質(zhì)量管理體系文件的控制和管理教材

質(zhì)量管理體系文件的控制和管理

目錄

二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)一、質(zhì)量體系文件基本概念的介紹三、質(zhì)量體系文件的控制四、質(zhì)量體系文件的編號(hào)規(guī)則五、質(zhì)量體系文件的內(nèi)容和格式一個(gè)企業(yè)的質(zhì)量管理就是通過對(duì)企業(yè)內(nèi)各種過程進(jìn)行管理來實(shí)現(xiàn)的，因而就需要明確對(duì)過程管理的要求、管理的人員、管理人員的職責(zé)、實(shí)施管理的方法以及實(shí)施管理所需要的資源，把這些用文件形式表述出來，就形成了該企業(yè)的質(zhì)量體系文件。什么是質(zhì)量體系文件一、質(zhì)量體系文件基本概念的介紹

ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)要求必須形成的文件：質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量方針

質(zhì)量目標(biāo)文件控制程序記錄控制程序內(nèi)部審核控制程序不合格品控制程序糾正措施控制程序預(yù)防措施控制程序二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)ISO9001所要求的質(zhì)量體系文件，其結(jié)構(gòu)層次應(yīng)是：

第一級(jí)：質(zhì)量手冊(cè)

第二級(jí)：程序文件

第三級(jí)：作業(yè)指導(dǎo)文件、管理性文件、技術(shù)性文件、表格第四級(jí)：記錄、檔案質(zhì)量手冊(cè)程序文件質(zhì)量計(jì)劃/作業(yè)指導(dǎo)書/操作規(guī)程/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)表格/記錄/分析報(bào)告/檔案等綱領(lǐng)文件，表明意向及達(dá)到此目的的策略及方法說明由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行什么及什么情況下執(zhí)行程序說細(xì)說明如何執(zhí)行某些工作證明已按文件執(zhí)行工作的證據(jù)二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)質(zhì)量手冊(cè)（SY-QMS-2014）好比國家法律體系中的憲法，是一份綱領(lǐng)性文件，為向客戶和員工說明公司質(zhì)量方針具體做法的指導(dǎo)綱要。質(zhì)量手冊(cè)的內(nèi)容一般包括：

（1）封面：組織名稱，手冊(cè)標(biāo)題、發(fā)行版次、文件編號(hào)、控制發(fā)放編號(hào)、生效日期；

（2）批準(zhǔn)頁：由組織的最高管理者簽名的“質(zhì)量手冊(cè)發(fā)布令”；

（3）手冊(cè)目錄；

（4）手冊(cè)說明：說明手冊(cè)的適用范圍，編制手冊(cè)依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)；

（5）術(shù)語、定義和縮略語；

（6）組織概況；

（7）質(zhì)量管理體系要素描述；二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)——質(zhì)量手冊(cè)程序文件（SY-CX-01~12-2014）程序文件是公司內(nèi)部各相關(guān)部門，為了達(dá)成某項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)時(shí)與其它單位進(jìn)行分工的工作程序，屬于公司層面的規(guī)程，程序是為規(guī)范某項(xiàng)活動(dòng)而制定的行為途徑。文件化程序中通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰來做，何時(shí)、何地和如何做，應(yīng)用什么原材料、設(shè)備和文件做，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。

二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)——程序文件程序文件的基本內(nèi)容包括：1.文件目的2.適用范圍3.相關(guān)文件4.職責(zé)5.管理要求（運(yùn)作程序）6.對(duì)應(yīng)的質(zhì)量記錄

二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)——程序文件作業(yè)指導(dǎo)書、管理規(guī)程、操作規(guī)程等作為我公司的C級(jí)文件，是各部門為達(dá)成某項(xiàng)工作必須依據(jù)使用的指導(dǎo)性文件或說明文件，比如工藝規(guī)程、操作規(guī)程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、操作手冊(cè)、服務(wù)規(guī)范等。作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)簡(jiǎn)單、實(shí)用，真正起到指導(dǎo)的作用。

二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)——作業(yè)指導(dǎo)書/規(guī)程質(zhì)量表單，即我公司的D級(jí)文件，是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的客觀證明，也是分析質(zhì)量問題的依據(jù)，是一種提供客觀證據(jù)的文件。部門某項(xiàng)工作的進(jìn)行必須填寫記錄，填寫記錄就會(huì)用到表格和單據(jù)，如檢驗(yàn)記錄，出入庫記錄，崗位記錄，以及執(zhí)行第二、第三級(jí)文件產(chǎn)生的記錄資料等。質(zhì)量記錄是在處理事務(wù)中形成的，不是編寫的。質(zhì)量記錄應(yīng)真實(shí)、完整，貯存環(huán)境適宜，便于檢索。在規(guī)定保存期限內(nèi)，保證質(zhì)量記錄完好無損。

