關于提高辦公室工作水平的調研報告

關于提高辦公室工作水平的調研報告辦公室是各級行政領導機關的辦事機構，是機關對內、對外的窗口，是干脆為領導工作服務的部門。辦公室具有執(zhí)行者和領導者的雙重角色，是一個機關溝通上下左右關系的樞紐和橋梁，是領導的重要參謀和助手，其工作地位特殊、關系重大，稍有不慎就會帶來全局性的影響。因此，要做好新形勢下的辦公室工作，也就要求我們要進一步轉變工作作風、改進工作方式、加大服務力度、提高服務質量。通過調查了解，對辦公室工作有如下思索。一、當前辦公室存在的主要問題（一）部分單位對辦公室工作重視、關切不夠。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣級部門對辦公室工作相識有誤區(qū)。認為辦公室就是“打雜的”、“只會用錢的”部門，忽視了辦公室的參謀助手和綜合協調作用，在人、財、物等方面不能賜予辦公室足夠的支持。突出表現為辦公條件較差，經費相對較少，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門甚至無專項辦公經費。（二）辦公室隊伍存在“三少”。一是年輕人少。辦公室隊伍嚴峻老齡化的主要緣由是辦公室工作繁雜，工作時間也不能象其他部門一樣敏捷支配，且加班時間多，又沒有相應的補貼，所以好多人員不愿到辦公室工作。同時，我縣公務員隊伍考錄名額很少新進公務員，只有極少部分被支配到辦公室工作，造成辦公室隊伍年齡結構斷檔。二是從事詳細工作的人少。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門在機構改革后，把退二線的老同志和負責宣揚、組織、人事工作的同志歸口到辦公室，造成辦公室人數雖多但從事詳細工作人少的局面。三是專業(yè)人員少。文秘人員嚴峻缺乏。超過三分之二的鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦和近一半的縣級部門辦公室能擔當文秘工作的只有1人，一半以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門都是由辦公室主任親自從事文秘工作。并且，現有的文秘人員也基本上沒有接受過正規(guī)系統的業(yè)務培訓，在草擬文件和寫作文稿方面，基本上屬于“依樣畫葫蘆”、“摸著石頭過河”，制發(fā)的文件和草擬的文稿質量不高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦在收發(fā)文程序的各個環(huán)節(jié)上還很不規(guī)范。所以，部分單位的領導在重要的文稿寫作上，不得不親自動手。（三）辦公室日常工作多，創(chuàng)新工作少。一是文件制發(fā)泛濫，隨意性發(fā)文現象嚴峻。雖然縣委辦、縣政府辦每年都發(fā)文要求限制發(fā)文數量，但文件濫發(fā)的現象并未得到遏制。甚至收發(fā)的文件大部分都要求以正式文件形式上報，使節(jié)儉的無紙化辦公又回到了耗費物力、人力、財力的原始辦公。二是工作創(chuàng)新少。在現實工作中，還在肯定程度上存在著忙于眼前不求創(chuàng)新、安于現狀不愿創(chuàng)新、怕擔風險不敢創(chuàng)新的現象，以新的觀念思索問題，以新的視角相識問題，以新的思路探討問題，以新的方法解決問題做的不夠。辦公室主要精力被用于應付事務性工作，對自身工作總結反思少，調研工作少，客觀上，領導極少支配辦公室人員調研機會，辦公室人員也忙于應付事務性工作，主觀上，辦公室人員也缺乏工作主動性，導致辦公室對單位全面工作不熟識，文件和文稿草擬多為“閉門造車”，缺乏針對性，辦公室參謀助手作用發(fā)揮不明顯。（四）上級部門的指導、管理不到位。