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第5頁共5頁2024年公司合署辦公區(qū)管理制度例文會(huì)議議程確立后,辦公室需立即通知相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)議前的充分準(zhǔn)備,包括但不限于會(huì)議所需材料的籌備。第七條,經(jīng)理辦公會(huì)議針對既定議題形成決議或決定,總經(jīng)理在此環(huán)節(jié)中擁有最終決策權(quán)。第八條,辦公室需指派專人對經(jīng)理辦公會(huì)議進(jìn)行詳盡記錄,并確保記錄內(nèi)容的整理與存檔工作得以妥善完成。對于重要決議事項(xiàng),需形成正式文件,并分發(fā)給相關(guān)單位或人員。辦公室還需對需貫徹落實(shí)的事項(xiàng)進(jìn)行持續(xù)跟進(jìn)、督察,并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。第九條,總公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議由總經(jīng)理親自主持,總公司其他領(lǐng)導(dǎo)均需參加。會(huì)議召開時(shí)間不定,必要時(shí)由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容,并督促會(huì)議決議事項(xiàng)的協(xié)調(diào)落實(shí)。第三章公文處理第十條,各部門在原則上不得擅自以部門名義對系統(tǒng)外單位制發(fā)正式文件。第十一條,來自____各部委及____辦的所有來文(包括各部門直接收到或代領(lǐng)的),均需交由辦公室進(jìn)行統(tǒng)一登記、傳閱及歸檔處理。在得到辦公室同意后,相關(guān)部門方可進(jìn)行文件的復(fù)印留存。第十二條,凡以總公司名義發(fā)出的公文、函件及需加蓋總公司印章的文件,其內(nèi)容與文字均需經(jīng)過辦公室的嚴(yán)格審核,辦公室對此負(fù)有把關(guān)責(zé)任。第十三條,辦公室負(fù)責(zé)全系統(tǒng)文書檔案的管理工作,并提供文檔工作的專業(yè)指導(dǎo)。第十四條,辦公室負(fù)責(zé)制定總公司保密工作條例,并對全系統(tǒng)的保密工作進(jìn)行指導(dǎo)。第四章內(nèi)部呈批第十五條,總公司各部門、各專業(yè)公司及子公司等,若需以書面形式向總公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作或請求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng),必須使用呈批件進(jìn)行上報(bào)。第十六條,總公司各部門的呈批件,應(yīng)直接送達(dá)至分管領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行簽批。簽批后,原件退回原部門辦理。若事項(xiàng)超出分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限范圍,則需交由辦公室呈報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行閱批。閱批后,再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示退回呈報(bào)部門或進(jìn)行相應(yīng)處理。第十七條,專業(yè)公司、子公司的呈批件,應(yīng)根據(jù)呈報(bào)內(nèi)容自行送交至相關(guān)管理部門或分管領(lǐng)導(dǎo)處。若需報(bào)請總經(jīng)理審批的,應(yīng)交由辦公室負(fù)責(zé)呈送。審批后,再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行相應(yīng)處理。第十八條,總公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后的呈批件原件,需交由辦公室進(jìn)行歸檔存查。呈報(bào)單位在必要時(shí)可保留復(fù)印件以備查閱。第十九條,辦理呈批件時(shí)必須進(jìn)行打印處理,并按規(guī)定填寫相關(guān)內(nèi)容,使用規(guī)范的表格形式。同時(shí),需由承辦人及呈報(bào)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。若存在附件,則需確保附件齊全且有效。一般情況下,應(yīng)堅(jiān)持一事一呈的原則。若需對同一事項(xiàng)進(jìn)行多次呈報(bào),第二次呈報(bào)時(shí)應(yīng)附上上次的批示意見。第二十條,承辦部門需以高度的責(zé)任心對待工作,確保收、交、轉(zhuǎn)、送等各個(gè)環(huán)節(jié)的快速、準(zhǔn)確及交接手續(xù)的完備性。為此,應(yīng)建立完善的收發(fā)文和交接制度,并指定專人負(fù)責(zé)登記和存檔工作。第二十一條,各部門及各專業(yè)公司應(yīng)指定一名正式員工作為聯(lián)絡(luò)員,專門負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)工作。具體職責(zé)包括簽領(lǐng)文件、接聽通知并向本單位領(lǐng)導(dǎo)及人員傳達(dá)信息、報(bào)送呈批件及其他相關(guān)事務(wù)的處理。