二、質(zhì)量體系的文件結(jié)構(gòu)——質(zhì)量表單但是是，，并并不不是是每每家家企企業(yè)業(yè)都都必必須須建建立立上上述述構(gòu)構(gòu)架架的的體體系系文文件件，，文文件件層層次次間間是是可可以以合合并并的的，，文文件件結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)的的劃劃分分完完全全取取決決于于一一間間公公司司的的規(guī)規(guī)模模、、人人員員數(shù)數(shù)量量，，同同時(shí)時(shí)還還需需考考慮慮到到公公司司外外來來的的擴(kuò)擴(kuò)充充和和發(fā)發(fā)展展等；；遵循循““最最簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單、、最最易易懂懂、、最最適適用用、、有有效效””的的原原則則編編寫寫各各類類文文件件，，所所有有的的文文件件規(guī)規(guī)定定應(yīng)應(yīng)該該務(wù)務(wù)實(shí)實(shí)，，保保證證在在現(xiàn)現(xiàn)階階段段的的實(shí)實(shí)際際工工作作中中能能夠夠完完全全做做到到，，也也是是現(xiàn)現(xiàn)有有的的工工作作內(nèi)內(nèi)容容和和狀狀態(tài)態(tài)的的一一種種體體現(xiàn)現(xiàn)；；編寫寫的的文文件件必必須須有有可可操操作作性性；；目的的明明確確、、方方法法清清楚楚、、切切實(shí)實(shí)可可行行；；二、、質(zhì)質(zhì)量量體體系系的的文件結(jié)構(gòu)構(gòu)寫你所說說（文件件的編寫寫過程））做你說寫（（文件的的貫徹與與實(shí)施））記你所做（證據(jù)據(jù)的保留留：記錄錄的填寫寫）說、做、、記三者者必須保保持一致致（QMS體系的有有效性與與合格性性的判斷斷）二、質(zhì)量量體系的的文件結(jié)構(gòu)構(gòu)13客戶資料料國家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)國際標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)外部文件件受控文件2009/01/28

非受控文件2009/01/28電子媒體體書面文件件硬件拷貝貝內(nèi)部文件件暫時(shí)有效效參考使用用無須列管管受版本版版次更改改限制。。由文控控中心負(fù)負(fù)責(zé)QMS文件三、質(zhì)量量體系文文件的控控制—文件的分分類三、質(zhì)量量體系文文件的控控制—文件的管管理（參見文件件SY-CX-01-2014相關(guān)條款款）2.1本公司文文件按控控制方法法分為““受控””和“非非受控””文件。。公司內(nèi)所所有管理理體系運(yùn)運(yùn)行的場(chǎng)場(chǎng)所必須須使用受受控文件件，更改改時(shí)按程程序規(guī)定定進(jìn)行。。2.2所有受控控文件應(yīng)應(yīng)編制相相關(guān)《文件目錄錄》。2.3文件使用用管理閉閉環(huán)原則則：編、、審、批批、發(fā)、、修、廢廢。2.4編制可操操作性文文件，規(guī)規(guī)范管理理，達(dá)到到溝通意意圖、統(tǒng)統(tǒng)一行動(dòng)動(dòng)的目的的。2.5文件發(fā)放放范圍由由文件審審批部門門/人確定2.6文件簽字字原稿交交由管理理部存檔檔，管理理部根據(jù)據(jù)經(jīng)審批批的分發(fā)發(fā)要求將將掃描電電子稿或或復(fù)印件件加蓋““受控文文件”紅紅色字樣樣，并注注明分發(fā)發(fā)號(hào)發(fā)給給相關(guān)人人員并簽簽收。2.7公司提供供給外部部的所有有文件資資料均需需根據(jù)文文件資料料的保密密程度填填寫《對(duì)外資料料審批表表》進(jìn)行審批批；審批表原原件和所所有對(duì)外外資料的的復(fù)印件件交管理理部存檔檔。部門發(fā)放號(hào)部門發(fā)放號(hào)部門發(fā)放號(hào)總經(jīng)理01設(shè)備部10生產(chǎn)部09財(cái)務(wù)總監(jiān)

