公司外部信息管理制度

公司外部信息管理制度1.前言該制度是為了規(guī)范和管理公司員工在處理公司外部信息時(shí)的行為，確保公司的商業(yè)機(jī)密、客戶(hù)隱私和敏感信息得到保護(hù)。本制度適用于全部公司員工，包含全職員工、兼職員工和外包人員。2.目的該制度的目的是：—保護(hù)公司的商業(yè)機(jī)密，包含商業(yè)計(jì)劃、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、營(yíng)銷(xiāo)策略和其他內(nèi)部信息；—保護(hù)客戶(hù)隱私和敏感信息，包含客戶(hù)身份、聯(lián)系方式、交易記錄等；—規(guī)范員工在處理公司外部信息時(shí)的行為，提高信息的有效性和可靠性；—防止未經(jīng)授權(quán)的信息披露和濫用。3.定義在本制度中，以下術(shù)語(yǔ)具有以下定義：—外部信息：指公司取得自外部的、與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包含但不限于行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)情報(bào)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等；—商業(yè)機(jī)密：指公司的商業(yè)信息、技術(shù)信息、產(chǎn)品信息、客戶(hù)信息等，未經(jīng)授權(quán)不得外泄，披露或使用；—客戶(hù)隱私和敏感信息：指客戶(hù)的個(gè)人身份信息、聯(lián)系方式、交易記錄等，未經(jīng)客戶(hù)同意不得外泄、披露或使用；—員工：指全部受雇于公司的全職員工、兼職員工和外包人員。4.外部信息取得與管理4.1員工在取得外部信息時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：—只能使用正當(dāng)合法的途徑取得外部信息；—不得使用虛假身份或進(jìn)行誑騙行為取得外部信息；—不得向未經(jīng)授權(quán)的人員披露外部信息。4.2外部信息的管理要求如下：—外部信息應(yīng)以書(shū)面或電子形式進(jìn)行記錄和歸檔；—外部信息的存儲(chǔ)和傳輸應(yīng)采取合理的安全措施，防止信息泄露；—外部信息的傳閱和使用應(yīng)遵守最小限度原則，確保僅授權(quán)人員才略訪問(wèn)和使用相關(guān)信息。4.3公司應(yīng)建立外部信息管理系統(tǒng)，包含但不限于以下內(nèi)容：—指定負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)外部信息的管理和監(jiān)督；—訂立標(biāo)準(zhǔn)化的外部信息記錄和歸檔流程；—配備合適的信息存儲(chǔ)設(shè)備和安全措施；—對(duì)員工進(jìn)行外部信息管理的培訓(xùn)和考核；—建立審查機(jī)制，定期審查外部信息的存儲(chǔ)和使用情況。5.商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息保護(hù)5.1員工應(yīng)保護(hù)商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息，遵從以下規(guī)定：—不得將商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息外泄或披露給未經(jīng)授權(quán)的人員；—未經(jīng)授權(quán)不得利用商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息謀取個(gè)人利益；—在處理商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息時(shí)，應(yīng)采取合理的安全措施，包含但不限于加密、權(quán)限掌控、身份驗(yàn)證等。5.2公司應(yīng)建立商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息保護(hù)機(jī)制，包含但不限于以下內(nèi)容：—確定商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息的范圍和分類(lèi)；—訂立商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息的使用和披露政策；—采取合理的技術(shù)手段和措施保護(hù)商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息的安全；—對(duì)員工進(jìn)行商業(yè)機(jī)密和客戶(hù)隱私信息保護(hù)意識(shí)的培訓(xùn)和教育。6.違規(guī)處理和懲罰6.1對(duì)于違反本制度的員工，將進(jìn)行相應(yīng)的違規(guī)處理，包含但不限于以下措施：—口頭警告；—書(shū)面警告；—暫時(shí)停止相關(guān)權(quán)限和職責(zé)；—停止雇傭關(guān)系；—追究法律責(zé)任。6.2在必需的情況下，公司將采取法律手段對(duì)違法行為進(jìn)行追究和制裁。7.監(jiān)督和改進(jìn)公司將定期對(duì)外部信息管理制度進(jìn)行績(jī)效評(píng)估和改進(jìn)。員工有責(zé)任向上級(jí)匯報(bào)違規(guī)行為和存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。公司將對(duì)舉報(bào)行為進(jìn)行保密保護(hù)，并及時(shí)采取措施解決問(wèn)題。8.附則8.1通過(guò)簽署相關(guān)授權(quán)協(xié)議，員工應(yīng)自動(dòng)保護(hù)公司利益，遵守保密義務(wù)。8.2本制度的修改和解釋權(quán)歸公司管理負(fù)責(zé)人。8.3本制度自發(fā)布之日起生效，并替換之前的任何相關(guān)規(guī)定。以上為公司外部信息管理制度的內(nèi)容，全部員工都有責(zé)任遵守和執(zhí)行。依據(jù)實(shí)際情況，公司管理負(fù)責(zé)人有權(quán)對(duì)該制度進(jìn)行修訂和解