費用管理辦法

費用管理辦法總則為了嚴(yán)格控制費用支出,提高全員效益觀念,嚴(yán)肅財經(jīng)紀(jì)律，規(guī)范財務(wù)行為，明確費用報銷程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，特制定本管理辦法。本管理辦法所定義的費用是指除工資外的所有非貨物購進(jìn)的付現(xiàn)支出，按管理需要分為以下兩類：1、?？刭M用：?？刭M用是指需要通過事前申請，控制費用發(fā)生過程的費用。?？刭M用需事前書面申請，獲批后才能支出。主要包括：①辦公用品（含低耗品）采購②修理費③招待費④宣傳費⑤印刷費⑥廣告費⑦促銷費⑧福利支出⑨差旅費⑩其它金額超過1000元以上的費用。2、其他日常費用：指“1”以外的費用支出，主要包括交通費、電話費、水電費、公雜費、車輛費用（非修理）、郵遞費、房租等。第三條?？刭M用實行“先申請，后使用”的原則，發(fā)生費用前先填寫《費用申請單》（出差申請用《出差申請單》代替），按程序報批后實施；其他日常費用不需要事前申請，發(fā)生后憑有效單據(jù)報銷。第四條為做好部門費用核算，考核各部門的費用控制情況，各部門發(fā)生的費用納入部門預(yù)算，共同發(fā)生的費用由財務(wù)部根據(jù)受益多寡的原則按比例分配到各受益部門。費用審批權(quán)限和程序費用審批權(quán)限公司費用審批實行“一支筆”管理，即所有費用須報總經(jīng)理審批后方能報銷，具體執(zhí)行“部門總監(jiān)--財務(wù)總監(jiān)--總經(jīng)理”三級審批制度。費用審批程序?qū)？刭M用：由經(jīng)辦人填制《費用申請單》，逐級上報審批，獲批后實施，并憑有效單據(jù)報銷。審批程序示意如下：費用申請審批程序：填制《費用申請單》→部門總監(jiān)審批→財務(wù)總監(jiān)審批→總經(jīng)理審批費用報銷審批程序：填制報銷憑證→財務(wù)審單→總經(jīng)理審批2、其他日常費用：不需要事前申請，發(fā)生后直接填寫《費用報銷單》，按報銷程序報銷即可。費用控制和報銷標(biāo)準(zhǔn)第七條公司對辦公費、招待費、差旅費等費用的控制規(guī)定如下：（一）辦公費用1、辦公費用指公司管理部門發(fā)生的辦公耗費，包括辦公用品采購及其他公雜費。2、對辦公用品采購實行專項控制，列入?？刭M用。購買前應(yīng)事前申請，由行政部每月5號、20號匯總各部門的采購申請集中申請費用。2.1部門需要購買辦公用品時，提前填寫《采購申請單》申請購買，經(jīng)部門總監(jiān)審批后送行政部審批、備案。部門申請應(yīng)盡量與公司集中采購時間一致，原則上每月集中申請1-2次。2.2行政部申請費用時，應(yīng)依據(jù)各部門提交申請單匯總填寫《采購申請單》，按程序?qū)徟髮嵤┵徺I。2.3部門采購較貴重物品或非日常辦公用品時，改用專項費用申請形式。3、辦公用品由行政部集中采購，一次購買金額超過2000元的需匯同財務(wù)部一同一月以上的，按每人每天按10元補貼。7、外出時發(fā)生的招待費，需填寫《費用申請單》或直接再發(fā)票背面簽批，臨時招待的需口頭請示總經(jīng)理，可事后補單。8、多人同行外出辦事時，須最少按同性兩人住一間房的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行報銷。報銷時可由一人填單統(tǒng)一報銷費用（需所有當(dāng)事人簽名），再自行分解。（四）市內(nèi)交通費1、市內(nèi)交通費是指因公到廣州市市區(qū)辦事，乘坐公共汽車、地鐵、短途巴士、的士等交通工具發(fā)生的車票費用。2、市內(nèi)交通工具應(yīng)根據(jù)辦事的急緩程度分別選擇公共汽車、地鐵、公司公務(wù)車、的士等。辦事人員非緊急事務(wù)不得乘坐的士，乘坐的士需填寫情況說明獲批后憑單報銷。（五）通訊費1、通訊費指公司各部門辦公電話費及個人通訊補貼。2、公司各部門辦公電話費由公司統(tǒng)一辦理委托銀行扣繳。