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公文寫作與處理技巧培訓公文寫作與處理技巧培訓講師1/64第一篇公文寫作

一、公文概念和作用二、公文種類三、公文特點四、公文寫作基本規(guī)則五、公文格式2/64一、公文概念和作用

（一）概念公文是公務文書簡稱，有廣義和狹義之分。1.狹義公文：是行政機關在行政管理過程中形成含有法定效力和規(guī)范體式文書，是依法行政和進行公務活動主要工具。2.廣義公文：是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位在各自公務活動中，為處理公務而形成，含有一定格式文字材料。3/64一、公文概念和作用

3.企業(yè)公文：是企業(yè)機關治理企業(yè)主要工具，也是企業(yè)中各部門共同使用、企業(yè)處理公共事務書面文字材料。它擔負著傳達落實黨和國家方針、政策，請示回復問題，指導商洽工作，匯報溝通情況，總結交流經(jīng)驗等主要職能。4/64一、公文概念和作用

（二）作用和主要性形象比喻公文就是一個企業(yè)臉面，在企業(yè)活動中含有代表企業(yè)書面溝通與交流作用，能夠說是企業(yè)整體水平書面代表。另外，公文處理正確與規(guī)范也代表著企業(yè)管理水平，同時也可為企業(yè)創(chuàng)造效益并降低無須要麻煩。5/64

二、公文種類

（一）古代公文文種種類1.上奏文種：上書、奏、疏、狀、奏本、題本、折、序、啟、表等；2.君命文種：策、詔、圣旨、誡、敕等；3.官署上行文：牒、呈、詳?shù)龋?.官署平行文：移、關文、咨、照會（朱筆和墨筆）等；5.官署下行文：會、符、諭、札等。6/64

二、公文種類

（二）當代公文種類1.按公文起源劃分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。2、從公文行文關系上來劃分：上行文、平行文和下行文。3、從公文秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件和公布文件。7/64三、公文特點（一）政策性（二）規(guī)范性（三）實用性（四）時限性8/64四、公文寫作基本規(guī)則

（一）公文行文基本規(guī)則單位關系確定行文關系，行文規(guī)則要求了各級單位行文關系，即各級機關之間公文授受關系，它是依據(jù)單位組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍來確定。9/64四、公文寫作基本規(guī)則

1.上行文行文規(guī)則（請示、匯報……）?？傉f來，有這幾點需要注意：單頭主送，不多頭主送，可采取抄送形式；逐層行文，不要越級行文；要向機關行文，不要向領導者個人行文；“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關，“匯報”中不得夾帶請示事項。通常有逐層上行文、多級同時上行文和越級上行文三種方式。10/64四、公文寫作基本規(guī)則

2.下行文行文規(guī)則（通知、通報、批復、決定……）。

（1）按照職權范圍行文。（2）部門之間應該經(jīng)過協(xié)商一致，方可就相關問題向下行文。（3）通知類普發(fā)性文件，各主單位排列次序應為先外后內(nèi)，級別先高后低。不一樣系統(tǒng)間單位用逗號“，”隔開，系統(tǒng)內(nèi)單位用頓號“、”隔開。11/64四、公文寫作基本規(guī)則

3.平行文行文規(guī)則。（1）平級之間不宜使用上行或下行文。（2）不相隸屬機關之間普通用“函”行文。4.聯(lián)合行文規(guī)則。（1）能夠聯(lián)合行文主體。（2）聯(lián)合行文要求。12/64四、公文寫作基本規(guī)則

(二)公文寫作基本要則1．公文格式要規(guī)范。(在下面第五大點專門討論)2．語言表述要準確。（1）語言模式選擇：用書面語言和程序化語言。13/64四、公文寫作基本規(guī)則

（2）詞語選擇：詞語涵義：截至與截止、制訂與制訂、其它與其它、作與做（作為、做法……）。詞語感情色彩：以平實莊重為基本格調(diào)，以記敘說明明確、規(guī)范和簡練為特征。領導同志到會普通為“講話”，不是“講話”。14/64四、公文寫作基本規(guī)則

