菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1菲特餐飲公司簡介...............................................................................................1

2菲特餐飲公司辦公用品采購管理現狀........................................................1

3菲特餐飲公司辦公用品采購管理存在的問題和產生原因分析................2

3.1存在問題分析.............................................................................................2

3.1.1采購流程不合理..............................................................................2

3.1.2崗位職責混亂..................................................................................2

3.1.3辦公用品驗收存在缺陷..................................................................2

3.1.4付款不合理......................................................................................2

3.2問題產生原因分析.....................................................................................3

3.2.1采購流程不規(guī)范..............................................................................3

3.2.2崗位分工不明確..............................................................................4

3.2.3驗收管理不嚴格..............................................................................4

3.2.4沒有定期與材料供應商對賬..........................................................4

4菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計........................................4

4.1問題解決方案.............................................................................................4

4.1.1完善采購與付款的流程..................................................................4

4.1.2明確崗位職責..................................................................................5

4.1.3完善采購管理體系..........................................................................5

4.2業(yè)財融合流程設計.....................................................................................6

4.2.1流程表設計......................................................................................6

4.2.2流程圖設計......................................................................................8

4.3業(yè)財融合流程設計運行說明.....................................................................8

4.3.1在辦公用品管理方面......................................................................8

4.3.2設立績效考核..................................................................................9

5總結........................................................................................................................9

參考資料.................................................................................................................10

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菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計