第五章印章使用第二十二條,涉及公司重要合同、協(xié)議、對外承諾、擔(dān)保、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等法律文書及其他重要事由的文件,在使用印章前必須經(jīng)法規(guī)室審核并報(bào)請總經(jīng)理簽批。第二十三條,呈送給____辦及各部委的文件,在使用印章前需由辦公室主任進(jìn)行核稿并報(bào)請總經(jīng)理簽批。第二十四條,對于涉及總公司領(lǐng)導(dǎo)具體分管業(yè)務(wù)的一般性函件、報(bào)表、證明等文件,其使用印章需經(jīng)辦公室秘書處審核并由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。第二十五條,除上述規(guī)定外的一般性函件、介紹信或其他事由的文件,其使用印章可由辦公室主任批準(zhǔn)后進(jìn)行。第六章機(jī)要文書第二十六條,機(jī)要室主要負(fù)責(zé)總公司文件和有關(guān)材料的打印工作。所有打印內(nèi)容均需經(jīng)辦公室主任(或分管領(lǐng)導(dǎo))審核簽字后方可進(jìn)行。第二十七條,各單位需自行負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)公文、函件及其他材料的打印工作。第二十八條,辦理復(fù)印、傳真等業(yè)務(wù)時(shí),需填寫“機(jī)要室業(yè)務(wù)申請單”并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后送交機(jī)要室辦理。每季度末由辦公室統(tǒng)計(jì)費(fèi)用后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)本部進(jìn)行核算并計(jì)入部門費(fèi)用。第二十九條,一般業(yè)務(wù)性外發(fā)傳真需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn);重要傳真件的外發(fā)則需由總公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。第三十條,收到傳真件后應(yīng)及時(shí)通知收件人簽字領(lǐng)取并妥善保管。第三十一條,各部門及個(gè)人的郵件可自行發(fā)送或領(lǐng)??;屬于總公司領(lǐng)導(dǎo)的郵件則由辦公室負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。第七章接待第三十二條,對于來訪客人需進(jìn)行登記并由被訪單位派人進(jìn)行接待2024年公司合署辦公區(qū)管理制度例文(二)辦公用品管理規(guī)定為強(qiáng)化公司辦公用品的管控,有效控制成本開支,確保采購與使用的規(guī)范化,遵循勤儉節(jié)約和以利于工作的原則,特依據(jù)公司實(shí)際狀況,制定本規(guī)定。辦公用品主要由韓栗負(fù)責(zé)管理,包括以下類別:1.公共辦公設(shè)備:如掃描儀、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。2.部門用書籍。3.個(gè)人辦公文具。辦公文具分類為消耗品、管理消耗品及管理品:1.消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、各類紙張、標(biāo)簽、信紙、橡皮擦、夾子、圓珠筆、碳素筆芯、釘書釘?shù)取?.管理消耗品:簽字筆、白板筆、筆式擦、熒光筆、涂改液、打印墨盒、電池等。3.管理品:剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、印泥及衛(wèi)生工具等。二、辦公用品采購1.除公司特別安排,采購工作應(yīng)由辦公室韓栗、孫靈芝統(tǒng)一進(jìn)行。2.采購流程:韓栗編制詳細(xì)清單,提交借款單,由王亞萍審核,經(jīng)高經(jīng)理批準(zhǔn)后,由韓栗、孫靈芝執(zhí)行采購。3.購入物品由韓栗負(fù)責(zé)登記造冊,集中保管,并按需分配。三、辦公用品領(lǐng)用1.公司員工需向辦公室韓栗申請并填寫《辦公用品領(lǐng)用登記》,文具類非易耗品需以舊換新。2.辦公文具中的易耗品,每人限領(lǐng)一次,如簽字筆等。3.辦公設(shè)備的配套說明書、光盤等由韓栗統(tǒng)一保管并建立檔案。四、辦公用品的維護(hù)與保養(yǎng)1.部門專屬的辦公設(shè)備由各部門自行負(fù)責(zé)維護(hù)。2.公共使用的辦公設(shè)備由辦公室孫靈芝負(fù)責(zé)保養(yǎng)工作。2024年公司合署辦公區(qū)管理制度例文(三)第一章安全與保密管理第二十三條各公司、部門應(yīng)強(qiáng)化職工安全教育,提升安全意識,采取切實(shí)有效的措施,確保各自責(zé)任區(qū)域的安全保衛(wèi)工作得到妥善執(zhí)行。第二十四條加強(qiáng)現(xiàn)金與物資的管理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)金與物資管理制度,備用金需按規(guī)定數(shù)額存放。各部門所管理的貴重物品及精密儀器,需指定專人負(fù)責(zé),并存放于安全區(qū)域。第二十五條嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,加強(qiáng)對圖紙、文件、影像資料等敏感信息的管理,以防止丟失或泄露事件的發(fā)生。