FSC-QP-01文件及記錄控制程序

修訂記錄修訂日期修訂內(nèi)容頁次版本核準審核制定受控文件章謝XXXXXX一：目的對公司FSC管理體系文件、記錄進行控制，以保證各使用場所的文件為最新版本之有效文件；確保對各類管理體系運行的記錄進行有效的控制，以清楚反映管理體系之運作狀況，并能為管理體系的追溯或改進提供依據(jù)。二：范圍本程序適用于FSC管理體系有關(guān)的文件、記錄的控制管理。三：定義3.1受控文件：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大類：a.體系文件：包括各FSC手冊、程序文件、工作指引、記錄等。b.外來標準類文件：包括國家、行業(yè)標準、法律、法規(guī)等標準類資料。c.外來技術(shù)文件：包括客戶資料。3.2受控文件：文件分發(fā)后有任何修訂或文件取消，文控將跟進該文件。受控文件蓋有紅色“受控文件章”的印章。3.3非受控（參考）文件：作為參考目的而使用的文件；文件經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文件取消，文控將不跟進該文件，非受控文件蓋有紅色“參考文件章”的印章。3.4受控文件原稿：授權(quán)者親筆簽名的文件。四：職責4.1文控公司受控文件的格式審核、登記、發(fā)放、作廢、更改、回收等工作。整理公司受控文件目錄及知識清單并協(xié)調(diào)各部門核對各類文件版本。公司各類文件格式的保存。4.2文件接收部門文件接收時，負責簽收確認，負責將作廢或過期的文件交還文控中心，以確保所使用的文件為最新有效狀態(tài)。受控文件的歸檔及維護，以便不損壞、不丟失及方便查找。4.3文件的編制/審批權(quán)限文件名稱編制人員審核人員批準人員FSC手冊文控管理者代表總經(jīng)理程序文件各相關(guān)部門負責人管理者代表總經(jīng)理標準、規(guī)范、作業(yè)指導書各相關(guān)部門人員部門負責人管理者代表記錄表格使用部門/部門負責人五：文件管理流程流程流程說明責任人輸出記錄5.1文件格式確定1、文控負責制訂文件（各類文件）格式要求，如：文件封面、版面、字體、字號、公司LOGO等等。2、管理者代表負責確認所有文件格式，并最終定稿。3、由文控將最終定稿文件的格式存放于電腦服務器中共享或郵件給各單位，各部門編制文件的時候按照格式排版。管理者代表各類文件格式樣本5.2文件編制1、各部門負責人根據(jù)標準條款要求及公司的實際情況而編寫相應的文件，編寫的文件應滿足符合性、可操作性、協(xié)調(diào)一致性。各部門負責人程序文件作業(yè)指導書5.3文件評審及批準1、各部門的文件由文控進行格式確認，確認內(nèi)容不少于如下項目：文件的格式文件的標題修訂版本及修訂內(nèi)容（如無版本的文件可省此項）文件編寫批準及會簽者簽字。生效日期（如無生效日期，以最后批準日為生效日期）。2、文控格式確認無誤后，對文件進行編號，編號規(guī)則按《附件—文件編碼原則執(zhí)行》執(zhí)行。3、為保證文件的完整性和有效性，由文控確認好格式的文件按照4.3要求將文件交相關(guān)負責人審批。文控質(zhì)量手冊程序文件作業(yè)指導書5.4文件歸檔1、由各部門負責人簽字好的體系文件的原稿及電子檔保存在文控處。2、文控將公司的體系文件登記在《管制文件清單》上。3、保存在公司服務器內(nèi)的體系文件，僅文控有權(quán)進行操作，并每季度對其進行備份。技術(shù)文件按項目編號進行歸檔。保留文件用專門文件柜存檔。4、借閱文件需填寫《借閱登記表》，由文控跟進借出的文件及時歸還到文控中心。文控管制文件清單借閱登記表5.5文件發(fā)放1、管理者代表確定文件分發(fā)范圍，由文控復印，蓋紅色“受控文件”印章，要求相關(guān)部門領(lǐng)用人員簽收。其中不需發(fā)放到生產(chǎn)現(xiàn)場的體系文件如手冊、程序文件、崗位職責與任職要求、部分工作文件等可進行電子檔發(fā)放。