培訓(xùn)課件 -高效會(huì)議管理技巧(講師版)

會(huì)議概述一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)主持會(huì)議技巧會(huì)議致命傷會(huì)議成本會(huì)議成本?書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)??書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)?報(bào)告內(nèi)容有摘要 ?會(huì)議資料有準(zhǔn)備?報(bào)告內(nèi)容有摘要?有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)??有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)案例討論案例討論：最失敗的一次會(huì)議，會(huì)議成功的關(guān)鍵會(huì)議議程會(huì)議議程備蹤兩個(gè)基本點(diǎn)的排度目的排度目安制始迎議程間章開(kāi)歡會(huì)議時(shí)規(guī)結(jié)束會(huì)議/確認(rèn)行動(dòng)相關(guān)問(wèn)題的主要決策人能夠提供相關(guān)相關(guān)問(wèn)題的主要決策人–會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要–將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸–讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的安撫階段正常積極工作階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估?會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能??主持人的會(huì)后跟進(jìn)爭(zhēng)爭(zhēng)?營(yíng)造和諧氣氛?按照議程進(jìn)行?正確總結(jié)討論的內(nèi)容?引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言?幫助與會(huì)者理清不假思索的想法?尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況?減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論?保持中立態(tài)度–除了會(huì)議召開(kāi)的背景，也可讓與會(huì)人員自我介紹，并說(shuō)明對(duì)會(huì)議的期待，以促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽廠廠–傾聽(tīng)與你是否同意其他人的講話是毫無(wú)關(guān)系的。–傾聽(tīng)就是接收到其他人所講的一切。–傾聽(tīng)就是理解其他人的想法。≥說(shuō)的速度說(shuō)的速度–把所有個(gè)人見(jiàn)解放在一邊–聚精會(huì)神，不要走神–注意一些非言語(yǔ)的示意動(dòng)作或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì)或動(dòng)作。)–不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。?傾聽(tīng)能力測(cè)試2–或者直接引用他的話–或者用自己的語(yǔ)言重組對(duì)方的話–重新組合可以在會(huì)面中制造一種氣氛；–某些重新組合可能會(huì)幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶?chǎng)合下發(fā)言，使他們的話更好被人們聽(tīng)進(jìn)去；–使那些原本沒(méi)有理解的或是沒(méi)有聽(tīng)見(jiàn)的人重新跟上發(fā)言者的話。就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！積極傾聽(tīng)在這兩種情況下尤其有用積極傾聽(tīng)在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí)當(dāng)對(duì)方給予的是重要的，或感情上的信息時(shí)聽(tīng)聽(tīng)聽(tīng)用耳朵聽(tīng)；用眼睛看開(kāi)放式問(wèn)題封閉式問(wèn)題開(kāi)放式問(wèn)題封閉式問(wèn)題?……?這種問(wèn)題需要解釋和說(shuō)明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說(shuō)的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容站在對(duì)方站在對(duì)方考問(wèn)題 1.只有在必要時(shí)才召集 2.仔細(xì)籌劃過(guò) 3.擬定和分發(fā)了議程表 4.遵守時(shí)間 5.一切按計(jì)劃進(jìn)行 6.邀請(qǐng)了有經(jīng)驗(yàn)的人士和決策人 7.作出了結(jié)論和歸納 8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人阿羅悖論阿羅悖論4.合理化動(dòng)機(jī)4.合理化動(dòng)機(jī)5.權(quán)威效應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移3.從眾行為在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)別人的建議進(jìn)行評(píng)判決策制定會(huì)議，一定要把方案的提決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開(kāi)奧美廣告-大人閉嘴請(qǐng)吃棒棒糖讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/麥肯錫思維導(dǎo)圖麥肯錫思維導(dǎo)圖制造幽默的會(huì)議氛圍制造幽默的會(huì)議氛圍奧美廣告的文字接龍游戲適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)假想對(duì)方的反對(duì)意見(jiàn)?選擇最佳時(shí)機(jī)??選擇最佳時(shí)機(jī)?注意人際關(guān)系?克服脾氣?鼓勵(lì)積極的發(fā)言?提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題?正面發(fā)言PersuasiveFactsImplicationResultingCounterPosition/Your無(wú)可爭(zhēng)辯fromFactsPosition事實(shí)導(dǎo)出的影響、結(jié)果對(duì)方位置/我方位置FeatureAdvantageBenefit特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)好處?1)AnalyticalApproach:Presentfacts,Logic&SoundReasoning曉之以理?2)ConsequenceApproach:PresentReward/Punishments誘之以利唬之以害?3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms?4)EmotionalApproach:PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds動(dòng)之以情1.沒(méi)有議程4.少數(shù)人壟斷發(fā)1.沒(méi)有議程暢地溝通討論主題迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法3.主持人不能的想法拍板決定8.與會(huì)人員不對(duì)，即參與會(huì)議的人員與會(huì)議主題相關(guān)性不大9.會(huì)議場(chǎng)所不佳，易于分心，會(huì)議人員頻頻進(jìn)出，辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情，破壞會(huì)議的氣氛10.與會(huì)者沒(méi)有充分準(zhǔn)備參會(huì)者的守則和責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備以解決問(wèn)題為己任盡可能多的獲取信息避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)如何處理會(huì)議中的沖突決斷決斷：滿足自己的要求競(jìng)爭(zhēng)（暴力）協(xié)作決斷決斷：滿足自己的要求不決斷妥協(xié)不決斷回避遷就（適應(yīng)）會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會(huì)議記錄者的才能反應(yīng)快打/寫(xiě)字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽(tīng)能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)對(duì)重要的會(huì)議可進(jìn)行錄音定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音大多數(shù)會(huì)議應(yīng)指定記錄者對(duì)重要的會(huì)議可進(jìn)行錄音定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音大多數(shù)會(huì)議應(yīng)指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤部分紀(jì)要簽批后發(fā)送給與會(huì)者團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)社會(huì)性懈怠會(huì)后跟進(jìn)參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容主持人的會(huì)后跟進(jìn)1.請(qǐng)大家填寫(xiě)會(huì)議評(píng)估表2.針對(duì)意見(jiàn)做出改進(jìn)措施3.詢問(wèn)和聯(lián)絡(luò)缺席的同事4.制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)5.如有需要找高層協(xié)助6.如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議7.會(huì)議之后檢討得失主持人會(huì)后自我評(píng)定問(wèn)卷（一）1.在開(kāi)會(huì)中有沒(méi)有人誤解過(guò)我的意思？2.我有沒(méi)有在別人談話時(shí)跳到其他話題？3.有沒(méi)有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？4.面對(duì)別人說(shuō)話的時(shí)候是不是很緊張？處理說(shuō)話緊張最好的方式是排練主持人會(huì)后自我評(píng)定問(wèn)卷（二）5.是否遇到只有主持人說(shuō)話而沒(méi)人參與？6.談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？7.在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問(wèn)?8.總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？9.是否提前考慮把復(fù)雜的問(wèn)題用平易近人的方法表達(dá)出來(lái)？10.是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問(wèn)大家還有什么問(wèn)題嗎?提高下次會(huì)議質(zhì)量只有必要時(shí)才開(kāi)會(huì)會(huì)前要做準(zhǔn)備事先