高校交流策劃書

[西南科技大學(xué)學(xué)生公寓學(xué)生自我管理委員會(huì)]自管會(huì)首屆綿陽高校公寓管理服務(wù)交流會(huì)策劃書活動(dòng)背景：西南科技大學(xué)學(xué)生公寓學(xué)生自我管理委員會(huì)日益壯大，為更好地服務(wù)、管理好學(xué)生公寓，自管會(huì)需要與綿陽其他高校積極溝通交流，建立良好的合作關(guān)系。本著互相交流、互相合作、共同發(fā)展的原則，西南科技大學(xué)學(xué)生公寓管理服務(wù)中心決定開展綿陽高校公寓管理服務(wù)學(xué)生負(fù)責(zé)人交流會(huì)，并希望此次交流會(huì)能拉近彼此的距離，加強(qiáng)彼此的交流與合作，相互借鑒共同發(fā)展?；顒?dòng)目的：通過本次交流會(huì)使各高校加強(qiáng)交流、互相合作、以謀求共同發(fā)展，密切綿陽各公寓管理服務(wù)學(xué)生團(tuán)體組織關(guān)系，同時(shí)使公寓管理服務(wù)學(xué)生團(tuán)體組織新老干事熟悉公寓管理服務(wù)各方面情況，取長補(bǔ)短，更好地管理服務(wù)于學(xué)生?；顒?dòng)主題：攜手真摯交流，服務(wù)和諧公寓活動(dòng)舉辦單位：主辦：共青團(tuán)西南科技大學(xué)委員會(huì)西南科技大學(xué)學(xué)生公寓管理服務(wù)中心承辦：西南科技大學(xué)學(xué)生公寓學(xué)生自我管理委員會(huì)參與成員：綿陽各高校公寓管理服務(wù)學(xué)生組織負(fù)責(zé)人時(shí)間與地點(diǎn)時(shí)間：2011年5月15日星期日13:30—16:30地點(diǎn)：西南科技大學(xué)學(xué)生公寓中心新區(qū)會(huì)議室（東苑六號樓三樓，主場）西南科技大學(xué)學(xué)生公寓中心新區(qū)辦公室前半圓陽臺(tái)（東苑六號樓二樓，附場）前期準(zhǔn)備1.宣傳（主要負(fù)責(zé)人鄒明芳、覃瑤）：（1）新老區(qū)各拉一條橫幅（七彩柱廣場、107廣場）（2）各樓棟張貼手繪海報(bào)（48張）（3）邀請校內(nèi)媒體進(jìn)行宣傳（如百鳴文學(xué)社、新生代）注：以上宣傳內(nèi)容均以本次交流的意義目的為主，海報(bào)的繪制安排工作全權(quán)由鄒明芳、覃瑤負(fù)責(zé)，若自管會(huì)人手緊張，兩負(fù)責(zé)人可自行聯(lián)系他人幫忙，校內(nèi)媒體邀請由鄒明芳負(fù)責(zé)，以上工作需在5月8日前完成。2.獲取各高校相關(guān)負(fù)責(zé)人信息（主要負(fù)責(zé)人蔣韻濤、覃瑤）：（1）通過實(shí)地走訪獲取高校相關(guān)負(fù)責(zé)人信息（2）通過朋友獲取高校相關(guān)負(fù)責(zé)人信息（3）通過QQ群、貼吧等網(wǎng)絡(luò)手段獲取信息（信息需保證準(zhǔn)確性）（4）請求公寓中心與各高校相關(guān)負(fù)責(zé)老師聯(lián)系獲取信息（前三種手段優(yōu)先）獲取信息需與宣傳工作同步進(jìn)行，切不可通過非法手段獲取信息，且應(yīng)在5.1節(jié)收假時(shí)便完成，并制作通訊錄以備日后使用。3.聯(lián)系各高校相關(guān)負(fù)責(zé)人（主要負(fù)責(zé)人鄒明芳、蔣韻濤）：獲取各高校相關(guān)負(fù)責(zé)人信息后，通過電話方式與各負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，并闡明目的，爭取得到各高校負(fù)責(zé)人的切實(shí)答復(fù)。若有無意愿參與本次交流的負(fù)責(zé)人，可事后再次對其發(fā)出邀請，以表誠意。4.邀請各高校相關(guān)負(fù)責(zé)人（主要負(fù)責(zé)人鄒明芳、蔣韻濤）：制作請?zhí)埓饝?yīng)參加交流會(huì)的相關(guān)負(fù)責(zé)人，請?zhí)杈蓝簧萑A，請?zhí)麅?nèi)需附上自管會(huì)簡介，以便使得各高校負(fù)責(zé)人對自管會(huì)有進(jìn)一步的了解，請?zhí)杓由细咝５轿倚５淖罴训某塑嚶肪€及車次（要求準(zhǔn)確精細(xì)），請?zhí)柙?月8日左右送出，并需保證各高校負(fù)責(zé)人收到請?zhí)?。請?zhí)麅?nèi)容由鄒明芳起草，交由辦公室及指導(dǎo)部長審核，最后送至指導(dǎo)老師處定稿。