2、公司內(nèi)所有部門使用的文件必須是蓋有紅色“受控文件”印章的文件，如文控發(fā)現(xiàn)是復印件，文控有權(quán)收回銷毀。管理者代表文控文件分發(fā)回收記錄5.6參考文件發(fā)放1、在短時間（一個月內(nèi)）僅作參考等目的需求的，需求部門可申請分發(fā)非受控文件使用。文控加蓋紅色“參考文件“印章并在文件上注明生效日期和作廢日期后分發(fā)。到作廢日期后由使用部門自行作廢處理。文控文件分發(fā)回收記錄5.8文件更改1、文件更改時，由申請人填寫《文件變更申請表》并說明原因，必要時需與相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)后進行更改，所有變更的文件需經(jīng)部門主管審核管理者代表批準后由文控執(zhí)行；2、當文件中某一頁或幾頁需要修改時，注明修改內(nèi)容，更新版本。當文件修訂達9次或超1/3版面內(nèi)容時，直接升級版本；3、更改后的文件須經(jīng)過4.3要求將文件交相關(guān)負責人審批后由文控員下發(fā)。4、當文件有變更后，文控需將《管制文件清單》中的信息也應及時更新。并更新相應的網(wǎng)絡信息，確保文件在網(wǎng)絡上為最新版本。申請人管理者代表文控文件變更申請表管制文件清單5.9文件回收1、舊版文件或被取消文件由文控負責回收，在受控印章附近加蓋紅色“作廢文件”印章進行作廢。2、舊版受控文件的原稿在首頁加蓋紅色“作廢文件”印章，并注明舊版存檔（保留時間由文件編制部門確定，一般不少于3個月，也可根據(jù)需要隨時作廢保留資料，技術(shù)文件不得低于半年）。3、由于其他原因文件要作廢時，由編制部門提出申請，填寫《文件變更申請表》，由管理者代表審批后由文控執(zhí)行并將《管制文件清單》中的信息也應及時更新，并更新相應的網(wǎng)絡信息，確保在網(wǎng)絡上為最新有效版本。文控文件變更申請表管制文件清單5.10文件補發(fā)1、當文件遺失或破損,如需補發(fā),由申請人填寫《文件變更申請表》，注明補發(fā)，交管理者代表審核，文控按5.5要求執(zhí)行。破損文件交由文控回收作廢，并補發(fā)。若遺失的文件尋回，應及時交還給文控中心銷毀處理。2、新版文件發(fā)放時，發(fā)現(xiàn)舊版遺失,無需補發(fā)，但需由原收文單位在《文件發(fā)放回收記錄表》上注明遺失情況并簽字。申請人管理者代表文控文件變更申請表文件發(fā)放回收記錄表5.11文件優(yōu)化1、由管理者代表在內(nèi)部審核后或管理評審后組織相關(guān)單位進行文件評審。2、原擬制單位自行評審，認為不夠完善的文件進行重新修訂。3、當體系運行不夠順暢時，由管理者代表組織相關(guān)部門對文件進行評審；管理者代表/5.12外來文件控制1、各部門收集/識別的外來文件及相關(guān)知識、外來技術(shù)文件、行業(yè)標準、客戶及供應商標準等，注明轉(zhuǎn)發(fā)范圍、由文控登記于《外來文件一覽表》并編號、存檔、由文控在上面蓋上紅色“外來文件”的印章，按照5.5要求進行發(fā)放；2、無論工程部或業(yè)務部等相關(guān)人員接到客戶樣品，統(tǒng)一轉(zhuǎn)與文控進行管理。由文控建立《外來文件一覽表》，對樣品進行標識為“客戶樣件”后，放在客戶封樣柜中保存。相關(guān)人員若需使用客戶樣品，需在文控處《借閱登記表》上進行登記，辦理借閱手續(xù)，用完及時歸還。文控外來文件一覽表借閱登記表5.13電子文件控制1、所有受控文件最新版本電子文檔由文控保存在服務器中相應途徑，文控需及時將電腦中的電子文檔更新，并及時更新《管制文件清單》，服務器應定期殺毒以防止文件被破壞，必要時，管理者代表每季度用電腦備份最新體系文件。文控管理者代表管制文件清單5.14文件使用狀況檢查1、各部門負責人(或授權(quán)人)不定期檢查各部門文件的執(zhí)行狀況。