企業(yè)檔案管理的理念與方法課件

中國人民大學(xué)檔案學(xué)院宮曉東E-mail:zuishig@企業(yè)檔案管理的理念與方法中電建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)專用中國人民大學(xué)檔案學(xué)院宮曉東企業(yè)檔案管理的理念與方法中電1目錄將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建文件運(yùn)行過程的控制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化檔案分類與編號方式的改進(jìn)保管期限到期后的再鑒定檔案庫房管理技能競賽說明目錄將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系2將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系

一、目前在企業(yè)檔案工作存在的問題主要來自四個方面的影響：1.傳統(tǒng)觀念的影響2.體系化建設(shè)的影響3.精細(xì)化管理的影響4.現(xiàn)代化技術(shù)的影響將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系

一、目前在企業(yè)檔案工3檔案管理具備全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員性，即指企業(yè)中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關(guān)的崗位任職人員，都具有合規(guī)合法地形成和處置文件材料的職責(zé)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將這類職責(zé)納入其崗位責(zé)任制并加以考核。檔案管理的全過程性，即指在企業(yè)各項(xiàng)工作的過程中，特別是在文件材料處理的關(guān)鍵性結(jié)點(diǎn)上，都應(yīng)當(dāng)有明確的管理內(nèi)容和管理要求，以維護(hù)企業(yè)信息處理渠道的通暢與高效，從而保證企業(yè)活動的正常運(yùn)行。檔案管理的全員參與和全過程控制，是企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。檔案管理具備全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員性，即指企4二、檔案管理體系建設(shè)的意義檔案管理體系，是企業(yè)依法履行檔案管理職責(zé)和活動的整體化工作平臺。涉及檔案管理體制架構(gòu)、檔案人員隊(duì)伍培養(yǎng)、檔案工作機(jī)構(gòu)和工作崗位、檔案工作制度和標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息管理系統(tǒng)、文件材料形成過程控制、文件材料歸檔管理、檔案分類整理和編號標(biāo)識、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案信息資源配置與開發(fā)利用、檔案信息安全、檔案工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等諸多要素的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、完善和功能最大化。二、檔案管理體系建設(shè)的意義檔案管理體系，是企業(yè)依法履行檔案管5

在企業(yè)等基層單位開展檔案管理體系的建設(shè)，具有十分重要的實(shí)踐意義：1．檔案管理體系建設(shè)，有助于改變將檔案工作當(dāng)作檔案部門或檔案崗位“一家”之事的狹隘觀念，尊重了檔案信息資源產(chǎn)生、管理、利用過程的運(yùn)動規(guī)律，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的全員性、全過程性搭建了工作平臺；在企業(yè)等基層單位開展檔案管理體系的建設(shè)，具有十分重要的62．檔案管理體系建設(shè)，有助于將體系內(nèi)的各種要素統(tǒng)籌配置，為企業(yè)管理體制與檔案管理體制之間的協(xié)調(diào)，檔案管理體制與檔案制度標(biāo)準(zhǔn)體系之間的協(xié)調(diào)，檔案制度標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息管理系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作流程之間的協(xié)調(diào)，文件材料形成與檔案管理之間的協(xié)調(diào)，各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則之間的協(xié)調(diào)，以及檔案管理體系自身的改進(jìn)和完善，提出了明確的目標(biāo)和具有操作意義的任務(wù)。2．檔案管理體系建設(shè)，有助于將體系內(nèi)的各種要素統(tǒng)籌配置，為企73．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案工作精細(xì)化程度的提升，通過將國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)的實(shí)際情況加以結(jié)合，并配以文件材料的清理排查，明確與檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)職責(zé)，制定出具有實(shí)際操作功能的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則，并將其有效地嵌入檔案信息管理系統(tǒng)之中，從而使檔案管理的每一項(xiàng)工作都有明確的要求，都有明確的目標(biāo)，都有明確的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，改變粗放式的管理方式，建成責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)、指引清晰、流程受控、數(shù)據(jù)翔實(shí)、管理科學(xué)、利用高效、運(yùn)行流暢的新型檔案工作模式。3．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案工作精細(xì)化程度的提升，通過84．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案人員隊(duì)伍的培養(yǎng)，促使檔案人員著眼大局，更新觀念，注重協(xié)調(diào)配合，全面掌握有關(guān)知識和技能，從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理理念中解脫出來，將過去“事依附于人”改造成為“人依附于事”，最終使檔案工作由一個崗位的職責(zé)，改變成為一種科學(xué)的管理體系。4．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案人員隊(duì)伍的培養(yǎng)，促使檔案人9檔案管理體系的構(gòu)建檔案管理體系的構(gòu)建10一、檔案管理體制的改進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體制一、檔案管理體制的改進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體制11改進(jìn)之后的企業(yè)檔案管理體制改進(jìn)之后的企業(yè)檔案管理體制12二、檔案工作制度建設(shè)二、檔案工作制度建設(shè)13企業(yè)檔案管理的理念與方法14三、文件生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）、檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容、檔案管理業(yè)務(wù)流程和檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)1．文件材料生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）。文件材料生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)），是企業(yè)數(shù)據(jù)產(chǎn)生和運(yùn)行的基礎(chǔ)，目前已大都納入各自相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)之中。檔案管理體系的建設(shè)主要關(guān)注這些業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）中的文件材料閉合結(jié)點(diǎn)，同時提出其與檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接的要求。三、文件生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）、檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容、檔案管理業(yè)務(wù)152.檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程。檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，是檔案管理體系建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，一般均在各項(xiàng)檔案管理制度中予以體現(xiàn)，并應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)之中具體運(yùn)行。2.檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程。163.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)是企業(yè)開展檔案管理的計算機(jī)技術(shù)集成平臺，也是目前檔案管理實(shí)踐活動的主要手段和工作環(huán)境。在檔案管理體系建設(shè)過程中，檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)具有綜合性的特點(diǎn)。檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，也要求檔案人員必須解放思想，更新觀念，了解和掌握現(xiàn)代化管理環(huán)境下的檔案工作已由過去注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體管理與檔案信息資源管理兼顧的這種時代特點(diǎn)，勇于探索，切忌固步自封和經(jīng)驗(yàn)主義，加快實(shí)現(xiàn)手工管理向自動化管理的過渡。3.檔案信息管理系統(tǒng)。174.檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施。檔案人員是檔案管理體系的主體，是控制該體系正常運(yùn)行的核心力量。伴隨著檔案意識的提升和檔案作用的不斷發(fā)揮，檔案人員的從業(yè)條件和任職定位也在不斷調(diào)整和提升。在檔案管理體系的建設(shè)過程中，對檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)不容忽視的內(nèi)容，主要面臨著幾個重點(diǎn)任務(wù)：第一，職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)。第二，更新和提升檔案意識。第三，強(qiáng)化資源管理的理念。

4.檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施。18初始級Initial事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)級Repeatable優(yōu)化級Optimizing已管理級Managed已定義級Defined價值V123451、一般事務(wù)性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。4、無制度，無工作流程1、專門性工作。2、專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標(biāo)準(zhǔn)。3、歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過程管理。3、管理要求納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。人依附于事4、能動服務(wù)1、全過程資源自動配置。2、管理體系可自動創(chuàng)新。3、全方位服務(wù)，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。四、企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評價初始級事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)19文件運(yùn)行過程的控制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化一、文件登記與積累管理制度的建立

開展企業(yè)文件運(yùn)行過程的有效控制，主要是針對企業(yè)各類文件材料在產(chǎn)生和使用過程中兩個關(guān)鍵性責(zé)任者進(jìn)行的，一個是文件材料形成的責(zé)任部門，另一個是文件材料形成的責(zé)任人。在實(shí)際工作中，我們設(shè)計并試行了文件登記和文件積累兩項(xiàng)管理制度（細(xì)則），效果明顯。文件運(yùn)行過程的控制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化一、文件登記與積累管理制度201、企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對收發(fā)的各類文件材料所進(jìn)行的規(guī)范化記錄活動。這既是各部門一項(xiàng)日常工作內(nèi)容，也是文件、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作的基礎(chǔ)。

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文1、企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對收發(fā)的各類文件材料所進(jìn)21序號文件名稱來源時間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向時間發(fā)送者備注發(fā)文登記表序號文件名稱來源時間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向22企業(yè)檔案管理的理念與方法232、企業(yè)文件材料積累，是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件材料所開展的規(guī)范化留存，此項(xiàng)工作既是各崗位日常工作內(nèi)容，也是保證文件材料高質(zhì)量歸檔的基礎(chǔ)。

員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,年年整理.2、企業(yè)文件材料積累，是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成24企業(yè)檔案管理的理念與方法25二、文件材料清理的流程與方法（一）文件材料清理的含義、內(nèi)容和要求企業(yè)文件材料清理，就是將企業(yè)在各項(xiàng)工作中、各個部門(崗位)中產(chǎn)生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的記錄等），進(jìn)行有計劃的排查，并根據(jù)文件材料的有關(guān)特征將其系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確，為企業(yè)文件材料的歸檔管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