02機(jī)修10-1制糖車間09-1副總經(jīng)理

03電儀10-2發(fā)酵車間09-2管理部05動(dòng)力部11提煉車間09-3經(jīng)營部06品質(zhì)部12動(dòng)力車間11-1技術(shù)部07安環(huán)部16財(cái)務(wù)部08污水站16-1倉庫08-1文件分發(fā)發(fā)號(hào)對(duì)照照表：三、質(zhì)量量體系文文件的控控制—文件的管理理16制訂申請(qǐng)制訂\修訂文件發(fā)行正式運(yùn)行文件評(píng)審試運(yùn)行定期評(píng)審審批修訂申請(qǐng)作廢申請(qǐng)審批銷毀開始結(jié)束文件會(huì)審表文件發(fā)放/回收記錄表文件控制總覽表文件年度評(píng)審記錄表相關(guān)記錄文件制訂/修訂/作廢申請(qǐng)表文件控制程序技術(shù)資料控制程序文件書寫管理規(guī)定相關(guān)文件三、質(zhì)量體體系文件的的控制—內(nèi)部文件的的控制流程程《質(zhì)量手冊(cè)》由品管部組織各職能部門編制。程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書由各對(duì)口職能部門編制。與管理體系有關(guān)的行政文件由文件編發(fā)部門擬稿?！顿|(zhì)量手冊(cè)》由管理者代表組織相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和編寫人員進(jìn)行評(píng)審；程序文件由品管部組織相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行評(píng)審，作業(yè)指導(dǎo)書由編制部門組織相關(guān)人員評(píng)審。其它與管理體系有關(guān)的文件的評(píng)審由文件編寫部門組織評(píng)審。評(píng)審方式采用會(huì)議或傳閱評(píng)審。《質(zhì)量手冊(cè)》和程序文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。作業(yè)指導(dǎo)書和部門表單由部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。與管理體系有關(guān)的行政文件由文件編寫部門負(fù)責(zé)人審核，主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。文件的復(fù)制應(yīng)經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并保存文件復(fù)制記錄。三、質(zhì)量體體系文件的的控制—內(nèi)部文件的的控制流程程文件的編制文件的評(píng)審文件的批準(zhǔn)三、質(zhì)量體體系文件的的控制—內(nèi)部文件的的控制流程程文件使用一段時(shí)間后，組織對(duì)文件進(jìn)行再次評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容除上述外，還應(yīng)評(píng)審文件有效性，即在實(shí)現(xiàn)策劃的結(jié)果方面，文件是否有效。評(píng)審后如需對(duì)文件進(jìn)行更改按上述條款執(zhí)行,一般一年進(jìn)行一次文件再評(píng)審，文件評(píng)審記錄由組織評(píng)審的部門保存歸檔。a）適宜性：是否符合所選用的管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否適合本公司的實(shí)際情況。b）充分性：所擬文件是否滿足質(zhì)量管理體系運(yùn)行的需要，所表述的過程和控制要求是否充分，文件是否完整。c）可操作性：文件所表述的內(nèi)容是否便于實(shí)施和檢查。d）協(xié)調(diào)性：文件之間以及文件前后表述是否協(xié)調(diào)一致，職責(zé)分配是否合理。評(píng)審內(nèi)容文件的再評(píng)審文件名稱制定人審核人批準(zhǔn)人一層質(zhì)量手冊(cè)品管部主編管理者代表總經(jīng)理二層程序文件相關(guān)部門主管管理者代表總經(jīng)理三層作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程各部門人員相關(guān)部門主管管理者代表四層表單格式各部門人員相關(guān)部門主管管理者代表三、質(zhì)量體系的的文件結(jié)構(gòu)—內(nèi)部文件的編寫、審審批權(quán)責(zé)20收集收集確認(rèn)發(fā)放簽收使用獲取新版本本發(fā)放號(hào)文件保管確認(rèn)舊版回收外來文件適用的外來文件外來文件新版本作廢版本（無效）三、質(zhì)量體體系文件的的控制—外部部文件件的控制流流程外來文件的的控制:(1)外來文件的的接收：相相關(guān)對(duì)外的的部門（如如：經(jīng)營部、、品管部、、技術(shù)部）會(huì)不定定期收到外外部資料，，接收人應(yīng)應(yīng)檢查其數(shù)數(shù)量是否足足夠，內(nèi)容容是否正確確并為有效效版本，如如有誤須及時(shí)知會(huì)外外部發(fā)文單單位處理。。如為客戶戶要求、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、安全全性評(píng)估、、法律法規(guī)規(guī)等外部資資料，接收收部門應(yīng)上報(bào)人事部部，由其登錄于于《外來文文件管理表表》并進(jìn)行行控管，并并于外來原原件封面或或首頁加蓋蓋紅色“外來文件”識(shí)別章，并并保存原件件。(2)外來文件的應(yīng)用用：相關(guān)的的責(zé)任部門門或人員根根據(jù)應(yīng)用的的程度可決決定是否轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化外來文文件或直接接轉(zhuǎn)發(fā)外來來文件。轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化外來文文件時(shí)，需需經(jīng)副總以以上領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)后方可可轉(zhuǎn)化，責(zé)責(zé)任部門或或人員需按按編號(hào)為原原則在轉(zhuǎn)化化的文件上上記錄清楚楚所引用是是哪一份外外來文件。。(4)外來文件的的分發(fā)：應(yīng)應(yīng)視需要分分發(fā)外來文件。(5)各部門門接收到外外來文件時(shí)時(shí)，須分類類歸檔，妥妥善保存，，并作好適適當(dāng)標(biāo)識(shí)，，必要時(shí)可可設(shè)專人進(jìn)進(jìn)行控制，，避免受潮潮受損，如如屬機(jī)密文文件應(yīng)由部部門最高領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)親自保保存。(6)外來來文件的回回收與作廢廢：當(dāng)應(yīng)用用的外來文文件內(nèi)容變變更或已不不適用公司司作業(yè)時(shí)，，分發(fā)的部部門應(yīng)及時(shí)時(shí)更新或回回收已分發(fā)發(fā)出去的外外來文件，，并作好相相關(guān)的記錄錄。三、質(zhì)量體體系文件的的控制—外部部文件件的控制流流程22記錄證明提供產(chǎn)品、過程程符合要求求質(zhì)量管理體體系有效運(yùn)運(yùn)行采取糾正和和預(yù)防措施施的信息保持和改進(jìn)進(jìn)質(zhì)量管理理體系的信信息三、質(zhì)量體體系文件的的控制—記錄的控制制23質(zhì)量記錄的的控制質(zhì)量記錄是是特殊的文文件。保持記錄，，提供運(yùn)作作證據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)要求求的有19項(xiàng)）記錄的要求求：清晰/易于識(shí)別/檢索記錄的控制制：1標(biāo)識(shí)2貯存3保護(hù)4檢索5保存期限限6處置必須文件件化：質(zhì)量記錄錄控制程程序三、質(zhì)量量體系文文件的控控制—記錄的控控制24標(biāo)識(shí)貯存檢索保存期限標(biāo)識(shí)有唯一的的名稱和和編號(hào)/版次環(huán)境條件件：防蟲蟲蛀、防防潮、防防損壞、、防丟失失易查找，，編目、、歸檔、、查閱的的要求根據(jù)產(chǎn)品品特點(diǎn)，，法規(guī)要要求決定定保存期期過期記錄錄的銷毀毀需登記記、批準(zhǔn)準(zhǔn)三、質(zhì)量量體系文文件的控控制—記錄的控控制+質(zhì)量記錄錄的保存存期限a)文件修改記錄

