文書(shū)檔案管理規(guī)定

文書(shū)檔案管理規(guī)定為了進(jìn)一步加強(qiáng)所（園）文書(shū)檔案管理工作，保障各類(lèi)文書(shū)檔案及時(shí)歸檔，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)所（園）合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。一、定義本規(guī)定所稱(chēng)的文書(shū)檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的所（園）各級(jí)部門(mén)及職工個(gè)人從事有關(guān)活動(dòng)直接形成的對(duì)所（園）有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。二、檔案的立卷與歸檔1、所有外送或內(nèi)發(fā)的文件及其原稿由綜合辦公室分類(lèi)整理，按年代立案，予以歸檔、保存和備查，并交一份由經(jīng)辦部門(mén)存檔備查。2、收集范圍為主要包括：（1）反映所（園）機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（2）所（園）需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；（3）其他對(duì)本單位工作具有查考價(jià)值的文件材料（各部門(mén)具體歸檔材料見(jiàn)附件）。3、屬于歸檔范圍的文件材料，必須向綜合辦公室移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。4、所有文書(shū)檔案一事（一檔）一交，或次年二月底統(tǒng)一移交。5、紙質(zhì)文件材料和相應(yīng)的電子文件及背景信息等也要進(jìn)行歸檔。6、立卷工作一般在年末或次年初進(jìn)行，一事一卷。黨政部門(mén)和按年度歸檔的部門(mén)的檔案在次年五月底前完成歸檔，科研、基建項(xiàng)目和專(zhuān)題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)完成歸檔。7、案卷質(zhì)量要求案卷質(zhì)量要遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。（1）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、影印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也應(yīng)隨同絕密文電立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總4、借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得帶至公共場(chǎng)所，不得泄密、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、污損、拆散，未經(jīng)批準(zhǔn)不能抄錄復(fù)印，確因工作需要的，須到檔案室辦理相關(guān)復(fù)印手續(xù)。5、還在保密期限內(nèi)的密級(jí)檔案（文件），概不借閱，內(nèi)部人員借閱須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。密件不準(zhǔn)復(fù)制。6、借閱的案卷原則上不許帶出本單位。7、外單位人員借閱檔案，必須持單位介紹信報(bào)辦公室主任批準(zhǔn)。二○○九年七月二十日

附:文書(shū)檔案歸檔范圍及期限一、綜合辦公室1.辦公會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄永久2.組織機(jī)構(gòu)改革永久3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)來(lái)所視察檢查形成的題詞、講話(huà)、聲像等重要材料永久4.本所重要的工作會(huì)議、討論通過(guò)的決議材料永久5.本所各部門(mén)編制調(diào)整、名稱(chēng)變更，啟用、更換印章永久6.本所重大的體制改革形成的材料永久7.工作總結(jié)和計(jì)劃、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃永久8.領(lǐng)導(dǎo)班子離任審計(jì)文件材料永久9.本所制定的規(guī)章制度永久10.本所與下屬部門(mén)及外單位簽訂的有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同、協(xié)議永久11.辦公室主辦，擬定、起草的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、批復(fù)永久12.本所編制的年報(bào)（大事記）永久13.上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管（辦）業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年14.本所與下屬部門(mén)及外單位簽訂的一般的合同、協(xié)議10年15.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)來(lái)所視察檢查形成的題詞、講話(huà)、聲像等一般材料30年16.本所一般的體制、制度改革形成的材料30年17.辦公室主辦，擬定、起草的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、批復(fù)（一般事務(wù)、有參考價(jià)值）30年18．本所檔案工作、保密工作形成的重要材料30年二、黨辦1.本所職工參加各級(jí)代表大會(huì)與本所有關(guān)的重要發(fā)言、提案等永久2.當(dāng)選各級(jí)代表材料永久3.黨員花名冊(cè)、黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表永久4.黨委會(huì)議記錄永久5.黨委換屆選舉、正副書(shū)記任免文件永久6.黨、團(tuán)工作總結(jié)、計(jì)劃永久7.黨支部機(jī)構(gòu)調(diào)整、干部任免報(bào)告、批復(fù)永久8.團(tuán)員花名冊(cè)、團(tuán)內(nèi)情況統(tǒng)計(jì)表、組織工作報(bào)告永久9.黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根永久10.表彰先進(jìn)黨組織、優(yōu)秀黨員材料永久11.紀(jì)檢、監(jiān)察中形成的重要材料永久12.有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的人民來(lái)信材料永久13.工會(huì)換屆選舉材料永久14.工會(huì)總結(jié)、會(huì)議紀(jì)錄永久15.工會(huì)工作活動(dòng)形成的材料永久16.本所職工參加各級(jí)代表大會(huì)與本所有關(guān)的一般發(fā)言、提案等30年17.