二、文件材料清理的流程與方法（一）文件材料清理的含義、內(nèi)容和26主要工作內(nèi)容和要求是:1.企業(yè)各部門應(yīng)建立文件材料登記制度，積累文件材料形成和流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)記錄，并定期向檔案部門移交文件材料收發(fā)登記簿。2.檔案人員應(yīng)對企業(yè)各部門的工作內(nèi)容、工作職能、主要工作流程進(jìn)行調(diào)研和了解。3.企業(yè)各部門的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)業(yè)務(wù)人員有義務(wù)配合檔案人員的調(diào)查工作，幫助其了解有關(guān)業(yè)務(wù)情況。主要工作內(nèi)容和要求是:274.檔案人員應(yīng)對收集集中的文件材料登記記錄和調(diào)研獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，在相關(guān)人員的幫助下，掌握各部門所形成和控制的主要業(yè)務(wù)文件類型，理清文件材料的類別和重點(diǎn)，協(xié)調(diào)文件材料歸檔的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)，明確歸檔責(zé)任的承擔(dān)部門，形成企業(yè)文件材料清理匯總表

4.檔案人員應(yīng)對收集集中的文件材料登記記錄和調(diào)研獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)28企業(yè)檔案管理的理念與方法29（二）文件材料清理的工作流程（二）文件材料清理的工作流程30企業(yè)檔案管理的理念與方法31（三）文件材料清理工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作問卷時間：部門：答卷人：項(xiàng)目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時應(yīng)寫出具體文件名稱。）1、您的崗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位）3、您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：4、您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位）5、您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？（三）文件材料清理工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作32數(shù)據(jù)運(yùn)動狀況示意圖數(shù)據(jù)運(yùn)動狀況示意圖33總經(jīng)辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來源

去向總經(jīng)理/陳總部門報告

各部門

書刊資料

公司外部

獎狀、證書

工藝配方、圖紙等

重要工作通知

董事會、總經(jīng)理辦公會、生產(chǎn)會議紀(jì)錄

人事任命

工作計劃

外來文件

重要會議通知

總經(jīng)辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來34三、文件材料歸檔范圍表的細(xì)化（一）文件材料歸檔范圍表細(xì)化的要求1.文件材料歸檔范圍應(yīng)具體化，盡量以文件名稱或種類(標(biāo)準(zhǔn)化文件)為單元進(jìn)行著錄，且應(yīng)以文件材料清理結(jié)果為依據(jù)。避免直接套用國家、行業(yè)或其它單位的歸檔范圍表。2.文件材料歸檔范圍表應(yīng)明確標(biāo)注歸檔責(zé)任部門，大型建設(shè)項(xiàng)目因多方參與，可以標(biāo)注歸檔的責(zé)任單位，同時便于各部門參照執(zhí)行的歸檔時間、歸檔份數(shù)和其他相關(guān)說明。三、文件材料歸檔范圍表的細(xì)化（一）文件材料歸檔范圍表細(xì)化的要353.為方便使用，文件材料歸檔范圍表可以按照歸檔文件的種類分別制訂，也可以以歸檔責(zé)任者為主體，制訂成部門（或參建單位）用表。分表可以直接嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中各有關(guān)部門的工作界面，形成歸檔范圍菜單，供各部門在歸檔時對照使用，同時也便于檔案部門按部門考核其歸檔任務(wù)完成的情況。4.在企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)發(fā)生大規(guī)模調(diào)整或相應(yīng)的職能性質(zhì)發(fā)生改變的時候，文件材料歸檔范圍表應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整的重點(diǎn)為重新確認(rèn)歸檔責(zé)任部門，并將新生文件種類納入歸檔范圍中來，將不再產(chǎn)生的原歸檔文件材料清除掉。3.為方便使用，文件材料歸檔范圍表可以按照歸檔文件的種類分別36（二）文件材料歸檔范圍表的具體樣式1、綜合式歸檔范圍表（二）文件材料歸檔范圍表的具體樣式372.專門式歸檔范圍表2.專門式歸檔范圍表38

總之，文件材料歸檔范圍表的細(xì)化，就是要將各個項(xiàng)目具體化或量化。這里不僅包括何種文件材料（文件名稱、編號等）屬于歸檔的范圍，還應(yīng)標(biāo)明這種文件材料屬于何類，是何部門（單位）形成的，由何部門（單位）對其負(fù)歸檔的責(zé)任，何時歸檔，歸多少份，歸檔之后的保管期限是什么，甚至還可以標(biāo)注該文件材料的載體特征、使用或辦理的備注說明等內(nèi)容。總之，文件材料歸檔范圍表的細(xì)化，就是要將各個項(xiàng)目具體39

企業(yè)文件材料一旦列入歸檔范圍表，且在實(shí)際工作中確實(shí)產(chǎn)生，則必須歸檔；沒有列入歸檔范圍表的文件材料，則禁止擅自歸檔，如確實(shí)屬于重要文件材料，在制定歸檔范圍表時被遺漏，或者屬于新產(chǎn)生的文件類型，則需要由文件材料所屬部門報送檔案部門，經(jīng)認(rèn)真研究分析之后，再列入歸檔范圍。企業(yè)文件材料一旦列入歸檔范圍表，且在實(shí)際工作中確實(shí)產(chǎn)生40檔案分類與編號方式的改進(jìn)檔案分類在檔案管理體系建設(shè)中具有信息資源整合和檔案實(shí)體管理的雙重作用，同時也是檔案傳統(tǒng)手工管理與計算機(jī)自動化管理重要的業(yè)務(wù)銜接點(diǎn)。檔案管理具有一個非常明確的目的，即企業(yè)所保存的檔案材料，必須能夠真實(shí)地反映出企業(yè)各項(xiàng)活動中具有重要意義的信息內(nèi)容。

檔案分類與編號方式的改進(jìn)檔案分類在檔案管理體系建設(shè)中具有信息41一、檔案分類的方法及其原理分類是人們認(rèn)識事物的一種基本方法。這種方法雖然具有經(jīng)驗(yàn)性的特征，即人們會根據(jù)自己的生命閱歷對周圍的環(huán)境與事物進(jìn)行識別和總結(jié)，但個體單一的經(jīng)驗(yàn)，不足以構(gòu)成高效率的和成熟分類的方法體系，于是便產(chǎn)生了科學(xué)的分類方法。所謂科學(xué)的分類方法，就是采用約定俗成的參照標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的規(guī)則，將對象進(jìn)行有效的區(qū)分和類集，從而構(gòu)成具有特定目的或明確含義的事物關(guān)系體系。

一、檔案分類的方法及其原理分類是人們認(rèn)識事物的一種基本方法。42（一）檔案分類的嚴(yán)整性1、分類對象的整體性。首先，企業(yè)檔案本身就具有整體性特點(diǎn)。從總體上來說，企業(yè)檔案是有別于機(jī)關(guān)檔案、軍隊(duì)檔案、學(xué)校檔案等其他檔案的一個門類，是反應(yīng)一個企業(yè)各項(xiàng)活動歷史面貌的整體性和關(guān)聯(lián)性的重要信息記錄。以往有不少企業(yè)在進(jìn)行檔案分類時，是將文書檔案、科技檔案、特殊載體檔案等區(qū)分開來，分別規(guī)定其各自的分類方案和分類表，相互之間沒有關(guān)聯(lián)性。

（一）檔案分類的嚴(yán)整性43其次，檔案分類的結(jié)果應(yīng)具備整體性特征。從檔案工作的基本目的來看，企業(yè)所保存的檔案應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動的歷史面貌，并能夠?qū)⒏黝悮w檔文件材料之間的信息關(guān)聯(lián)性充分展示出來，形成一個具有有機(jī)聯(lián)系的資源整體。因此，檔案分類的結(jié)果，面臨兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別的任務(wù)，一是維護(hù)歷史的真實(shí)性，從這個意義上來說，檔案分類應(yīng)當(dāng)尊重檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，并在檔案整理和保存過程中用特定的方法加以固化；二是便于對檔案信息資源進(jìn)行有效地開發(fā)和利用，這就需要提供多個觀察角度去揭示和關(guān)聯(lián)檔案材料之間的信息聯(lián)系，并能利用檔案信息管理系統(tǒng)的智能性特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)地識別和組配。

其次，檔案分類的結(jié)果應(yīng)具備整體性特征。從檔案工作的基本目的來44過去在手工管理模式中（尤其是在檔案館中），針對檔案形成狀態(tài)完整性的檔案實(shí)體分類方法與針對檔案內(nèi)容配置和開發(fā)利用的檔案信息分類方法，是在“歷史主義”和“邏輯主義”兩種不同方法論的指導(dǎo)下分別設(shè)計和應(yīng)用的。但是在今天的基層企業(yè)，檔案的留存與檔案信息的高效率利用具有不可分割性，尤其是檔案信息管理系統(tǒng)的全面運(yùn)用，要求在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)檔案分類方法的設(shè)計中，必須兼顧這兩個任務(wù)所提出的不同要求，形成整體化的資源管理與資源整合子系統(tǒng)，既要指導(dǎo)檔案實(shí)體的管理，又要指導(dǎo)檔案信息的開發(fā)利用。這對于目前的檔案分類而言，無疑是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。

過去在手工管理模式中（尤其是在檔案館中），針對檔案形成狀態(tài)完452.檔案分類邏輯規(guī)則的嚴(yán)肅性。在一個整體化的管理體系中，針對同一門類的檔案對象，檔案分類的規(guī)則也必須是統(tǒng)一的。這種統(tǒng)一性體現(xiàn)在類列和類系的關(guān)系要求上。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其規(guī)則是各類之間不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其分類規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。2.檔案分類邏輯規(guī)則的嚴(yán)肅性。46企業(yè)檔案管理的理念與方法47（二）檔案分類方法的客觀性和綜合性

