現(xiàn)代辦公實務(wù)的幾種認識

新疆工程學(xué)院現(xiàn)代辦公實務(wù)的幾種認識系別：機械工程系專業(yè)班級：XXXXX14-1姓名：XXXXXX學(xué)號：20142XXXXX完成日期：2016.5.1二○一六年五月摘要辦公室是一個工作場所，主要管理人員和文職的人員的日常工作的地方，應(yīng)具備辦公室、桌子、椅子、文具盒電話、電腦和其他設(shè)備。主要職能是政務(wù)服務(wù)和事務(wù)管理。文秘工作是文書和秘書工作的總稱，是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)日常工作的重要組成部分。它是實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作起著參謀和助手的作用。工作順序安排就是確定各項工作之間的依賴關(guān)系，并形成文檔。為了進一步編制切實可行的進度計劃，首先必須對工作進行準(zhǔn)確的順序安排。工作順序安排可以利用計算機進行(如項目管理軟件)，也可以手工來做。在一些小項目中，或大型項目的早期階段，手工技術(shù)更為有效，而在實際運用過程中，手工和計算機可以結(jié)合起來使用。接打電話時，音量最好能較普通聊天時稍大。（1）電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然后再詢問對方來電的意圖等。(2)電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復(fù)和附和，以示對對方的積極反饋。(3)應(yīng)備有電話記錄本，重要的電話應(yīng)做記錄。(4)電話內(nèi)容講完，應(yīng)等對方結(jié)束談話再以"再見"為結(jié)束語。關(guān)鍵字：辦公室；文秘；工作；禮儀目錄TOC\o"1-3"\h\u76511辦公室實務(wù)概述 1201871.1辦公室的含義與職能 158661.2辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容 182001.3辦公室環(huán)境的布置和管理 2190041.4辦公器械的使用 2324251.4.1電話機 2320561.4.2傳真機 3202781.4.3辦公自動化 3196232.文員實務(wù) 494132.1文員的工作順序 4274062.2文員管理時間、費用的方法 4113882.3文員的工作方法 4273333.電話、電子通訊 5107153.1電話接打 5147723.2郵件處理實務(wù) 5128104.接待實務(wù) 7255564.1待的基本禮節(jié)。 717354.1.1介紹的禮節(jié) 768924.1.2握手的禮儀 7137464.1.3交換名片的禮儀 8136144.1.4引導(dǎo)的禮儀 817974.1.5乘車禮儀 985904.2接待平時來訪者的實務(wù) 10243135.日程安排 1020665.1日程安排的意義 1039445.2文秘人員在日程安排中的工作 10157286.印信、值班工作 11172626.1印章的制發(fā)和使用 11114316.2介紹信的保管和使用 11156316.3值班工作的任務(wù)和要求 12現(xiàn)代辦公實務(wù)的幾種認識1辦公室實務(wù)概述1.1辦公室的含義與職能辦公室是一個工作場所，主要管理人員和文職的人員的日常工作的地方，應(yīng)具備辦公室、桌子、椅子、文具盒電話、電腦和其他設(shè)備。主要職能是政務(wù)服務(wù)和事務(wù)管理。1.2辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容文秘工作是文書和秘書工作的總稱，是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)日常工作的重要組成部分。它是實現(xiàn)機關(guān)職能的重要手段，又是承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的紐帶，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作起著參謀和助手的作用。（1）文書撰寫：按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容（2）文書制作：復(fù)印資料，打印文稿及表格。（3）文書處理：在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。（4）檔案管理：檔案管理。（5）會議組織：安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。（6）調(diào)查研究：協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。（7）信息資料：準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）信訪工作：替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。（9）接待工作：接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。（10）協(xié)調(diào)工作：以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（11）督查工作：督導(dǎo)一般職員或速記員。（12)日程安排：替上司定約會并做好記錄；。(13)日常事務(wù)：閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；(14)辦公室管理：辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項。(16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。1.3辦公室環(huán)境的布置和管理辦公環(huán)境的衡量尺度相對簡單，最基本的只有一條：是否能夠提升管理效率。換言之，評價辦公環(huán)境是否優(yōu)劣，并不在乎占地是否寬敞、陳設(shè)是否豪華，而更多地著眼于辦公環(huán)境是否能夠整合管理中的各種資源，是否能夠與管理優(yōu)化的各項活動相銜接，是否能夠最終有助于公司既定戰(zhàn)略的實現(xiàn)。