辦公室與其他職能股室不同，沒有明確的主管部門，縣委辦、縣政府辦雖然是上級部門卻沒有干脆的業(yè)務隸屬關系，在管理上存在真空。同時辦公室工作無法量化，難以統一考核標準難以進行評定、表彰。近年來，辦公室人員接受系統的辦公室工作培訓和指導較少。所以辦公室人員缺乏歸屬感，缺乏榮譽感工作熱忱不高。一是眼界不夠開闊，思路比較狹窄。新的形勢要求辦公室工作必需具有世界眼光、變革精神和創(chuàng)新思維，而目前我們在肯定程度上還存在著用舊的思維方式、舊的工作方法考慮問題，接受新思想、確立新觀念、打開新思路、開拓新局面的實力還不夠強。二是忙于事務性工作多，參謀助手作用發(fā)揮不充分。被動服務多，發(fā)揮主觀能動性少。在我縣實現跨越式發(fā)展的征程中，辦公室應高速運轉，充分發(fā)揮服務、參謀等作用，但目前我們陷于事務性工作比較多，跟中心、想大事、站在更高層次思索問題不夠，為領導供應前瞻性、全局性的建議方面還有欠缺。三是滿意于完成眼前工作，創(chuàng)新意識不強。在現實工作中，還在肯定程度上存在著忙于眼前不求創(chuàng)新、安于現狀不愿創(chuàng)新、怕擔風險不敢創(chuàng)新的現象，以新的觀念思索問題，以新的視角相識問題，以新的思路探討問題，以新的方法解決問題做的不夠。四是督促檢查的視野不寬，深度不夠。相對來講，對領導批示和交辦事項的專項查辦以及重大事項的督辦做得較好，對群眾反映劇烈的熱點、難點問題主動服務不夠。五是學習不夠深化，調研成果少。由于辦公室平常工作較多，導致學習不夠深化，不夠專業(yè)，周末學習制度沒有很好的實行；親自下基層進行調研的少，可供領導參閱的有價值的精品調研報告少。二、做好下一步工作的幾點想法（一）領導重視要到位。領導重視是做好辦公室工作的關鍵。一是加大辦公室工作人員提拔重用力度。各級各部門在選拔任用干部時應打破身份限制，優(yōu)先考慮綜合實力強、工作成果突出的辦公室工作人員，對特殊優(yōu)秀的辦公室事業(yè)干部，可以破格提拔為行政實職副科級領導。二是全力保障工作經費。對辦公室特殊崗位，如黨政網專職工作人員，可以賜予適當的崗位補貼，使辦公室人員安心工作。三是重視辦公室硬件建設。辦公室應配備專用電腦，另外，傳真機、打印機、復印機、數碼相機等辦公設備也應配齊。（二）人員保障要到位。一是優(yōu)化辦公室人員年齡結構。對新考入公務員，除有特殊要求外，首先支配到辦公室熬煉，既有利于辦公室年齡結構逐步年輕化，也有利于新入公務員快速、全面了解本單位狀況，盡快進入角色、適應工作。在公務員數量不足的狀況下，實行輪崗制，依據個人自愿和組織支配相結合的方式，以2-3年為一個周期，讓更多的年輕人輪番到辦公室工作。二是提升現有人員綜合素養(yǎng)。主動為辦公室人員供應參加協調處理重大問題的機會，提高其綜合協調實力，努力挖掘辦公室人員內在潛力，充分發(fā)揮老同志的傳、幫、帶作用，幫助年輕人成長。全面落實多崗熬煉和工作代理制度，使辦公室人員成為能夠勝任不同崗位工作的多面手，避開因一人脫崗而其工作無人接替現象。三是加強專業(yè)人才隊伍建設。建立辦公室領導干部和文秘人員后備庫，加強對后備人員的理論和業(yè)務培訓，適當放寬對辦公室選人用人的種種限制，將優(yōu)秀的文秘人才引入辦公室隊伍。三、主動工作要到位。一是進一步遏制發(fā)文過濫現象。從縣委辦、縣政府辦做起，每年初對縣級各部門全年發(fā)文數量進行規(guī)定，可依據上年發(fā)文總數的90%來確定上限，以后按此比例逐年遞減，對縣制發(fā)的文件不要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)每件都寫出對應的實施方案、總結努力避開“以文件落實文件”對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門上報的各類材料能不用公文形式的盡量不用公文進一步規(guī)范運用黨政網“公文交換箱”縣信息辦應當定期清查對發(fā)文單位不分主送單位一律全縣普發(fā)的、按規(guī)定不該進入公文交換箱的由縣委辦、縣政府辦督查室進行通報指責。