5.邀請我校參與交流人員（主要負(fù)責(zé)人鄒明芳）：邀請自管會(huì)第六屆主任羅圓均作為本次交流會(huì)的學(xué)生嘉賓，需在5月8日前發(fā)出邀請。6.交流會(huì)當(dāng)天所需物資準(zhǔn)備（主要負(fù)責(zé)人覃瑤、蔣韻濤）：活動(dòng)負(fù)責(zé)人需在5月14日前將所有物資準(zhǔn)備妥當(dāng)（不可久存物品除外），并將清單交至指導(dǎo)部長處核實(shí)，詳細(xì)物資見所需物資交流會(huì)當(dāng)天：1.確認(rèn)受邀者到我校時(shí)間及乘車路線（主要負(fù)責(zé)人鄒明芳）：4月15日早上9時(shí)起，負(fù)責(zé)人需再次與各高校負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，確認(rèn)各高校負(fù)責(zé)人到我校時(shí)間及乘車路線，并做好記錄，以便安排迎接引路工作2.交流會(huì)現(xiàn)場布置（主要負(fù)責(zé)人覃瑤、蔣韻濤）：4月15日早上9時(shí)起，負(fù)責(zé)人需帶領(lǐng)本組成員布置交流會(huì)現(xiàn)場，且將不可久存物品準(zhǔn)備齊全。需在交流會(huì)主場掛好橫幅，并根據(jù)參與人數(shù)整理好桌椅（在會(huì)議室最大桌椅容量范圍內(nèi)），備好紙杯、瓜果、會(huì)議流程表等物品，檢查飲水機(jī)是否完好，準(zhǔn)備好會(huì)議桌牌，座次可根據(jù)其他高校到我校先后排列，會(huì)議桌牌上書寫各高校名稱即可；交流會(huì)次場布置見下簡圖：遮陽傘遮陽傘遮陽傘遮陽傘遮陽傘遮陽傘遮陽傘遮陽傘二樓陽臺(tái)走廊 門 門簡圖說明：1.每個(gè)遮陽傘內(nèi)放放置一張桌子，每張桌子上擺放電腦一臺(tái)（15寸以上大小），電腦用于播放自管會(huì)活動(dòng)視頻（可直接使用第三屆公寓文化藝術(shù)節(jié)的系列視頻）2.：遮陽傘標(biāo)有粗黑線區(qū)域需掛上細(xì)繩，細(xì)繩上懸掛自管會(huì)活動(dòng)圖片3.：代表椅子，用于前來參與交流會(huì)人數(shù)，超出主場容納數(shù)的人員或自管會(huì)成員就坐休息4.：代表桌子，桌上擺放飲水機(jī)、紙杯、瓜果等物，供在此休息的人員食用消遣注：走廊上放置桌子三張，椅子二十把，并安排兩名成員（著正裝）向其他高校人員對圖片及視頻做簡要介紹3.引領(lǐng)各高校負(fù)責(zé)人（主要負(fù)責(zé)人鄒明芳、覃瑤）：負(fù)責(zé)人提前安排人員到事先記錄好的，高校負(fù)責(zé)人下車地點(diǎn)等待迎接，并在記錄到校時(shí)間前半小時(shí)電話確認(rèn)負(fù)責(zé)人是否能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)我校，覃瑤主要負(fù)責(zé)新區(qū)，鄒明芳主要負(fù)責(zé)老區(qū)（若高校負(fù)責(zé)人在老區(qū)下車，則需征求其意見或視具體情況安排乘車或步行，校內(nèi)乘車費(fèi)用一律由自管會(huì)承擔(dān)，事后報(bào)賬），將高校負(fù)責(zé)人引領(lǐng)至東六后，若時(shí)間允許（離13:30還有一段時(shí)間或大部分高校負(fù)責(zé)人未能準(zhǔn)時(shí)到場），可帶領(lǐng)各高校負(fù)責(zé)人現(xiàn)行觀看視頻及圖片（接待人員需著正裝，且要注意言談舉止）4.交流會(huì)流程：1.辦公室主任鐘宣艷簡要介紹到場人員2.自管會(huì)第七屆主任景媛致開幕詞3．自管會(huì)第六屆主任羅圓均簡介自管會(huì)發(fā)展歷程4.自管會(huì)各部長簡介各部門工作5.其他高校進(jìn)行40分鐘的自由交流主持人給予參考話題：公寓管理模式、服務(wù)要點(diǎn)、公寓管理服務(wù)學(xué)生組織發(fā)展方向（可以讓其他高校負(fù)責(zé)人說出自己在管理服務(wù)的過程中遇到的問題，大家相互討論，幫助解決問題）6.共同商討日后合作方向及下一屆交流會(huì)安排7.最后合影留念：先由社團(tuán)部負(fù)責(zé)人合影留念，全體干事送負(fù)責(zé)人離開后，再合影留念8.清理會(huì)場（負(fù)責(zé)人蔣韻濤）注：所有參與交流的自管會(huì)成員需著正裝，事先安排專人拍照，方便寫新聞稿等5.后期工作：1.