合同管理規(guī)定

合同管理規(guī)定一、合同是公司的重要文檔，是公司有關業(yè)務開展的憑證。依據(jù)《江蘇阿爾法電梯有限公司治理方法》及國家有關法規(guī)，為標準合同的調(diào)研、起草、審查、談判和簽訂、合同執(zhí)行及歸檔治理的全過程的操作，特制定本規(guī)定。

二、本方法適用于公司合同事務及治理。

三、合同承辦人--指詳細經(jīng)辦合同有關事宜的人員。

統(tǒng)一采辦--指將各部門可通用的、消耗類的或其他物資和效勞采辦，由公司行政部統(tǒng)一組織，形成規(guī)模效益的采辦。

四、銷售部負責業(yè)務合同的的談判，并按合同準時催款及安裝協(xié)調(diào)溝通。

合同治理員負責合同資料的整理歸檔、保管，合同治理員須依據(jù)合同準時和廠里協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)規(guī)劃及，保證生產(chǎn)準時，準時供給。

財務部合同的審核、合同治理和執(zhí)行狀況的檢查監(jiān)視、考核評審。

五、治理內(nèi)容

（一）、合同的調(diào)研

1、合同的調(diào)研由銷售人員進展，主要調(diào)查了解合同對方，包括但不限于

（1）資信力量；

（2）履約力量；

（3）資質(zhì)狀況；

（4）支付力量；

2、與合同對方進展初步接觸，了解合同相關要素，為起草合同制造條件。

（二）、合同的起草

1、一般由合同承辦人員或合同治理員起草，要求：

（1）起草人應參與合同談判；

（2）涉及技術方面的合同，應有相關技術人員參與。

2、合同起草要求：

（1）各類合同應當采納書面形式；

（2）起草合同，要做到內(nèi)容合法、語言標準、構(gòu)造嚴謹；

（3）合同起草應參照使用有關合同范本，合同格式及內(nèi)容應符合有關法律、法規(guī)的規(guī)定。

（4）公司合同文本須按規(guī)定編制合同號。合同如若對方起草，也須按本規(guī)定合同號編制方法編制公司合同號附在合同文本上，并使用此合同號進展統(tǒng)計、申報、匯總等。

（三）合同的談判

1、由銷售人員負責合同的談判，必要時邀公司領導參加。

2、銷售人員協(xié)商洽談，擬訂談判方案，討論洽談對策和目的，洽談中視狀況適時進展補充、修正。

3、抓住重點，商定合同詳細條款，并予以確認。

（四）合同的評審與審查

1、合同治理員組織合同評審，然后依據(jù)合同治理類別報送財務部組織審查；

2、未經(jīng)審查的合同，公司財務部將不辦理財務手續(xù)。

3、詳細評審要求依據(jù)業(yè)務實際狀況制定。

（五）合同的簽訂

1、合同簽訂時，簽字人出示并與對方交換法人代表證明文件或授權(quán)托付書。

2、銷售人員需要對外簽訂合同時，必需取得公司法定代表人的批準授權(quán)。

3、需要辦理法定手續(xù)的合同，應：

（1）法律法規(guī)強制或合同雙方要求進展合同鑒證或公證的合同，需到有關部門辦理鑒證或公證手續(xù)；

（2）法律法規(guī)規(guī)定需要辦理批準、登記、過戶等手續(xù)的合同，應在法定時限內(nèi)辦理批準或許可手續(xù)。

（六）合同的履行

1、合同履行的跟蹤

（1）合同履行實行工程負責制，由銷售人員自行負責本人的工程。

（2）合同治理員應通過以下方式把握合同履行狀況：

1）銷售人員就本人的工程合同履行狀況向合同治理員報告；

2）合同治理員依據(jù)合同規(guī)定時限對有關人員提示及對合同履行狀況進展檢查。

2、合同履行中的變更

合同簽訂后，或在合同履行過程中，假如本方或?qū)Ψ揭笞兏贤瑑?nèi)容，應

（1）雙方要確定變更內(nèi)容，并簽字確認，需要時再按本規(guī)定第五條第四款進展審查；

（2）對變更事項，銷售人員應以書面形式通知合同治理員；

3、合同履行中的糾紛

其處理按合同商定或按法律程序進展；

（七）合憐憫況統(tǒng)計上報

每月第一個工作日合同治理員向西安公司負責人報送以下報表，以便公司準時把握合同總體狀況：

1、每月及年終匯總上報《合同統(tǒng)計報表》；

2、每年年終匯總上報《合同臺帳表》。

（八）合同的歸檔

1、合同歸檔

（1）合同原件的移交

1）合同簽訂完后，銷售人員應在簽訂完成后5個工作日內(nèi)（以最終簽訂者的日期為起點）將交合同治理員保存正本一份，同時分別送財務部保存合同正本一份、工程部保存合同安裝局部正本一份。

2）在外地簽訂的合同原件應在回到部門后3個工作日內(nèi)交合同治理員；

3）合同治理員收到合同原件后，應填寫《合同登記卡》；

4）合同治理員對合同文本原件進展整理；

5）有商業(yè)隱秘的合同應實行密級治理。

（2）合同相關資料的移交

1）合同履行過程中的一些文件、信件、電報、電傳、傳真等書面材料原件，合同承辦人應在收到原件之日起10個工作日內(nèi)交合同治理員；

2）合同治理員將其與合同原件裝訂成冊。

（3）銷售人員對合同及相關資料的使用

1）一般使用復印件；

2）嚴格掌握再次復印。

（4）合同原件及相關資料的保存

1）合同治理員應妥當保存合同文本及相關資料；

2）履行完畢的合同，應交檔案室歸檔保存，其歸檔時間和保管年限按法律、法規(guī)和公司有關規(guī)定辦理。

（5）合同資料的借閱

1）借閱資料應填寫《合同資料借閱登記表》；

2）經(jīng)合同治理負責人簽字批準后才能供應復印件；