第章采購組織管理

第二章采購組織管理當(dāng)前第1頁\共有60頁\編于星期三\12點本章主要介紹采購組織的結(jié)構(gòu)、采購人員的配置、采購的基本模式以及采購組織設(shè)計等。

通過內(nèi)容的學(xué)習(xí)，能夠?qū)Σ少彶块T在企業(yè)中的位置有一個基本了解；能夠理解加強采購組織管理在企業(yè)管理中的地位與重要意義。學(xué)習(xí)目標(biāo)：掌握采購組織的內(nèi)涵及功能掌握采購部門在企業(yè)中地位的影響因素掌握集中型與分散型采購組織的特點及適用范圍掌握采購組織的基本類型了解采購組織設(shè)計的原則及步驟了解采購部門與采購員的職責(zé)了解未來采購組織的特點當(dāng)前第2頁\共有60頁\編于星期三\12點第一節(jié)采購組織的概述一、采購組織的含義組織”的兩種含義一是指作為實體本身的組織，即按照一定的目標(biāo)、任務(wù)和形式建立起來的社會集體。

如：企業(yè)、政府、大學(xué)、醫(yī)院等二是指管理的組織職能，即通過組織機構(gòu)的建立運行和變革機制，以實現(xiàn)組織資源的優(yōu)化配置，完成組織任務(wù)和實現(xiàn)組織的目標(biāo)采購管理組織是指為了完成企業(yè)的采購任務(wù)，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行，由采購人員按照一定的規(guī)則組建的一種采購團隊當(dāng)前第3頁\共有60頁\編于星期三\12點二、采購組織的功能團隊凝聚功能組織協(xié)調(diào)功能制約監(jiān)督功能激勵懲罰功能發(fā)揮凝聚功能需做到三點：明確采購目標(biāo)及任務(wù)；良好人際關(guān)系與群體意識；采購組織中領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向作用是指正確地處理采購組織中復(fù)雜的分工協(xié)作關(guān)系。協(xié)作功能包括：組織內(nèi)部縱橫向關(guān)系協(xié)調(diào)；組織與環(huán)境關(guān)系的協(xié)調(diào)采購組織由采購人員組成，各自由職能和相應(yīng)的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任，通過這些構(gòu)成結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，對組織的每一成員行為都有監(jiān)督和制約作用是指在一個有效的采購組織中，應(yīng)該創(chuàng)造一種良好的環(huán)境，充分激發(fā)每一個采購人員在工作中的積極性、創(chuàng)造性和主動性，同時杜絕和限制采購人員的不當(dāng)行為當(dāng)前第4頁\共有60頁\編于星期三\12點三、建立采購管理組織的重要性（補充）當(dāng)前第5頁\共有60頁\編于星期三\12點四、建立采購管理組織考慮的因素（補充）部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的采購管理機制相適應(yīng)當(dāng)前第6頁\共有60頁\編于星期三\12點【拓展】常見的采購組織結(jié)構(gòu)形式當(dāng)前第7頁\共有60頁\編于星期三\12點【拓展】常見的采購組織結(jié)構(gòu)形式當(dāng)前第8頁\共有60頁\編于星期三\12點五、影響采購部門地位的因素當(dāng)前第9頁\共有60頁\編于星期三\12點六、采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系采購組織隸屬哪個部門直接體現(xiàn)了采購在整個企業(yè)中的地位采購經(jīng)理的頂頭上司職位高低反映了采購在企業(yè)機制中的受重視程度采購組織在企業(yè)中的設(shè)置主要4種：隸屬生產(chǎn)部門隸屬行政部門隸屬總經(jīng)理（高級管理層）隸屬物料管理部門當(dāng)前第10頁\共有60頁\編于星期三\12點采購部門在企業(yè)中的隸屬關(guān)系當(dāng)前第11頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第12頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第13頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