公文文書知識(shí)講座

公文文書知識(shí)講座一、公文的概念二、公文的種類三、公文的標(biāo)準(zhǔn)性四、存在的問(wèn)題淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

內(nèi)容概述定義：公文是處理公務(wù)的文書，是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織處理政務(wù)、辦事事務(wù)、商洽工作以及記載各種活動(dòng)情況制作的文件。

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一、公文的概念文書文件文書：指行為主體在社會(huì)活動(dòng)中，為了一定目的制作并使用的具有特殊格式的文件材料。文件：經(jīng)過(guò)制作而形成的特定的文書。特點(diǎn)：具有較強(qiáng)的政治性、政策性。具有法定的強(qiáng)制力或行政約束力。具有法定權(quán)威性。具有較強(qiáng)的論述性或條理性。公文語(yǔ)言的特點(diǎn)：簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、樸實(shí)。

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一、公文的概念〔一〕公文分類：淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

二、公文的種類行政關(guān)系內(nèi)容特點(diǎn)時(shí)間要求機(jī)密程度上行文平行文下行文

機(jī)密公文內(nèi)部公文公布公文

特急件急件平件

標(biāo)準(zhǔn)性公文告知性公文〔二〕公文文種：淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

二、公文的種類公報(bào)指示決議條例規(guī)定命令(令)議案通告公告決定意見通知通報(bào)會(huì)議紀(jì)要

請(qǐng)示報(bào)告批復(fù)函屬黨的機(jī)關(guān)屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)屬黨和國(guó)家行政機(jī)關(guān)共有通知、通報(bào)

通知：一種批示性、部署性、告知性的公文。適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相錄屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)的事項(xiàng)，任免人員。

通報(bào)：政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)公布擊知的公文。適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

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二、公文的種類使用范圍廣、頻率高、靈活性強(qiáng)、對(duì)象明確。對(duì)象不明確

定義：

請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

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二、公文的種類請(qǐng)示、報(bào)告淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

二、公文的種類常見問(wèn)題：多事一請(qǐng)示

多頭請(qǐng)示請(qǐng)示報(bào)告不分請(qǐng)示報(bào)告并用不相隸屬的請(qǐng)示越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告定義：

