8、崇左-降低公文差錯(cuò)率 QC資料VIP

——精益求精QC小組降低公文差錯(cuò)率本小組由崇左市公司綜合部4名員工組成，分別是綜合文秘（2名）、公關(guān)資訊（1名）及安全管理（1名），小組成員在部門扮演的角色各不相同，有利于各成員結(jié)合自身工作情況進(jìn)行小組工作開展。小組名稱精益求精QC小組成立時(shí)間2010年3月課題名稱降低公文差錯(cuò)率

課題類型現(xiàn)場(chǎng)型活動(dòng)時(shí)間2010年4月-10月成員情況注冊(cè)號(hào)：GX-CZ-2010-017序號(hào)姓名性別文化程度小組分工職責(zé)1張振南男本科組長(zhǎng)組織實(shí)施2周林燕女本科組員原因分析，具體實(shí)施3阮美珠女本科組員數(shù)據(jù)收集、具體實(shí)施4黃宇男本科組員資料整理、實(shí)施驗(yàn)證QC活動(dòng)背景及小組簡(jiǎn)介

名詞解釋☆公文差錯(cuò)率＝出錯(cuò)公文件數(shù)/報(bào)送公文總數(shù)×100％☆本課題公文主要包括：公司公文、簽報(bào)、情況匯報(bào)、情況通報(bào)、黨委發(fā)文及工會(huì)發(fā)文一、選擇課題提高公文質(zhì)量和公文處理工作效率公司要求降低公文差錯(cuò)率實(shí)際狀況選定課題選題理由：崇左市公司成立時(shí)間較短，文秘核查經(jīng)驗(yàn)欠缺，公文差錯(cuò)情況較普遍，影響了公司公文整體質(zhì)量，為盡快與其他地市公司保持一致，在公司2010年計(jì)劃中，公文質(zhì)量提升也是工作重點(diǎn)之一。現(xiàn)狀平均值23.79%由于公司目前的公文平均差錯(cuò)率較大，嚴(yán)重影響了公司公文質(zhì)量，因此特選擇以下課題：二、現(xiàn)狀調(diào)查（一）結(jié)論：從右圖看，1-4月份公司公文差錯(cuò)率平均值為23.79%，其中天等分公司、龍州分公司、寧明分公司、運(yùn)營(yíng)建設(shè)中心、客戶服務(wù)營(yíng)銷中心、集團(tuán)客戶/高價(jià)值客戶部、江州州分公司7個(gè)部門差錯(cuò)率高于平均值。差錯(cuò)率均值23.79%二、現(xiàn)狀調(diào)查（二）序號(hào)差錯(cuò)項(xiàng)目數(shù)量所占

百分率累計(jì)

百分比1公文排版5552%52%2附件格式3432%84%3公文流轉(zhuǎn)88%92%4公文內(nèi)容55%97%5公文文種22%99%6退文11%100%為深入了解公司公文差錯(cuò)情況，小組對(duì)各單位2010年1-4月公文差錯(cuò)情況進(jìn)行分析，結(jié)果如下公文差錯(cuò)項(xiàng)目排列圖結(jié)論：排列圖顯示“公文排版”和“附件格式”占公文差錯(cuò)率總數(shù)的84%,是造成公文差錯(cuò)率高的主要癥結(jié)。只要集中精力解決這兩個(gè)問(wèn)題，公司公文整體差錯(cuò)率將大幅降低。小組討論分析認(rèn)為經(jīng)過(guò)努力現(xiàn)階段可解決以上兩個(gè)問(wèn)題85%，經(jīng)測(cè)算得：

23.79%×（1-84%×

85%）≈7%主要癥結(jié)公文差錯(cuò)率=7%三、設(shè)定目標(biāo)綜合各方面因素，我們?cè)O(shè)定本次活動(dòng)的目標(biāo)值為7%。四、分析原因公文排版差錯(cuò)未按要求上載附件未按要求排版培訓(xùn)不到位使用其他版本辦公軟件格式出現(xiàn)亂碼重視程度不夠附件格式差錯(cuò)OA版本不兼容附件基本要求不明辦公軟件操作不熟練審核不嚴(yán)格排版要求不明確公文擬寫和審核缺乏要點(diǎn)根據(jù)癥結(jié)，小組召開諸葛亮?xí)?，進(jìn)行了詳細(xì)的分析，得到5條末端因素，并整理關(guān)聯(lián)圖：差錯(cuò)率考核力度不夠核查經(jīng)驗(yàn)欠缺公文基本格式無(wú)標(biāo)準(zhǔn)五、要因確認(rèn)序號(hào)末端原因確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)

