辦公室行政工作內(nèi)容

辦公室行政管理工作流程_辦公室行政工作內(nèi)容

一、文件的發(fā)放與管理1、外來(lái)文件由辦公室歸口接收，經(jīng)行政經(jīng)理或管理者代表(管理者代表負(fù)責(zé)體系文件)確認(rèn)審批后，發(fā)放至有關(guān)職能部門后歸檔管理。2、電子郵件文件在原稿上，審批其適用性，由辦公室填寫《郵件接收記錄登記表》并發(fā)放至有關(guān)職能部門后歸檔管理。3、審批文件的符合性、充分性、適宜性及文件間的協(xié)調(diào)性負(fù)責(zé)，審批時(shí)填寫《文件審批表》，以作為審批的依據(jù)。文件審批時(shí)，同時(shí)確定文件的發(fā)放范圍。4、除上海大眾規(guī)定的記錄表格外，記錄表格由使用部門編制，管理者代表審批后，辦公室備案。6、文件發(fā)放時(shí)，辦公室填寫《文件發(fā)放(回收)記錄表》，履行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字。文件發(fā)放應(yīng)確保使用處能獲得適用文件的有效版本。7、文件持有者須妥善保管文件，不得隨意涂改，防止丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等情況時(shí)，須報(bào)辦公室重新辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。8、電子文件須標(biāo)識(shí)清晰，以免新舊版本混用。9、電子文件只能使用，不能更改，確需修改的，經(jīng)辦公室統(tǒng)一修改后，經(jīng)管理者代表審批后，繼續(xù)使用。10、各部門收到的各類外來(lái)文件須到辦公室備案登記，其適用性由管理者代表確認(rèn)，辦公室再發(fā)放到相關(guān)部門，建立《外來(lái)文件清單》，并及時(shí)更新。二、員工任職崗位管理重要崗位、關(guān)鍵崗位人員變更執(zhí)行品牌相關(guān)申請(qǐng)流程。重要/關(guān)鍵崗位的變更，必須按規(guī)定的流程申請(qǐng)，并經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上崗。對(duì)崗位人員從教育、培訓(xùn)、技能及工作經(jīng)驗(yàn)四個(gè)方面進(jìn)行崗位能力評(píng)定，評(píng)定合格上崗，由辦公室編制本公司的員工花名冊(cè)。三、員工的招聘各部門根據(jù)公司現(xiàn)有人力資源情況，填制《年經(jīng)銷商人數(shù)配置表》，報(bào)人事培訓(xùn)主管，人事培訓(xùn)主管根據(jù)崗位需求情況和各部門的用人需求情況，擬出招聘計(jì)劃，由總經(jīng)理審批后，按招聘計(jì)劃實(shí)施招聘。人事培訓(xùn)主管將本次招聘的總體效果反饋給總經(jīng)理。四、員工的培訓(xùn)人事培訓(xùn)主管組織培訓(xùn)參加外部培訓(xùn)人員在培訓(xùn)完成后一周內(nèi)，向其他相關(guān)員工轉(zhuǎn)達(dá)培訓(xùn)內(nèi)容。在職員工的深化培訓(xùn)要制定培訓(xùn)計(jì)劃，人事培訓(xùn)主管根據(jù)《公司人力資源基礎(chǔ)信息表》和《年經(jīng)銷商人數(shù)配置表》了解公司現(xiàn)有人力資源情況，并根據(jù)不同崗位的需求及員工填寫的《培訓(xùn)申請(qǐng)表》制定《公司年內(nèi)部培訓(xùn)計(jì)劃表》，培訓(xùn)計(jì)劃可以按實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。內(nèi)部培訓(xùn)的主要包括：服務(wù)技術(shù)類的內(nèi)部培訓(xùn)：在接到培訓(xùn)資料五日內(nèi)，由人事培訓(xùn)主管組織，技術(shù)總監(jiān)、服務(wù)經(jīng)理等相關(guān)責(zé)任人主持培訓(xùn)。附件類內(nèi)部培訓(xùn)：在接到培訓(xùn)資料五日內(nèi)，由人事培訓(xùn)主管組織，附件經(jīng)理主持培訓(xùn)。其他內(nèi)容的培訓(xùn)：由人事培訓(xùn)主管組織實(shí)施，相關(guān)崗位負(fù)責(zé)人主持培訓(xùn)。其他培訓(xùn)：如參加學(xué)歷、專業(yè)等專題培訓(xùn)，由個(gè)人提出申請(qǐng)，部門經(jīng)理同意后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后參加培訓(xùn)。對(duì)特殊工種人員培訓(xùn)，如油漆工、焊接工、檢驗(yàn)員等，須經(jīng)有資質(zhì)部門組織培訓(xùn)，考試合格后，由有關(guān)部門發(fā)證認(rèn)可，持證上崗。每次內(nèi)部培訓(xùn)，各相關(guān)部門應(yīng)填寫《內(nèi)部培訓(xùn)參加者名單》，培訓(xùn)結(jié)束后將有關(guān)記錄、試卷等交辦公室存檔。外出培訓(xùn)應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后將成績(jī)單或結(jié)業(yè)、培訓(xùn)證書等送辦公室核實(shí)登記、保存。人事培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)建立員工培訓(xùn)檔案并保存各類培訓(xùn)記錄。五、勞動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表工資管理1、員工考勤管理，員工人數(shù)增減變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)、2、勞動(dòng)報(bào)酬統(tǒng)計(jì)，編制、匯總和報(bào)送勞動(dòng)工資月報(bào)、季報(bào);建立勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，嚴(yán)格規(guī)定勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)制度，及時(shí)為公司的各項(xiàng)決策提供了準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)資料。