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)控本部門電話的使用，個人事務(wù)不得使用公司電話。行政部應(yīng)定期與不定期查對公司話費清單，對查出的個人話費雙倍扣回。3、個人通訊費實行定額補貼，具體標(biāo)準(zhǔn)視崗位需要另行制定。（五）車輛費用1、車輛費用包括油款、路橋費、日常維護費、修理費及年檢等其它費用，所有車輛費用統(tǒng)一納歸行政部管理。2、車輛油款由行政部根據(jù)實際需要量按月申報購買，每月5號前填寫《費用申請單》，按車牌號列明上月止總行駛里程數(shù)、上月實際用量、本月預(yù)計用量（用量以金額表示），逐級報批，獲批后實施購買。加油一律使用公司加油卡，由財務(wù)部根據(jù)行政部申請按月充值。特殊情況自行加油的，需說明情況按流程申請費用。3、日常維護費指日常保養(yǎng)費用，發(fā)生時可憑行政部結(jié)算單（行政部制定）到指定維修點維護保養(yǎng)，按月憑行政部結(jié)算單、維修方結(jié)算清單結(jié)帳。結(jié)帳時行政部應(yīng)認(rèn)真核對清單內(nèi)容與簽名，確認(rèn)后填寫《費用申請單》申請費用，獲批后到財務(wù)部辦理付款手續(xù)?！顿M用申請單》須分車輛填列明細(xì)金額。4、車輛小型修理費（修理費在500元以下），控制和結(jié)帳付款程序同日常維護。5、車輛大中型修理費，須在修理前填制《費用申請單》逐級申報，列明車輛狀況、需更換的部件、預(yù)計費用等，獲批后實施修理。6、公務(wù)用車由行政部統(tǒng)一調(diào)配管理，用車部門應(yīng)按行政部相關(guān)規(guī)定填寫《派車單》申請用車。月末行政部應(yīng)匯總各部門用車次數(shù)、行使里程數(shù)報財務(wù)部，以核算部門車輛費用。7、車輛發(fā)生違規(guī)罰款，除特殊原因外，由違規(guī)駕駛者負(fù)擔(dān)。(七)水電費（略）（八）加班費1、加班費指法定節(jié)假日加班補助，以及出現(xiàn)特殊情況急需加班而應(yīng)支付的加班補貼。沒有特殊原因，為完成日常工作而發(fā)生的加班，不屬應(yīng)付加班費的范圍。2、發(fā)生加班費前須填制《費用申請單》，寫明加班原因、人數(shù)、時間等，經(jīng)部門總監(jiān)簽字后報送人事部審核。人事部審核確認(rèn)后按月報送總經(jīng)理審批，據(jù)獲批的《費用申請單》編制加班費補貼表，每月15號前連同《費用申請單》復(fù)印件送財務(wù)部發(fā)放。3、特殊崗位津貼性加班費在工資中發(fā)放，按專控費用審批程序執(zhí)行。費用報銷程序第八條費用報銷按費用類別分別按下面的程序執(zhí)行：?？刭M用報銷流程：填寫《費用申請單》→按權(quán)限審批→填制《費用報銷單》→財務(wù)審單→總經(jīng)理審批→財務(wù)付款其他日常費用報銷程序：填制《費用報銷單》→財務(wù)審單→總經(jīng)理審批→財務(wù)付款第九條費用發(fā)生憑取得的發(fā)票等報銷憑證，應(yīng)于1周內(nèi)（節(jié)假日順延）填報銷單送財務(wù)審核，財務(wù)部審核合規(guī)后每周三集中送總經(jīng)理核批。第十條費用報銷需報送的單據(jù)1、外購物質(zhì)支出需報送單據(jù)：①《采購申請單》②《費用報銷單》③發(fā)票④購物清單（經(jīng)銷方出具并蓋章）⑤入庫單⑥其他資料2、非外購物質(zhì)支出需報送單據(jù)：2.1?？刭M用需報送單據(jù)：①《費用申請單》②《費用報銷單》③發(fā)票④其他財務(wù)要求提供的資料2.2其他日常費用需報送單據(jù)：①費用報銷單②發(fā)票③其他財務(wù)要求提供的資料2.3報銷差旅費需同時提交《出差申請單》。3、報銷單據(jù)的金額應(yīng)與費用申請單上的一致。申請金額為預(yù)計金額的，單據(jù)金額不得大于申請金額，若大于申請金額需就超額部分說明原因，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)，獲批后據(jù)實報銷；單據(jù)金額小于申請金額的，按單據(jù)金額實報實銷。