（3）慣用事物和概念特殊表示要求：時間表示：準確、完整、恰當。空間表示（國外、國內(nèi)、這里、那里）：準確、詳細地說明相關單位、處所。數(shù)量表示（倍數(shù)、分數(shù)、到、了、以上、以下）：①要重復核實，表述確切無誤。②要精選數(shù)字，切忌過于繁瑣。③要加強分析，防止零亂堆砌。④要規(guī)范使用，防止產(chǎn)生歧義。15/64四、公文寫作基本規(guī)則職務、姓名表示（全稱、各種職務、黨內(nèi)黨外）：①表明人物職務時普通要使用全稱，或使用通用簡稱。②表明人物姓名時，要寫全姓和名。③一人擔負各種職務時，列出與公文內(nèi)容相關職務即可。④需要列出一個人物兩個或兩個以上職務時，國內(nèi)人物按照先黨內(nèi)后黨外，由高到低排序；國外人物，則尊重對方習慣或按照雙方需要標明。⑤公文中需要同時列出若干人物姓名時，要遵照一定標準，如按照職務高低、姓氏筆畫、姓氏字母次序等排序。16/64五、公文格式

（一）公文用紙和印裝格式1．公文用紙采取國際標準A4型紙，其幅面尺寸為210mm×297mm。2．公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm；公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm；版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。3．文字符號從左至右橫寫、橫排。普通每面排22行，每行排28個字。4．公文左側騎馬訂或平訂，不掉頁；后背平整、不空。（見圖示）17/64210mm297mm37±1mm28±1mm225mm156mm公文用紙格式18/64五、公文格式

（二）結構和要素

1、文頭部分（眉首）。公文文頭，又稱版頭，包含文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內(nèi)容。位于公文首頁上端，普通約占A4型公文紙1/3或2/5面積。

（下面請看圖示。）19/64××××文件×××〔〕1號

簽發(fā)人：×××

特急機密★一年000001文件名稱，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”兩字組成。發(fā)文字號左空一格，簽發(fā)人右空一格?！敖^密”、“機密”級公文應該標明份數(shù)序號。只有上行文才需注明簽發(fā)人。緊急公文應依據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”

20/64上行文眉首格式21/64××××文件×××〔〕1號

特急秘密下行文眉首格式22/64××××文件×××〔〕1號

特急秘密★黨機關公文眉首23/64五、公文格式

2.主體部分。公文主體，是公文最主要部分，其格式包含標題、主送機關、正文、發(fā)至級限、附件、發(fā)文機關、印章和成文日期等內(nèi)容要求。（請看圖示）24/64××××文件×××〔〕1號

簽發(fā)人：×××

特急機密★一年00001公文標題，紅色反線下空2行，2號小標宋體字。主送機關，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格?！痢痢痢琳埵尽痢痢痢粒?/p>

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××25/64附件，在正文下空1行左空2字標識。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識"附件"成文日期右空4字，漢字小寫。公文如有附注，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。×××××××。

附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（發(fā)至××級）26/64單個機關發(fā)文成文日期和印章格式27/64兩個機關聯(lián)合發(fā)文成文日期和印章格式28/64三個機關以上聯(lián)合發(fā)文成文日期和印章格式29/64×××××××××二○○九年二月五日

當印章下弧有文字時，采取中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

30/64當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距辦法加以處理，務使印章與正文同處一面，不得采取標識"此頁無正文"方法處理?！痢痢痢痢?。（發(fā)至××級）二○○三年二月五日聯(lián)合上報公文，由主辦機關蓋印；聯(lián)合下發(fā)公文，發(fā)文機關都應蓋印。31/64（此頁無正文）（發(fā)至××級）二○○三年二月五日此頁錯誤，不能使用“此頁無正文”字樣32/64五、公文格式

3.文尾部分（版記）。文尾部分包含主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、附注和頁碼等內(nèi)容要求。（請看圖示）33/64印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。公文應標主題詞，上行文按上級機關要求標注。

×××××。（發(fā)至××級）二○○三年二月五日主題詞：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××辦公室年4月20日印發(fā)抄送機關左空1字，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后抄送機關對齊；在最終一個抄送機關后標句號。－2－34/64發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為17cm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼?！痢痢痢痢痢痢痢翆W院30mm×××〔200９〕1號