二是進一步規(guī)范發(fā)文程序。嚴格依據文件起草、辦公室文字初核、分管領導會簽、主要領導簽發(fā)、辦公室和起草部門共同校核、印制正式文件的程序發(fā)文。實行涉秘文件專人管理制由專人收發(fā)密級文件并依據密件登記、送領導批閱、閱后馬上收回、另行交辦、專柜存檔、年終交回發(fā)文部門的程序嚴格涉秘文件的辦理。三是加強無紙化辦公管理。除涉密或有特殊規(guī)定的公文、資料外其他公文、資料都應當通過黨政網“公文交換箱”或“個人資料交換箱”進行傳送盡量削減紙質材料打印逐步實現無紙化辦公。四是建立超前快捷的信息調研機制。開展全員辦信息調研，將信息調研工作納入辦公室崗位目標責任制中，任務量化到人?？蓪嵭修k公室工作人員聯系行業(yè)及股室工作的信息調研工作機制，分口負責信息調研工作。各單位可以自辦信息調研刊物，出版間隔時間由各單位自定，為領導了解狀況及決策供應依據。實施信息調研采編嘉獎，各單位可依據自身狀況對信息調研文章的編寫及被上級部門接受賜予嘉獎，以提高其工作主動性及信息調研文章質量。五是建立高效有力的督查督辦機制。加大公文督辦力度建議鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門在公文處理簽上設立“是否納入督查督辦”欄，對領導確定須要進行督查督辦的事項或領導交辦的其他督辦事項，由辦公室支配專人進行跟蹤督辦，并將結果剛好反饋相關領導。強化機關工作人員上下班督查，特殊是鄉(xiāng)鎮(zhèn)應加強對縣級部門派駐鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構人員上班狀況的督查，對未依據上下班制度嚴格上下班的進行通報，并將通報狀況報送主要單位領導和派駐機構的主管部門領導。四、指導管理要到位。一是加強培訓指導。每年由縣委辦、縣政府辦組織開展1-2次全縣辦公室系統業(yè)務培訓特殊要加強對辦公室新進人員的業(yè)務培訓。當前急需進行的是公文處理和公務禮儀學問培訓。建立跟班學習制度各單位選送辦公室工作人員到兩辦相應股室跟班學習有針對性地提高業(yè)務實力縣委辦、縣政府辦也應主動舉薦工作人員到市級或更高一級黨委、政府辦公室跟班學習學習上級的先進閱歷和工作方法。二是加強學習溝通。建立全縣辦公室系統年會制度和業(yè)務溝通制度每年由縣委辦、縣政府辦召集全縣各級各部門辦公室主任召開一次年會總結工作溝通閱歷。由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分片區(qū)、縣級各部門分系統每季度召開一次辦公室業(yè)務溝通會同時還可依據工作須要適時開展其他形式的業(yè)務溝通會。三是落實表彰激勵。探究對全縣辦公室系統進行考核評定逐步建立完善相關制度以縣委辦、縣政府辦的名義每年對先進辦公室和先進個人進行表彰。對連續(xù)10年擔當辦公室主任且年齡超過45歲的建議組織部門賜予其副主任科員待遇提高其工作主動性。帶好辦公室隊伍一支政治思想強、業(yè)務素養(yǎng)高、勤奮工作的辦公室干部隊伍，是做好辦公室工作的前提。要從思想、業(yè)務、作風上全面加強辦公室自身建設，充分發(fā)揮好職能作用。一是要加強思想政治建設，以鄧小平理論、“三個代表”和科學發(fā)展觀重要思想為指導，不斷提高馬克思主義理論水平和解決實際問題的實力；二是要加強實力建設，不斷提高依法行政實力、組織協調實力、文字綜合實力、參謀助手實力；三是要大力加強學習型組織建設，把辦公室建設成為學習型團隊。