b)管理評(píng)審記錄

c)產(chǎn)品要求評(píng)審記錄

d)產(chǎn)品監(jiān)視和測(cè)量記錄

e)內(nèi)審記錄

f)培訓(xùn)記錄改版后一年下次管理評(píng)審后一年交付后+產(chǎn)品責(zé)任期+X年交付后+產(chǎn)品責(zé)任期+X年下次內(nèi)審后+1年離開公司后+X年三、質(zhì)量量體系文文件的控控制—記錄的控控制其它質(zhì)量量體系要要求的記記錄或報(bào)報(bào)告均保保存3年。（含含內(nèi)部體體系審核核和管理理評(píng)審記記錄）26質(zhì)量記錄所用之表單由質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作指導(dǎo)等文件引申而來，其控制按4.2.3進(jìn)行，表單填寫之后才成為記錄，作為運(yùn)作證據(jù)等。填寫保存銷毀要求：勿漏項(xiàng)、勿隨意涂改、勿鉛筆填寫，需清晰工整填寫等。要求：裝訂成冊(cè)、標(biāo)識(shí)清楚、防潮、防曬、防蟲。年限要求：銷毀申請(qǐng)，批準(zhǔn)后蓋作廢章。相關(guān)文件質(zhì)量記錄控制程序質(zhì)量記錄清單相關(guān)記錄質(zhì)量記錄標(biāo)識(shí)卡質(zhì)量記錄銷毀單三、質(zhì)量量體系文文件的控控制—記錄的控控制流程程27ISO9001要求必須須的記錄管理評(píng)審審教育、培培訓(xùn)、技技能和經(jīng)經(jīng)驗(yàn)的記記錄產(chǎn)品要求求評(píng)審記記錄設(shè)計(jì)/開發(fā)的輸輸入設(shè)計(jì)/開發(fā)的評(píng)評(píng)審設(shè)計(jì)/開發(fā)的驗(yàn)驗(yàn)證設(shè)計(jì)/開發(fā)的確確認(rèn)設(shè)計(jì)/開發(fā)的評(píng)評(píng)審供方的評(píng)評(píng)價(jià)記錄錄特殊過程程的確認(rèn)認(rèn)產(chǎn)品的唯唯一性標(biāo)標(biāo)識(shí)客供品方方面的記記錄測(cè)量設(shè)備備失效時(shí)時(shí)的評(píng)估估記錄儀器校正正記錄內(nèi)審記錄錄產(chǎn)品的監(jiān)監(jiān)視與測(cè)測(cè)量記錄錄不合格品品控制的的記錄糾正措施施的記錄錄預(yù)防措施的記記錄三、質(zhì)量體系系文件的控制制—記錄的控制流流程四、質(zhì)量體系系文件的編號(hào)號(hào)規(guī)則——各層次文件代代號(hào)