選擇檔案分類方法，其實(shí)就是選擇檔案的區(qū)分和類集的參照標(biāo)準(zhǔn)。檔案產(chǎn)生于企業(yè)的各項(xiàng)活動之中，而企業(yè)活動本身具有固定的規(guī)律、特征和屬性，從檔案要反映和維護(hù)企業(yè)歷史面貌的角度出發(fā)，這些要素就成為我們進(jìn)行檔案分類的主要標(biāo)準(zhǔn)來源。

（二）檔案分類方法的客觀性和綜合性選擇檔案分類方法，其實(shí)就481.檔案分類方法的客觀性。一般來說，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)是客觀存在的，因而檔案分類的方法應(yīng)體現(xiàn)出這種客觀性。分類方法的客觀性要求我們應(yīng)了解企業(yè)各項(xiàng)活動組織實(shí)施的特點(diǎn)，據(jù)此可以歸納出對象法和特征法兩類分類方法。1.檔案分類方法的客觀性。492.檔案分類方法的綜合性。企業(yè)活動的多樣性和復(fù)雜性，使得檔案分類一般不可能僅停留在一個層次上，而是根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行多層次的類別劃分。因此，我們不能選用一種分類方法對某種檔案進(jìn)行徹底的分類，當(dāng)分類層次遞進(jìn)時，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換分類方法，才能達(dá)到解析檔案成份，識別檔案內(nèi)容，形成條理化資源體系的目的。這就要求我們在實(shí)際工作中綜合運(yùn)用各種分類方法。2.檔案分類方法的綜合性。50就目前檔案分類的國家標(biāo)準(zhǔn)和具體操作情況來看，一般是先采用反映企業(yè)活動屬性的職能性質(zhì)分類法，將檔案劃分為行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)（或項(xiàng)目）管理檔案、黨群管理檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)（或工程項(xiàng)目建設(shè)）檔案、技術(shù)研發(fā)（科研）檔案、設(shè)備儀器檔案、基本建設(shè)檔案、會計業(yè)務(wù)檔案和人力資源管理（職工管理）檔案等一級類目，然后再根據(jù)每種檔案的實(shí)際情況，用不同的分類方法，進(jìn)行二級類目及其以下屬類目的劃分。就目前檔案分類的國家標(biāo)準(zhǔn)和具體操作情況來看，一般是先采用反映51（三）檔案分類體系的包容性和歷史性1.檔案分類體系的包容性，是指企業(yè)設(shè)計規(guī)劃的檔案分類方案，能夠?qū)⑵髽I(yè)范圍內(nèi)形成的全部檔案包含在內(nèi)，即每一份歸檔的文件材料均可以在該體系中找到自己的位置，合理歸類；同時，該體系還應(yīng)該留出一定的寬容度，以接納在企業(yè)活動中產(chǎn)生的新類文件材料。

（三）檔案分類體系的包容性和歷史性1.檔案分類體系的包容性，522.檔案分類體系的歷史性，是指檔案分類方案一旦發(fā)布執(zhí)行，就應(yīng)當(dāng)保持其相對的穩(wěn)定，不可輕易更換；同時，如果必須更新檔案分類方案，也應(yīng)當(dāng)規(guī)定新方案僅適用于指定時間之后所產(chǎn)生的歸檔文件材料，之前入庫的檔案仍使用過去的分類方案，用新不棄舊。2.檔案分類體系的歷史性，是指檔案分類方案一旦發(fā)布執(zhí)行，就應(yīng)53（四）檔案分類方案、檔案分類表及檔案編號的科學(xué)性與智能性檔案分類方案是檔案分類的指導(dǎo)性文件；檔案分類表是檔案分類的結(jié)果；檔案編號是建立在檔案分類標(biāo)識基礎(chǔ)之上的入庫檔案的身份代碼。（四）檔案分類方案、檔案分類表及檔案編號的科學(xué)性與智能性檔案54這三者之間具有密切的邏輯關(guān)聯(lián)：檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與檔案編號的工具，反映了檔案分類的基本認(rèn)識方法和操作要求，同時也是衡量檔案分類科學(xué)性和合理性的重要標(biāo)準(zhǔn)；檔案分類表要將檔案分類的結(jié)果通過表格方式固化下來，并需要嵌入檔案信息管理系統(tǒng)強(qiáng)制執(zhí)行，其排列方式和代碼設(shè)置表現(xiàn)出各種檔案的分類層次和邏輯關(guān)系，是檔案管理體系的重要業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；檔案編號具有揭示檔案材料的形成特征、管理特征和排列順序的功能，其號段的設(shè)計和相關(guān)代碼的填寫，也應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中，伴隨著檔案材料在不同階段的登記整理流程，自動提示或自動給號，最終形成檔案資源識別和檢索的重要線索。這三者之間具有密切的邏輯關(guān)聯(lián)：檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與檔55過去在手工管理模式下，這些工作均由檔案人員手工填寫或操作，在檔案信息管理系統(tǒng)普遍使用的今天，我們必須充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的智能性，使其逐步實(shí)現(xiàn)半自動化或全自動化。這就需要我們在檔案管理體系的建設(shè)中突破手工管理經(jīng)驗(yàn)的束縛和局限，掌握檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)，通盤考量，精細(xì)設(shè)計，從而徹底改變手工管理與計算機(jī)管理兩層皮的現(xiàn)狀，使其走向統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。