關于××××函秘密特急20mm信函式格式35/64會議紀要格式××××會議紀要會議紀要不加蓋印章。其它要素與公文普通格式相同。36/64××××文件×××〔〕1號

簽發(fā)人：王二小

特急機密★一年00001××××請示××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××字體字號3號仿宋體字文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字3號黑體字小標宋體字，用紅色標識。字號普通應小于22mm×15mm（高×寬）3號楷體字2號小標宋體字37/64××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢?。

附件：1.×××××2.××××××二○○五年四月二十日（發(fā)至××級）3號仿宋體字38/64×××××。（發(fā)至××級）二○一○年二月五日主題詞：××××××× 抄送：××××××，×××××，×××××××××××?！痢痢赁k公室年2月5日印發(fā)－2－3號黑體字

3號仿宋體字

4號半角白體阿拉伯數(shù)碼

39/64五、公文格式

（三）值得注意地方1.標題。（1）標題使用中，常見是文種使用錯誤。其中量最大是把“申請”看成“請示”，把”匯報”看成”匯報”?！吧暾垺焙汀眳R報”不能作為文種來用;（2）規(guī)章制度類標題，提議《關于印發(fā)×××通知》，而不是《關于下發(fā)×××通知》;（3）標題普通不加標點符號。40/64五、公文格式

2.正文。（1）正文中提到撰寫此文件依據(jù)時，有時需引用文件，正確引用應為“企業(yè)市場經(jīng)營部《關于XX通知》（安徽源牌〔〕X號）”。注意各部分位置、六角括號使用方法，方括號、圓括號均不正確。（2）若引用文件標題中還含有文件小標題，應為《關于轉發(fā)集團企業(yè)<關于XXX通知>通知》，注意使用單書名號。。41/64五、公文格式

（3）正文層次序數(shù)正確使用：第一層一、；第二層（一）；第三層1.；第四層（1）。公文中最好不要采取◆■●1）1.1Aa等符號（4）段落中不論有沒有層次序數(shù)，段落首行須兩個漢字符，回行須頂格。若使用自動生成段落編號，請手動調(diào)整排版。42/64五、公文格式

（5）表格圖形等盡可能不在正文出現(xiàn)，可放入附件中。（6）正文措詞施要得體，條理清楚，感情中立，不宜使用語氣詞或感情色彩較濃詞，結尾語普通要單另一行，語氣要謙虛，結束時使用標點符號，普通為句號“。”，如“妥否，請指示?！辈灰擞酶袊@號“！”“？”等。43/64五、公文格式

（7）數(shù)字間逗號為半角：如“123,000元”，不能寫成全角“123，000元”。（8）落款時間應為大寫漢字，如七月十八日。

44/64六、常見公文寫作

（一）請示撰寫第一層：寫明請示原因、背景。即：說明請示問題依據(jù)、原因、出發(fā)點，說明為何要請示；第二層：寫明請示事項。即：要求上級給予指示、同意詳細事項；結尾：“妥否，請指示?！毙枰⒁鈫栴}：例文：45/64六、常見公文寫作

（二）匯報撰寫1.綜合性匯報：開頭、主體、結尾開頭：概括說明全文主旨，把一定時間內(nèi)各方面工作總情況做一個概述。主體：是匯報關鍵，要就各方面工作主要情況進行說明。結尾：詳細寫出工作中存在主要問題，并提出下一步工作意見。46/64六、常見公文寫作2.專題匯報：情況、經(jīng)驗、問題情況：開展和進行某一專題工作依據(jù)，工作大致進展情況，取得成效等；經(jīng)驗：完成某一項工作主要做法或取得經(jīng)驗；問題：講請存在問題，今后意見和提議要針對存在問題去寫；意見和提議提出辦法要得當，方法要行之有效。3.注意事項：

4.范文：47/64六、常見公文寫作

（三）通知撰寫1.適用范圍：批轉性通知、通知性通知、事項性通知2.功效：

3.結構：正文：第一部分：發(fā)通知原因、依據(jù)和目標。啟承語：“現(xiàn)將相關事項通知以下”等。第二部分：所通知事項。第三部分：對全文加以總結，提出號召、希望、要求等。通常以“特此通知”結尾。48/64六、常見公文寫作