第二十六條各公司應(yīng)根據(jù)內(nèi)部安全現(xiàn)狀,適時(shí)組織“防火、防盜、防雷電、防煤氣中毒”四防安全教育,持續(xù)增強(qiáng)員工的安全意識。同時(shí),應(yīng)配備適量的消防器材,并確保員工能夠正確使用。安全管理部門需定期開展安全檢查,以保障消防器材處于良好狀態(tài),實(shí)現(xiàn)全員掌握消防器材的使用技能。第二十七條未經(jīng)各公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),外來人員不得在辦公樓內(nèi)留宿。第二十八條辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁存放汽油、易燃液體、液化石油氣(食堂烹飪用途除外)等易燃易爆物品。嚴(yán)禁焚燒物品,禁止將未熄滅的煙蒂丟棄于垃圾桶或可能引發(fā)火災(zāi)的地點(diǎn)。同時(shí),嚴(yán)禁在消防通道或消防器材附近堆放物品。第二十九條公司全體員工應(yīng)樹立安全用電意識。因工作需要增設(shè)或使用大功率(1300W以上)電器的,必須事先向盛華公司綜合辦公室申報(bào),由辦公室根據(jù)負(fù)荷承載能力決定是否批準(zhǔn)使用。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自增設(shè)的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將立即拆除,并由增設(shè)者及所在公司領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三十條嚴(yán)禁私自安裝和維修電器設(shè)備,禁止隨意拉接電線。室內(nèi)電路、插座的改動(dòng)需經(jīng)專業(yè)人員批準(zhǔn)。第三十一條公司全體員工應(yīng)堅(jiān)持節(jié)約用電、用水的原則。外出時(shí),應(yīng)養(yǎng)成隨手關(guān)燈、關(guān)水、關(guān)閉電腦等用電設(shè)備的良好習(xí)慣,避免長流水、長明燈現(xiàn)象的發(fā)生。夏季空調(diào)溫度設(shè)定不得低于XX度,冬季溫度設(shè)定不高于XX度。第三十二條會(huì)議室的日常管理、維護(hù)以及調(diào)配使用,由綜合辦公室負(fù)責(zé)。第三十三條各公司申請使用會(huì)議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參會(huì)人員及所需準(zhǔn)備物品等信息,并提前說明需綜合辦公室協(xié)助辦理的事項(xiàng)。第三十四條會(huì)議室內(nèi)配置的物品、設(shè)施設(shè)備、座椅等未經(jīng)許可不得隨意搬動(dòng)或挪作他用。如有需要,必須經(jīng)綜合辦公室同意后方可使用,并在使用后歸還。第三十五條使用會(huì)議室后,相關(guān)公司和部門應(yīng)將座椅擺放整齊,清理衛(wèi)生,切斷電源,檢查設(shè)備是否完好、齊全,并關(guān)閉門窗。第三十七條倉庫內(nèi)各類設(shè)施應(yīng)擺放整齊,保持清潔無塵。倉庫鑰匙由綜合辦公室持有并負(fù)責(zé)備份、登記。未經(jīng)綜合辦公室許可,任何人不得擅自進(jìn)入倉庫。第三十八條公司各辦公室的電腦應(yīng)指定專人操作,負(fù)責(zé)日常操作和維護(hù)。其他人員未經(jīng)電腦使用人許可不得隨意使用。第三十九條嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的活動(dòng),如上班時(shí)間玩游戲等。嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。電腦應(yīng)用軟件尤其是殺毒、防火墻類軟件必須使用正版,并由相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行安裝。第四十條定期對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理備份,及時(shí)刪除不必要的文件資料,以確保電腦運(yùn)行暢通。未經(jīng)允許不得擅自使用他人電腦或拷貝他人電腦資料。未經(jīng)批準(zhǔn),不得向互聯(lián)網(wǎng)傳輸軟件或文件。第四十一條電腦使用人應(yīng)定期使用殺毒軟件進(jìn)行病毒檢測和清理工作,保持電腦的清潔。工作結(jié)束時(shí),應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。電腦的維修與保養(yǎng)應(yīng)由指定的專業(yè)電腦公司負(fù)責(zé)。第六章維修管理第四十二條辦公樓內(nèi)的各種公用設(shè)施如消防與報(bào)警設(shè)備、電源插座等不得私自拆裝或挪用。如有需要必須經(jīng)綜合辦公室統(tǒng)一安排處理。第四十三條嚴(yán)禁使用非正常配置的高功率電器及私自亂接電線。綜合辦公室每年將根據(jù)辦公樓用電情況安排專業(yè)人員進(jìn)行一次維修和檢查以排除故障隱患。第四十四條辦公室原有的裝飾和設(shè)備應(yīng)保持原樣不得擅自新增、移動(dòng)或拆除。禁止在

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