方法確認(rèn)情況責(zé)任人是否

要因1差錯(cuò)率考核力度不夠公司對(duì)差錯(cuò)率是否有考核差錯(cuò)率與各單位每月績(jī)效掛鉤率達(dá)到90%走訪

調(diào)查公司定期對(duì)各單位差錯(cuò)情況進(jìn)行通報(bào)，明確了考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，并將差錯(cuò)率納入各單位績(jī)效考核，掛鉤率達(dá)到100%張振南不是2公文培訓(xùn)不到位是否開展系統(tǒng)的公文培訓(xùn)1.公文培訓(xùn)培訓(xùn)普及率達(dá)到95%；2.員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度達(dá)到90%走訪

調(diào)查1.公文基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)普及率僅為40%，員工對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)掌握程度不足60%周林燕是3公文基本格式無(wú)標(biāo)準(zhǔn)是否制定公文基本格式規(guī)定是否制定下發(fā)公文基本格式規(guī)范走訪

調(diào)查公司已制訂下發(fā)《公文操作細(xì)則》阮美珠不是4使用其他版本辦公軟件使用其他版本辦公軟件情況使用其他版本辦公軟件電腦占比低于6%走訪

調(diào)查公司目前使用非2003年版辦公軟件的人員僅占5%，且在上文時(shí)會(huì)注意進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換黃宇不是5公文擬寫和審核缺乏要點(diǎn)是否梳理公文擬寫和審核要點(diǎn)公文擬寫和審核要點(diǎn)知曉率達(dá)到90%走訪調(diào)查公司至今未下發(fā)公文擬寫審核要點(diǎn)。約10%的員工會(huì)主動(dòng)整理公文擬寫要點(diǎn)，大部分員工都是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行公文擬寫和公文審核。周林燕是