過去在手工管理模式下，這些工作均由檔案人員手工填寫或操作，在56二、檔案分類方案制定檔案分類方案的制定是檔案分類的重要步驟，同時也是分類工作的主要內(nèi)容。一些企業(yè)制定了檔案分類表，卻沒有分類方案，這種情況說明這些企業(yè)的檔案人員對于檔案分類的作用和原理尚未完全理解和掌握，并容易導(dǎo)致檔案分類的結(jié)果出現(xiàn)錯誤，從而使檔案分類工作流于形式。二、檔案分類方案制定檔案分類方案的制定是檔案分類的重要步驟，57描述檔案分類方法的規(guī)范語句格式為：按照XX，將XX，劃分為XX。如：“按照企業(yè)活動的職能性質(zhì)，將企業(yè)的全部檔案，劃分為經(jīng)營管理類檔案、生產(chǎn)管理類檔案、行政管理類檔案、黨群管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)類檔案、基本建設(shè)類檔案、設(shè)備儀器類檔案、會計業(yè)務(wù)類檔案和人力資源類檔案?！泵枋鰴n案分類方法的規(guī)范語句格式為：58在具體運(yùn)用時，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，即“按照XX”，不能出現(xiàn)兩種以上的標(biāo)準(zhǔn)，由此確保在本層級分類中分類標(biāo)準(zhǔn)的唯一性，從而達(dá)到對分類對象清晰地區(qū)分與類集的目的。在具體運(yùn)用時，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，即“按照XX”，不能出現(xiàn)兩種以59三、分類標(biāo)識與檔案編號（一）檔案分類標(biāo)識檔案分類標(biāo)識，又稱類號，是反應(yīng)和固化檔案分類層級與結(jié)果的代碼，一般由單純的代字或代碼組成，或由代字結(jié)合代碼混合組成，各分類層級標(biāo)識號之間用實(shí)點(diǎn)“·”隔開。在檔案分類方案中，檔案類號的設(shè)計應(yīng)參照或借用企業(yè)所在行業(yè)的業(yè)務(wù)分類編號方法，準(zhǔn)確反映檔案中的業(yè)務(wù)信息或?qū)I(yè)技術(shù)信息。在集團(tuán)性企業(yè)中，如果企業(yè)集團(tuán)設(shè)立了檔案館，并負(fù)責(zé)接收下屬企業(yè)單位的檔案進(jìn)館，則應(yīng)設(shè)置全宗號或機(jī)構(gòu)代碼。三、分類標(biāo)識與檔案編號（一）檔案分類標(biāo)識6001●0202●3級類目2級類目1級類目1.純粹代碼式01●0202●3級類目2級類目1級類目1.純粹代碼式612.代字、代碼混合式06●X2010●二級類目一級類目三級類目2.代字、代碼混合式06●X2010●二級類目一級類目三級類62（二）檔案號檔案號（檔號）是識別歸檔文件材料保管單元的一組代碼，一般建立在檔案類號的基礎(chǔ)之上，檔案號由多個號段組成，各號段之間用短橫杠“-”隔開。（二）檔案號63根據(jù)檔案號具有揭示檔案材料保管單元的形成特征、管理特征和排列順序等功能特點(diǎn)，結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)智能化管理技術(shù)的需要，我們應(yīng)該對傳統(tǒng)的檔案號編制方法進(jìn)行必要的改造。根據(jù)檔案號具有揭示檔案材料保管單元的形成特征、管理特征和排列64在以往檔案號的編制方法中，各種檔案號的標(biāo)識方式是在手工管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上分別設(shè)計和體現(xiàn)的。如企業(yè)文書檔案號一般采用“全宗號-年號-件號-盒號-保管期限-頁數(shù)”的號段組合方式標(biāo)識，這種編號方式是從機(jī)關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)中借鑒過來的，且?guī)в忻黠@的檔案館管理檔案的特征，因?yàn)闄C(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，且收發(fā)文件只有一個進(jìn)出口，便于按照機(jī)構(gòu)、年度這種特征管理歸檔文件。但是，企業(yè)的下屬機(jī)構(gòu)或部門變動較為頻繁，文件類型多樣，除了有正式收發(fā)文件出入口之外，企業(yè)還存在著多個文件信息的產(chǎn)生或傳遞的渠道，因此，簡單地照搬上述檔案號的編制方式就不太符合企業(yè)各種管理類歸檔文件編碼標(biāo)識的特點(diǎn)。在以往檔案號的編制方法中，各種檔案號的標(biāo)識方式是在手工管理經(jīng)65又比如企業(yè)科技檔案號一般采用“分類號—保管單元排列順序號”的號段組合方式標(biāo)識，這種編號方法也是將企業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)類歸檔文件材料作為一個獨(dú)立的管理對象設(shè)計編碼規(guī)則的，里面缺少對歸檔文件材料某些形成特征和管理特征的揭示和反映。又比如企業(yè)科技檔案號一般采用66再比如企業(yè)照片檔案號一般采用“保管期限-年度（或?qū)ｎ}）-專題（或年度）-所在冊號-張?zhí)?參見號”的號段組合方式標(biāo)識，將照片類歸檔材料作為一個獨(dú)立的管理對象進(jìn)行編碼規(guī)則設(shè)計，雖然考慮到照片材料與相關(guān)的其他歸檔文件材料的關(guān)聯(lián)性標(biāo)識，即設(shè)置了參見號（參見號是指與照片檔案相關(guān)的文書檔案號或科技檔案號），但在實(shí)際工作中，誰來填寫這個參見號存在著問題。再比如企業(yè)照片檔案號一般采用67上述各種檔案號的編寫方法，在手工管理模式下，特別是將各種檔案作為單獨(dú)的管理對象時，是具有一定的有效性的。但是，在檔案管理體系整體建設(shè)和自動化管理環(huán)境中，因其零亂和“自說自話”的特點(diǎn)，則不能滿足資源整合和標(biāo)準(zhǔn)化管理的需要。上述各種檔案號的編寫方法，在手工管理模式下，特別是將各種檔案68我們建議將檔案編號的號段進(jìn)行規(guī)范化處理，將各號段的功能歸納為“形成特征”、“管理特征”和“排序特征”三個方面，形成特征可以設(shè)計為全宗號（機(jī)構(gòu)代碼）號段，反映歸檔文件材料的形成主體；年度號段，反映歸檔文件材料形成或歸檔的時間；載體材料號段，編制各種主要載體材料類型代碼表，用這類代碼標(biāo)識歸檔文件材料的載體物理性質(zhì)。管理特征可以設(shè)計為分類號段，反映檔案分類的結(jié)果；保管期限特征，反映歸檔文件材料的保存價值或保管時間。排列特征設(shè)計為盒號（冊、箱等裝具號）段，反映文件材料所在裝具的排列順序；件號（張、件號）段，反映歸檔文件材料的流水號或所在裝具的排列順序），由此形成以下檔案號段模式：我們建議將檔案編號的號段進(jìn)行規(guī)范化處理，將各號段的功能歸納為69全宗號（機(jī)構(gòu)代碼、項(xiàng)目代碼）-年度號-分類號-盒號-件號-保管期限代碼-載體類型代碼全宗號（機(jī)構(gòu)代碼、項(xiàng)目代碼）-年度號-70該檔案號編制方式有以下特點(diǎn)和要求：1.該檔案號是由檔案信息管理系統(tǒng)自動采集結(jié)合人工介入生成的，大部分號段內(nèi)容在歸檔文件材料登記時是作為必要項(xiàng)目，由歸檔責(zé)任人應(yīng)填寫或從系統(tǒng)菜單中選擇的，其結(jié)果應(yīng)該在系統(tǒng)中通用并隨著工作程序的深入一直被沿用下了，是用于自動化管理環(huán)境之中的，不是由人工編制的，因此，雖然感覺上復(fù)雜，但在實(shí)際使用時應(yīng)該是比較簡化的。該檔案號編制方式有以下特點(diǎn)和要求：712.該檔案號全面揭示了歸檔文件材料的形成特征、管理特征和排列順序，并可根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整前后順序或選擇空號。需要說明的是，凡是設(shè)置在歸檔文件材料保管單元排列順序號之前的號段，因其能夠影響檔案實(shí)體在庫房中的存放位置，故稱其為控制性號段；凡是設(shè)置在歸檔文件材料保管單元排列順序號之后的號段，因其不影響檔案實(shí)體在庫房中的存放位置，故稱之為注釋性號段。2.該檔案號全面揭示了歸檔文件材料的形成特征、管理特征和排列723.該檔案號的使用修正了很多企業(yè)將特殊載體檔案作為獨(dú)立大類而造成檔案一級類目劃分標(biāo)準(zhǔn)不符合分類邏輯規(guī)則的錯誤，同時又不影響將特殊載體材料按特定保存要求單獨(dú)入庫保管的技術(shù)需要，即對于這些特殊載體檔案（包括聲像材料、實(shí)物材料、電子數(shù)據(jù)材料等）不因其載體物理性質(zhì)的不同而分為獨(dú)立的類別，而是仍舊按照檔案信息內(nèi)容屬性分類，同時又可以按照載體材料的特殊性進(jìn)行單獨(dú)的歸檔整理和保存，僅僅是在檔案號中標(biāo)注其載體類型而已，從而實(shí)現(xiàn)特殊載體檔案與一般紙質(zhì)檔案在信息內(nèi)容上的關(guān)聯(lián)和整合。3.該檔案號的使用修正了很多企業(yè)將特殊載體檔案作為獨(dú)立大類而734.使用該檔案號，需要編制三個代碼表，作為檔案信息管理系統(tǒng)必須使用的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，嵌入該系統(tǒng)中運(yùn)行，其一是檔案類號表，其二是檔案保管期限代碼表，其三是檔案材料類型代碼表。4.使用該檔案號，需要編制三個代碼表，作為檔案信息管理系統(tǒng)必74企業(yè)檔案管理的理念與方法75企業(yè)檔案管理的理念與方法76檔案載體類型代碼對照表文件屬性代碼載體類型文字材料(W)W01紙質(zhì)W02電子W03電子/紙質(zhì)聲像材料（Y）Y10數(shù)碼照片Y11底片Y13紙質(zhì)照片Y20錄音Y30錄像實(shí)物材料（S）S10榮譽(yù)類S20資質(zhì)證照類S30紀(jì)念品、禮品類S40印章類S50其它類

檔案載體類型代碼載體類型文字材料(W)W01紙質(zhì)W02電子W77檔案保管期限代碼對照表代碼保管期限00永久3030年1010年033年（會計檔案）055年（會計檔案）1515年（會計檔案）2525年（會計檔案）