質(zhì)量手冊(cè)：SY-QMS-2014程序文件：SY-CX-XX-2014操作規(guī)程（其它管理性文件）SY-C-XX-XXXD-XX-XXX表單和記錄a）質(zhì)量手冊(cè)b）程序文件四、質(zhì)量體系系文件的編號(hào)號(hào)規(guī)則——各層次文件代代號(hào)c)操作規(guī)程（其其它管理性文文件）d）記錄四、質(zhì)量體系系文件的編號(hào)號(hào)規(guī)則——各層次文件代代號(hào)外來文件的編號(hào)四、質(zhì)量體系系文件的編號(hào)號(hào)規(guī)則——各層次文件代代號(hào)部門部門編碼部門部門編碼總經(jīng)理GM管代MR財(cái)務(wù)部CW生產(chǎn)部SC經(jīng)營部JY安全環(huán)保部AH管理部RZ動(dòng)力部RD設(shè)備部SG品管部PG技術(shù)部JS生產(chǎn)部制糖車間SC.1生產(chǎn)部發(fā)酵車間SC.2生產(chǎn)部提煉車間SC.3四、質(zhì)量體系系文件的編號(hào)號(hào)規(guī)則——各層次文件代代號(hào)文件版本、修次號(hào)：(1)文件版本號(hào)以大寫英文字字母A—Z表示，修次號(hào)號(hào)以由0開始始的數(shù)字順序序表示。(2)文件首版一律律為：A/0，即：第A版，第0次修改。(3)文件件每每修修訂訂一一次次，，其其修修次次號(hào)號(hào)順順序序加加1，如如A/0變?yōu)闉锳/1，A/1至A/2………。(4)文文件件更更改改次次數(shù)數(shù)超超過過6次次，，或或內(nèi)內(nèi)容容有有較較大大變變更更時(shí)時(shí)，，要要更更換換文文件件版版本本，，如如A版更更換換為為B版。。更更新新版版本本號(hào)號(hào)后后，，修修次次號(hào)號(hào)重重新新歸歸為為0。。(5)記錄錄表表格格版版次次只只用用版版本本號(hào)號(hào)識(shí)識(shí)別別，，無無修修次次號(hào)號(hào)。。當(dāng)當(dāng)記記錄錄表表格格格格式式發(fā)發(fā)生生修修改改時(shí)時(shí)，，即即更更新新版版本本號(hào)號(hào)，，如如由由A版更更新新為為B版。。(6)文件件版版本本、、修修次次號(hào)號(hào)標(biāo)標(biāo)識(shí)識(shí)于于文文件件頁頁頭頭以以及及封封面面處處；；記記錄錄表表格格版版次次作作為為記記錄錄表格格編編號(hào)號(hào)附附加加項(xiàng)項(xiàng),附附加加于于記記錄錄表表格格編編號(hào)號(hào)后后。。四、、質(zhì)質(zhì)量量體體系系文文件件的的編編號(hào)號(hào)規(guī)規(guī)則則———各層層次次文文件件代代號(hào)號(hào)質(zhì)量量手手冊(cè)冊(cè)———封面面根據(jù)據(jù)需需要要可可包包含含如如下下內(nèi)內(nèi)容容：：企業(yè)業(yè)的的名名稱稱；；文件件的的名名稱稱、、編編號(hào)號(hào)和和版版次次；受控控狀狀態(tài)態(tài)；；分發(fā)發(fā)號(hào)號(hào)；；持有有人人；；編制制、、審審核核、、批批準(zhǔn)準(zhǔn)人人及及日日期期；；發(fā)布布日日期期等等。。注：：參參見見右右邊邊范范例例五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)——手冊(cè)管理理編制手冊(cè)冊(cè)的目的的；手冊(cè)適用用范圍；；手冊(cè)依據(jù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)；手冊(cè)的管管理，包包括對(duì)手手冊(cè)的編編制、批批準(zhǔn)、發(fā)發(fā)放、更更改、回回收與銷銷毀的控控制。注：參見見右邊范范例五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)正文應(yīng)應(yīng)包含三三方面的的內(nèi)容：：標(biāo)準(zhǔn)要求求所涉及及的有關(guān)關(guān)部門和和活動(dòng)；；達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)要求的的措施和和方法；；執(zhí)行該要要求時(shí)所所涉及的的參考文文件，如如對(duì)程序序文件、、作業(yè)指指導(dǎo)書等等相關(guān)文文件的引引用。五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)我公司的的程序文文件是合合并到質(zhì)質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)中，刊刊頭為文文件的名名稱和編編號(hào)五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件程序文件件正文1、目的：：說明程序序控制活活動(dòng)的目目的。2、適用范范圍：程序所涉涉及的有有關(guān)部門門和活動(dòng)動(dòng)。3、相關(guān)文文件：與所寫程序序相關(guān)的的其他程程序、管管理文件件、技術(shù)術(shù)文件等等。4、職責(zé)：明確實(shí)施施此項(xiàng)程程序有關(guān)關(guān)部門人人員的職職責(zé)，相相互關(guān)系系。