配件管理制度

配件管理制度目的為了加強對采購入庫零件的規(guī)范化管理，保證購進零件數量與質量合格，價格合理，做到零件入庫管理的有序化，規(guī)范化。崗位職責零件部主管貫徹貫徹企業(yè)各項規(guī)章制度，執(zhí)行企業(yè)集團各項業(yè)務規(guī)定；組織制定本部門的工作計劃，負責本部門行政，業(yè)務，經營管理，全面完畢企業(yè)下達的各項任務；做好配件的計劃，采購，出庫，保管和索賠工作，常常核查既有管理實行狀況，針對存在問題，提出有效處理措施；組織及時采購生產車間所需零件，做到準時,保質，價優(yōu)將零件購進；協調部門之間，部門與客戶之間的關系，要及時協助服務顧問妥善處理客戶有關零件的投訴問題；掌握市場狀況，建立零件網絡，理解車間，服務顧問的需求，做好服務工作；負責組織倉庫管理員做好庫存盤點工作，定期與財務查對；組織部門的有關培訓，增強部門的整體業(yè)務水平，提高工作效率；加強團體建設，關懷員工，提高部門人員的凝聚力。采購員嚴格遵守企業(yè)各項規(guī)章制度，執(zhí)行企業(yè)集團的有關部門業(yè)務規(guī)定；熟悉工作業(yè)務，熟悉掌握配件市場價格，能根據市場需求和維修車間需要制定采購計劃表，并及時向部門主管反饋有關部門信息；嚴格把質量關，不以次充好，保證采購配件，材料的質量合格，價格合理；不得運用職務之便搞非法交易，以權謀私，不準受賄或索取回扣，不準從事任何有損企業(yè)的活動，一經核算，企業(yè)將嚴厲處理；對客戶需求和維修車輛所需的配件要及時采購，不得遲延；嚴格遵守企業(yè)財務制度，提高業(yè)務水平。零件管理員遵守企業(yè)各項管理制度，堅守工作崗位，工作細致，扎實；熟悉業(yè)務，對庫存零件實行電腦管理，操作；有效運用倉庫空間，對零件實行“全貨位系統(tǒng)”（即所有的配件均有倉位號），保持倉庫配件擺放整潔，整潔；嚴格執(zhí)行物，料入庫驗收制度，對采購入庫的配件要核查包裝， 質量，數量與購貨發(fā)票進行查對確認；按照年，季，月度對倉庫作大，中，小范圍的盤點，做到帳物一致，合理庫存，對積壓配件提出意見，并及時上報；零件部出庫憑維修工單，出庫單，出庫告知領用，堅持“一盤底，二查對，三發(fā)料，四減數”的原則；每天對出，入庫的配件進行記錄，妥善保管所有原始憑證，以便財務進行核銷；保證倉庫安全，注意防火、防盜、防潮、防塵；未經同意，嚴禁非倉庫人員進入；零部件出入庫做到“先進先出”原則；嚴守企業(yè)保密制度，不得泄露商業(yè)機密。計劃員根據零件的實際庫存，結合維修的需求制定合理的零件訂貨計劃及采購計劃；定期分析零件的庫存構造，掌握倉庫常備件狀況，出入庫動態(tài)；及時跟進零件訂購的到貨，做好訂購配件的到貨狀況；制定盤點計劃，并對盤點差異進行復核，分析差異的原因；做好配件每日、每周、每月的訂貨計劃，合理控制庫存，杜絕滯銷零件積壓庫存，發(fā)現積壓及時上報，并采用積極有效的方式進行處理；配件部工作管理制定配件計劃1.1根據前6個月配件出庫頻率，確定每個配件的庫存上下限基本數值；1.2根據維修業(yè)務季節(jié)性變化等原因，調整庫存上下限數值；1.3配件計劃員根據配件庫存狀況，參照庫存下限數量，制定配件進貨計劃；1.4配件主管審核配件進貨計劃后，將配件進貨計劃發(fā)給供貨商；配件采購管理對于供貨商規(guī)定先付款后發(fā)貨的，要及時與財務溝通，按照有關流程申請付款；.