黨員民主評(píng)議材料30年18.紀(jì)檢、監(jiān)察中形成的一般材料30年19.各民主黨派花名冊(cè)、換屆選舉30年20.有處理結(jié)果的一般問(wèn)題人民來(lái)信材料30年三、人事教育處1.干部、機(jī)構(gòu)編制、勞動(dòng)工資等各類(lèi)統(tǒng)計(jì)表永久2.全所人員名單永久3.上級(jí)部門(mén)對(duì)本所領(lǐng)導(dǎo)班子考核材料永久4.所領(lǐng)導(dǎo)任免、聘任的批復(fù)、通知永久5.本所人事任免文件永久6.職工技術(shù)職稱(chēng)評(píng)聘、職務(wù)變更、干部錄用批復(fù)、通知永久7.職工考核材料永久8.調(diào)出調(diào)進(jìn)人員名單、行政、工資、介紹信及存根永久9.招收合同工；職工停薪留職、辭職、解聘、退休材料永久10.職工死亡、撫恤、重要的善后處理材料永久11.招收博士生、研究生有關(guān)材料永久12.學(xué)術(shù)委員會(huì)、學(xué)位委員會(huì)、職稱(chēng)評(píng)定委員會(huì)等名單永久13.聘任、聘請(qǐng)本所及外單位專(zhuān)家、顧問(wèn)名單永久14.人事考核、職稱(chēng)評(píng)審、調(diào)資定級(jí)文件永久15.本部門(mén)起草、制發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)的指示、批復(fù)（重要問(wèn)題）永久16.先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料（受縣級(jí)及以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的）永久17.人員處分材料（受到警告以上處分的）永久18.人員處分材料（受到警告處分的）30年19.先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料（受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的）30年20.本部門(mén)起草、制發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)的指示、批復(fù)（一般問(wèn)題）30年21.本部門(mén)起草、制定的人事工作制度、規(guī)定、辦法30年22.人才培養(yǎng)、聯(lián)合辦學(xué)有關(guān)材料30年四、科研管理處1.本所科研項(xiàng)目工作計(jì)劃永久2.本所科技年報(bào)永久3.重要的科研調(diào)查、統(tǒng)計(jì)材料永久4.本所與外單位簽訂的重要的技術(shù)轉(zhuǎn)讓、合作開(kāi)發(fā)的協(xié)議、合同永久5.本所對(duì)外交換標(biāo)本、種子等材料永久6.本所承辦國(guó)際性大型展覽會(huì)、博覽會(huì)形成的文字材料及影音材料永久7.成立公司系列材料永久8.公司財(cái)務(wù)審計(jì)、年終財(cái)務(wù)報(bào)告永久9.重要的協(xié)議、合同、債務(wù)情況永久10.20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證等材料永久11.本所外事活動(dòng)簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄、重要的會(huì)議記錄、紀(jì)要、公報(bào)等永久12.本部門(mén)向上級(jí)申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)或匯報(bào)重要業(yè)務(wù)情況的請(qǐng)示、報(bào)告與上級(jí)部門(mén)的指示、批復(fù)、批示永久13.本所與外單位簽訂的一般的技術(shù)轉(zhuǎn)讓、合作開(kāi)發(fā)的協(xié)議、合同10年14.各學(xué)會(huì)研討會(huì)、年會(huì)通知、記錄、會(huì)議代表登記表，接待安排10年15.在科研工作中涉及到的保證書(shū)、承諾書(shū)等備案文件10年16.本部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告（一般業(yè)務(wù)問(wèn)題）30年17.本所職工出國(guó)審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告，一般性會(huì)議記錄30年18.職工出國(guó)考察、進(jìn)修、參加會(huì)議的批復(fù)請(qǐng)示、計(jì)劃；外賓贈(zèng)送的禮品30年19.下達(dá)科研經(jīng)費(fèi)、指標(biāo)30年20.掛靠在本所的學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)工作活動(dòng)中形成的材料、協(xié)議30年21.代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)導(dǎo)30年22.公司規(guī)章、內(nèi)部變更、決議等材料30年23.開(kāi)發(fā)部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的重要的材料30年24.一般的協(xié)議、合同、債務(wù)情況30年25.20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證等審批、管理文件材料30年五、財(cái)務(wù)處1.基建項(xiàng)目可行性報(bào)告、評(píng)估、建設(shè)書(shū)及上級(jí)批復(fù)永久2.環(huán)境預(yù)測(cè)、地形地貌、勘察等基礎(chǔ)材料永久3.工程承包、招標(biāo)、投標(biāo)、環(huán)保、消防、水電煤氣材料永久4.工程開(kāi)工報(bào)告、技術(shù)要求、圖紙會(huì)審記錄永久5.設(shè)計(jì)變更、工程更改、工程施工圖永久6.工程竣工圖、重大工程的照片、底片永久7.工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、預(yù)決算材料永久8.土地證、房屋產(chǎn)權(quán)證永久9.本所土地被借用的材料（區(qū)劃圖、決定、通知、協(xié)議等）永久10.房屋拆遷、征用土地材料永久11.購(gòu)置重大的國(guó)有資產(chǎn)及處置國(guó)有資產(chǎn)的材料永久12.固定資產(chǎn)投資、評(píng)估、統(tǒng)計(jì)表等永久13.不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永久14.職工醫(yī)療保障、規(guī)章等重要文件材料永久15.財(cái)務(wù)審計(jì)材料永久16.會(huì)計(jì)年終報(bào)表永久17.職工醫(yī)療保障、規(guī)章等一般文件材料10年18.會(huì)計(jì)憑證10年19.職工住房貨幣補(bǔ)貼有關(guān)資料；房屋維修、設(shè)備安裝有關(guān)資料