4.會議通知：普通應包含以下內(nèi)容：會議名稱；召開會議依據(jù)與目標；會議時間；地點（報到時間、地點）；與會人員；差旅費報銷方法；與會者準備工作與注意事項；聯(lián)絡單位、聯(lián)絡人與聯(lián)絡電話號碼等。

5.范文：49/64六、常見公文寫作

（四）通報通報是表彰先進、批評錯誤、傳達主要情況時使用公文。1.表彰、批評性通報正文寫法：發(fā)文原因、依據(jù)；介紹事件過程、人物行為，適當?shù)剡M行評論分析，指出主要意義或后果；提出其中實質(zhì)性問題；發(fā)文機關對事件、人物做出決定，要求和采取辦法、要求。50/64六、常見公文寫作

2.事項性通報正文寫法：就一個事件、一個情況演變過程進行概括和敘述；存在主要問題；處理辦法或今后工作要求。

3.范文。51/64六、常見公文寫作

（五）函函適合用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、問詢和回復問題，向相關主管部門請求同意等。1.問函。開頭：交代去函緣由、依據(jù)、理由。要開門見山，直截了當；主體：寫明問詢或商洽內(nèi)容。要求寫得詳細、準確、條理清楚，要一事一文；結尾：慣用“即請復函”、“盼復”、“以上意見，請予函復”等；也能夠?qū)懸恍┍硎靖屑ぴ~語，如“特表示感激”、“請函復為感”等。52/64六、常見公文寫作

2.復函。開頭：“X月X日貴單位關于XXXXX來函已悉，經(jīng)研究函復以下：”；主體：針對問函所商洽和問詢事項，做明確、詳細回復；結尾：不用寒喧，也能夠沒有結尾，慣用“此復”、“特此函復”等。

3.范文。53/64六、常見公文寫作

（六）會議紀要會議紀要由標題和正文組成。在結構格式上與其它公文不一樣是，會議紀要不用主送單位和落款，成文時間多寫在標題下方。會議紀要不蓋公章。1．標題。會議紀要標題通常由會議名稱和文種組成，比如：“全國農(nóng)村愛國衛(wèi)生運動現(xiàn)場經(jīng)驗交流會紀要”。54/64六、常見公文寫作

2.導言。導言即會議紀要開頭部分，普通是概括會議基本情況，包含會議名稱、目標、內(nèi)容、時間、地點、規(guī)模、參加人員、主要議題和會議結果等。導言不能寫得過長，要簡明扼要，讓人們讀后對會議有個總體了解。3.主體。主體寫法普通有三種：一是條項式，二是綜合式，三是摘要式4.結尾。

4.范文。。55/64六、常見公文寫作

XXX項目組第X次會議紀要（注意標題不用加“關于”）X年X月X日，XX項目組第X次會議在X處召開，會議由XXX主持，XXX、XX、XX單位相關人員參加了會議。會議對XXXXXXX事項進行了討論，現(xiàn)將會議議定事項紀要以下：一、XXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXX。參會人員：XX、XX、XX、XX……會議統(tǒng)計：XX56/64

第二篇公文辦理

一、公文收文辦理二、公文發(fā)文程序57/64一、公文收文辦理

（一）簽收、登記應建立嚴格收文簽收、登記制度，加強對公文運轉管理，確保收到公文件件有著落。（二）分辦、擬辦凡需辦理公文，由文書處理部門依據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序，及時提出注批、注辦意見，呈送領導人指示或交相關職能部門辦理。（三）催辦做到緊急公文跟蹤催辦，主要公文重點催辦，普通公文定時催辦。58/64一、公文收文辦理

（四）辦結公文承接人員對已處理文件，要定時進行清理檢驗，依據(jù)相關要求和情況，確定是否辦畢結案。（五）立卷、歸檔公文辦結后，應按《中華人民共和國檔案法》及相關要求，及時將公文定稿、正本和相關材料整理立卷。59/64

二、公