《秘書實(shí)務(wù)》教案 項(xiàng)目三 會(huì)議工作

《秘書實(shí)務(wù)》電子教案項(xiàng)目三教案設(shè)計(jì)項(xiàng)目課題項(xiàng)目三會(huì)議工作授課時(shí)間授課對(duì)象學(xué)習(xí)目標(biāo)了解會(huì)議的含義及作用;掌握會(huì)議活動(dòng)的基本要素;了解會(huì)議的類型。掌握會(huì)議計(jì)劃的擬訂內(nèi)容;掌握擬訂會(huì)議議程、日程、程序的方法;掌握布置會(huì)場(chǎng)的要點(diǎn)。掌握會(huì)議的報(bào)到與引導(dǎo)工作;掌握組織會(huì)議進(jìn)行的工作;掌握會(huì)議期間的生活服務(wù)工作。掌握送別會(huì)議代表的要求;掌握會(huì)場(chǎng)的善后工作;掌握整理會(huì)議文件的要求;掌握會(huì)務(wù)工作的總結(jié)和反饋工作。掌握談判的準(zhǔn)備工作、過程;掌握秘書受權(quán)談判的策略。學(xué)情分析此章是介紹會(huì)議工作內(nèi)容，包括會(huì)議相關(guān)知識(shí)、會(huì)前工作、會(huì)中工作、會(huì)后工作以及談判工作，分為五個(gè)任務(wù)開展教學(xué)活動(dòng)。重、難點(diǎn)重點(diǎn)能夠掌握會(huì)議的基本知識(shí)。能夠掌握會(huì)前工作的流程和要點(diǎn)。能夠掌握會(huì)中工作的內(nèi)容和要點(diǎn)。能夠掌握會(huì)后工作的內(nèi)容和要求。能夠掌握談判工作的要點(diǎn)。難點(diǎn)掌握談判工作的要點(diǎn)。教學(xué)方法講授法教學(xué)用具教材、課件等教學(xué)流程教學(xué)環(huán)節(jié)教學(xué)內(nèi)容備注講授新知任務(wù)一會(huì)議相關(guān)知識(shí)會(huì)議的含義及作用會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的有組織、有計(jì)劃的活動(dòng)。會(huì)議有狹義和廣義之分:狹義的會(huì)議是指至少有三人參加的集體性商議活動(dòng),即傳統(tǒng)的會(huì)議;廣義的會(huì)議包括兩人或雙方之間的會(huì)見、會(huì)談。召開會(huì)議的主要作用是集思廣益、有效溝通,傳達(dá)信息、資源共享,表彰先進(jìn)、樹立典范,解決問題、推廣經(jīng)驗(yàn)等。會(huì)議活動(dòng)的基本要素會(huì)議人員、會(huì)議名稱、會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議方式、會(huì)議結(jié)果。會(huì)議的類型會(huì)議的類型可按會(huì)議的規(guī)模劃分，按會(huì)議的內(nèi)容劃分，按會(huì)議的性質(zhì)劃分，按會(huì)議的時(shí)間劃分，按會(huì)議的階段劃分，按會(huì)議的方式劃分。任務(wù)二會(huì)前工作擬訂會(huì)議計(jì)劃根據(jù)會(huì)議預(yù)期達(dá)到的目的與效果,確定會(huì)議的名稱、議題、與會(huì)人員、時(shí)間和地點(diǎn)等。擬訂會(huì)議議程、日程、程序會(huì)議議程是指對(duì)會(huì)議議題的順序安排,一般由會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者或主辦方確定。會(huì)議日程是指把會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間進(jìn)行具體的落實(shí)和安排,它不僅包括圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng),還包括會(huì)議過程中其他的輔助活動(dòng),如聚餐、參觀、考察、娛樂等。會(huì)議程序是指一次具體的會(huì)議活動(dòng)中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)工作步驟,它可以讓與會(huì)人員了解具體的會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容及時(shí)間,同時(shí)也是會(huì)議主持人掌握會(huì)議流程的依據(jù)。發(fā)放會(huì)議通知會(huì)議通知的類型與方式多種多樣,必要時(shí)還可以同時(shí)使用兩種以上的方法,以確保有效性。準(zhǔn)備會(huì)議材料與物品需要準(zhǔn)備的會(huì)議物品和設(shè)施主要包括常用文具、印刷設(shè)備、會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施、會(huì)場(chǎng)裝飾用品、視聽器材、通信設(shè)施、交通工具、生活衛(wèi)生用品、特殊專門用品(如獎(jiǎng)品、證書、選票)等。制發(fā)會(huì)議證件會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員的身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù),供會(huì)議有關(guān)人員在開會(huì)期間佩戴使用的證件。安排會(huì)議生活與會(huì)人員需要集中住宿的會(huì)議,要做好與會(huì)人員的生活安排工作,讓他們賓至如歸。布置會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)形式的布置要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來確定。任務(wù)三會(huì)中工作會(huì)議報(bào)到與引導(dǎo)工作重要領(lǐng)導(dǎo)或外賓前來參加會(huì)議,要事先確定迎接的規(guī)格,主辦方應(yīng)當(dāng)派有一定身份的人士前往機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭迎接。組織會(huì)議進(jìn)行的工作會(huì)議當(dāng)天準(zhǔn)備情況的檢查主要包括設(shè)備性能安全工作情況、桌椅數(shù)量是否足夠、煙灰缸的準(zhǔn)備、水和水杯的準(zhǔn)備、會(huì)標(biāo)和花卉的準(zhǔn)備等細(xì)節(jié)。會(huì)議期間的生活服務(wù)工作與會(huì)人員是否訂購回程票,會(huì)務(wù)組可在會(huì)議通知的回執(zhí)中列明,也可在會(huì)議簽到時(shí)列明或確認(rèn),收費(fèi)后(如與會(huì)人員路費(fèi)自費(fèi))幫其訂票。任務(wù)四會(huì)后工作送別會(huì)議代表會(huì)議結(jié)束時(shí),應(yīng)通知與會(huì)人員到會(huì)務(wù)組領(lǐng)取代為預(yù)定的回程車(機(jī))票,同時(shí),提前安排車輛和人員根據(jù)與會(huì)人員的離去時(shí)間組織送站,會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)車輛的承載量安排合適的車輛為與會(huì)人員送行。會(huì)場(chǎng)的善后工作清理會(huì)場(chǎng)、歸還所借物品、結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用。整理會(huì)議文件將完成的會(huì)議記錄經(jīng)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)修改確認(rèn)后,按單位規(guī)定發(fā)送給相關(guān)人員。會(huì)議結(jié)束后要打印出會(huì)議記錄,交由會(huì)議主持人審查、定稿。會(huì)務(wù)工作的總結(jié)和反饋工作在會(huì)議結(jié)束后,秘書應(yīng)該協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議總結(jié)。通過總結(jié)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提高辦會(huì)水平,為以后的會(huì)務(wù)工作打下基礎(chǔ)。會(huì)務(wù)工作總結(jié)應(yīng)當(dāng)及時(shí)、全面、公正、客觀、準(zhǔn)確。任務(wù)五談判工作談判的準(zhǔn)備了解對(duì)方的總體狀況:包括對(duì)方組織的性質(zhì)、規(guī)模、發(fā)展?fàn)顩r；正確把握對(duì)方的需求；全面了解對(duì)方的談判人員狀況。談判的過程開局、磋商、終結(jié)。秘書受權(quán)談判秘書受權(quán)談判是指秘書經(jīng)上司授權(quán),代表上司的意志,以主談人的