作為辦公環(huán)境的主人，管理者們必須從業(yè)務(wù)活動的需要出發(fā)，充分利用環(huán)境所賦予的優(yōu)勢，最大化地去激發(fā)、創(chuàng)造出員工的工作效率。從某種意義上講，與采購、生產(chǎn)與銷售等功能一樣，辦公室環(huán)境布置也是一種創(chuàng)造企業(yè)價值的活動。

科學(xué)的辦公室布置可以創(chuàng)造出高效率。管理效率本身可以具體表現(xiàn)為員工完成某項特定任務(wù)的周期。業(yè)務(wù)流程、溝通技術(shù)、人這三者常常成為管理效率的直接表現(xiàn)對象，因此它們與辦公環(huán)境之間的關(guān)系就成為我們優(yōu)化辦公室布置的基本考量。

現(xiàn)代辦公環(huán)境設(shè)計需要關(guān)注的正是與人類日常工作相關(guān)的一些規(guī)律，即如何從環(huán)境設(shè)計的角度去促進人們更好、更有效率地工作。許多國外企業(yè)在考慮內(nèi)部環(huán)境設(shè)置時，就已經(jīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略文化所要傳達出的意境，從布局、色彩、照度、陳設(shè)、家具、徽標(biāo)、字體等多種方面加以配合，使得人們身處彼時彼地的環(huán)境之中就已經(jīng)能夠充分體驗到公司文化的內(nèi)涵。1.4辦公器械的使用1.4.1電話機電話通信中實現(xiàn)聲能與電能相互轉(zhuǎn)換的用戶設(shè)備。由送話器、受話器和發(fā)送、接收信號的部件等組成。發(fā)話時，由送話器把話音轉(zhuǎn)變成電信號，沿線路發(fā)送到對方；受話時，由受話器把接收的電信號還原成話音。電話機一般分為程控電話機和視頻電話機。程控電話機：程控電話是指接入程控電話交換機的電話，程控電話交換機是利用電子計算機來控制的交換機，它以預(yù)先編好的程序來控制交換機的接續(xù)動作。程控電話具有接續(xù)速度快、業(yè)務(wù)功能多、效率高、聲音清晰、質(zhì)量可靠等優(yōu)點。視頻電話機：視頻電話是利用電話線路實時傳送人的語音和圖像(用戶的半身像、照片、物品等）的一種通信方式。如果說普通電話是“順風(fēng)耳”的話，視頻電話就既是“順風(fēng)耳”，又是“千里眼”了。視頻電話分為走IP線路以及走普通電話線路兩種方式。1.4.2傳真機傳真機：通過電話線(PSTN)，以數(shù)字化的形式傳送文本和圖像。傳統(tǒng)的傳真機掃描原始文檔，以位圖形式傳輸文檔的圖像，而接收時，則用打印機將接收到的圖像復(fù)制出來。1.4.3辦公自動化為了具備和完善辦公自動化系統(tǒng)的功能，除了進行辦公人員的相應(yīng)知識培訓(xùn)外，必須配備相應(yīng)的辦公硬件設(shè)備和軟件資源。在現(xiàn)代辦公管理中的主要業(yè)務(wù)中，如文字編輯、信息處理、信息傳輸、信息檢索等都離不開計算機，它是辦公自動化的一名主角。所以，在辦公自動化系統(tǒng)中，計算機使必不可少的核心設(shè)備。辦公自動化系統(tǒng)的硬件和軟件組成如圖所示。辦公自動化系統(tǒng)的硬件是指辦公自動化系統(tǒng)中實際裝置和設(shè)備，而軟件是指用于運行、管理、維護和應(yīng)用開發(fā)計算機所編制的計算機程序。通信設(shè)備：如：局域網(wǎng)，電話，電傳等。輸出設(shè)備：如：圖像掃描儀，復(fù)印機，傳真機等。系統(tǒng)軟件：如：操作系統(tǒng)，語言翻譯程序等。支持軟件：如：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。通用軟件：如文字處理系統(tǒng)，圖形處理系統(tǒng)等。專用軟件：工資管理系統(tǒng)，圖書管理系統(tǒng)等電子計算機一般俗稱為電腦．計算機的種類很多，根據(jù)它的規(guī)模大小可以分為巨型機、大型機、中小型機、微型機和便攜機等。根據(jù)其用途又可分為專用計算機和通用計算機。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計算機。一套計算機系統(tǒng)必須由硬件和軟件兩大部分共同組成，兩者有機結(jié)合、相得益彰，才能是系統(tǒng)發(fā)揮功效。實際上，在計算機技術(shù)的發(fā)展進程中，計算機軟件隨硬件技術(shù)的迅速發(fā)展而發(fā)展，反過來，軟件的不斷發(fā)展與完善，又促進了硬件的新發(fā)展。打印機是辦公自動化系統(tǒng)的主要輸出設(shè)備之一。打印機分為擊打式和非擊打式兩大系列產(chǎn)品。擊打式以針式點陣打印機為主，非擊打式則包括激光、噴墨及熱升華打印機等。文員實務(wù)2.1文員的工作順序工作順序安排就是確定各項工作之間的依賴關(guān)系，并形成文檔。為了進一步編制切實可行的進度計劃，首先必須對工作進行準(zhǔn)確的順序安排。工作順序安排可以利用計算機進行(如項目管理軟件)，也可以手工來做。在一些小項目中，或大型項目的早期階段，手工技術(shù)更為有效，而在實際運用過程中，手工和計算機可以結(jié)合起來使用。2.2文員管理時間、費用的方法辦公用品費用、快遞費用的核對及申請，機票、酒店費用的支付，確保及時支付相關(guān)合作公司的月結(jié)費用。