檔案保管期限代碼對照表保管期限00永久3030年1010年078保管期限到期后的再鑒定檔案保管期限，是根據(jù)歸檔文件材料的價值劃定的留存年限，分為永久和定期兩種類型。保管期限一般應(yīng)在制定文件材料歸檔范圍表的時候確定完畢，列入表中，嵌入檔案信息管理系統(tǒng)，作為每份文件材料歸檔整理過程中的一個必選登記項(xiàng)目。保管期限到期后的再鑒定檔案保管期限，是根據(jù)歸檔文件材料的價值79在檔案信息管理系統(tǒng)中，某份屬于歸檔范圍的企業(yè)文件材料，都對應(yīng)著相應(yīng)的保管期限，同時，一份歸檔文件材料的定期保管期限如果臨近，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備自動提醒功能，告知檔案人員屆時啟動再鑒定工作程序。在檔案信息管理系統(tǒng)中，某份屬于歸檔范圍的企業(yè)文件材料，都對應(yīng)80一、檔案保管期限的確定（一）企業(yè)核心數(shù)據(jù)的判斷標(biāo)準(zhǔn)1.是否為法律憑證性文件。所謂法律依據(jù)性文件，是指企業(yè)在其活動中形成的相關(guān)法律法規(guī)明文規(guī)定了的文件材料，如企業(yè)各種合法經(jīng)營執(zhí)照，董事會、股東大會、監(jiān)事會文件和章程，專利文件，股權(quán)憑證，資產(chǎn)證明，業(yè)務(wù)資質(zhì)憑證，企業(yè)各類標(biāo)準(zhǔn)，各類合同協(xié)議類文件，各類財務(wù)會計文件等，這些文件大都具有法律上的憑證作用，凡屬于這類性質(zhì)的文件，一般均可列入歸檔范圍，然后再結(jié)合具體評判標(biāo)準(zhǔn)，如合同額度，憑證有效期等等具體規(guī)定，進(jìn)行保管期限的具體劃定。一、檔案保管期限的確定812.是否為企業(yè)大事文件材料。所謂企業(yè)大事，是指反映企業(yè)各個時期重要事件或重要結(jié)點(diǎn)的活動，在該類型活動中形成的主體文件，一般可以判斷為企業(yè)大事文件材料。企業(yè)大事標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)會議或檔案工作委員會（領(lǐng)導(dǎo)小組）集團(tuán)討論確定。以往常常將企業(yè)重要的股權(quán)變動、資產(chǎn)組合、機(jī)構(gòu)調(diào)整、重要領(lǐng)導(dǎo)崗位變動、重大發(fā)明或業(yè)務(wù)成果、重大獎項(xiàng)或重要專利的獲取、重要項(xiàng)目的招投標(biāo)或重要合同的簽署、重大事故、重要領(lǐng)導(dǎo)或人士的參觀訪問、重要會議等列入企業(yè)大事范疇。凡是屬于企業(yè)大事所產(chǎn)生的主體文件材料，均可列入歸檔范圍，并可根據(jù)其是否為核心文件的調(diào)研結(jié)果，確定其保管期限。2.是否為企業(yè)大事文件材料。823.是否為企業(yè)的典型性文件材料。所謂企業(yè)典型性文件材料，是指在企業(yè)發(fā)展歷程中具有特殊意義或里程碑性質(zhì)的事件中產(chǎn)生的記錄，這是與企業(yè)大事類文件材料在時間上的不同說法。歷史上的大事，在今天一般均具有典型性；而今天的大事，也很可能在未來時間里具有典型性。比如一個機(jī)械產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，某種30年前生產(chǎn)的產(chǎn)品現(xiàn)在已經(jīng)停產(chǎn)，從歷史的角度觀察，這種產(chǎn)品的技術(shù)文件并不因其停產(chǎn)而失去了檔案的作用，它可以反映該企業(yè)在歷史上的某一個時期產(chǎn)品技術(shù)的狀態(tài)，因此具有了典型意義。凡是具有這種典型性的文件材料，均可列入歸檔范圍，并可根據(jù)其重要程度或時間長短，確定其保管期限。3.是否為企業(yè)的典型性文件材料。834.是否為具有長期使用價值的文件材料。所謂具有長期使用價值的文件材料，是指這種文件材料在企業(yè)的活動中長時間具有現(xiàn)實(shí)使用性，一般泛指企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理或業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、建筑物或構(gòu)筑物的竣工圖、大型設(shè)備或生產(chǎn)作業(yè)流水線的技術(shù)文件、各類信息管理系統(tǒng)和專用的計算機(jī)程序等文件材料。這部分文件材料現(xiàn)實(shí)作用期較長，利用率頻繁，因此可以列入歸檔范圍，其保管期限一般可以根據(jù)其具體作用期的長短確定為定期。4.是否為具有長期使用價值的文件材料。84（二）檔案保管期限的改革按照目前國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，一般將檔案保管期限劃分為永久和定期兩類，而定期又根據(jù)檔案價值的大小以標(biāo)時制的方式表示，主要有30年期、25年期（用于會計業(yè)務(wù)檔案）、15年期（用于會計業(yè)務(wù)檔案）、10年期、5年期（用于會計業(yè)務(wù)檔案）、3年期（用于會計業(yè)務(wù)檔案）等幾種，除去用于會計業(yè)務(wù)檔案的保管期限外，其他檔案的常用保管期限為30年期和10年期。

（二）檔案保管期限的改革按照目前國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，一般將檔案85在國家檔案局有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中，常常采用“重要的”、“比較重要的”和“一般的”等價值程度描述來對應(yīng)永久期、30期和10年期。這種判斷方式在實(shí)際運(yùn)用時容易產(chǎn)生較大的隨意性。定期保存的檔案，在保管期滿后，還面臨著再鑒定處理的問題。因此，我們建議進(jìn)一步簡化檔案的保管期限.

在國家檔案局有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中，常常采用“重要的”、“比較重要的”和86一種方法是將所有歸檔文件材料均設(shè)定為永久，前提是必須進(jìn)行全面精準(zhǔn)的文件材料清理工作，并能夠根據(jù)企業(yè)事務(wù)的具體變化，定期對歸檔范圍表進(jìn)行調(diào)整，使歸檔的入口得到有效的把關(guān)；另一種方法是將檔案保管期限劃分為永久和30年兩種，減少一個定期的層次，從而減少到期再鑒定的次數(shù)和工作量。不屬于歸檔范圍的文件材料，可以按照資料的方式進(jìn)行保管，且建議盡量以電子文件的形式留存。聲像檔案和實(shí)物檔案，包括以數(shù)字方式留存的電子檔案，建議一律永久保存。會計業(yè)務(wù)檔案和人力資源檔案則按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行保管期限管理方式。一種方法是將所有歸檔文件材料均設(shè)定為永久，前提是必須進(jìn)行全面87二、檔案保管期限到期后再鑒定二、檔案保管期限到期后再鑒定88檔案庫房管理一、檔案庫位規(guī)劃與管理（一）庫位規(guī)劃1.大流水方式。2.分類方案方式。3.分類流水結(jié)合方式。檔案庫房管理一、檔案庫位規(guī)劃與管理89（二）庫位管理檔案庫位一旦規(guī)劃完畢，檔案人員應(yīng)按照規(guī)劃方案在庫房內(nèi)進(jìn)行實(shí)際的區(qū)域劃分，并采用明顯的標(biāo)志進(jìn)行標(biāo)示，標(biāo)示符號要求細(xì)化到每一排、每一組、每一格段，同時，檔案材料在柜架排列上的順序也應(yīng)事先明確規(guī)定。針對一些在生產(chǎn)或建設(shè)中常常出現(xiàn)的大量零散的過程記錄單據(jù)，或一些招投標(biāo)未中標(biāo)的材料，考慮其利用率較低且數(shù)量較大，建議可以采用一些標(biāo)準(zhǔn)的檔案箱進(jìn)行批量保存，而沒有必要均整理成標(biāo)準(zhǔn)的案卷格式，采用檔案箱方式存放的材料，應(yīng)在箱子外部張貼封面標(biāo)簽，在內(nèi)部備齊目錄和備考表。（二）庫位管理檔案庫位一旦規(guī)劃完畢，檔案人員應(yīng)按照規(guī)劃方案在90企業(yè)檔案管理的理念與方法91企業(yè)檔案管理的理念與方法92在大型企業(yè)集團(tuán)的檔案館，如果對下屬檔案采取接收進(jìn)館管理方式，則需要將每個全宗的檔案材料集中在一起，全宗內(nèi)檔案材料應(yīng)尊重原有企業(yè)已經(jīng)形成的存放規(guī)律，檔案館不得擅自拆分重組。檔案材料一旦上架定位，就不應(yīng)該再變動庫位，務(wù)必使庫房內(nèi)每份歸檔材料擁有一個唯一的檔案號和一個唯一的庫房存放位置，這樣才能使庫位為檔案的精細(xì)化管理奠定良好的實(shí)體排架基礎(chǔ)，同時也為檔案信息管理系統(tǒng)智能化功能的充分發(fā)揮創(chuàng)造條件。在大型企業(yè)集團(tuán)的檔案館，如果對下屬檔案采取接收進(jìn)館管理方式，93二、檔案庫房日常管理工作１.企業(yè)應(yīng)制定檔案庫房管理細(xì)則和災(zāi)備預(yù)案，作為檔案庫房管理和出現(xiàn)災(zāi)害時妥善處置的依據(jù)。２.檔案部門應(yīng)完善檔案庫房防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防有害生物“八防”的措施和條件。３.檔案庫房應(yīng)與辦公室和閱覽室分開，任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。二、檔案庫房日常管理工作１.企業(yè)應(yīng)制定檔案庫房管理細(xì)則和災(zāi)備94４.檔案人員應(yīng)嚴(yán)格檔案進(jìn)出庫的登記管理。５.庫房排架應(yīng)整齊有序，庫位標(biāo)識清晰準(zhǔn)確，任何人不得擅自改變檔案存放庫位；６.檔案人員應(yīng)定期進(jìn)行庫房安全和檔案保管狀況的檢查，并做好監(jiān)控記錄。４.檔案人員應(yīng)嚴(yán)格檔案進(jìn)出庫的登記管理。95企業(yè)檔案管理的理念與方法96關(guān)于檔案技能競賽的說明一、技能知識范圍：1.企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)知識（檔案管理一般理論、企業(yè)檔案管理基本理論）2.企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)（本講座所包括的主要內(nèi)容，增加建設(shè)項(xiàng)目檔案管理一章）3.企業(yè)檔案管理技術(shù)（信息化概論、數(shù)字化技術(shù)、電子文件管理、檔案保護(hù)技術(shù)）關(guān)于檔案技能競賽的說明一、技能知識范圍：97二、主要題型：1.填空題。將答案填寫在（）內(nèi)。主要側(cè)重于基本概念、基本原則、基本屬性等內(nèi)容的考核。2.判斷題。正確的劃“√”，錯誤的劃“×”。主要側(cè)重于基本含義、基本屬性、基本方法、規(guī)范性文件等內(nèi)容的考核。二、主要題型：983.單項(xiàng)選擇題。從每小題的4個備選答案中選擇唯一正確或最佳的答案，錯選、多選或不選不得分。涉及所有內(nèi)容的考核。4.多項(xiàng)選擇題。每個小題的4個備選答案中選擇有兩個或兩個以上正確的答案，錯選、多選或不選不得分。涉及所有內(nèi)容的考核。3.單項(xiàng)選擇題。從每小題的4個備選答案中選擇唯一正確或最佳的995.簡答題。涉及書中有明確要點(diǎn)的內(nèi)容。6.操作題。由部分央企檔案人員設(shè)計具體工作場景或案例，選手現(xiàn)場進(jìn)行操作或分析。5.簡答題。涉及書中有明確要點(diǎn)的內(nèi)容。100