五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件5、管理要要求：按活動(dòng)的的順序?qū)憣懗鲩_展展該項(xiàng)活活動(dòng)的各各個(gè)細(xì)節(jié)節(jié)；規(guī)定應(yīng)做做的事情情（what）；明確每一一活動(dòng)的的實(shí)施者者（who）；規(guī)定活動(dòng)動(dòng)的時(shí)間間（when）；說明在何何處實(shí)施施（where）；規(guī)定具體體實(shí)施辦辦法（how）；所采用的的材料、、設(shè)備、、引用的的文件等等；如何進(jìn)行行控制；；應(yīng)保留的的記錄等等。五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件6、相關(guān)記記錄：執(zhí)行程序序所使用用的表單單、報(bào)告告；執(zhí)行程序序所涉及及的表單單、記錄錄等；注：請(qǐng)參參見下例例《記錄控制制程序》五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件范例——記錄控制制程序：：1目的通過對(duì)記錄進(jìn)進(jìn)行控制制和管理理，提供供產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量符合合要求和和管理體體系有效效運(yùn)行提提供客觀觀證據(jù)，，實(shí)現(xiàn)質(zhì)質(zhì)量管理理活動(dòng)的的可追溯溯性。2適用范圍圍適用于公司各部部門、生生產(chǎn)車間間與質(zhì)量量管理體體系運(yùn)行行有關(guān)的的所有活活動(dòng)以及及產(chǎn)品生生產(chǎn)和服服務(wù)記錄錄的管理理。3相關(guān)文件件3.1《文件控控制程序序》3.2《糾正措措施控制制程序》》3.3《預(yù)防措措施控制制程序》》4職責(zé)4.1品管部是是記錄的的歸口管管理部門門，負(fù)責(zé)責(zé)記錄的的接收、、保管、、檢索和和處置。。負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)各部門門、生產(chǎn)產(chǎn)車間的的記錄控控制進(jìn)行行指導(dǎo)、、監(jiān)督和和檢查。。4.2各部門負(fù)負(fù)責(zé)本單單位記錄錄的收集集、整理理、審核核和移交交。4.3專（兼））職資料料員負(fù)責(zé)責(zé)記錄的的具體管管理工作作。5管理要求求5.1記錄控制制的主要要過程、、順序和和相互作用用5.2記錄的分分類記錄分為為產(chǎn)品實(shí)實(shí)現(xiàn)過程程的記錄錄、管理理體系運(yùn)運(yùn)行記錄錄、其它它管理活活動(dòng)的記記錄三類類。這些些記錄包包括來自自供方和和其它相相關(guān)方的的記錄。。記錄方方式以文文字為主主，輔以以計(jì)算機(jī)機(jī)存儲(chǔ)、、照片、、電子郵郵件、傳傳真件等等。5.3記錄的標(biāo)標(biāo)識(shí)記錄的格格式可采采用國家家、地方方標(biāo)準(zhǔn)，，也可以以是本公公司自制制表格，，但應(yīng)經(jīng)經(jīng)過批準(zhǔn)準(zhǔn)。具體體標(biāo)識(shí)、、編號(hào)具具體執(zhí)行行《文件件控制程程序》5.4記錄信息息的收集集5.4.1各部門應(yīng)應(yīng)編制本本單位所所需《記記錄表格格清單》》，并按按清單進(jìn)進(jìn)行記錄錄信息的的收集。。5.4.2產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)現(xiàn)過程的的記錄由由生產(chǎn)部部負(fù)責(zé)收收集、分分類整理理裝訂成成冊(cè)，并并由生產(chǎn)產(chǎn)部負(fù)責(zé)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查校審審其完整整性。5.4.3管理體系系其它過過程運(yùn)行行的記錄錄由各相相關(guān)部門門負(fù)責(zé)資資料的人人員收集集、分類類裝訂和和保存，，部門負(fù)負(fù)責(zé)人負(fù)負(fù)責(zé)檢查查校審其其完整性性。5.4.4各部門的的記錄由由兼職資資料員負(fù)負(fù)責(zé)收集集和整理理。五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件5.5記錄的填填寫要求求記錄的填填寫要求求字跡清清晰、內(nèi)內(nèi)容完整整、規(guī)范范、真實(shí)實(shí)；寫明明編號(hào)、、記錄日日期、記記錄人、、審核人人。記錄錄不得涂涂改，文文字表達(dá)達(dá)正確，，內(nèi)容簡(jiǎn)簡(jiǎn)練，手手續(xù)完備備。如需需更正，，應(yīng)采用用劃改方方式，以以能識(shí)別別原記錄錄為準(zhǔn)，，且應(yīng)由由更改人人簽字。。5.6記錄的編編目與歸歸檔5.6.1記錄的編編目執(zhí)行行《公司司檔案管管理辦法法》。5.6.2記錄的歸歸檔5.6.2.1產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)現(xiàn)過程的的記錄在在最終檢檢驗(yàn)完成成后，在在每年年年底需向向公司檔檔案室移移交，并并辦理移移交手續(xù)續(xù)。