2.3文員的工作方法首先前臺是一個公司的門面，每個來公司的人最先接觸到的就是前臺（也包括打電話）所以前臺的素質(zhì)、語言、行為、舉止是直接代表公司形象的。都應(yīng)使用禮貌用語（參照五星級酒店前臺及電話總機）。其他的要看你所在的公司大小和需要。比如接待客人、接打電話、收發(fā)傳真、快遞、給員工訂飲用水、訂餐、給出差人員訂票、公司的衛(wèi)生。

做好第一條，其他的只要你有一顆熱愛公司的心就是把公司當(dāng)作自己愛惜的家，老板的事當(dāng)作是自己的事，其他的同事當(dāng)作自己的兄弟姐妹，你在大家的眼里自然就是勤奮，好學(xué)，懂事的應(yīng)屆大學(xué)生了。還有一點，每次下班時若你老板沒走你一定要去問一聲“老板我下班了，您有什么事要我做么？”一般得到的回答都應(yīng)該是“沒有你走吧”電話、電子通訊3.1電話接打接打電話時，音量最好能較普通聊天時稍大。（1）電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然后再詢問對方來電的意圖等。(2)電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復(fù)和附和，以示對對方的積極反饋。(3)應(yīng)備有電話記錄本，重要的電話應(yīng)做記錄。(4)電話內(nèi)容講完，應(yīng)等對方結(jié)束談話再以"再見"為結(jié)束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。聽電話后的第一句問候語：“您好，XXXX公司”。如果電話響了五聲以上才接，要趕緊向?qū)Ψ降狼浮?.處理外界聯(lián)系業(yè)務(wù)（或推銷）電話：原則上是拒絕。對于此種電話，文員須先問三個問題：你是哪里？――詢問公司名稱。你貴姓？有什么事?――了解目的。若是外人打來的電話，即使是初次接觸，也要表示歡迎或謝意。3.2郵件處理實務(wù)郵件的拆封與處理。郵件的拆封：

