房地產(chǎn)公司行政管理部文書檔案管理流程

房地產(chǎn)公司行政管理部文書檔案管理流程一、制定目的及范圍為提升房地產(chǎn)公司行政管理部的文書檔案管理水平，確保文書檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本流程。該流程適用于公司所有文書檔案的收集、整理、存儲、使用及銷毀等環(huán)節(jié)，涵蓋各類文書檔案，包括合同、會議記錄、通知、報告等。二、文書檔案管理原則文書檔案管理應(yīng)遵循以下原則：1.規(guī)范性：所有文書檔案的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.系統(tǒng)性：文書檔案的管理應(yīng)形成系統(tǒng)化的流程，確保各環(huán)節(jié)有序銜接。3.安全性：文書檔案的存儲與使用應(yīng)確保信息安全，防止泄露和損毀。4.可追溯性：文書檔案的管理應(yīng)確保每一份檔案的來源、去向可追溯，便于查閱和審計。三、文書檔案管理流程1.文書檔案的收集各部門在日常工作中產(chǎn)生的文書檔案應(yīng)及時收集。文書檔案的收集包括紙質(zhì)文檔和電子文檔。紙質(zhì)文檔需由專人負責(zé)收集并進行初步分類，電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的文件命名規(guī)則進行整理。2.文書檔案的整理收集到的文書檔案需進行整理，整理工作包括以下幾個方面：2.1分類：根據(jù)文書檔案的性質(zhì)和用途進行分類，常見分類包括合同類、會議記錄類、通知類等。2.2編號：為每一類文書檔案分配唯一編號，便于后續(xù)查找和管理。2.3歸檔：將整理好的文書檔案按照分類和編號進行歸檔，紙質(zhì)文檔應(yīng)放入檔案盒中，電子文檔應(yīng)存儲在指定的文件夾中。3.文書檔案的存儲文書檔案的存儲應(yīng)遵循安全性和便捷性的原則。3.1紙質(zhì)檔案存儲：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案室，檔案室應(yīng)具備防潮、防火、防盜等安全措施。3.2電子檔案存儲：電子檔案應(yīng)存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器上，定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。4.文書檔案的使用文書檔案的使用應(yīng)遵循申請和審批的流程。4.1使用申請：需要使用文書檔案的人員應(yīng)填寫《文書檔案使用申請表》，說明使用目的和時間。4.2審批流程：使用申請需經(jīng)部門負責(zé)人審批，審批通過后方可使用相關(guān)檔案。4.3檔案借閱：紙質(zhì)檔案借閱需登記借閱人信息，借閱時間，歸還時需核對檔案完整性。電子檔案使用需記錄使用人及使用時間。5.文書檔案的更新與維護文書檔案的更新與維護是確保檔案信息準確的重要環(huán)節(jié)。5.1定期審核：定期對文書檔案進行審核，確保檔案信息的準確性和時效性。5.2信息更新：如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或需更新，相關(guān)人員應(yīng)及時進行更正，并記錄更正原因。6.文書檔案的銷毀文書檔案的銷毀應(yīng)遵循合法合規(guī)的原則。6.1銷毀申請：需銷毀的文書檔案應(yīng)填寫《文書檔案銷毀申請表》，說明銷毀原因及檔案清單。6.2審批流程：銷毀申請需經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理部門審批，審批通過后方可進行銷毀。6.3銷毀記錄：銷毀后需記錄