教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月課件

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月1公文的寫作與辦理

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一、公文的種類二、公文的格式三、行文規(guī)則四、公文的辦理教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月2一、公文的種類依據(jù)《教育部關(guān)于公文處理的若干規(guī)定》，教育部的公文種類有12種：⑴令⑵決定⑶公告⑷通告⑸通知⑹通報⑺報告⑻請示⑼批復⑽意見⑾函⑿會議紀要

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月3常用公文的擬制

中心常用的公文主要有：■請示■報告■函■簽報教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月4(一)請示請示用于向上級機關(guān)或領(lǐng)導請求指示和需要上級機關(guān)或領(lǐng)導批準的事項⒈原由部分寫所請示問題的根據(jù)和理由

⒉事項部分寫需要上級審批的具體事項

⒊意見和建議部分寫對請示事項的具體想法教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月6(三)函函用于機關(guān)或單位之間商洽工作、詢問和答復問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請示批準等事項。

⒈商洽性函

在平等機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間相互協(xié)商或聯(lián)系工作時使用,多用于商調(diào)人員、聯(lián)系工作或處理有關(guān)業(yè)務(wù)性事項等。

⒉詢問性函

在向?qū)Ψ綑C關(guān)詢問有關(guān)問題或征詢某一涉及對方機關(guān)權(quán)限范圍的事項的處理意見，需要對方機關(guān)給予答復時使用。

⒊答復性函在答復對方來文所詢問的問題和事項時使用。

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月7(四)簽報簽報是就一些具體事項向上級機關(guān)或領(lǐng)導請示、報告工作的內(nèi)部文書。它便于文件辦理和記載公文辦理過程，它不在教育部規(guī)定的12種公文之列。

⒈教育部留學服務(wù)中心簽報主要用于向教育部有關(guān)司局請示、報告工作。向國際司申請辦理出國團組任務(wù)批件用此簽報。⒉教育部留學服務(wù)中心內(nèi)部請示報告用于向中心領(lǐng)導請示、報告工作。教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月9（一）發(fā)文字號發(fā)文字號：由發(fā)文單位代字、年份、序號三部分組成，排印于正文首頁第1行的右端。（圖示見第8頁）單位代字：中心的代字有“教留服”、“教留函”、“教留服黨”3種。以教育部留學服務(wù)中心或中國留學服務(wù)中心的名義向有隸屬關(guān)系的單位發(fā)文用“教留服”；以教育部留學服務(wù)中心或中國留學服務(wù)中心的名義向無隸屬關(guān)系的單位發(fā)文用“教留函”；以中國共產(chǎn)黨教育部留學服務(wù)中心委員會名義發(fā)文用“教留服黨”。年份：四位數(shù)公元紀年，用六角括號“〔〕”括入。序號：發(fā)文順序號,不編虛位,不加“第”字。如:教留服〔2013〕16號說明：采用“教育部留學服務(wù)中心簽報”紅頭紙的請示、報告，在“編號”一欄內(nèi)填寫發(fā)文字號，在正文首頁不需要再寫發(fā)文字號。

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月10（二）標題標題一般由發(fā)文機關(guān)、公文的主要內(nèi)容、文種三部分組成，中心發(fā)文一般不在標題中寫發(fā)文機關(guān)，只在上報重要的工作計劃、總結(jié)、規(guī)章時寫發(fā)文機關(guān)。標題應(yīng)準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。標題中除特定的內(nèi)容加引號、法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題位于發(fā)文字號下方（標題上下各空1行）,分一行或多行居中排布；回行時,要做到詞意完整。（圖示見第8頁）教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月11（三）主送單位和抄送單位主送單位是指受理公文的單位。通常上行文只能有一個主送單位。主送單位位于標題下方，左側(cè)頂格排印，并在名稱之后加“冒號”。（圖示見第8頁）抄送單位是指除主送單位以外的需要告知公文內(nèi)容的單位。抄送單位標注于公文末頁下端(成文日期之后)。（圖示見第8頁）主送單位和抄送單位都應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月12（四）正文正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。從主送單位名稱下一行開始排印。每自然段左空2字?；匦许敻?，回行時應(yīng)保持數(shù)字、年份的完整。（圖示見第14頁）正文中除特別需要外，一般沒有圖表，圖表可作為公文的附件。教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月13（五）附件附件是附屬于公文正文的其他材料，具有對公文進行補充說明或提供相關(guān)資料等作用。公文如有附件，在正文末尾空1行、左空2字排印。（圖示見第14頁）只有一個附件時，“附件說明”為：附件：××××××××××名稱后不加標點符號，但應(yīng)在附件首頁首行頂格標注“附件：”字樣。（圖示見第14頁）有兩個以上附件時，“附件說明”為：附件1.×××××××××××××××××××××××××××××××××××2.××××××××××××××××…………

并在相應(yīng)的附件首頁首行頂格標注“附件1:”、“附件2:”……字樣。（圖示見第14頁）通常附件與主件裝訂在一起，如附件較多（太厚），主、附件分別裝訂，應(yīng)在附件首頁第1行頂格標注發(fā)文字號和附件標識。如：教留服〔2013〕1號附件1：教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月14圖示正文與附件之間空1行—————————附件名稱后不加標點附件標識——

署名前面空3--4行—————————成文日期右空4字———標題用華文中宋/加粗——正文用仿宋與正文字體字號相同————————回行頂格——-段首空2字———教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月16(七)用印除會議紀要外，公文應(yīng)該加蓋相應(yīng)的印章。

簽報和傳真以領(lǐng)導簽名生效，通常不蓋公章。印章要蓋端正，位于發(fā)文單位名稱的正中央。（圖示見第14頁）當公文排版后所剩空白處容不下印章位置時,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與公文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（圖示見第17頁）用印、署名、發(fā)文單位標識三者應(yīng)一致。代章應(yīng)在署名處標明“（代章）”字樣。

