人事行政部文件管理規(guī)定

2.0范圍2.1僅合用于宏偉石英制品有限企業(yè)的文控管理。3.0定義3.1立卷歸檔：按照一定的規(guī)定和措施，對系統(tǒng)性的整頓、組合成案卷并(交)由人事行政部的文控中心歸檔的過程。4.0職責4.1人事行政部負責本制度的歸口管控。4.2人事行政部文控中心負責對企業(yè)建檔范圍內(nèi)的所有文獻與資料進行歸口管4.3企業(yè)內(nèi)部各職能部門和個人應嚴格遵守本管理規(guī)4.4管理性作業(yè)文獻如規(guī)程、作業(yè)表格、制度、質(zhì)量記錄等由各部門負責按“類別→日期”進行立卷并每月1次(次月10日前)將當月“企業(yè)建檔范圍內(nèi)的文4.5外來文獻可由對應的對外接口部門做預簽(接)收→再轉(zhuǎn)文控中心簽收、立5.1文控中心建檔范圍5.1.1體系文獻：質(zhì)量方針、質(zhì)量目的、質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)規(guī)范/表單(原始體系文獻)5.1.3外來文獻、工程規(guī)范：技術原則、法律法規(guī)及有關識別、第二5.1.4運行內(nèi)控及基建檔案：企業(yè)設置、變更的申請、審批、登記等方面的文獻5.1.5以上(5.1.4)文獻材料包括決策、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文獻，5.1.6企業(yè)資料還包括聲像資料：照片文獻資料(含新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字闡明構(gòu)成);影片文獻資料(含原版底片、拷貝及文字闡明);錄音文獻資料(含唱片、錄音帶);錄像文獻資料(含政治、經(jīng)濟、科技、文娛、廣告活動);企業(yè)歷史成長音像圖片資料。5.2管理機制、機構(gòu)職責5.2.1管理機制：實行集中與分散管理相結(jié)5.2.2機構(gòu)職責：文控中心既是企業(yè)文獻、文獻資料工作的行政職能管理部5.3文獻資料的搜集建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔期、5年、3年、1年等);注明文獻的版本號。有關詳細內(nèi)容按《記錄控制程序》5.3.2對遺缺不全的文獻資料，采用不一樣措施5.3.3及時跟進并將辦理完畢的文獻上交回收，在檢查齊全后整頓立卷歸檔。5.4文獻資料的歸檔、立卷與管理5.4.2分類：根據(jù)文獻資料來源、時間、題無5.4.4案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷5.4.7每年對文獻資料進行一次清理，清除不必要保留的材料；對破損和褪色的5.4.8對文獻資料的收進和移出、案卷數(shù)量5.4.9企業(yè)文獻資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，5.5文獻資料的保管5.5.1為維護文獻與資料的安全(防止損壞、延長壽命),絕密、機密與秘密類5.5.2企業(yè)應設置專門地點或?qū)Ｓ梦墨I庫保5.5.3管理人員應做好文控中心室的防盜、5.6文獻資料借閱5.6.1副總級(含)以上人員借閱非密級文獻資料可直接通過文控中心管理員辦閱文獻申請表》(附件1),經(jīng)文控中心負責人審核后方能調(diào)閱。密級文獻資料經(jīng)審批后可以借閱，但借閱時間不得超的借閱—如屬本部門則由部門負責人審批；如屬于跨部門的則由系統(tǒng)負責人同5.6.3案卷一般僅供在文控中心查閱，立卷5.6.4借閱期限不得超過一星期，到期償還；如需5.6.5借閱文獻資料者應愛惜資料，保證資料的完整性，不得私自涂改、勾畫、5.6.6外單位借閱文獻資料，應持有單位簡5.6.7企業(yè)內(nèi)文獻資料運用的方式有：①提5.6.8出文部門負責人規(guī)定或同意時，文控5.7文獻資料的鑒定和銷毀5.7.1企業(yè)任何個人或部門非經(jīng)容許不得銷了銷毀期時，由文控中心管理人員填寫《作廢文獻(記錄)銷毀登記表》,交所編制《銷毀清單》,將同意的《作廢文獻(記錄)銷毀登記表》和銷毀的文獻清7.5RX-QR-005《作廢文獻(記錄)銷毀登記表》8.0流程圖見附件一：IS09001文獻資料管控流程圖