1菲特餐飲公司簡介

菲特餐飲有限公司成立于2016年，注冊資金100萬元。是一家以制作健康

減脂增肌餐的主企業(yè)，是以“健康瘦身，有效增肌”為主題的健康餐飲類連鎖

公司，主要經營范圍包括：減脂餐、調味醬、蛋白粉及各種輔助減脂健身食品

的研發(fā)與制造，以及各類餐飲食品銷售。公司擁有員工100多人，規(guī)模不大。

很多制度并不完善。

菲特餐飲有限公司勵志做好健康且實惠的食品，并一直在這方面努力，但

隨著市場競爭的日益加劇，公司的發(fā)展速度放緩。由于在前期快速擴張的過程

中，出現了很多問題，其中采購管理失控最為嚴重，導致了大量的資金浪費和

資金的流失。

2菲特餐飲公司辦公用品采購管理現狀

菲特餐飲公司的公司規(guī)模不大，但是辦公用品的需求卻是很大。人員配備

及崗位職責不明確，因此在辦公用品采購管理的人員上常常出現一人擔多職和

職務分工復雜的情況。加之經營實體餐飲店本身具有成本高、收益低、競爭大

等風險。因此公司為了生存下去，就必須通過科學的管理法。

菲特公司企業(yè)在2017年度的資產負債表日，有一個明顯的問題就是，在采

購辦公用品的過程中，相關人員的職責分工不明確，甚至出現了一人多職的現

象，同時，由于缺乏對辦公用品供應商的有效管理，也會使得一些不合格的供

應商出現，這不僅會引發(fā)辦公用品后續(xù)質量和銷售問題，還會給整個供應鏈帶

來不利的影響，另外，因為缺少對客戶的信用等級評定，所以不能及時了解到

客戶的需求信息，從而無法準確的把握市場動向，最終造成辦公用品過多累積，

同時增加了資金的占用成本。

公司的資產管理業(yè)務不完善，即使有一定的風險意識，也沒能很好的執(zhí)行

到位，并且員工的專業(yè)素質不高，這就容易產生人為因素的錯誤或舞弊，這些

都將直接或間接的給采購和財務的工作帶來不好的影響。

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3菲特餐飲公司辦公用品采購管理存在的問題和產生原因分析

3.1存在問題分析

3.1.1采購流程不合理

采購流程不合理，內部控制效果不盡人意。菲特公司采購的辦公用品超量，

也沒有固定的辦公用品采購人員，由于崗位管理不嚴格，采購人員與辦公用品

供應商勾結，采購過多未經授權審批的辦公用品。采購價格故意定高，采購人

員從中拿回扣。從而導致庫存積壓嚴重，不必要的開支大，采購效率太低。

3.1.2崗位職責混亂

菲特公司的領導認為，只要把錢花完就萬事大吉，對于資金的使用、去向

等都一無所知，更不會對其進行有效的監(jiān)督檢查。對于很多公司的數據，他們

更愿意相信自己的親戚或朋友，不會去調查相關的信息資料，這樣一來，一旦

發(fā)生舞弊行為，很難追究責任。

3.1.3辦公用品驗收存在缺陷

菲特公司沒有按照規(guī)定的程序嚴格執(zhí)行，倉儲部的工作人員只是根據自己

的經驗來完成，對于辦公用品的規(guī)格、數量等基本信息的核查工作不夠認真。

即使核查，核查的方法也不科學。

3.1.4付款不合理

菲特公司對供應商的采購付款問題出現在款項對接方面。經常出現支付沒

有經過審核采購單，然后財務付款反復多次，開出支票時不及時入帳，支票記

錄出現錯誤，同供貨商核對帳目不按時。上述這些情況導致采購業(yè)務在支付時

混亂不清、付款金額不對、財產損失，內部職員貪污的問題。再比如利用支付

正常的修理費，自己修改付款發(fā)票，虛增金額，得到經理審核簽字后，將付款

單分別交各相關部門的負責人審批，然后去財務部開取支票，從而達到自己目

的。如圖1付款現狀流程圖。

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圖1付款現狀流程圖

3.2問題產生原因分析

3.2.1采購流程不規(guī)范

由于單位領導不負責，工作中偷懶，自己簡化采購流程，導致后期控制成

本劇增。公司的采購流程簡化到詢價-確定-簽訂商品-簽合同-驗收-付款；這樣人

為縮短了采購過程，雖然采購方法會更加便捷，速度加快，節(jié)省了時間和人力，

但是這樣時間一長，也就出現了很多采購過程中的問題。如圖2采購業(yè)務現狀

流程圖。

圖2采購業(yè)務現狀流程圖

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3.2.2崗位分工不明確

沒有通過對員工的管理來實現對整個采購與財務的管理。公司的領導因為

不懂公司采購與財務制度的規(guī)定，在給下屬部署任務的時候，沒考慮到需要不

相容崗位相互分離，經常亂授權，任務確認下來之后時常變化，因為人員少，

職位設置有太多局限，同時沒有足夠多的職員實施公司的崗位分離制度，也就

出現一人多崗的現象，不相容崗位重復出現在同一個人身上；比如采購部門忙

不過來時，同時也招聘不到適合的人的況下，管理人員便隨便找不懂采購業(yè)務

的人員去做采購，沒有時間顧及不相容崗位要分離的制度。這樣做的后果就是

讓崗位責任分配極其混亂，經常出采購的人自己審批，咨詢價格的職員自行確

定合適的供應商，擅自簽署采購合同等。

3.2.3驗收管理不嚴格

運輸部門的人員為了自己謀利，經常在運途中轉移辦公用品，同時對公司

謊稱辦公用品損耗。驗收人員與請購、采購人員不獨立。采購過來的辦公用品

與需要的辦公用品不一致。實際采購數與批準數不一致。有的時候驗收時都不

是由驗收人員來做，而是由其他員工代替，導致驗收辦公用品出現了很多問題。

3.2.4沒有定期與材料供應商對賬

通過對財務經理及會計的詢問，發(fā)現企業(yè)沒有定期與供應商對賬，究其原

因主要是因為公司供應商數量多、業(yè)務多，對賬工作量大，而工作人員人手不

足，沒有形成定期核對的流程和要求。公司不僅沒有定期與供應商對賬，甚至

不了解供應商的情況。

4菲特餐飲公司辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計

4.1問題解決方案

4.1.1完善采購與付款的流程

菲特公司在加強完善采購與付款這個項目的流程里，要對請購環(huán)節(jié)、審批

環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)等建立相對規(guī)范的采購與付款業(yè)務程序，

完善以采購申請、經濟合同、結算憑證、驗收入庫單據為載體的內部控制體系，

強化請購、采購、驗收、付款關鍵環(huán)節(jié)的控制，采購決策這一步驟里要采取雙

方限制和共同監(jiān)督的方法。根據菲特公司出現的采購與付款的一些問題，我想

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出了一份相對合理的采購內部控制的方案。采購流程要經過：分別從請購環(huán)節(jié)、

審批環(huán)節(jié)、詢價環(huán)節(jié)、確定供應商環(huán)節(jié)、簽訂采購合同環(huán)節(jié)、審核環(huán)節(jié)、采購

環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)、付款申請環(huán)節(jié)、付款審批環(huán)節(jié)、付款執(zhí)行環(huán)節(jié)，如圖3采購

流程圖。

圖3采購流程圖

4.1.2明確崗位職責

善采購流程之后，接下來要解決采購與付款崗位職責混亂這一問題，同時

明確每個人的職責和權限，避免出現問題人人推卸責任。在采購與付款業(yè)務中，

需要分工的崗位有：請購崗位和審批崗位，詢價崗位與確定供應商崗位，采購

合同的擬訂人員、審核人員與審批人員，采購、驗收與相關財務記錄，付款申

請、審批與執(zhí)行，這些人員不可以是一個部門或同一個人來辦理。需要多人參

與采購過程。采購程序多一點，涉及的方面也多一點，這樣就能起到相互牽制，

相互控制的作用。

4.1.3完善采購管理體系

在采購與付款環(huán)節(jié)，菲特公司需要完善審批制度，對采購申請這一環(huán)節(jié)進

行嚴格的審核，其次，在驗收貨物時，對所購物品的質量、價格、數量等方面

的相關情況要及時的填寫《檢驗合格證》，并由專人負責復核，交采購部門辦

理采購。

制定合理的計劃方案，組織實施，監(jiān)督執(zhí)行，記錄臺賬，定期編制匯總報

表，編制財務報告，保證數據的真實和完整。并做好材料的入庫保管，避免因

人為因素造成的不必要的損。

在供應商管理方面，應加強對其的審核力度，確保供貨商的質量合格，并

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做好記錄，以備不時之需。之后可以通過網絡，把每個供應商的報價、價格等