有些郵件需要文秘人員拆封后交給上司或有關(guān)部門處理，到底哪些郵件可以由文秘人員拆封，哪些不允許，應(yīng)事先與上司達成協(xié)議或規(guī)定。一般來說，機要郵件和私人郵件文秘人員不應(yīng)拆封，除非上司特別授權(quán)。寫明上司親啟的信件應(yīng)直接交給上司處理，如果文秘人員無意拆開了，在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給上司的時候向他（她）道歉。

郵件的拆封要注意幾點：（1）拿到信件后應(yīng)在桌子上磕幾下，使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊，以免在拆封時遭到損壞。一般用剪刀拆信封，公務(wù)信件是不允許用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手動或自動拆信機，以提高拆封的效率。（2）正確的拆封位置在信封的右邊側(cè)，信封不能丟掉，也不能損壞信封上的文字、郵戳和其他標(biāo)志。應(yīng)該用回形針把它與信紙或附件等附在一起，以供以后查閱、佐證之需，這也是歸檔的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有東西，然后檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去，這樣才能保證寄信人及時收到回信。（4）信封里有時會附有貨單、發(fā)票、支票等，檢查這些附件時，應(yīng)該一一對照信紙上提到的部分（英文信在正文下標(biāo)有“Enc.”——enclosure的縮寫）。如發(fā)現(xiàn)名稱或數(shù)量不附，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系，爭取事情的妥善解決。信件里的證件、現(xiàn)金等要專項登記和保管。（5）有些郵包是根據(jù)公司的訂購信寄來的，文秘人員應(yīng)找出當(dāng)時的訂購信的副本，拆開郵包，仔細檢查訂購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否與訂購的一致，記住沒有訂購的東西不能簽收，不能夠接受的東西也不能簽收，以防止有欺詐性或破壞性郵包。如果物品有質(zhì)量等問題時，要及時與對方聯(lián)系。在移交物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。（6）有些單位，如法律部門要求在郵件上加蓋收到時的日期章，也可以用手工方式填寫，表明收到時的年、月、日、時或分。（7）文秘人員應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件。那些屬于“優(yōu)先考慮”、“緊急”的信件盡快呈送給上司，如緊急商務(wù)信函、國際性電傳、傳真、電報或特快專遞等，而一般的公務(wù)性信函可以經(jīng)文秘人員處理后呈送。（8）文秘人員經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把其中的重點部分用紅筆劃出，并提醒上司注意有關(guān)問題（如在信紙邊上注明“參閱某卷宗”、“可與前信印證”等），也可以將信中的要點摘錄下來以供參考。文秘人員還有責(zé)任提供上司回信時的參考資料。（9）收到的廣告等郵件，不必交給上司，一般可以作為廢紙?zhí)幚恚嘘P(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的資料應(yīng)保存好，或交給有關(guān)部門。（10）有些郵件可能誤投到文秘人員手里。如果文秘人員不知道轉(zhuǎn)遞地址，應(yīng)該把錯誤的地址劃去，在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好并退回去。郵件的處理：（1）需要呈交給上司的信件，應(yīng)該趕在上司進辦公室之前準(zhǔn)備好，或在上司上班不久就要準(zhǔn)備好。如果以前保存在檔案中的信件與現(xiàn)在這封信有很大的關(guān)系，把這封信和檔案放在一起。根據(jù)重要程度整理上司的信件，最重要的放在最上面。特快專遞和電子郵件經(jīng)常都是急件，有時廣告商也用專人傳遞手段，但文秘人員應(yīng)分清那些才是真正的特別緊急的信件?？梢詥枂柹纤臼欠駪?yīng)該使用不同顏色的文件夾存放不同種類的信件。如果事先得到上司的授權(quán)，應(yīng)對信件進行評注，即把長信中重要的地方標(biāo)明、顯示出來，或者把有用的事情記錄下來。如某封信邀請上司在宴會上發(fā)表演講，文秘人員要在信的空白處標(biāo)出時間、地點等信息，并指出是否與其他約會有沖突。文秘人員可以使用黃色筆標(biāo)出重要的詞，這樣復(fù)印時就不會留有痕跡。有些辦公室不允許在信上寫字或作記號，在這種情況下，文秘人員要貼一張自動粘貼、可以移動的小條。（2）文秘人員把辦公室無法處理的信，以及應(yīng)該轉(zhuǎn)交其他人的信件分開放好。對于這些信件，文秘人員可以用商店出售的標(biāo)準(zhǔn)型自動粘貼、可移動的提示條來處理，在上面寫上希望某人采取什么樣的行動，例如：