題庫應(yīng)該是下發(fā)給各單位選手學(xué)習(xí)和熟練掌握，但競賽時會隨機(jī)抽題。

選手應(yīng)通讀教材、主要現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件，同時對基本檔案業(yè)務(wù)應(yīng)熟練掌握。此外，由于教材中有一些突破性的創(chuàng)新內(nèi)容，與目前一些傳統(tǒng)工作思路和方式不同，對于這類問題，需要選手對不同內(nèi)容和方式均要了解，根據(jù)現(xiàn)場題目的提問角度具體回答。題庫應(yīng)該是下發(fā)給各單位選手學(xué)習(xí)和熟練掌握，但競賽時會隨101中國人民大學(xué)檔案學(xué)院宮曉東E-mail:zuishig@企業(yè)檔案管理的理念與方法中電建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)專用中國人民大學(xué)檔案學(xué)院宮曉東企業(yè)檔案管理的理念與方法中電102目錄將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建文件運(yùn)行過程的控制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化檔案分類與編號方式的改進(jìn)保管期限到期后的再鑒定檔案庫房管理技能競賽說明目錄將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系103將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系

一、目前在企業(yè)檔案工作存在的問題主要來自四個方面的影響：1.傳統(tǒng)觀念的影響2.體系化建設(shè)的影響3.精細(xì)化管理的影響4.現(xiàn)代化技術(shù)的影響將一個崗位的職責(zé)，改變成為一種管理體系

一、目前在企業(yè)檔案工104檔案管理具備全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員性，即指企業(yè)中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關(guān)的崗位任職人員，都具有合規(guī)合法地形成和處置文件材料的職責(zé)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將這類職責(zé)納入其崗位責(zé)任制并加以考核。檔案管理的全過程性，即指在企業(yè)各項(xiàng)工作的過程中，特別是在文件材料處理的關(guān)鍵性結(jié)點(diǎn)上，都應(yīng)當(dāng)有明確的管理內(nèi)容和管理要求，以維護(hù)企業(yè)信息處理渠道的通暢與高效，從而保證企業(yè)活動的正常運(yùn)行。檔案管理的全員參與和全過程控制，是企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。檔案管理具備全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員性，即指企105二、檔案管理體系建設(shè)的意義檔案管理體系，是企業(yè)依法履行檔案管理職責(zé)和活動的整體化工作平臺。涉及檔案管理體制架構(gòu)、檔案人員隊(duì)伍培養(yǎng)、檔案工作機(jī)構(gòu)和工作崗位、檔案工作制度和標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息管理系統(tǒng)、文件材料形成過程控制、文件材料歸檔管理、檔案分類整理和編號標(biāo)識、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案信息資源配置與開發(fā)利用、檔案信息安全、檔案工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等諸多要素的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、完善和功能最大化。二、檔案管理體系建設(shè)的意義檔案管理體系，是企業(yè)依法履行檔案管106

在企業(yè)等基層單位開展檔案管理體系的建設(shè)，具有十分重要的實(shí)踐意義：1．檔案管理體系建設(shè)，有助于改變將檔案工作當(dāng)作檔案部門或檔案崗位“一家”之事的狹隘觀念，尊重了檔案信息資源產(chǎn)生、管理、利用過程的運(yùn)動規(guī)律，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的全員性、全過程性搭建了工作平臺；在企業(yè)等基層單位開展檔案管理體系的建設(shè)，具有十分重要的1072．檔案管理體系建設(shè)，有助于將體系內(nèi)的各種要素統(tǒng)籌配置，為企業(yè)管理體制與檔案管理體制之間的協(xié)調(diào)，檔案管理體制與檔案制度標(biāo)準(zhǔn)體系之間的協(xié)調(diào)，檔案制度標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息管理系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作流程之間的協(xié)調(diào)，文件材料形成與檔案管理之間的協(xié)調(diào)，各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則之間的協(xié)調(diào)，以及檔案管理體系自身的改進(jìn)和完善，提出了明確的目標(biāo)和具有操作意義的任務(wù)。2．檔案管理體系建設(shè)，有助于將體系內(nèi)的各種要素統(tǒng)籌配置，為企1083．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案工作精細(xì)化程度的提升，通過將國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)的實(shí)際情況加以結(jié)合，并配以文件材料的清理排查，明確與檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)職責(zé)，制定出具有實(shí)際操作功能的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則，并將其有效地嵌入檔案信息管理系統(tǒng)之中，從而使檔案管理的每一項(xiàng)工作都有明確的要求，都有明確的目標(biāo)，都有明確的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，改變粗放式的管理方式，建成責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)、指引清晰、流程受控、數(shù)據(jù)翔實(shí)、管理科學(xué)、利用高效、運(yùn)行流暢的新型檔案工作模式。3．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案工作精細(xì)化程度的提升，通過1094．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案人員隊(duì)伍的培養(yǎng)，促使檔案人員著眼大局，更新觀念，注重協(xié)調(diào)配合，全面掌握有關(guān)知識和技能，從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理理念中解脫出來，將過去“事依附于人”改造成為“人依附于事”，最終使檔案工作由一個崗位的職責(zé)，改變成為一種科學(xué)的管理體系。4．檔案管理體系的建設(shè)，有助于檔案人員隊(duì)伍的培養(yǎng)，促使檔案人110檔案管理體系的構(gòu)建檔案管理體系的構(gòu)建111一、檔案管理體制的改進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體制一、檔案管理體制的改進(jìn)傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理體制112改進(jìn)之后的企業(yè)檔案管理體制改進(jìn)之后的企業(yè)檔案管理體制113二、檔案工作制度建設(shè)二、檔案工作制度建設(shè)114企業(yè)檔案管理的理念與方法115三、文件生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）、檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容、檔案管理業(yè)務(wù)流程和檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)1．文件材料生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）。文件材料生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)），是企業(yè)數(shù)據(jù)產(chǎn)生和運(yùn)行的基礎(chǔ)，目前已大都納入各自相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)之中。檔案管理體系的建設(shè)主要關(guān)注這些業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）中的文件材料閉合結(jié)點(diǎn)，同時提出其與檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接的要求。三、文件生成業(yè)務(wù)流程（系統(tǒng)）、檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容、檔案管理業(yè)務(wù)1162.檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程。檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，是檔案管理體系建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，一般均在各項(xiàng)檔案管理制度中予以體現(xiàn)，并應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)之中具體運(yùn)行。2.檔案管理業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程。1173.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)是企業(yè)開展檔案管理的計算機(jī)技術(shù)集成平臺，也是目前檔案管理實(shí)踐活動的主要手段和工作環(huán)境。在檔案管理體系建設(shè)過程中，檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)具有綜合性的特點(diǎn)。檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，也要求檔案人員必須解放思想，更新觀念，了解和掌握現(xiàn)代化管理環(huán)境下的檔案工作已由過去注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案實(shí)體管理與檔案信息資源管理兼顧的這種時代特點(diǎn)，勇于探索，切忌固步自封和經(jīng)驗(yàn)主義，加快實(shí)現(xiàn)手工管理向自動化管理的過渡。3.檔案信息管理系統(tǒng)。1184.檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施。檔案人員是檔案管理體系的主體，是控制該體系正常運(yùn)行的核心力量。伴隨著檔案意識的提升和檔案作用的不斷發(fā)揮，檔案人員的從業(yè)條件和任職定位也在不斷調(diào)整和提升。在檔案管理體系的建設(shè)過程中，對檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)不容忽視的內(nèi)容，主要面臨著幾個重點(diǎn)任務(wù)：第一，職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)。第二，更新和提升檔案意識。第三，強(qiáng)化資源管理的理念。

4.檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施。119初始級Initial事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)級Repeatable優(yōu)化級Optimizing已管理級Managed已定義級Defined價值V123451、一般事務(wù)性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無取狀態(tài)明顯。4、無制度，無工作流程1、專門性工作。2、專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標(biāo)準(zhǔn)。3、歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過程管理。3、管理要求納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。人依附于事4、能動服務(wù)1、全過程資源自動配置。2、管理體系可自動創(chuàng)新。3、全方位服務(wù)，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。四、企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評價初始級事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價值型特征C成熟度M一致型持續(xù)型可重復(fù)120文件運(yùn)行過程的控制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化一、文件登記與積累管理制度的建立

開展企業(yè)文件運(yùn)行過程的有效控制，主要是針對企業(yè)各類文件材料在產(chǎn)生和使用過程中兩個關(guān)鍵性責(zé)任者進(jìn)行的，一個是文件材料形成的責(zé)任部門，另一個是文件材料形成的責(zé)任人。在實(shí)際工作中，我們設(shè)計并試行了文件登記和文件積累兩項(xiàng)管理制度（細(xì)則），效果明顯。文件運(yùn)行過程的控制與歸檔標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化一、文件登記與積累管理制度1211、企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對收發(fā)的各類文件材料所進(jìn)行的規(guī)范化記錄活動。這既是各部門一項(xiàng)日常工作內(nèi)容，也是文件、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工作的基礎(chǔ)。