第14頁\共有60頁\編于星期三\12點總經(jīng)理物料管理部門業(yè)務(wù)部生產(chǎn)部人事部行政部采購部隸屬于物料管理部門當(dāng)前第15頁\共有60頁\編于星期三\12點拓展當(dāng)前第16頁\共有60頁\編于星期三\12點第二節(jié)采購組織的類型采購組織在企業(yè)中的類型主要有4種：分散型采購、集中型采購、混合型采購、跨職能采購當(dāng)前第17頁\共有60頁\編于星期三\12點（一）分散型組織即與采購相關(guān)的職責(zé)和工作分別由不同的部門來執(zhí)行當(dāng)前第18頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第19頁\共有60頁\編于星期三\12點更好滿足各地獨特的需求；避免集中采購過程中出現(xiàn)官僚主義和形式主義當(dāng)前第20頁\共有60頁\編于星期三\12點（二）集中型采購組織董事會領(lǐng)導(dǎo)下，采購部門是一個整體，受公司總部的管理當(dāng)前第21頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第22頁\共有60頁\編于星期三\12點集中型采購組織的特點協(xié)調(diào)采購量，量大價優(yōu)采購專業(yè)化，降低采購成本減少工作重復(fù)，提高工作效率當(dāng)前第23頁\共有60頁\編于星期三\12點（三）混合型采購組織

混合型采購組織是在兩種采購組織（分散型和集中型）結(jié)構(gòu)下，在公司一級的層次上存在中心采購部門，同時各獨立的經(jīng)營單位或分公司也進行采購活動。主要負責(zé)戰(zhàn)略采購部分（分析市場、制定最高層采購戰(zhàn)略、統(tǒng)一審核供應(yīng)商資格、與供應(yīng)商談判簽訂合同等）負責(zé)策略性采購，如訂貨量制定、發(fā)出訂單、催貨、收貨當(dāng)前第24頁\共有60頁\編于星期三\12點混合型采購組織結(jié)構(gòu)當(dāng)前第25頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第26頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第27頁\共有60頁\編于星期三\12點（四）跨職能采購組織跨職能采購組織是由生產(chǎn)、質(zhì)量、計劃、財務(wù)、市場、研發(fā)等職能部門的成員組成的團隊。通常是為了一個特定的采購項目或連續(xù)性的采購任務(wù)而組建的。采購組織中比較新穎的一種組織形式IBM采購部重組（參考書P39）當(dāng)前第28頁\共有60頁\編于星期三\12點跨職能采購組織結(jié)構(gòu)當(dāng)前第29頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第30頁\共有60頁\編于星期三\12點1、跨職能采購組織的分類與任務(wù)從一個項目項目到另外一個長期在某一個小組里工作，并面臨不斷變化的任務(wù)除了負責(zé)日常工作之外，還要支持某團隊的任務(wù)，任務(wù)完成后解散除了負責(zé)日常工作之外，還要不斷完成支持團隊的任務(wù)人員安排全職兼職有限的期限連續(xù)的不同組織水平的采購組織當(dāng)前第31頁\共有60頁\編于星期三\12點2、跨職能采購組織的優(yōu)缺點優(yōu)點缺點減少解決問題或完成任務(wù)所需的時間能夠開發(fā)出創(chuàng)新的產(chǎn)品和流程，提高創(chuàng)新能力，保持競爭優(yōu)勢共有決策權(quán)，加強了部門或組織間的交流實現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)，利于找到解決問題更好的方法公司需要花費較多精力成立跨職能采購組織管理難，需謹慎信息不流通，需要進行公開交流采購組織成員素質(zhì)要求高，需對小組目標(biāo)有充分的理解需要充足的的條件和環(huán)境資源支持，否則實施起來有某些缺陷當(dāng)前第32頁\共有60頁\編于星期三\12點（五）未來采購組織架構(gòu)的趨勢理想的采購組織未來包括以下特征：未來下一個出口垂直/關(guān)注職能個體決策閉環(huán)的信息流公司協(xié)商層級的結(jié)構(gòu)職能部門所在地物理性社交網(wǎng)絡(luò)水平/關(guān)注流程小組決策開放的信