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為你提供信息

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要你采取行動

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征求你的同意

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征求你的意見

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請轉(zhuǎn)交

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請交回

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請和我一起審核

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文秘人員要審閱信件，把提示條貼在信件上，把信交給應(yīng)該轉(zhuǎn)交的人，如有必要，附上有關(guān)材料或者以前的信件。也可以制作“郵件轉(zhuǎn)送單”，如果信件要給好幾個人看，可以設(shè)計一個傳閱順序提示條。如果使用的提示條上已經(jīng)有名字（按職務(wù)高低排列），在這些名字前按每個人必須收到的順序加數(shù)字1、2、3（按閱處信件的工作順序排列）。每個人都必須在看完信件后簽上自己的名字，然后再轉(zhuǎn)交給下一個人，不要拿掉信上面的提示條。4.接待實務(wù)4.1待的基本禮節(jié)。4.1.1介紹的禮節(jié)介紹的手勢：五指并攏，手心向上，指向被介紹人。介紹的順序：先介紹位卑者給位尊者。先將男士介紹給女士;年輕的給年長的;自己公司的同事給別家公司的同事;先將職位稍低者介紹給職位高者;公司同事給客戶;非官方人事給官方人士;本國同事給外國同事;如果身邊各有一人，先介紹右邊的，再介紹左邊的。4.1.2握手的禮儀握手時，距對方約一步遠，上身稍向前傾，兩足立正，伸出右手，四指并攏，虎口相交，拇指張開下滑，向受禮者握手。掌心向下握住對方的手，顯示著一個人強烈的支配欲，無聲地告訴別人，他此時處于高人一等的地位。應(yīng)盡量避免這種傲慢無禮的握手方式。相反，掌心向里握手顯示出一個人的謙卑和畢恭畢敬。平等而自然的握手姿態(tài)是兩手的手掌都處于垂直狀態(tài)。這是一種最普通也最穩(wěn)妥的握手方式。戴著手套握手是失禮行為。男士在握手前先脫下手套，摘下帽子。女士可以例外。當(dāng)然在嚴(yán)寒的室外也可以不脫。比如雙方都戴著手套，帽子，這時一般也應(yīng)先說聲：“對不起”。握手時雙方互相注視，微笑，問候，致意，不要看第三者或顯得心不在焉。除了關(guān)系親近的人可以長久地把手握在一起外，一般握兩三下就行。不要太用力，但漫不經(jīng)心地用手指尖“晴蜓點水”式去點一下也是無禮的。一般要將時間控制在三五秒鐘以內(nèi)。如果要表示自己的真誠和熱烈，也可較長時間握手，并上下?lián)u晃幾下。握手時兩手一碰就分開，時間過短，好像在走過場，又像是對對方懷有戒意。而時間過久，特別是拉住異性或初次見面者的手長久不放，顯得有些虛情假義，甚至?xí)粦岩蔀椤跋胝急阋恕薄ｉL輩和晚輩之間，長輩伸手后，晚輩才能伸手相握，上下級之間，上級伸手后，下級才能接握;男女之間，女方伸手后，男方才能伸手相握;當(dāng)然，如果男方為長者，遵照前面說的方法。如果需要和多人握手，握手時要講究先后次序，由尊而卑，即先年長者后年幼者，先長輩再晚輩，先老師后學(xué)生，先女士后男士，先已婚者后未婚者，先上級后下級。4.1.3交換名片的禮儀如果是坐著，盡可能起身接受對方遞來的名片;輩份較低者，率先以右手遞出個人的名片;到別處拜訪時，經(jīng)上司介紹后，再遞出名片;接受名片時，應(yīng)以雙手去接，并確定其姓名和職務(wù);接受名片后，不宜隨手置于桌上;經(jīng)常檢查皮夾，不可遞出污舊或皺折的名片;名片夾或皮夾置于西裝內(nèi)袋，避免由褲子后方的口袋掏出;盡量避免在對方的名片上書寫不相關(guān)的東西;不要無意識地玩弄對方的名片;上司在時不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片。4.1.4引導(dǎo)的禮儀接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。2、在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。3、在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。4、客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。