主要原因六、制定對(duì)策評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)評(píng)價(jià)表示★（5分）●（3分）▲（1分）1可行性小組能自行解決需要其他部門協(xié)助難度大，需外單位合作2有效性預(yù)計(jì)很有效效果一般效果不好3可靠性徹底改造較徹底改造臨時(shí)措施后還會(huì)發(fā)生4經(jīng)濟(jì)性費(fèi)用低需一定費(fèi)用但尚能承擔(dān)費(fèi)用很高，難以承擔(dān)要因方案可行性有效性可靠性經(jīng)濟(jì)性總分選擇方案公文培訓(xùn)不到位方案1：聘請(qǐng)專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展員工公文培訓(xùn)333312×方案2：開展內(nèi)部針對(duì)性培訓(xùn)、考核活動(dòng)553518√公文擬寫和審核缺乏要點(diǎn)方案1：外聘專業(yè)文秘人員協(xié)助開展公文擬寫和審核要點(diǎn)梳理工作333312×方案2：由市公司綜合部牽頭開展公文擬寫和審核要點(diǎn)梳理工作553518√方案評(píng)估表針對(duì)要因確定對(duì)策方案：六、制定對(duì)策確定方案后，QC小組按照5W1H原則制定了對(duì)策表。要因?qū)Σ吣繕?biāo)措施地點(diǎn)負(fù)責(zé)人完成時(shí)間培訓(xùn)工作不到位開展內(nèi)部培訓(xùn)95%員工參加培訓(xùn)，培訓(xùn)合格率達(dá)90%1.組織開展公文基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)2.組織各單位登錄網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)進(jìn)行公文基礎(chǔ)知識(shí)考試3.到公文差錯(cuò)率較高單位開展針對(duì)性培訓(xùn)崇左市公司周林燕2010-8-31公文擬寫和審核缺乏要點(diǎn)梳理公文擬寫和審核缺乏要點(diǎn)公文擬寫和審核要點(diǎn)知曉率達(dá)到90%1.梳理公文擬寫和審核要點(diǎn)，并發(fā)全員學(xué)習(xí)，同時(shí)張貼海報(bào)提醒。2.不定期發(fā)送公文基礎(chǔ)知識(shí)要點(diǎn)學(xué)習(xí)短信崇左市公司周林燕2010-8-31七、對(duì)策實(shí)施一1.開展內(nèi)部公文基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)2.開展內(nèi)部公文基礎(chǔ)知識(shí)考試組織各縣（市）公司綜合部經(jīng)理、文秘人員及市公司本部相關(guān)人員共60多人進(jìn)行公文管理電視電話會(huì)議培訓(xùn)，并將培訓(xùn)材料下發(fā)到各單位進(jìn)行二次培訓(xùn)。結(jié)合《中國(guó)移動(dòng)廣西公司崇左分公司公文管理實(shí)施細(xì)則（2010年V1版）》及《中國(guó)移動(dòng)廣西公司崇左分公司公文評(píng)價(jià)辦法》，制定公文基礎(chǔ)考試試題，并組織各單位人員登錄網(wǎng)絡(luò)知識(shí)學(xué)習(xí)平臺(tái)進(jìn)行考試。七、對(duì)策實(shí)施一3.到公文差錯(cuò)率較高單位開展針對(duì)性培訓(xùn)江州、寧明、天等分公司也結(jié)合市公司前期公文基礎(chǔ)培訓(xùn)要求及《公文評(píng)價(jià)辦法（試行）》執(zhí)行情況通報(bào)案例，相繼開展針對(duì)性培訓(xùn)。到市公司運(yùn)營(yíng)建設(shè)中心開展公文差錯(cuò)針對(duì)性培訓(xùn)，共22人參加培訓(xùn)應(yīng)市公司集團(tuán)客戶/高價(jià)值客戶部邀請(qǐng)，針對(duì)該單位公文差錯(cuò)情況組織開展培訓(xùn)到市公司客戶服務(wù)營(yíng)銷中心組織開展公文培訓(xùn)，重點(diǎn)對(duì)該部門常見公文差錯(cuò)進(jìn)行講解結(jié)合市公司本部差錯(cuò)率較高單位差錯(cuò)情況整理差錯(cuò)案例，并組織針對(duì)性培訓(xùn)。七、對(duì)策實(shí)施一1.各縣（市）公司綜合部經(jīng)理、文秘管理人員及各單位員工代表均參加了市公司組織的公文基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，并及時(shí)組織部門員工開展了二次培訓(xùn)，培訓(xùn)普及率達(dá)到95%。2.從參加公文基礎(chǔ)知識(shí)考試情況看，考試達(dá)標(biāo)率達(dá)到100%。3.經(jīng)過(guò)對(duì)差錯(cuò)率較高單位的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和針對(duì)性培訓(xùn)，以上單位的公文差錯(cuò)情況逐月下降培訓(xùn)普及率考試及格率小目標(biāo)達(dá)成實(shí)施一效果檢查七、對(duì)策實(shí)施二1.下發(fā)梳理公文擬寫和審核要點(diǎn)梳理公文擬寫和審核要點(diǎn)。通過(guò)郵件、飛信等平臺(tái)發(fā)給全員學(xué)習(xí)，并制作成海報(bào)下發(fā)到各單位進(jìn)行張貼提醒。2.不定期發(fā)送公文擬寫和審核要點(diǎn)學(xué)習(xí)短信不定期發(fā)送公文擬寫和審核要點(diǎn)知識(shí)短信，提高員工對(duì)公文處理要點(diǎn)的重視及掌握程度。累計(jì)發(fā)放短信2000多人次。七、對(duì)策實(shí)施二小目標(biāo)達(dá)成經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的推廣，公文擬寫和審核要點(diǎn)得到了新老員工的積極認(rèn)可，員工知曉率達(dá)92%，各單位員工表示參照“要點(diǎn)”，大大提高了公文擬寫和審核效率，也降低了公文差錯(cuò)率。公文擬寫和審核知曉率前后對(duì)比實(shí)施二效果檢查八、效果檢查一經(jīng)過(guò)3個(gè)月的效果檢查，截至到10年8月底公文差錯(cuò)率已由23.79%降低到2.8%，完成目標(biāo)值。目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了！八、效果檢查二實(shí)施前實(shí)施中實(shí)施后結(jié)論：2010年6-8月的月均公文差錯(cuò)率穩(wěn)定在3%以下，說(shuō)明活動(dòng)措施是行之有效的。結(jié)論：從右圖看，5-8月份公司公文差錯(cuò)率平均值為2.8%，公文差錯(cuò)率有效降低。差錯(cuò)率均值2.8%

平均值2.8%八、效果檢查三將各單位培訓(xùn)情況納入公司《公文評(píng)價(jià)執(zhí)行情況通報(bào)》。將公文擬寫和審核要點(diǎn)整編入《公文基礎(chǔ)知識(shí)手冊(cè)》，并下發(fā)。公文差錯(cuò)率針對(duì)性培訓(xùn)用時(shí)少，效果佳，可在各單位推廣。定期發(fā)送公文基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)短信，對(duì)于提高員工公文格式的重視意識(shí)具有積極的推動(dòng)作用。經(jīng)驗(yàn)推廣形成規(guī)章制度九、鞏固措施十、活動(dòng)總結(jié)通過(guò)本次QC活動(dòng)，小組成員團(tuán)結(jié)一致、共同完成了既定目標(biāo)，有效地提升了公司公文差錯(cuò)率；活動(dòng)過(guò)程中，小組成員積極學(xué)習(xí)QC理論知識(shí)和具體方法解決實(shí)際問(wèn)題，增強(qiáng)了工具運(yùn)用及解決問(wèn)題的能力；同時(shí)，小組成員發(fā)揮了集思廣益、互幫互助、取長(zhǎng)補(bǔ)短的工作作風(fēng)，大幅度