信息錄入到電子表格，方便日后查詢。經常調查市場行情，掌握市場最新信息，

及時了解貨源供應商和價格變動情況，對供應商的資質、信譽、供應貨物的質

量保證能力進行調查和評審，同時向生產總監(jiān)、總經理提供合格供應商名單，

所有采購應在經總經理批準的合格供應商中采購，在非合格供應商中采購需事

先經公司總經理批準。

采購部門對合同的簽訂及執(zhí)行過程中的相關內容作出評價，并根據這些指

標來確定是否存在不兼容職務，同時也要考慮到公司的發(fā)展戰(zhàn)略。在合同簽訂

后，應由專人負責簽署，并且保管好雙方的原始單據，防止因單證不符而產生

的糾紛，其次，還需要編制詳細的履約單，以備后期核查。凡是在沒有經過公

司總經理授權的情況下，其他部門不允許私自采購物質。

4.2業(yè)財融合流程設計

4.2.1流程表設計

表1辦公用品采購業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作流程辦公人員操作內容

采購人員填寫辦采購員根據所需填寫采購清單(如線上采購直接交給

1公用品采購清單財務經理審批)

并編號

2審批采購清單財務經理預算審核采購清單

3填寫借款申請單采購員根據所需現金填寫借款審批單

4審核借款審批單財務經理審核借款審批單的合理性、準確性；將借款審

批單轉交給出納

5填寫兩聯(lián)式借款出納按借款審批單填兩聯(lián)式借款單(出納拿回執(zhí)聯(lián),

單會計拿憑證聯(lián))

6支付采購現金出納按借款單借款金額支付現金給采購人員

7編制記賬憑證會計根據借款審批單編制記賬憑證；將記賬憑證交

由財務經理審核

8審核記賬憑證財務經理審核記賬憑證的準確性

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登記現金日記賬出納根據經審核的記賬憑證登記現金日記賬；登記

9完成將記賬憑證交由會計

采購采購員到市場采購辦公用品(線上采購:選定網店購買

10并和網店商家協(xié)商開據電子發(fā)票)

11費用結算并開具生產廠家計算采購辦公用品總價；開具相關票據

發(fā)票

12辦公用品驗收入倉管員根據票據驗收質雖合格辦公用品

庫

交付單據出納出納接收采購員提交的單據；將借款單回執(zhí)提

13交采購員；將單據交由會計制作憑證

編制記賬憑證會計根據發(fā)票及借款單第二聯(lián)編制記賬憑證；將記

14賬憑證交財務經理審核

15審核記賬憑證財務經理審核記賬憑證的準確性、合理性，并簽字

16登記科目明細賬會計登記管理費用和其他應收款科目明細賬

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4.2.2流程圖設計

圖4融合流程圖

4.3業(yè)財融合流程設計運行說明

4.3.1在辦公用品管理方面

辦公用品到達倉庫時，首先要由生產部門人員、質檢部門人員和倉庫部門

人員同時對采購物資進行檢驗，檢驗的憑證是采購單、訂貨單、購貨合同和企

業(yè)內部質量管理的要求，全部確認無誤之后，質檢部門填制一式多聯(lián)、預先編

號的驗收單。尤其是對于我們這樣食品公司，質量檢驗是非常重要一個環(huán)節(jié)，

避免品質太差。所以在收到貨后，應該及時的填寫好收貨單，并由倉庫的人員

去負責保管，一定要嚴格按照規(guī)定的程序來，不能隨意省略。并且還要注意檢

查所購商品的品質以及規(guī)格型號的一致性，防止發(fā)生錯誤。如果出現問題，應

盡快聯(lián)系相關的負責人，避免造成損失。

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4.3.2設立績效考核

采購人員要站在為公司的謀取利益的角度上想問題，不能有為個人謀利的

空間。采購職員的工作績效考核要用適當的時間、優(yōu)質的質量、適當的數量、

合理的價位、等方式進行，以量化指標當做考核的標椎。主要利用采購的時間、

采購品質、采購數量、采購價格、采購效率五個層面的指標對采購人員進行工

作績效的考核。量化的指標請看下圖。

圖5績效考核表

5總結

之前因為沒有合理的辦公用品采購業(yè)務財務融合流程，菲特公司在采購辦

公用品時存在一定的盲目性和隨意性，使得占用的資金和庫存管理成本較高。

本畢業(yè)設計對辦公用品采購業(yè)務財務融合流程進行優(yōu)化設計后，優(yōu)化和健全了

預算管理制度，減少了很多辦公用品的不必要損耗，完善采購信息系統(tǒng)的管理

和使用使得采購部門與倉庫管理、財務部門更好的銜接，規(guī)范了辦公用品采購

的過程，有效的控制了公司的辦公成本，減少了浪費，提高了資源的利用率，

同時實現了公司辦公資源的共享信息最大化，從而提高了各部門工作效率。

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