寫新聞稿，并往校內(nèi)各媒體投稿（主要負(fù)責(zé)人覃瑤）2.制作展板，對交流成果予以展示（主要負(fù)責(zé)人鄒明芳）危機(jī)處理：若不能及時(shí)聯(lián)系到各高校公寓管理服務(wù)學(xué)生組織第一負(fù)責(zé)人，則可聯(lián)系其他職位相對較高的負(fù)責(zé)人；若電話聯(lián)系不上某高校相關(guān)負(fù)責(zé)人，則親到該校尋找該學(xué)生組織負(fù)責(zé)人，或?qū)で笤撔Ｏ嚓P(guān)老師幫忙；若請?zhí)麩o法及時(shí)送至相關(guān)負(fù)責(zé)人手里失，則需盡快差人送至該負(fù)責(zé)人處，并向其解釋清楚緣由；若請?zhí)谒屯局羞z失或損壞，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)做請?zhí)蚁蛟撠?fù)責(zé)人解釋緣由；若補(bǔ)做請?zhí)笠褵o時(shí)間送至該負(fù)責(zé)人手里，則需電話說明緣由，且請求原諒；若請?zhí)纤顚懙哪掣咝５轿倚３塑嚶肪€或車次因突發(fā)原因有變，則需在交流會(huì)一天以前告知該校負(fù)責(zé)人，并提供相對較好的乘車路線或車次；若交流會(huì)當(dāng)天出現(xiàn)陰雨天，則需備足雨傘，以保證來參加交流會(huì)的負(fù)責(zé)人的用傘；若應(yīng)邀前來參加交流會(huì)的少部分高校負(fù)責(zé)人因意外不能準(zhǔn)時(shí)到場，且14:00左右便能趕到，則自管會(huì)相關(guān)負(fù)責(zé)人需照顧好已到的其他高校負(fù)責(zé)人，將交流會(huì)時(shí)間稍稍延遲，并對已到人員做好解釋工作；若應(yīng)邀前來參加交流會(huì)的少部分高校負(fù)責(zé)人因意外不能準(zhǔn)時(shí)到場，且14:00左右仍不能趕到，則需安排人員在指定地點(diǎn)繼續(xù)等候迎接，交流會(huì)正常進(jìn)行；若應(yīng)邀前來參加交流會(huì)的大部分高校負(fù)責(zé)人因意外不能準(zhǔn)時(shí)到場，則推遲交流會(huì)時(shí)間，對其他已到的高校負(fù)責(zé)人做好解釋工作，并做好相應(yīng)接待；交流會(huì)過程，若所準(zhǔn)備的瓜果等不夠用，則應(yīng)及時(shí)購買或以它物代替，并做好記錄；交流會(huì)過程中，若發(fā)生火災(zāi)、地震等災(zāi)難時(shí)，自管會(huì)工作人員應(yīng)立即打開房門，指引他人按照安全通道指示牌撤離至跳蚤市場避險(xiǎn)，撤離過程中注意維持秩序避免踩踏事故的發(fā)生；交流會(huì)過程中若有人員出現(xiàn)生理上的不良反應(yīng)并暈倒在現(xiàn)場，應(yīng)及時(shí)送往校醫(yī)院急救，并轉(zhuǎn)送市中心醫(yī)院進(jìn)一步檢查。所需物資及經(jīng)費(fèi)預(yù)算：物資數(shù)量及經(jīng)費(fèi)用途備注宣傳橫幅2條×75元=150元宣傳七彩柱、107廣場各一條交流會(huì)現(xiàn)場橫幅1條×75元=75元交流會(huì)主場使用不可出現(xiàn)贊助商信息宣傳畫紙（A3）48張×0.5元=24元宣傳每棟樓張貼（AB棟均張貼）展板用紙2張×2元=4元交流成果展示新老區(qū)各一塊顏料3盒×12元=36元制作海報(bào)及展板請?zhí)?5份×4元=60元邀請外加第六屆主任的請?zhí)麜?huì)議桌牌15個(gè)×11元=165元交流會(huì)格子廊定制簽到簿2個(gè)×10元=20元交流會(huì)簽到格子廊定制簽到筆2支×5元=10元交流會(huì)自管會(huì)活動(dòng)圖片30元交流會(huì)挑選精美火爆圖片制作校內(nèi)乘車費(fèi)50元事后報(bào)賬細(xì)繩1卷×20元=20元交流會(huì)超市購買其他打印用紙10元統(tǒng)一在格子廊打印，并做好記錄紙杯2袋×5元=10元交流會(huì)瓜子10斤×9元=90元交流會(huì)當(dāng)天食用可15日再購買花生10斤×9元=90元交流會(huì)當(dāng)天食用可15日再購買其他水果200元交流會(huì)當(dāng)天食用需15日當(dāng)天再購買主要負(fù)責(zé)人紀(jì)念品15件×20元=300元贈(zèng)與高校負(fù)責(zé)人視情況采購證書10張×2.5元=25元授予活動(dòng)中表現(xiàn)突