息流集團協(xié)商更加扁平的層級結(jié)構(gòu)聯(lián)合辦公虛擬社交網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)在未來未來的采購管理組織轉(zhuǎn)向當(dāng)前第33頁\共有60頁\編于星期三\12點第三節(jié)采購組織的設(shè)計（一）采購組織設(shè)計的原則1、精簡的原則2、責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則3、統(tǒng)一的原則4、高效的原則當(dāng)前第34頁\共有60頁\編于星期三\12點思考：建立采購管理組織的步驟？什么情況下企業(yè)采購需要外包？當(dāng)前第35頁\共有60頁\編于星期三\12點企業(yè)需要外包的情況：當(dāng)前第36頁\共有60頁\編于星期三\12點（二）采購組織設(shè)計的步驟1、考慮采購管理職能2、考慮采購任務(wù)量3、確定采購管理組織機構(gòu)4、設(shè)計采購管理作業(yè)流程5、設(shè)定崗位6、為各個崗位配備適合的人員采購組織設(shè)立流程當(dāng)前第37頁\共有60頁\編于星期三\12點（三）采購組織設(shè)計的方法當(dāng)前第38頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第39頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第40頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第41頁\共有60頁\編于星期三\12點某電子廠采購部組織表例子：當(dāng)前第42頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第43頁\共有60頁\編于星期三\12點例子：當(dāng)前第44頁\共有60頁\編于星期三\12點4、混合式設(shè)計當(dāng)前第45頁\共有60頁\編于星期三\12點5、按采購物料重要性設(shè)計物品物品價值采購數(shù)量負責(zé)人員A70%10%經(jīng)理（重要物品）B20%30%主管C10%60%職員物品的價值與負責(zé)人對應(yīng)關(guān)系表采用按照物品價值建立部門的方式，主要是保障主管對重大的采購項目能夠集中精力加以處理，達到降低成本以及確保來源的目的有利于主管有更多的時間對采購部門的人員與工作績效加以管理當(dāng)前第46頁\共有60頁\編于星期三\12點項目重要性與負責(zé)人對應(yīng)關(guān)系表類別利潤影響程度供應(yīng)風(fēng)險程度負責(zé)人員策略性項目高高總監(jiān)瓶頸類項目低高經(jīng)理杠桿項目高低主管非緊要項目低低職員項目重要性與負責(zé)人對應(yīng)關(guān)系表當(dāng)前第47頁\共有60頁\編于星期三\12點（補充）當(dāng)前第48頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第49頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第50頁\共有60頁\編于星期三\12點當(dāng)前第51頁\共有60頁\編于星期三\12點【拓展】采購管理制度含義與作用當(dāng)前第52頁\共有60頁\編于星期三\12點第四節(jié)采購組織的職責(zé)（一）采購部門的職責(zé)掌握供應(yīng)市場現(xiàn)狀評估和選擇供應(yīng)商制訂采購計劃、設(shè)計合理的采購流程及簽訂合同作為主要聯(lián)絡(luò)對象和供應(yīng)商進行聯(lián)系提高采購效率、控制采購風(fēng)險負責(zé)部門內(nèi)部的行政管理和人事管理當(dāng)前第53頁\共有60頁\編于星期三\12點（二）采購人員的職責(zé)當(dāng)前第54頁\共有60頁\編于星期三\12點（8）保險、公證、索賠的督導(dǎo)當(dāng)前第55頁\共有60頁\編于星期三\12點（8）要求供應(yīng)商執(zhí)行價值工程的工作當(dāng)前第56頁\共有60頁\編于星期三\12點4.采購助理（1）請購單、驗收單的登記；（2）交貨記錄及跟催；（3）訪客的安排與接待；（4）采購費用的申請與報支；（5）進出口文件及手續(xù)的申請；（6）各種采購單據(jù)與報表的整理與統(tǒng)計；（