建立公司工資臺(tái)帳。3、勞動(dòng)合同管理。員工試用期、勞動(dòng)合同、變動(dòng)、離職管理等，整理及更新員工人事檔案和通訊錄;各類人力資源報(bào)表的統(tǒng)計(jì)，建立人力資源數(shù)據(jù)庫(kù);4、定期對(duì)計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控制、維護(hù)與保養(yǎng)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行跟蹤、查殺病毒工作。5、嚴(yán)禁利用計(jì)算機(jī)私自和外系統(tǒng)進(jìn)行通訊聯(lián)網(wǎng)。七、行政后勤保障管理1、辦公室每季度記錄水表、電表的用量，對(duì)用水、用電增加量進(jìn)行原因分析，尋找節(jié)能機(jī)會(huì)。2、檢查衛(wèi)生間水箱和所有閥門水龍頭的完好情況，防止漏水。6、對(duì)新上崗的員工進(jìn)行健康安全的培訓(xùn),包括如何正確佩戴和使用勞動(dòng)防護(hù)用品。7、每年至少組織一次消防知識(shí)培訓(xùn)(包括對(duì)消防設(shè)施的正確使用)，并進(jìn)行應(yīng)急預(yù)演，達(dá)到人人會(huì)使用消防工具和正確施救。8、每月對(duì)涉及健康安全的各工作場(chǎng)所及安全措施執(zhí)行情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄進(jìn)行分析找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)或糾正要求，必要時(shí)采取糾正或預(yù)防措施。9、組織食堂炊事員應(yīng)定期進(jìn)行體檢，在取得身體健康證明后方可上崗工作。10、辦公室每月對(duì)各工作場(chǎng)所的環(huán)境衛(wèi)生和現(xiàn)場(chǎng)管理情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄，并進(jìn)行分析，通過(guò)分析找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)或糾正要求，必要時(shí)采取糾正或預(yù)防措施。11、公司公務(wù)車輛要定期進(jìn)行檢查、維修、保養(yǎng)和年檢。12、因工作需要，公司配備個(gè)人使用的機(jī)動(dòng)車輛，嚴(yán)禁私自非法運(yùn)，因工作需要將車輛外借或作為用戶代用車的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)后。13、除因工作需要配備個(gè)人使用或外借(代用)車輛外，公司所屬機(jī)動(dòng)車輛，原則上不準(zhǔn)在外過(guò)夜;確因工作需要在外過(guò)夜停放時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(1)公司文件管理制度。統(tǒng)一公司的正式文件編號(hào)與格式，認(rèn)真做好文件、合同、資料、報(bào)刊、雜志的收發(fā)與存檔。(2)公章使用管理規(guī)定。認(rèn)真監(jiān)督、管理公司印章的使用。(3)規(guī)范公司的會(huì)議管理，實(shí)行會(huì)議實(shí)名簽到制，做好各項(xiàng)會(huì)議記錄，檢查督促公司領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作的落實(shí)情況。(5)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。強(qiáng)化財(cái)務(wù)各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷制度，完善財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。(6)完善車輛使用管理制度。根據(jù)公司的實(shí)際情況，強(qiáng)化車輛管理，確保公司業(yè)務(wù)正常用車，做好駕駛員的日常管理工作，文明駕駛，確保行車安全。3、積極配合好財(cái)務(wù)部做好固定資產(chǎn)管理工作，嚴(yán)格按資產(chǎn)的管理流程辦理審批手續(xù)，杜絕因管理不善造成的固定資產(chǎn)損壞或者丟失等不良現(xiàn)象發(fā)生。4、根據(jù)各部門的實(shí)際人員需求與公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整體編制的規(guī)劃，組織實(shí)施人員招聘。6、做好監(jiān)督辦公場(chǎng)所，樓道衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生。7、安保問(wèn)題重點(diǎn)就是辦公室的鑰匙保管問(wèn)題，以及同物業(yè)公司配合做好三防工作。8、完成福利項(xiàng)目與激勵(lì)政策;滿勤獎(jiǎng)，交補(bǔ)，話補(bǔ)、福利，并報(bào)公司總經(jīng)理審批，通過(guò)后進(jìn)行有組織地宣傳貫徹。9、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交代的其他日常工作，認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。我個(gè)人認(rèn)為對(duì)政策的制定要軟，