4.1.5乘車禮儀小轎車1、小轎車的座位，如有司機駕駛時，以后排右側(cè)為首位，左側(cè)次之，中間座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席。2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務(wù)于自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然后自己再上車。4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應(yīng)邀友人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。5、主人親自駕車，坐客只有一人，應(yīng)坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項禮節(jié)最易疏忽。6、女士登車不要一只先踏入車內(nèi)，也不要爬進車?yán)?。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車?yán)?，雙膝一定保持合并的姿勢。(二)吉普車吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛，都應(yīng)以前排右坐為尊，后排右側(cè)次之，后排左側(cè)為末席。上車時，后排位低者先上車，前排尊者后上。下車時前排客人先下，后排客人再下車。旅行車我們在接待團體客人時，多采用旅行車接送客人。旅行車以司機座后第一排即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)遞減。4.2接待平時來訪者的實務(wù)接上級來訪，接待要周到。對領(lǐng)導(dǎo)交待的工作要認真聽、記；領(lǐng)導(dǎo)了解情況，要如實回答；如領(lǐng)導(dǎo)是來慰問，要表示誠摯的謝意。領(lǐng)導(dǎo)告辭時，要起身相送，互道"再見"。下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節(jié)接待外，對反映的問題要認真聽取，一時解答不了的要客氣地回復(fù)。來訪結(jié)束時，要起身相送。5.日程安排5.1日程安排的意義日程安排就是有計劃地將自己每天的事務(wù)與時間結(jié)合起來進行安排，以便做到有計劃地進行生活和工作。同時提升效率，以便達到日事日清的目的。5.2文秘人員在日程安排中的工作1.服從于組織的總目標(biāo)和整體計劃的原則2.工作效率和領(lǐng)導(dǎo)健康相兼顧的原則（1）安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程一般不超過工作量的50%；（2）事項安排要能有效銜接和相互聯(lián)絡(luò)；（3）安排日程時要留有充分的余地。3.長短結(jié)合，區(qū)分輕重緩急的原則長短結(jié)合，先重后輕，先外后內(nèi)原則，來安排年度、月、周和日日程表。4.適當(dāng)保密的原則5.事先確認的原則一是領(lǐng)導(dǎo)本人確認；二是秘書及時提示和督促實施；三是在重要活動前，秘書有責(zé)任事先再次確認。6.酌留彈性原則7.編填規(guī)范管理好時間是秘書高素質(zhì)的體現(xiàn)，包括自己的和領(lǐng)導(dǎo)的時間，具體體現(xiàn)在日程安排、約會安排和旅行安排上。印信、值班工作6.1印章的制發(fā)和使用辦公室登記編號后，由部門相關(guān)人員自行保管，并對合同章的使用負責(zé)。先由董事長批示為準(zhǔn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后由部門相關(guān)人員在使用登記臺帳上作好使用記錄。公司公章使用流程：①申請人填寫好印章申請單后，向總經(jīng)理、副總經(jīng)理審批簽字。②印章保管人員審閱、了解用印內(nèi)容。③印章保管人員對用章申請單進行核準(zhǔn)后，由印章保管人蓋戳。管理制度：公司公章由辦公室主任保存，財務(wù)章由財務(wù)部指定專人、專柜管理。印章管理人員必須切實負責(zé)，不得隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。印章管理人員對印章的使用及安全承擔(dān)全部責(zé)任。印章使用必須登記，未經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

嚴(yán)禁蓋空白章或給外單位蓋章。對于超出使用權(quán)限的文件，必須董事長審批，對未經(jīng)審批而使用公章，要追究當(dāng)事人和保管人的責(zé)任，由此而產(chǎn)生的后果由當(dāng)事人負責(zé)。如因業(yè)務(wù)需要需在空白紙上章蓋，需經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理審批，由保管員對所蓋章的空白紙編號登記后蓋章。申請