配件進貨計劃發(fā)給供應商后，應及時跟進供貨商的配送狀況；對于供貨商不能正常發(fā)貨的配件，應及時在其他供貨商、集團旗下的大售后、4S店調貨，無法調貨時，應及時告知前臺和車間；對于配件采購可以貨比后從報價較低的定點供應商處分別采購，也可以從固定供貨渠道供應商處按約定價格采購；市場零星配件采購原則上必須實行貨比采購，貨比登記表必須存檔保留；定點供應商無法供應的零星配件，必須通過三家以上非定點供應商貨比后采購；采購的配件價格較高，有無法找到一家以上的配件供應商時，應請財務人員參與談價；從集團定點供應商采購的材料，采用月結，月結規(guī)定參照有關采購制度；從不能月結的供應商貨比采購的材料，在材料正常出庫后，采購員應一周內辦理報銷手續(xù)；客戶車輛配件訂購制度配件訂購類型可根據維修車輛性質進行辨別：正常來店維修車輛訂單、特殊零件訂單、保險事故車輛訂單三大類；平常來電維修車輛經作業(yè)班組檢查報價需更換無庫存的配件，服務顧問接到報價單經客戶確認同意后將《配件訂購申請單》提交給配件部，由配件部負責向供應商下達采購清單；維修車輛所需更換的零件，拆檢報價時作業(yè)班組必須與配件共同確認報價項目名稱，班組與配件部人員在報價單上簽字，防止因零件名稱的叫法差異導致報價及訂貨錯誤的狀況發(fā)生，報價項目配件部人員未與班組確認或親自核定而導致價格、型號不一樣相符的，責任由報價經手人承擔；經保險企業(yè)核賠的零件項目，保險業(yè)務員將需更換的零件填寫在《配件采購申請單》上并確認核算簽字，及時交配件部辦理訂貨業(yè)務和確定訂貨時間；保修車輛訂購零件可免交定金，保修零件訂購必須由服務主管親自確認簽字訂購；對于特殊零件訂購，如車鑰匙、噴漆件等，需把供應商所需的必要文獻，像：發(fā)動機拓號等，交給配件部，由配件部負責寄給供應商；.服務顧問嚴格按配件部訂購申請單上表格內容填寫（如車牌、車架號、訂購配件名稱、數量、金額）并備注闡明車輛與否在廠等件、作業(yè)班組、服務顧問姓名等詳細信息，便于配件部及時作好項目的查對與到貨告知工作，服務顧問與配件人員進行訂單交接時必須簽名及確認交接時間，防止推卸責任狀況出現；零件部人員將采購到貨零件驗收完畢后，在廠燈1件車輛立即告知服務顧問協調作業(yè)班組領用安裝，不在廠的定件車輛，每天由配件部專人更新到貨信息，通過OA系統(tǒng)發(fā)到各部門，服務顧問應及時告知車主來店更換，并做好客戶來店更換的接待工作，如定貨的服務顧問休假時，則由本組其他服務顧問負責告知客戶并跟進；需訂貨而不在廠等件的車輛，必須一律交付該零件成本價的定金（詳細和財務，前臺溝通定），減少客戶訂貨后不到店更換的狀況發(fā)生，防止導致呆滯庫存產生，客戶未交定金或局限性企業(yè)規(guī)定定金額的訂單，如在六個月內未能出庫的，從第7個月開始為呆滯庫存；零件部訂購單統(tǒng)一使用一式四聯，即：一聯倉庫、二聯前臺、三聯收銀、四聯客戶，對于需交定金的零件，在收銀員收到定金后，在四聯單上分別蓋“已收定金”，配件部根據蓋有財務章的訂貨單進行訂貨采購；經班組，檢修故障的車輛零件訂購，由于班組故障判斷失誤的原因導致零件安裝后故障不能排除的，又不能退貨零件，責任由車間內部自行處理；由于零件質量問題導致返工車輛，車間技術小組評估出具檢查匯報，將舊件交給配件部負責向供貨商申請索賠，零件費用由供貨方負責賠付；配件部每月查對訂單到貨領用狀況，根據訂購清單內容按已領用、未領用類別進行歸類管理，記錄未領用配件的車輛數據及負責人，服務顧問申購的零件在6個月內未能銷售，配件部從第7個月開始將有關訂貨信息轉發(fā)到服務顧問主管并抄送給財務經理、總經理，請領導監(jiān)督處理；配件驗收入庫管理供貨商配送的零件到庫后，零件管理員對零件包裝外觀、數量、品種進行初步入庫檢查，根據到貨清單查驗規(guī)格、型號、編碼與否對的；發(fā)現零件包裝或外觀有損壞時，必須立即拍照以備查驗；發(fā)現零件有損壞、有錯發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)的狀況發(fā)生時，有配件主管負責與供貨商溝通處理；初步入庫檢查合格后，車間領用時發(fā)現零件存在質量問題時，有配件主管負