零星采購(gòu)流程

零星采購(gòu)流程一、流程目標(biāo)與范圍零星采購(gòu)是指在日常運(yùn)營(yíng)中，因偶發(fā)性需求而進(jìn)行的小額采購(gòu)。為了提高零星采購(gòu)的效率，確保采購(gòu)的合規(guī)性和透明度，特制定本流程。該流程適用于公司各部門在進(jìn)行零星采購(gòu)時(shí)的操作指導(dǎo)，涵蓋從需求提出到采購(gòu)?fù)瓿傻母鱾€(gè)環(huán)節(jié)。二、現(xiàn)有流程分析在現(xiàn)有的零星采購(gòu)過(guò)程中，存在以下問(wèn)題：1.采購(gòu)申請(qǐng)不規(guī)范，導(dǎo)致審批效率低下。2.詢價(jià)環(huán)節(jié)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，影響采購(gòu)質(zhì)量。3.采購(gòu)記錄不完整，難以追溯。4.部門間溝通不暢，造成重復(fù)采購(gòu)或遺漏采購(gòu)。針對(duì)以上問(wèn)題，設(shè)計(jì)出一套詳細(xì)、可執(zhí)行的零星采購(gòu)流程，以確保各環(huán)節(jié)的順暢和高效。三、零星采購(gòu)流程設(shè)計(jì)1.需求提出各部門在發(fā)現(xiàn)需要采購(gòu)的物品時(shí)，需填寫“零星采購(gòu)申請(qǐng)表”。申請(qǐng)表應(yīng)包括物品名稱、數(shù)量、用途及預(yù)算金額等信息。申請(qǐng)人需確保所填信息準(zhǔn)確無(wú)誤，以便后續(xù)審批。2.申請(qǐng)審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)零星采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)算是否合理、物品是否必要等。審核通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部門。3.詢價(jià)與選擇供應(yīng)商采購(gòu)部門收到申請(qǐng)后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)應(yīng)至少獲取三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量及交貨期等信息。采購(gòu)部門需將詢價(jià)結(jié)果整理成“詢價(jià)報(bào)告”，并附上供應(yīng)商資質(zhì)證明。4.審批流程詢價(jià)報(bào)告完成后，需提交給公司相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括詢價(jià)的合理性、供應(yīng)商的選擇等。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門可進(jìn)行采購(gòu)。5.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門根據(jù)審批結(jié)果與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或訂單。合同中應(yīng)明確交貨時(shí)間、付款方式及售后服務(wù)等條款。采購(gòu)?fù)瓿珊?，需及時(shí)跟進(jìn)物品的交付情況。6.驗(yàn)收與入庫(kù)物品到貨后，相關(guān)人員需對(duì)照采購(gòu)合同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量及包裝等。驗(yàn)收合格后，物品應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，并更新庫(kù)存管理系統(tǒng)。7.付款與報(bào)銷采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)部門需根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。付款后，需將相關(guān)單據(jù)（如發(fā)票、收據(jù)等）整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷申請(qǐng)需附上采購(gòu)申請(qǐng)表、詢價(jià)報(bào)告及驗(yàn)收單等文件。8.記錄與歸檔所有零星采購(gòu)的相關(guān)文件需進(jìn)行整理歸檔，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、詢價(jià)報(bào)告、合同、驗(yàn)收單及付款憑證等。歸檔文件應(yīng)便于日后查閱和審計(jì)。四、流程優(yōu)化與反饋機(jī)制為確保零星采購(gòu)流程的有效性，需定期對(duì)流程進(jìn)行評(píng)估與優(yōu)化。各部門可在實(shí)施過(guò)程中提出改進(jìn)建議，采購(gòu)部門應(yīng)收集反饋信息，分析流程中存在的問(wèn)題，并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。定期召開(kāi)流程評(píng)審會(huì)議，確保各部門對(duì)流程的理解一致，促進(jìn)信息共享。五、總結(jié)與展望通過(guò)本流程的實(shí)施，旨在提高零星采購(gòu)的效率，確保采購(gòu)的合規(guī)性與透明度。各部門