：表達式類別‘添加數據庫字段’為從該表的字段中選擇一個或者多個字段。獲得這些字段的值，拼成的字符串為要修改字段的值如果點擊“高級”按鈕出現下圖勾選“部分修改”是對要修改字段的值一部分字符串修改，起始位置為該字段的第幾位字符開始，取值長度為要修改位數。連同上面的條件一起對該字段修改，比如一個字段的值為“組織部3號樓”表達式類別選擇的為“修改固定字符”輸入的字符串為“test”然后起始值為1，取值長度為2，那么修改完成后該字段值為“test部3號樓”勾選‘部分修改’是對要修改字段的值一部分字符串修改，輸入查找字符串后，點擊保存，會把該字段值中有查找條件的修改為表達式設置的值（11）預設字段鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，勾選上要修改的數據后點擊“預設字段”按鈕，彈出預設字段頁面，選擇增加時設置下拉框選項，點擊“保存”按鈕后，以后增加數據就會按照預設字段這里設置（12）導入鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，點擊“導入”按鈕，導入是對當前表進行Excel數據導入，Excel格式為該表當前顯示的格式，為了保證格式的正確性，最好把該表的數據選擇一條導出成EXCEL，然后在該Excel上錄入數據完成后進行導入，導入過程選擇excel文件，點擊“開始導入”如下圖（為一級表導入頁面）下圖（為二級和三級表導入頁面），字段對應導入，本表和父表各選一個字段作對應，導入Excel中選擇的字段和父表中選擇字段值相同的時候，就把該條數據加入到父表那條案卷下。如果不選擇字段對應。默認為所有數據都只導入當前案卷下。（13）導出鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，勾選需要導出的數據，點擊“導出”按鈕，生成EXCEL供其下載！如下圖（14）申請瀏覽原文申請瀏覽原文是對某條信息的原文進行申請瀏覽或下載。鼠標點擊某個文件表區(qū)域后，勾選需要申請的數據，點擊“申請原文瀏覽”按鈕彈出填寫申請表單頁面必須選擇勾選“瀏覽”或者“下載”，必須選擇開始時間和結束時間，然后點擊“申請”按鈕，申請成功后“提示申請成功，等待管理員審批”。已歸檔數據鼠標移動到文件管理處彈出下拉框，選中“已歸檔數據”選項 已歸檔數據中可以查看在文件收集中歸入整編的數據。選中一個檔案類型，即可查看該檔案類型下的已歸檔數據。如下圖:備注：其他功能同文件收集檔案管理檔案整編鼠標移動到檔案管理處彈出下拉框，選中“檔案整編”選項，如下圖選擇一個檔案類型如同下圖（1）拆卷：鼠標點擊某個檔案表區(qū)域后，選擇需要拆卷的數據后點擊“拆卷”按鈕。如下圖（2）歸檔鼠標點擊某個檔案表區(qū)域后，選擇需要拆卷的數據后點擊“歸檔”按鈕。如下圖（3）拆出當前卷鼠標點擊二級檔案表區(qū)域后，選擇需要拆出當前卷的數據后點擊“拆出當前卷”按鈕。如下圖（4）加入當前卷鼠標點擊二級檔案待整理表區(qū)域后，選擇需要拆出當前卷的數據后點擊“加入當前卷”按鈕。如下圖備注：其他功能同文件收集數據管理鼠標移動到檔案管理處彈出下拉框，選中“數據管理”選項，如下圖選擇一個檔案類型（1）返回整理鼠標點擊檔案表區(qū)域