2、內(nèi)部審核時全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。3、對于檢查發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由檢查人員提出《糾正預防措施報告》，由責任人回復，管理者代表確認效果；各部門負責人審核員糾正預防措施報告六.記錄管理流程：流程流程說明責任人輸出記錄6.1表單設計1、由文控設計的表格的格式，設計時要注意美觀性，如：表單抬頭、LOGO、字體大小、文件編號位置、表格板式等，由管理者代表審核后做為本公司的唯一表單格式。2、各部門按照表格格式要求，根據(jù)文件的要求確定表單名稱，根據(jù)日常工作的需要確定表格的內(nèi)容。文控管理者代表各部門負責人表格樣本6.2表單審批1、各部門負責人對表單內(nèi)容的適用性進行評審。2、文控對表單是否按規(guī)定格式要求進行確認。3、評審合格則進入下一流程，評審不合格則退回責任單位由責任人進行修改，直至評審合格為止。各部門負責人文控各部門表單6.3表單編號1、評審合格的表格按照“附件--文件編碼規(guī)則”規(guī)定的要求由文控進行編號。由文控保存一份電子檔，并將表單登記到《記錄一覽表》中。文控記錄一覽表6.4表單填寫1、所有記錄不得用鉛筆填寫，可采用鋼筆或碳水筆填寫，字體要正確、清楚，不得遺漏，應能準確識別并有授權(quán)人簽字或蓋章。2、記錄填寫要完整、詳細、如不須填寫項目，可以在欄內(nèi)以“/”表示。3、各種記錄填寫的內(nèi)容需更改時，可以在錯誤處畫“/”應當由更改者在更改處簽字或蓋章。各表單記錄填寫人各部門表單6.5表單收集1、各部門依據(jù)本部門的記錄一覽表進行收集，每月底對各項記錄進行歸檔并進行標識，以便查閱；各部負責人各部門表單6.6表單保管1、各部門每月底歸檔的記錄按《記錄一覽表》里規(guī)定期限要求對本部門各類記錄進行保管，至少保存3年。2、記錄的防護須注意避免返潮、損壞、防水、防火、遺失等，對于電子文件的記錄表應作好備份，定期對電腦進行殺毒。各部負責人各部門表單6.7表單查閱1、當客戶、供應商或第三方認證機構(gòu)需查閱記錄時，由相關(guān)部門人員陪同，記錄負責人應能迅速提供相關(guān)記錄。2、當公司內(nèi)部查閱和追溯相關(guān)記錄時，各部門記錄負責人應能找出所要查閱和追溯的記錄。各部負責人各部門表單6.8表單保存時間1、公司各部門記錄的保存時間必須滿足法規(guī)及顧客的要求，，由文控在《記錄一覽表》中明確各類記錄的保存時間至少5年，經(jīng)管理者代表審核后各部門按照規(guī)定的要求進行保存。記錄保管人記錄一覽表6.9表單銷毀處理1、各部門文件記錄負責人按規(guī)定的保管期限進行保存，對于已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文件記錄，由部門文員填寫《文件變更申請表》，經(jīng)部門負責人確認后，呈報管理者代表批準，并確定處理方式。對于仍需保存的記錄，按6.6要求執(zhí)行。2、處理方式包括：碎紙機碎紙、燒毀、賣廢紙、做二手紙等方式，具體的按照要求執(zhí)行，處理工作必須由2人以上進行。記錄保管人文件變更申請表6.10表單更改1、表格的修改由各部門的表格使用人填寫《文件變更申請表》，由各部門主管審核，管理者代表審核后交文控執(zhí)行；2、當表格中內(nèi)容只做少量修改時，只需要變更表單版次，當表格修訂達9次或超1/3版面內(nèi)容時，直接升級版本；3、當表單有變更后，文控需將《記錄一覽表》中的信息也應及時更新。并更新相應的網(wǎng)絡信息，確保表單在網(wǎng)絡上為最新版本。4、新版表格正式使用時，各部門應把舊版表格作廢。各部門負責人文控文件變更申請表記錄一覽表6.11表單印刷1、當表格使用量較大時，由部門負責人填寫《請購單》，經(jīng)管理者代表審核后，交由采購部進行采購。2、不經(jīng)常使用的表格或偶爾使用的