函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室二、公文的種類函常見問(wèn)題：

函是正式公文編號(hào)問(wèn)題與“請(qǐng)示〞、“報(bào)告〞區(qū)別問(wèn)題

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三、公文的標(biāo)準(zhǔn)性標(biāo)準(zhǔn)報(bào)文程序嚴(yán)格按規(guī)定選用文種和公文形式嚴(yán)格執(zhí)行簽發(fā)人的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)公文的審核加強(qiáng)和標(biāo)準(zhǔn)辦文過(guò)程中的協(xié)調(diào)實(shí)行嚴(yán)格的退文和通報(bào)制度〔一〕行文關(guān)系方面淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅰ報(bào)送渠道不標(biāo)準(zhǔn)“請(qǐng)示〞主送上級(jí)機(jī)關(guān)并領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人在主送給上級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí)，又抄送給某內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)〔二〕行文規(guī)那么方面淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅱ“報(bào)告〞在行文規(guī)那么方面存在的問(wèn)題“請(qǐng)示〞在行文規(guī)那么方面存在的問(wèn)題按照公文處理工作有關(guān)規(guī)定，向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告事項(xiàng)，應(yīng)用上行文格式；須有主送單位，注明簽發(fā)人姓名；報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；下行文不應(yīng)署簽發(fā)人姓名，不能用上行文格式。但有些單位用下行文格式印制報(bào)告；報(bào)告無(wú)主送單位，無(wú)簽發(fā)人；在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，結(jié)尾出現(xiàn)“請(qǐng)閱示〞字樣，混淆了與“請(qǐng)示〞的用語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)；有些下行文使用上行文格式。按照公文處理有關(guān)規(guī)定，“請(qǐng)示〞應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和；公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行；文件結(jié)尾應(yīng)當(dāng)使用“請(qǐng)批示〞等標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)示用語(yǔ)。但有些單位用下行文格式印制請(qǐng)示；有些沒有以附注注明聯(lián)系人姓名及；有些雖然標(biāo)注了聯(lián)系人和聯(lián)系方式，但附注位置不標(biāo)準(zhǔn)；有些文件結(jié)尾沒有使用“請(qǐng)批示〞等標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)示用語(yǔ)；還有在請(qǐng)示中“以上請(qǐng)示，如無(wú)不妥，請(qǐng)求批準(zhǔn)〞一句為完畢語(yǔ)后，又接著寫了一段文字也是不對(duì)的?！踩彻囊胤矫婊幢钡V業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅲ發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)中的年度括號(hào)應(yīng)使用“〔〕〞，序號(hào)不編虛位，不加“第〞字。但有些文件中發(fā)文字號(hào)中的年度括號(hào)卻使用“〔〕〞或“[]〞、還有編虛位、發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤現(xiàn)象。上報(bào)的公文標(biāo)識(shí)的“簽發(fā)人〞用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。有些文件中“簽發(fā)人〞未用3號(hào)仿宋體字；有的將“簽發(fā)人〞標(biāo)識(shí)為“簽發(fā)〞；有的未用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。行政公文標(biāo)題中的文種局部，必須與國(guó)家規(guī)定的13個(gè)法定文種一致。有的文件標(biāo)題末尾將“請(qǐng)示〞寫作“申請(qǐng)〞，將“通知〞寫作“方案〞，將“報(bào)告〞寫作“匯報(bào)〞。有些文件公文標(biāo)題中濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。但有些單位將主送單位“上級(jí)機(jī)關(guān)〞寫為“國(guó)家上級(jí)機(jī)關(guān)〞；有些簡(jiǎn)報(bào)、信息在正文前打印了主送單位，不符合簡(jiǎn)報(bào)的行文格式?！踩彻囊胤矫婊幢钡V業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅲ公文正文附件成文時(shí)間印章有些文件段落序號(hào)不連貫、缺序號(hào)、序號(hào)不符合“一、〞、“〔一〕〞、“1.〞、“〔1〕〞的層次標(biāo)準(zhǔn)，尤其是第三層序號(hào)數(shù)字后面常常用“、〞，而沒有用“．〞；同一文件內(nèi)層次序號(hào)用法不統(tǒng)一；頁(yè)之間文字不銜接、出現(xiàn)斷行、缺頁(yè)；正文內(nèi)對(duì)同一審計(jì)對(duì)象先后使用了多種不同稱謂。成文日期應(yīng)當(dāng)用漢字將年、月、日標(biāo)全。誤將“○〞寫為“零〞英文“O〞或數(shù)字“0〞。附件淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅲ國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文如有附件，正文后應(yīng)標(biāo)識(shí)“附件〞；附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，頁(yè)碼連續(xù)編排；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致；公文附件如果是表格，仍標(biāo)識(shí)為“附件〞，而不能將所附表格標(biāo)識(shí)為“附表〞或“表〞。存在問(wèn)題:有些文件帶附件，但沒有在正文結(jié)尾處作附件說(shuō)明；有的附件說(shuō)明與附件的實(shí)際排序、標(biāo)題內(nèi)容不一致；有些文件附件稱謂比較混亂，有的寫作“附〞，有的寫作“附表〞；附件標(biāo)識(shí)的序號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用。有些附件與正文印在同一頁(yè)，不符合附件與正文分頁(yè)印制的標(biāo)準(zhǔn)；有些附件沒有與正文統(tǒng)一編排頁(yè)碼；有些表格排版裝訂時(shí)朝向不標(biāo)準(zhǔn)；有些文件僅在左上角訂一釘；有些文件附件與正文脫離且正文無(wú)附件說(shuō)明。印章淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅲ國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文除“會(huì)議紀(jì)要〞和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。在實(shí)際運(yùn)用中，出現(xiàn)聯(lián)合上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都加蓋了印章。按照公文排版規(guī)定:印章須與正文安排在同一頁(yè)內(nèi)，印章所在頁(yè)不得出現(xiàn)“此頁(yè)無(wú)正文〞字樣；印章上邊緣與正文結(jié)尾行之間不得超過(guò)一行字的間隔。如果印章與正文在同一頁(yè)安排不下時(shí)，應(yīng)當(dāng)增加或減少正文最后一兩頁(yè)的字間距、行間距，以使印章與正文同頁(yè)，即在此種情況下正文最后一兩頁(yè)可不受每頁(yè)22行、每行28個(gè)字的排版標(biāo)準(zhǔn)限制。〔四〕排版規(guī)格與印制裝訂方面淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅳ排版規(guī)格印刷、裝訂標(biāo)題字號(hào)公文紙張規(guī)格為A4型紙，一份公文紙張規(guī)格應(yīng)當(dāng)保持一致〔有些表格例外〕。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。但有些單位的文件文件封面與正文紙張規(guī)格不同；排版有的每面為20行或21行、每行有的26個(gè)或29個(gè)漢字。還有的行距過(guò)大或過(guò)小。公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，置于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文一級(jí)小標(biāo)題字型使用長(zhǎng)城小標(biāo)宋體或黑體。有些單位的公文標(biāo)題使用仿宋體或黑體；字號(hào)使用小二號(hào)或者三號(hào)；字體被加粗；與紅色反線之間未空出兩個(gè)行距。公文一級(jí)小標(biāo)題字型沒有使用小標(biāo)宋體或黑體，而是與正文其他局部一樣使用仿宋體或仿宋體加粗。印刷、裝訂淮北礦業(yè)集團(tuán)公司辦公室

四、存在的問(wèn)題Ⅲ國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：

公文雙面印刷，頁(yè)碼套正，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。頁(yè)碼用4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。一份文件應(yīng)統(tǒng)一順次編排頁(yè)碼。

存在問(wèn)題:有的公