5.6.2.2其它記錄錄如需移移交的由由各部門門直接向向公司檔檔案室移移交，辦辦理移交交手續(xù)。。5.6.3記錄的保保管、借借閱、處處置5.6.3.1記錄的保保管a)記錄應(yīng)妥妥善保管管，做到到“八防”。b)記錄的保保存：產(chǎn)產(chǎn)品生產(chǎn)產(chǎn)質(zhì)量記記錄應(yīng)長長期保存存；其它它管理體體系運(yùn)行行記錄應(yīng)應(yīng)按照需需要妥善善保存。。五、質(zhì)量量體系文文件的內(nèi)內(nèi)容和格格式——程序文件件記錄的借閱a)公司內(nèi)部部人員需需要查閱閱、借閱閱記錄按按《檔案案借閱制制度》辦辦理。b)外部人人員要要查閱閱記錄錄應(yīng)經(jīng)經(jīng)管理理者代代表批批準(zhǔn)，，由檔檔案員員辦理理查閱閱手續(xù)續(xù)，進(jìn)進(jìn)行查查閱登登記。。第三三方認(rèn)認(rèn)證機(jī)機(jī)構(gòu)審審核和和第二二方審審核時(shí)時(shí)不受受此限限制。。5.6.3.3記錄的的銷毀毀記錄需需要銷銷毀時(shí)時(shí)，由由公司司檔案案室提提出申申請(qǐng)，，經(jīng)檔檔案鑒鑒定負(fù)負(fù)責(zé)人人鑒定定，管管理者者代表表批準(zhǔn)準(zhǔn)后方方可銷銷毀，，并登登記造造冊(cè)。。5.7監(jiān)督檢檢查記錄監(jiān)監(jiān)督檢檢查以以日常常為主主，集集中為為輔的的方法法進(jìn)行行。各各部門門的日日常監(jiān)監(jiān)督檢檢查由由部門門負(fù)責(zé)責(zé)人負(fù)負(fù)責(zé)。。品管管部每每年分分兩次次對(duì)全全公司司范圍圍內(nèi)的的記錄錄進(jìn)行行集中中監(jiān)督督檢查查，對(duì)對(duì)檢查查結(jié)果果進(jìn)行行跟蹤蹤，發(fā)發(fā)現(xiàn)問問題及及時(shí)糾糾正，，具體體方法法執(zhí)行行《糾糾正措措施控控制程程序》》和《《預(yù)防防措施施控制制程序序》。。6記錄6.1記錄表表格清清單6.2記錄銷銷毀清清單有的時(shí)時(shí)候文文字的的表達(dá)達(dá)無法法非常常充分分，容容易造造成混混淆，，可以以用流流程圖圖的方方式，，達(dá)到到易于于理解解的效效果。。五、質(zhì)質(zhì)量體體系文文件的的內(nèi)容容和格格式——程序文文件表示事事項(xiàng)或或活動(dòng)動(dòng)的起起始及及結(jié)束束OK/NGYES/NO表示事事項(xiàng)或或活動(dòng)動(dòng)之中中間步步驟表示決決定性性過程程(如:審批、、判斷斷、檢檢驗(yàn)等等等)表示事事項(xiàng)進(jìn)進(jìn)行方方向合格/不合格格；通通過/不通過過是/不是例：簡(jiǎn)簡(jiǎn)單組組合OKNG流程圖圖符號(hào)號(hào)例:《客戶投投訴管管理程程序》客戶投投訴接接收登記備備案處理分分類處理實(shí)實(shí)施結(jié)果確確認(rèn)結(jié)果反反饋流程程職責(zé)責(zé)文件/表格主管人人員主管人人員授權(quán)人人員授權(quán)人人員責(zé)任部部門/人主管人人員主管人人員解釋OKOKNGNGOKNG信函、、電話話、傳傳真、、面談?wù)劦取犊蛻敉锻对V記記錄表表》相關(guān)法法規(guī)、、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及文文件《糾正預(yù)預(yù)防措措施報(bào)報(bào)告》《糾正預(yù)預(yù)防措措施報(bào)報(bào)告》《客戶投投訴記記錄表表》客戶檔檔案客戶投投訴接接收記錄歸歸檔五、質(zhì)質(zhì)量體體系文文件的的內(nèi)容容和格格式——程序文文件五、質(zhì)質(zhì)量體體系文文件的的內(nèi)容容和格格式——程序文文件流程圖圖與文文件的的制定定：制定文文件前前先繪繪制流流程圖圖，以以掌握握活動(dòng)動(dòng)發(fā)生生的順順序，，然后后根據(jù)據(jù)流程程圖的的框架架制定定程序序。制定要要領(lǐng)：：以5W1H來考慮慮，規(guī)規(guī)定個(gè)個(gè)活動(dòng)動(dòng)順序序的人人員、、組織織、引引用的的文件件、表表單；；統(tǒng)一程程序文文件的的格式式統(tǒng)一程程序文文件的的格式式；統(tǒng)統(tǒng)一程程序文文件編編寫的的風(fēng)格格。五、質(zhì)量體體系文件的的內(nèi)容和格格式——作業(yè)指導(dǎo)書書作業(yè)指導(dǎo)書書——刊頭：在每份作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書的的第一頁上上部加刊頭頭，以便于于文件的識(shí)識(shí)別和控制制?？^頭的的內(nèi)內(nèi)容容包包括括：：文件件名名稱稱、、文文件件編編號(hào)號(hào)；；制定定、、修修訂訂生生效效日日期期；；版次次/修改改狀狀態(tài)態(tài)；；制定定人人、、審審核核人人及及核核準(zhǔn)準(zhǔn)人人。。請(qǐng)參參見見以以下下范范例例：：文件名稱原輔料供應(yīng)商審計(jì)規(guī)程文件編號(hào)SY-C-PG-101制訂生效日2014/11/25修訂生效日//版次/修訂1/0制