Aab123下行文上行文平行文間接上下行文1、企業(yè)文件材料登記，是指企業(yè)各部門對收發(fā)的各類文件材料所進(jìn)122序號文件名稱來源時間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向時間發(fā)送者備注發(fā)文登記表序號文件名稱來源時間簽收人辦理注釋收文登記表序號文件名稱去向123企業(yè)檔案管理的理念與方法1242、企業(yè)文件材料積累，是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件材料所開展的規(guī)范化留存，此項(xiàng)工作既是各崗位日常工作內(nèi)容，也是保證文件材料高質(zhì)量歸檔的基礎(chǔ)。

員工文件積累袋檔案文件積累:人人有責(zé),時時有活兒,件件登記,年年整理.2、企業(yè)文件材料積累，是指企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成125企業(yè)檔案管理的理念與方法126二、文件材料清理的流程與方法（一）文件材料清理的含義、內(nèi)容和要求企業(yè)文件材料清理，就是將企業(yè)在各項(xiàng)工作中、各個部門(崗位)中產(chǎn)生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據(jù)，以及其他載體或數(shù)字格式的記錄等），進(jìn)行有計劃的排查，并根據(jù)文件材料的有關(guān)特征將其系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息數(shù)據(jù)類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確，為企業(yè)文件材料的歸檔管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

二、文件材料清理的流程與方法（一）文件材料清理的含義、內(nèi)容和127主要工作內(nèi)容和要求是:1.企業(yè)各部門應(yīng)建立文件材料登記制度，積累文件材料形成和流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)記錄，并定期向檔案部門移交文件材料收發(fā)登記簿。2.檔案人員應(yīng)對企業(yè)各部門的工作內(nèi)容、工作職能、主要工作流程進(jìn)行調(diào)研和了解。3.企業(yè)各部門的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)業(yè)務(wù)人員有義務(wù)配合檔案人員的調(diào)查工作，幫助其了解有關(guān)業(yè)務(wù)情況。主要工作內(nèi)容和要求是:1284.檔案人員應(yīng)對收集集中的文件材料登記記錄和調(diào)研獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，在相關(guān)人員的幫助下，掌握各部門所形成和控制的主要業(yè)務(wù)文件類型，理清文件材料的類別和重點(diǎn)，協(xié)調(diào)文件材料歸檔的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)，明確歸檔責(zé)任的承擔(dān)部門，形成企業(yè)文件材料清理匯總表

4.檔案人員應(yīng)對收集集中的文件材料登記記錄和調(diào)研獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)129企業(yè)檔案管理的理念與方法130（二）文件材料清理的工作流程（二）文件材料清理的工作流程131企業(yè)檔案管理的理念與方法132（三）文件材料清理工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作問卷時間：部門：答卷人：項(xiàng)目組成員：（說明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問卷調(diào)查！該問卷是針對企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時應(yīng)寫出具體文件名稱。）1、您的崗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請注明文件來源部門或崗位）3、您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：4、您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請注明文件接收部門或崗位）5、您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對目前企業(yè)文件管理有什么意見？（三）文件材料清理工作中所需要的工具XX有限公司文件清理工作133數(shù)據(jù)運(yùn)動狀況示意圖數(shù)據(jù)運(yùn)動狀況示意圖134總經(jīng)辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來源

去向總經(jīng)理/陳總部門報告

各部門

書刊資料

公司外部

獎狀、證書

工藝配方、圖紙等

重要工作通知

董事會、總經(jīng)理辦公會、生產(chǎn)會議紀(jì)錄

人事任命

工作計劃

外來文件

重要會議通知

總經(jīng)辦文件清理表崗位/答卷人收到的文件辦理的文件發(fā)出的文件來135三、文件材料歸檔范圍表的細(xì)化（一）文件材料歸檔范圍表細(xì)化的要求1.文件材料歸檔范圍應(yīng)具體化，盡量以文件名稱或種類(標(biāo)準(zhǔn)化文件)為單元進(jìn)行著錄，且應(yīng)以文件材料清理結(jié)果為依據(jù)。避免直接套用國家、行業(yè)或其它單位的歸檔范圍表。2.文件材料歸檔范圍表應(yīng)明確標(biāo)注歸檔責(zé)任部門，大型建設(shè)項(xiàng)目因多方參與，可以標(biāo)注歸檔的責(zé)任單位，同時便于各部門參照執(zhí)行的歸檔時間、歸檔份數(shù)和其他相關(guān)說明。三、文件材料歸檔范圍表的細(xì)化（一）文件材料歸檔范圍表細(xì)化的要1363.為方便使用，文件材料歸檔范圍表可以按照歸檔文件的種類分別制訂，也可以以歸檔責(zé)任者為主體，制訂成部門（或參建單位）用表。分表可以直接嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中各有關(guān)部門的工作界面，形成歸檔范圍菜單，供各部門在歸檔時對照使用，同時也便于檔案部門按部門考核其歸檔任務(wù)完成的情況。4.在企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)發(fā)生大規(guī)模調(diào)整或相應(yīng)的職能性質(zhì)發(fā)生改變的時候，文件材料歸檔范圍表應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整的重點(diǎn)為重新確認(rèn)歸檔責(zé)任部門，并將新生文件種類納入歸檔范圍中來，將不再產(chǎn)生的原歸檔文件材料清除掉。3.為方便使用，文件材料歸檔范圍表可以按照歸檔文件的種類分別137（二）文件材料歸檔范圍表的具體樣式1、綜合式歸檔范圍表（二）文件材料歸檔范圍表的具體樣式1382.專門式歸檔范圍表2.專門式歸檔范圍表139

總之，文件材料歸檔范圍表的細(xì)化，就是要將各個項(xiàng)目具體化或量化。這里不僅包括何種文件材料（文件名稱、編號等）屬于歸檔的范圍，還應(yīng)標(biāo)明這種文件材料屬于何類，是何部門（單位）形成的，由何部門（單位）對其負(fù)歸檔的責(zé)任，何時歸檔，歸多少份，歸檔之后的保管期限是什么，甚至還可以標(biāo)注該文件材料的載體特征、使用或辦理的備注說明等內(nèi)容。總之，文件材料歸檔范圍表的細(xì)化，就是要將各個項(xiàng)目具體140

企業(yè)文件材料一旦列入歸檔范圍表，且在實(shí)際工作中確實(shí)產(chǎn)生，則必須歸檔；沒有列入歸檔范圍表的文件材料，則禁止擅自歸檔，如確實(shí)屬于重要文件材料，在制定歸檔范圍表時被遺漏，或者屬于新產(chǎn)生的文件類型，則需要由文件材料所屬部門報送檔案部門，經(jīng)認(rèn)真研究分析之后，再列入歸檔范圍。企業(yè)文件材料一旦列入歸檔范圍表，且在實(shí)際工作中確實(shí)產(chǎn)生141檔案分類與編號方式的改進(jìn)檔案分類在檔案管理體系建設(shè)中具有信息資源整合和檔案實(shí)體管理的雙重作用，同時也是檔案傳統(tǒng)手工管理與計算機(jī)自動化管理重要的業(yè)務(wù)銜接點(diǎn)。檔案管理具有一個非常明確的目的，即企業(yè)所保存的檔案材料，必須能夠真實(shí)地反映出企業(yè)各項(xiàng)活動中具有重要意義的信息內(nèi)容。

檔案分類與編號方式的改進(jìn)檔案分類在檔案管理體系建設(shè)中具有信息142一、檔案分類的方法及其原理分類是人們認(rèn)識事物的一種基本方法。這種方法雖然具有經(jīng)驗(yàn)性的特征，即人們會根據(jù)自己的生命閱歷對周圍的環(huán)境與事物進(jìn)行識別和總結(jié)，但個體單一的經(jīng)驗(yàn)，不足以構(gòu)成高效率的和成熟分類的方法體系，于是便產(chǎn)生了科學(xué)的分類方法。所謂科學(xué)的分類方法，就是采用約定俗成的參照標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的規(guī)則，將對象進(jìn)行有效的區(qū)分和類集，從而構(gòu)成具有特定目的或明確含義的事物關(guān)系體系。

一、檔案分類的方法及其原理分類是人們認(rèn)識事物的一種基本方法。143（一）檔案分類的嚴(yán)整性1、分類對象的整體性。首先，企業(yè)檔案本身就具有整體性特點(diǎn)。從總體上來說，企業(yè)檔案是有別于機(jī)關(guān)檔案、軍隊(duì)檔案、學(xué)校檔案等其他檔案的一個門類，是反應(yīng)一個企業(yè)各項(xiàng)活動歷史面貌的整體性和關(guān)聯(lián)性的重要信息記錄。以往有不少企業(yè)在進(jìn)行檔案分類時，是將文書檔案、科技檔案、特殊載體檔案等區(qū)分開來，分別規(guī)定其各自的分類方案和分類表，相互之間沒有關(guān)聯(lián)性。

（一）檔案分類的嚴(yán)整性144其次，檔案分類的結(jié)果應(yīng)具備整體性特征。從檔案工作的基本目的來看，企業(yè)所保存的檔案應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動的歷史面貌，并能夠?qū)⒏黝悮w檔文件材料之間的信息關(guān)聯(lián)性充分展示出來，形成一個具有有機(jī)聯(lián)系的資源整體。因此，檔案分類的結(jié)果，面臨兩個既有聯(lián)系又有區(qū)別的任務(wù)，一是維護(hù)歷史的真實(shí)性，從這個意義上來說，檔案分類應(yīng)當(dāng)尊重檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，并在檔案整理和保存過程中用特定的方法加以固化；二是便于對檔案信息資源進(jìn)行有效地開發(fā)和利用，這就需要提供多個觀察角度去揭示和關(guān)聯(lián)檔案材料之間的信息聯(lián)系，并能利用檔案信息管理系統(tǒng)的智能性特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)地識別和組配。

