營銷服務部會議管理制度

營銷服務部會議管理制度第一章總則

一、為加強營銷服務部會議管理，提高工作效率，確保會議的嚴肅性、規(guī)范性和有效性，根據(jù)公司相關(guān)制度，特制定本制度。

二、本制度適用于營銷服務部所有層級、類型的會議，包括但不限于部門例會、項目協(xié)調(diào)會、市場分析會等。

三、會議應遵循以下原則：

1.精簡高效：會議應嚴格控制時間，議題明確，減少無關(guān)議題討論，確保會議高效進行。

2.議事公開：會議內(nèi)容應保持透明，涉及公司機密事項的，應按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。

3.認真準備：參會人員應提前準備好相關(guān)材料，確保會議討論的深入和務實。

4.積極參與：參會人員應積極參與會議討論，發(fā)表建設(shè)性意見，提高會議質(zhì)量。

四、會議的組織、召開、記錄、跟蹤等工作由專人負責，確保會議的順利進行。

五、會議管理制度應定期進行修訂和完善，以適應部門發(fā)展和工作需要。

六、本制度的解釋權(quán)歸營銷服務部所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)部門工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.擬定會議議程：列出會議主要議題，預計討論時間，明確主持人、報告人和參會人員。

3.發(fā)送會議通知：提前將會議時間、地點、議程等信息通知參會人員，并要求回復確認。

4.準備會議材料：收集與會議議題相關(guān)的資料，整理成會議材料，提前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前進行簽到，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.按照議程逐項進行討論，報告人針對議題進行匯報，參會人員充分發(fā)表意見。

4.會議主持人對討論進行總結(jié)，形成決策或結(jié)論。

三、會議記錄

1.指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整。

2.記錄內(nèi)容包括：會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策或結(jié)論等。

3.會議記錄應在會議結(jié)束后及時整理，并以書面形式發(fā)送給參會人員。

四、會議決策執(zhí)行

1.根據(jù)會議決策，明確責任人和完成時間，確保決策落實。

2.責任人按照會議決策要求，制定具體實施方案，報上級領(lǐng)導審批。

3.執(zhí)行過程中，責任人應定期匯報進展情況，如有問題及時溝通解決。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，主持人應對會議進行總結(jié)，評價會議效果，提出改進措施。

2.會議紀要中應包括會議總結(jié)內(nèi)容，以便對會議效果進行評估和改進。

六、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，將會議通知、會議議程、會議紀要等資料進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照公司規(guī)定進行保存，確保信息安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由專人負責編制，內(nèi)容應準確反映會議討論情況、決策結(jié)果及行動計劃。

2.會議紀要編制完成后，需經(jīng)會議主持人審核批準，方可發(fā)布。

3.會議紀要應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成編制，并在48小時內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議決策的分解與責任落實

1.根據(jù)會議紀要中的決策事項，分解為具體的行動計劃，明確責任人和完成時限。

2.責任人應對照行動計劃，制定詳細的執(zhí)行方案，并確保按計劃推進。

3.對于涉及多部門或跨團隊的決策，應指定協(xié)調(diào)人負責監(jiān)督整體執(zhí)行情況。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.設(shè)立專門的跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.跟蹤過程中，責任人應主動匯報進展，對于存在的問題和困難，及時提出并尋求解決方案。

3.會議主持人或指定專人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行匯總，并向部門領(lǐng)導匯報。

四、會議紀要的閉環(huán)管理

1.對于已完成的決策事項，責任人應提供相應的完成證明材料，由會議紀要負責人進行核實。

2.會議紀要負責人根據(jù)執(zhí)行情況，對已完成的決策事項進行閉環(huán)，并在會議紀要中予以標注。

3.對于未按計劃完成的決策事項，應分析原因，制定整改措施，并在下次會議中進行通報。

五、會議紀要的查閱與歸檔

1.會議紀要應設(shè)置為可查閱狀態(tài)，便于部門內(nèi)部員工了解會議決策內(nèi)容。

2.會議紀要的歸檔應符合公司規(guī)定，確保資料的完整性和可追溯性。

3.對于涉及公司機密信息的會議紀要，應嚴格按照公司保密制度進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂時應明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.預訂途徑為公司內(nèi)部管理系統(tǒng)或向行政部門申請，經(jīng)批準后方可使用。

3.若會議室已被預訂，需協(xié)調(diào)其他時間段或選擇其他會議室。

二、會議室設(shè)施與布置

1.會議室應配置必要的設(shè)施，如投影儀、白板、音響設(shè)備等。

2.根據(jù)會議類型和需求，提前布置會議室，確保座位、設(shè)備等符合要求。

3.會議室內(nèi)應保持整潔，禁止在會議室內(nèi)進食，確保設(shè)施完好。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議開始前，參會人員應按時入場，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)。

2.會議期間，應保持安靜，不隨意離場，如有緊急事項需離場，應向主持人說明。

3.會議結(jié)束后，參會人員應整理個人物品，關(guān)閉會議室設(shè)施，確保會議室恢復原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，應確保門窗關(guān)閉，防止外界干擾。

2.會議室內(nèi)禁止談論涉及公司機密內(nèi)容，如有需要，應在會議開始前明確保密要求。

3.會議結(jié)束后，責任人應檢查會議室，確保無遺漏的保密文件或物品。

五、會議室維護與報修

1.定期對會議室設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。

2.如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞，應及時向行政部門報修，以免影響會議進行。

3.對于會議室內(nèi)設(shè)施的非正常損壞，責任人需承擔相應責任。

六、會議室資源合理利用

1.提倡合理使用會議室資源，避免長時間占用會議室，提高會議室使用效率。

2.鼓勵利用閑置會議室時段，開展培訓、研討等活動，促進部門間的交流與合作。

3.定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計和分析，為會議室管理提供依據(jù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸營銷服務