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月17圖示———章不能壓正文不正確——-———印章和正文應(yīng)同一頁教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月19（九）公文用紙正文首頁用制式的紅頭紙或藍頭紙，從第2頁起用A4型（297㎜×210㎜）白紙，并在每頁的下端順序標明頁碼。中心辦文用的紅頭紙、藍頭紙和傳真格式紙共有9種，以下分別介紹：教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月201、“教育部留學服務(wù)中心”紅頭紙

用于以教育部留學服務(wù)中心的名義行文的正文首頁。教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月212、“中國留學服務(wù)中心”紅頭紙

用于以中國留學服務(wù)中心的名義對國內(nèi)有關(guān)單位行文的正文首頁。教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月223、“中國留學服務(wù)中心”藍頭紙

用于以中國留學服務(wù)中心的名義向國外機構(gòu)行文的正文首頁。教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月234、“中共教育部留學服務(wù)中心委員會”紅頭紙

用于中心黨委發(fā)文的正文首頁教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月245、“教育部留學服務(wù)中心簽報”紅頭紙

用于向教育部有關(guān)司局請示、報告工作，向國際司申請辦理出訪團組任務(wù)批件。教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月267、教育部留學服務(wù)中心傳真格式紙

用于以教育部留學服務(wù)中心的名義發(fā)送傳真的首頁教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月278、中國留學服務(wù)中心傳真格式紙

用于以中國留學服務(wù)中心的名義發(fā)送傳真的首頁教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月29（十）字體和字號《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定，標題用小標宋體2號字,正文用3號仿宋體字,一般每面排22行，每行28字。參照教育部辦公廳發(fā)文格式，結(jié)合中心的具體情況，建議標題采用華文中宋加粗小2號(字少時)或3號(字較多時)，正文一般采用仿宋體小3號，正文內(nèi)容簡短時也可采用仿宋體3號。通常標題的字號應(yīng)大于正文的字號。（圖示見第14頁）公文較長時,可通過變更小標題的字體使公文的層次更清晰。通常一級小標題用黑體,二級小標題用加粗楷體,三級小標題用加粗仿宋體,四級小標題同文。通常采用“單倍”行距,如果署名位置不太合適,可通過“固定格式”適當調(diào)整行距。教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月30(十一)系數(shù)、數(shù)字和計量單位系數(shù)：公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”,第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”。數(shù)字：公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字等必須使用漢字外，一般應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。計量單位：文中應(yīng)使用國家法定的計量單位。如：“1米”不說成“3尺”。

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月31三、行文規(guī)則1、黨務(wù)和政務(wù)事宜應(yīng)分別行文。2、行文應(yīng)當確有需要，注重實效。對使用電話即可辦理的事項，不發(fā)正式公文。3、除中心辦公室外，其他處（室）不得對外正式行文。其他處（室）與上級機關(guān)和外單位進行聯(lián)系的正式文書，均用中心的名義。4、除上級機關(guān)領(lǐng)導同志直接交辦的事項外，原則上不直接向領(lǐng)導同志個人行文。擬請上級機關(guān)領(lǐng)導人出席有關(guān)活動并講話時，一般應(yīng)至少提前一周報送請示，并附上講話代擬稿。5、向上級機關(guān)行文，只能主送一個上級機關(guān)，如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，應(yīng)當用抄送的形式。

6、請示應(yīng)當一文一事，不可在報告中夾帶請示事項。7、不相隸屬單位之間一般用函行文。

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月32四、公文的辦理

公文的辦理主要應(yīng)把好三關(guān)：

一是把好公文起草關(guān)二是把好公文審核關(guān)三是把好公文督辦關(guān)教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月33（一）把好公文起草關(guān)1.準備工作要“細”。一要明確行文的意圖。二要了解領(lǐng)導的要求。三要掌握充分的資料。2.公文構(gòu)思要“巧”。一要注重規(guī)范性,符合公文文種的基本結(jié)構(gòu)要求。二要注重系統(tǒng)性，防止顧此失彼。三要注重邏輯性，各部分之間既相對獨立,又相互連貫。四要注重藝術(shù)性，講究語言藝術(shù)，注重語法修辭，標題精致準確，各部分文字既有所側(cè)重、篇幅又不相差太大。3.修改完善求“精”。修改的過程，大致可以歸納為“三看”：一是從宏觀上看，修改是再創(chuàng)造和深化的過程。二是從微觀上看，修改是簡練和糾錯的過程。三是從學識上看，修改是補充擬稿人知識缺陷的過程。

教育部留學服務(wù)中心辦公室制作2013年5月34(二)把好公文審核關(guān)1.送審程序。通常按自下而上（縱向）、由里到外（橫向）的原則送審。

自下而上：先由處室負責人審核簽字，再送中心領(lǐng)導審核簽字。

由里到外：⑴公文需要會簽時，先送本處室負責人審核簽字，后送相關(guān)處室負責人審核簽字。⑵先送主管本處室工作的中心領(lǐng)導審核簽字,必要時（根據(jù)主管領(lǐng)導的批示）再送其他中心領(lǐng)導（一把手最后）審核簽字。2.領(lǐng)導簽發(fā)。簽發(fā)公文的領(lǐng)導外出時,如時間允許,應(yīng)等該領(lǐng)導回來后再簽發(fā)；如時間緊急,通過電話/郵件/短信等方式與簽發(fā)公文的領(lǐng)導聯(lián)系同意后，可由有簽發(fā)權(quán)限的其他領(lǐng)導簽發(fā)。3.登記、用印、分發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的公文，應(yīng)先在本處室發(fā)文登記本上登記,并按主