4、出差不能提供出目標(biāo)地住宿發(fā)票的，按規(guī)定的住宿標(biāo)準(zhǔn)的50%報銷（需提供其他發(fā)票），不享受差旅補貼；不能提供目標(biāo)地車票或機票的，所有費用一律不予報銷。5、車輛費用中報銷非修理費用時，需附上《派車單》。第十一條單據(jù)粘貼和發(fā)票簽名注意事項1、費用單據(jù)送財務(wù)報銷時，應(yīng)填寫完整準(zhǔn)確，按順序粘貼整齊：《費用報銷單》---《費用申請單》或《采購申請單》--發(fā)票---其他單據(jù)。2、所有費用報銷單上須有經(jīng)辦人、證明人簽名。一人辦事的由直接主管簽名證明。第十二條同筆業(yè)務(wù)不得分開發(fā)票或以其它憑證報銷。第十三條關(guān)于借款的規(guī)定因公司事務(wù)才能申請借款。借款時需填寫“借款單”，經(jīng)總經(jīng)理審批后到財務(wù)部領(lǐng)款。借款金額不得超過借款人工資的50%。前次借款未結(jié)清的，原則上不予借款。4、事畢憑費用申請單和發(fā)票等單據(jù)，按上述規(guī)定報銷歸還借款，超過一月的直接從工資里扣除。費用報銷責(zé)任界定第十四條、經(jīng)辦人的責(zé)任1、負(fù)責(zé)相關(guān)費用的申請，完成從費用申請到清帳整個費用報銷過程。2、經(jīng)辦人必須根據(jù)費用類別正確選用表格，如實填寫。各項報銷單據(jù)、資料必須齊全并按要求粘貼，否則財務(wù)部可拒絕受理。3、經(jīng)辦人對所報項目內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性，票據(jù)的合法性、完整性負(fù)責(zé)。第十五條部門總監(jiān)的責(zé)任1、負(fù)責(zé)審查費用項目是否必須，是否合理。2、審查報銷內(nèi)容的真實性、必要性和合理性，不符合財務(wù)制度規(guī)定的不得簽字確認(rèn)。3、以開源節(jié)流為出發(fā)點，以節(jié)約費用，公司利益最大化為根本。第十六條財務(wù)審核員的責(zé)任1、負(fù)責(zé)審核單據(jù)是否齊全，特別注意審核是否有相關(guān)費用申請單，是否經(jīng)過逐級審批，未經(jīng)審批或?qū)徟撕炞植蝗?，不得報銷。2、負(fù)責(zé)審核單據(jù)的合法性、真實性、有效性、一致性；審核發(fā)票及其清單等是否有出票方蓋章，對有懷疑的單據(jù)有權(quán)調(diào)查和反映。3、負(fù)責(zé)審核費用開支標(biāo)準(zhǔn)是否符合財務(wù)制度的規(guī)定；有指標(biāo)限額的是否在限額內(nèi)。4、負(fù)責(zé)審核費用報銷單經(jīng)手人、證明人簽名是否完整；應(yīng)在背面簽名的單據(jù)是否簽名齊全；是否按順序整齊粘貼所有單據(jù)。第十七條審批人的責(zé)任1、審核所申請費用的必要性、合理性、合規(guī)性。2、審核所申請費用是否影響公司資金正常周轉(zhuǎn)或公司重大行為。3、財務(wù)總監(jiān)除對費用的合理性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核外，對單價2000元以上或總額3000元以上的購進(jìn)、各類大中型修理，應(yīng)進(jìn)行詢價并在《費用申請單》上寫明意見。第六章附則第十八條本辦法自發(fā)文之日起實施，以前的相關(guān)規(guī)定同時廢止。第十九條本管理方法解釋權(quán)在公司財務(wù)部。阿凡達(dá)（上海）電子商務(wù)有限公司2016年6月22日附：《費用申請單》、〈采購申請單〉費用申請表日期：年月日申請人部門負(fù)責(zé)人申請事項詳細(xì)內(nèi)容申請金額大寫：小寫：收款人聯(lián)系電話財務(wù)部意見技術(shù)部門意見總經(jīng)理審批采購申請單日期：年月日申請人部門負(fù)責(zé)人付款方式