（二）做到求實、快捷、博學、勤奮、用心

求實：無論是辦文，還是辦事，都要從實際動身，實事求是，不弄虛作假，不能搞形式主義，不做表面文章。

快捷：即辦事要快捷，做到好中求快，快中求好，克服辦事拖拉、作風疲沓、時間觀念不強的毛病。工作人員必需堅固樹立時間觀念、效率觀念，增加只爭朝夕的緊迫感和責任感，切實做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，剛好完成領導交辦的工作。

博學：辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，辦公室人員必需具備廣博的綜合性學問和社會常識。要做到這一點，沒有捷徑可走，必需勤學苦練，博采眾長，使自己成為“雜家”，成為復合型人才。只有學問積累多了，學問面寬了，理論功底厚了，才能提高“謀”的層次和質量。

勤奮：要多動腿、多動腦、多動嘴、多動手。深化開展調查探討，收集各方面的狀況，駕馭第一手材料，同時主動向別人請教，加強聯系和溝通，以增長自己的才能。

用心：辦公室的事無小事。無論是領導交辦的任務，還是日常工作，只要有一絲一毫的疏忽，都可能影響到大局。所以從事辦公室工作的人員，對每項工作都有必需用心致至，并做到細心，多視察，多思索，自覺找工作中的漏洞和不足，以不斷改進。

（三）處理好“四個關系”

一是處理好與領導的關系。辦公室與領導是下級與上級的關系。辦公室因其地位的特殊性，要真正做到為領導服務，就必需講究參謀方式，確立協助意識，發(fā)揮參謀助手的作用實效。一要講究方法。辦公室作為參謀助手，可以向領導干脆進言，交談自己的觀點、看法、看法，也可通過向領導供應調查報告、起草講話、報送信息等方式為領導參謀建議，但要駕馭好時間和場合，要依據領導的個人特點和涉及事物的詳細狀況，確定參加議事的方式，使參謀更為合適有效。二要牢記助手職責。要做到“不能越位”，不能顛倒“主”、“從”關系，因為參謀只能幫助決策，不能代替領導決策。三要領悟領導意圖。對領導的工作意圖，要有正確的相識，不能曲解，更不能幫“倒忙”。四要仔細履行職責。對提出的建議、主見，凡被領導接受的，要剛好、仔細落實，做出成效，確保政令暢通，提高執(zhí)行力。二是處理好“專”與“博”的關系?！皩！?，就是辦公室工作人員要具備公文寫作、黨政事務、文檔統計等方面的專業(yè)學問；“博”，就是與辦公室事務有關的其它方面的學問，如政策環(huán)境等。只有在這兩方面都具備較高的專業(yè)水平，而且處理好這二者之間的關系，做到“專”中有“博”，“博”中有專，才能更好地為中心工作服務。三是處理好“動”與“靜”的關系。眾所周知：辦公室事務性工作多，特殊是基層單位，每天都有大量的事務性工作要做，使辦公室顯得非常勞碌。這是辦公室工作的“動態(tài)”。但要工作之余即“靜”中加強學習，并對所做的工作進行總結、提煉，使自己的學問、技能、性格、實力、品行素養(yǎng)適應辦公室工作要求。同時，要擅長從繁瑣的機械性事務中解脫出來，富有創(chuàng)建性的開展工作，達到事半功倍、“四兩撥千斤”的效果。四是處理好“忙”與“閑”的關系。古語說：一張一弛，文武之道也。忙與閑都是相對的，辦公室工作不應總是顯得忙，像是一條沒有彈性的直線，而應是一條張弛有度的曲線，有韌性。如何讓辦公室的工作顯得“從容”而不是“忙亂”？一要增加工作的預見性，在年初制定工作支配時，就要盡可能地將可以預見的事情列入其中，有條不紊地逐一落實，并避開與其它工作發(fā)生沖突。二要多視察、多積累，時刻為高效率工作積累素材。