定審

核核

準(zhǔn)刊頭頭中中的的字字體體是是宋宋體體，，小小四四五、、質(zhì)質(zhì)量量體體系系文文件件的的內(nèi)內(nèi)容容和和格格式式———作業(yè)業(yè)指指導(dǎo)導(dǎo)書書作業(yè)業(yè)指指導(dǎo)導(dǎo)書書———頁眉眉：：每頁頁文文件件的的頂頂部部都都有有統(tǒng)統(tǒng)一一的的頁頁眉眉格格式式，，以以便便于于文文件件的的控控制制和和管管理理。。首頁頁頁頁眉眉包包括括：：文文件件編編號(hào)號(hào)、、頁頁碼碼—總頁頁數(shù)數(shù)。。第二二頁頁起頁頁眉眉包包括括：：文件件編編號(hào)號(hào)、企企業(yè)業(yè)名名稱稱、、頁頁碼碼—總頁頁數(shù)數(shù)。。請(qǐng)參參見見以以下下范范例例：：首頁頁頁頁眉眉頁眉眉中中的的字字體體是是黑黑體體，，五五號(hào)號(hào)字字后續(xù)續(xù)頁頁眉眉五、、質(zhì)質(zhì)量量體體系系文文件件的的內(nèi)內(nèi)容容和和格格式式———作業(yè)業(yè)指指導(dǎo)導(dǎo)書書作業(yè)業(yè)指指導(dǎo)導(dǎo)書書———正文文：：作業(yè)業(yè)指指導(dǎo)導(dǎo)書書的的正正文文格格式式、、寫寫法法與與程程序序文文件件一一致致。。字體體為為宋宋體體，，小小四四，，1.3倍行行間間距距。。具體體參參見見下下頁頁范范例例。。五、、質(zhì)質(zhì)量量體體系系文文件件的的內(nèi)內(nèi)容容和和格格式式———作業(yè)業(yè)指指導(dǎo)導(dǎo)書書范范例例目的的：建立立物物料料供供應(yīng)應(yīng)商商監(jiān)監(jiān)控控規(guī)規(guī)程程，，保保證證所所提提供供物物料料符符合合要要求求，，降降低低費(fèi)費(fèi)用用、、保保障障供供貨貨渠渠道道暢暢通通。。范圍圍：：適用用于于本本公公司司所所有有物物料料供供應(yīng)應(yīng)商商。。責(zé)任任：：品質(zhì)質(zhì)部部、、生生產(chǎn)產(chǎn)部部、、技技術(shù)術(shù)部部和和經(jīng)經(jīng)營營部部。。內(nèi)容容：：1組織織1.1這項(xiàng)項(xiàng)工工作作由由經(jīng)經(jīng)營營部部、、技技術(shù)術(shù)部部、、生生產(chǎn)產(chǎn)部部和和品品質(zhì)質(zhì)部部共共同同承承擔(dān)擔(dān)。。1.2經(jīng)營營部部可可從從現(xiàn)現(xiàn)有有的的質(zhì)質(zhì)量量標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)作作為為尋尋求求供供貨貨單單位位的的依依據(jù)據(jù)，，應(yīng)應(yīng)注注意意從從供供貨貨單單位位收收集集標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)和和方方法法，，以以便便品品質(zhì)質(zhì)部部進(jìn)進(jìn)行行比比較較和和核核對(duì)對(duì)。。2工作作程程序序2.1初步步選選擇擇2.1.1經(jīng)營營部部根根據(jù)據(jù)生生產(chǎn)產(chǎn)部部對(duì)對(duì)物物料料的的品品質(zhì)質(zhì)要要求求與與供供貨貨單單位位能能達(dá)達(dá)到到的的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)進(jìn)進(jìn)行行對(duì)對(duì)照照，，如如達(dá)達(dá)到到標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)或或基基本本達(dá)達(dá)到到標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，，則則應(yīng)應(yīng)了了解解供供貨貨單單位位的的概概況況，，包包括括供供應(yīng)應(yīng)商商證證照照（（營營業(yè)業(yè)執(zhí)執(zhí)照照、、生生產(chǎn)產(chǎn)許許可可證證））、、產(chǎn)產(chǎn)品品工工藝藝路路線線（（流流程程圖圖））、、設(shè)設(shè)備備、、工工藝藝衛(wèi)衛(wèi)生生狀狀況況、、質(zhì)質(zhì)量量保保證證體體系系、、供供應(yīng)應(yīng)商商信信譽(yù)譽(yù)等等等等，，并并根根據(jù)據(jù)這這些些基基本本情情況況對(duì)對(duì)供供應(yīng)應(yīng)商商進(jìn)進(jìn)行行篩篩選選。。2.1.2采用用新新原原料料必必須須檢檢查查其其是是否否擁擁有有由由LPPOMMUI或其其他他LPPOMMUI肯定定的的認(rèn)認(rèn)證證機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)簽簽發(fā)發(fā)的的halal證書書。。計(jì)計(jì)劃劃使使用用新新原原料料必必須須由由IHA向LPPOMMUI匯報(bào)。新原料料使用前必須須由IHA向LPPOMMUI匯報(bào)并獲得批批準(zhǔn)。五、質(zhì)量體系系文件的內(nèi)容容和格式——作業(yè)指導(dǎo)書范