責與供貨商處理；零件管理員辦理零件入庫時沒有及時發(fā)現零件存在外觀損壞、數量、型號、編碼有誤等問題，按工作失誤予以警告；零件管理員對貨品外觀，包裝和品質進行目視確認，如對配件有可疑祈求技術主管進行鑒定，杜絕假冒偽劣零件入庫；確實發(fā)現采購的零件存在假冒狀況須立即上報領導并與供貨商溝通處理，嚴重時終止與該供貨商的業(yè)務往來；貨品驗收合格后零件管理員須在的當日辦理入庫手續(xù)；不能月結的配件辦理入庫后，三日內要辦理報銷手續(xù)；月結供應商的配件，應在規(guī)定的付款時間前完畢與供應商對賬，并將結算單據交財務部申請付款；貨品入庫后按貨品擺放規(guī)定上架，不能隨意擺放在地上、通道內。配件出庫管理維修班組憑維修工單到配件領取零件，領料人應在零件領用人一欄簽名，假如沒有簽名確認，倉管員應拒絕發(fā)放零件；領料人只能是該車維修班組人員，其他人員（包括服務顧問、保險顧問等）不能領料；保險事故車輛維修領用零件必須由保險顧問審核簽字，索賠車輛領用零件時，維修工單上必須由服務主管的簽字確認，維修工單上無審核人簽字確認，零件管理員應拒絕發(fā)放零件；配件件部發(fā)放易損零件（如燈具、飾板、玻璃等）時，領料人必須開封查看零件與否損壞，離開配件部后發(fā)現零件有損壞時，有車間自行處理；零件管理員必須辦理零件電腦出庫，才能發(fā)放零件，防止零件發(fā)放后忘掉出庫導致損失；電腦系統(tǒng)因故暫停使用時，零件管理員應做好維修工單的信息登記，待系統(tǒng)恢復使用后辦理電腦出庫；對于外銷的零件，客戶須由服務顧問陪伴購置零件，配件部打印零件出庫單，服務顧問帶領客戶交款后，將零件交給客戶，假如服務顧問因接待客戶不便陪伴步，服務顧問應委托給配件人員代辦；集團其他店或其他特約店借調零件時，應電腦系統(tǒng)打印出庫單（出庫價格按雙方約定價格），提貨人在出庫單上簽字后發(fā)放零件，零件出庫后零件管理員必須在《調出零件登記表》上登記，并保留出庫單，每月末將外借零件出庫單交財務部立案；維修車輛零件出庫時，零件領用零件與維修車型不符時，配件部應拒絕辦理出庫；從配件部借出的零件辦理出庫時，該零件出庫必須經售后負責人簽字確認；所用出庫打印的出庫單必須都簽字確認，配件部存檔；對于交舊領新的配件，應先交回舊件，零件部才辦理新零件出庫手續(xù)并發(fā)放新零件；發(fā)料時嚴格執(zhí)行先進先出的原則，尤其是輪胎、油品、塑膠件和電池四大類零件；零件號變更號時，須先將舊零件號的零件出完再出新號的零件；維修人員或救援人員因故障診斷、救援、處理投訴等需要借用倉庫配件時，必須辦理借用配件手續(xù)，借用配件必須經使用部門主管、配件主管和售后負責人同意后，才能借用，服務顧問不得借用，借出零件原則上要在當日償還，或辦理出庫手續(xù)；配件庫存管理使用頻率高的零件放在零件人員輕易操作的地方，設在中間層，并靠近通道和發(fā)貨區(qū)；常用件區(qū)的設置，至少20個品種常用件，以便縮短發(fā)貨時間；零件寄存時，號碼標簽朝向通道，以便取貨，假如沒有標簽，需寫上零件號，重量大的零件放在貨架的底層；同一貨位放多種零件的狀況下，零件號相近的要放在不一樣的貨位，易損壞零件，要按指示標簽寄存；相似零件疊放要保持零件的整潔美觀，小的零件要寄存在貨盒里，一種貨盒只放一種零件，零件按新舊次序從左到右、從下到上，從內到外碼放；庫房通道內嚴禁寄存零件，配件部每月進行一次內部庫存盤點；配件退庫管理配件出庫后，因質量問題、故障診斷問題等導致配件不能使用時，應辦理配件退庫；借用配件出庫時，償還配件時必須辦理退庫；退庫配件必須完好無損，清潔潔凈，有原包裝；退庫零件時不常用配件時，配件部與供貨商協調盡量辦理退貨，不留做庫存零件；因零件型號，尺寸不對導致配件退庫時，班組提供的車輛信息精確時，配件主管和有關部門主管協調處理，并列