其次，檔案分類的結(jié)果應(yīng)具備整體性特征。從檔案工作的基本目的來145過去在手工管理模式中（尤其是在檔案館中），針對檔案形成狀態(tài)完整性的檔案實(shí)體分類方法與針對檔案內(nèi)容配置和開發(fā)利用的檔案信息分類方法，是在“歷史主義”和“邏輯主義”兩種不同方法論的指導(dǎo)下分別設(shè)計和應(yīng)用的。但是在今天的基層企業(yè)，檔案的留存與檔案信息的高效率利用具有不可分割性，尤其是檔案信息管理系統(tǒng)的全面運(yùn)用，要求在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)檔案分類方法的設(shè)計中，必須兼顧這兩個任務(wù)所提出的不同要求，形成整體化的資源管理與資源整合子系統(tǒng)，既要指導(dǎo)檔案實(shí)體的管理，又要指導(dǎo)檔案信息的開發(fā)利用。這對于目前的檔案分類而言，無疑是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。

過去在手工管理模式中（尤其是在檔案館中），針對檔案形成狀態(tài)完1462.檔案分類邏輯規(guī)則的嚴(yán)肅性。在一個整體化的管理體系中，針對同一門類的檔案對象，檔案分類的規(guī)則也必須是統(tǒng)一的。這種統(tǒng)一性體現(xiàn)在類列和類系的關(guān)系要求上。類列是指在不同分類層次上具有平行關(guān)系的類與類之間所構(gòu)成的體系，其規(guī)則是各類之間不能互相交叉；類系是指某一大類從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類的系統(tǒng)，其分類規(guī)則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。2.檔案分類邏輯規(guī)則的嚴(yán)肅性。147企業(yè)檔案管理的理念與方法148（二）檔案分類方法的客觀性和綜合性

選擇檔案分類方法，其實(shí)就是選擇檔案的區(qū)分和類集的參照標(biāo)準(zhǔn)。檔案產(chǎn)生于企業(yè)的各項(xiàng)活動之中，而企業(yè)活動本身具有固定的規(guī)律、特征和屬性，從檔案要反映和維護(hù)企業(yè)歷史面貌的角度出發(fā)，這些要素就成為我們進(jìn)行檔案分類的主要標(biāo)準(zhǔn)來源。

（二）檔案分類方法的客觀性和綜合性選擇檔案分類方法，其實(shí)就1491.檔案分類方法的客觀性。一般來說，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)是客觀存在的，因而檔案分類的方法應(yīng)體現(xiàn)出這種客觀性。分類方法的客觀性要求我們應(yīng)了解企業(yè)各項(xiàng)活動組織實(shí)施的特點(diǎn)，據(jù)此可以歸納出對象法和特征法兩類分類方法。1.檔案分類方法的客觀性。1502.檔案分類方法的綜合性。企業(yè)活動的多樣性和復(fù)雜性，使得檔案分類一般不可能僅停留在一個層次上，而是根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行多層次的類別劃分。因此，我們不能選用一種分類方法對某種檔案進(jìn)行徹底的分類，當(dāng)分類層次遞進(jìn)時，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換分類方法，才能達(dá)到解析檔案成份，識別檔案內(nèi)容，形成條理化資源體系的目的。這就要求我們在實(shí)際工作中綜合運(yùn)用各種分類方法。2.檔案分類方法的綜合性。151就目前檔案分類的國家標(biāo)準(zhǔn)和具體操作情況來看，一般是先采用反映企業(yè)活動屬性的職能性質(zhì)分類法，將檔案劃分為行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)（或項(xiàng)目）管理檔案、黨群管理檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)（或工程項(xiàng)目建設(shè)）檔案、技術(shù)研發(fā)（科研）檔案、設(shè)備儀器檔案、基本建設(shè)檔案、會計業(yè)務(wù)檔案和人力資源管理（職工管理）檔案等一級類目，然后再根據(jù)每種檔案的實(shí)際情況，用不同的分類方法，進(jìn)行二級類目及其以下屬類目的劃分。就目前檔案分類的國家標(biāo)準(zhǔn)和具體操作情況來看，一般是先采用反映152（三）檔案分類體系的包容性和歷史性1.檔案分類體系的包容性，是指企業(yè)設(shè)計規(guī)劃的檔案分類方案，能夠?qū)⑵髽I(yè)范圍內(nèi)形成的全部檔案包含在內(nèi)，即每一份歸檔的文件材料均可以在該體系中找到自己的位置，合理歸類；同時，該體系還應(yīng)該留出一定的寬容度，以接納在企業(yè)活動中產(chǎn)生的新類文件材料。

（三）檔案分類體系的包容性和歷史性1.檔案分類體系的包容性，1532.檔案分類體系的歷史性，是指檔案分類方案一旦發(fā)布執(zhí)行，就應(yīng)當(dāng)保持其相對的穩(wěn)定，不可輕易更換；同時，如果必須更新檔案分類方案，也應(yīng)當(dāng)規(guī)定新方案僅適用于指定時間之后所產(chǎn)生的歸檔文件材料，之前入庫的檔案仍使用過去的分類方案，用新不棄舊。2.檔案分類體系的歷史性，是指檔案分類方案一旦發(fā)布執(zhí)行，就應(yīng)154（四）檔案分類方案、檔案分類表及檔案編號的科學(xué)性與智能性檔案分類方案是檔案分類的指導(dǎo)性文件；檔案分類表是檔案分類的結(jié)果；檔案編號是建立在檔案分類標(biāo)識基礎(chǔ)之上的入庫檔案的身份代碼。（四）檔案分類方案、檔案分類表及檔案編號的科學(xué)性與智能性檔案155這三者之間具有密切的邏輯關(guān)聯(lián)：檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與檔案編號的工具，反映了檔案分類的基本認(rèn)識方法和操作要求，同時也是衡量檔案分類科學(xué)性和合理性的重要標(biāo)準(zhǔn)；檔案分類表要將檔案分類的結(jié)果通過表格方式固化下來，并需要嵌入檔案信息管理系統(tǒng)強(qiáng)制執(zhí)行，其排列方式和代碼設(shè)置表現(xiàn)出各種檔案的分類層次和邏輯關(guān)系，是檔案管理體系的重要業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；檔案編號具有揭示檔案材料的形成特征、管理特征和排列順序的功能，其號段的設(shè)計和相關(guān)代碼的填寫，也應(yīng)嵌入檔案信息管理系統(tǒng)中，伴隨著檔案材料在不同階段的登記整理流程，自動提示或自動給號，最終形成檔案資源識別和檢索的重要線索。這三者之間具有密切的邏輯關(guān)聯(lián)：檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與檔156過去在手工管理模式下，這些工作均由檔案人員手工填寫或操作，在檔案信息管理系統(tǒng)普遍使用的今天，我們必須充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的智能性，使其逐步實(shí)現(xiàn)半自動化或全自動化。這就需要我們在檔案管理體系的建設(shè)中突破手工管理經(jīng)驗(yàn)的束縛和局限，掌握檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)，通盤考量，精細(xì)設(shè)計，從而徹底改變手工管理與計算機(jī)管理兩層皮的現(xiàn)狀，使其走向統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。

過去在手工管理模式下，這些工作均由檔案人員手工填寫或操作，在157二、檔案分類方案制定檔案分類方案的制定是檔案分類的重要步驟，同時也是分類工作的主要內(nèi)容。一些企業(yè)制定了檔案分類表，卻沒有分類方案，這種情況說明這些企業(yè)的檔案人員對于檔案分類的作用和原理尚未完全理解和掌握，并容易導(dǎo)致檔案分類的結(jié)果出現(xiàn)錯誤，從而使檔案分類工作流于形式。二、檔案分類方案制定檔案分類方案的制定是檔案分類的重要步驟，158描述檔案分類方法的規(guī)范語句格式為：按照XX，將XX，劃分為XX。如：“按照企業(yè)活動的職能性質(zhì)，將企業(yè)的全部檔案，劃分為經(jīng)營管理類檔案、生產(chǎn)管理類檔案、行政管理類檔案、黨群管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)類檔案、基本建設(shè)類檔案、設(shè)備儀器類檔案、會計業(yè)務(wù)類檔案和人力資源類檔案?！泵枋鰴n案分類方法的規(guī)范語句格式為：159在具體運(yùn)用時，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，即“按照XX”，不能出現(xiàn)兩種以上的標(biāo)準(zhǔn)，由此確保在本層級分類中分類標(biāo)準(zhǔn)的唯一性，從而達(dá)到對分類對象清晰地區(qū)分與類集的目的。在具體運(yùn)用時，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，即“按照XX”，不能出現(xiàn)兩種以160三、分類標(biāo)識與檔案編號（一）檔案分類標(biāo)識檔案分類標(biāo)識，又稱類號，是反應(yīng)和固化檔案分類層級與結(jié)果的代碼，一般由單純的代字或代碼組成，或由代字結(jié)合代碼混合組成，各分類層級標(biāo)識號之間用實(shí)點(diǎn)“·”隔開。在檔案分類方案中，檔案類號的設(shè)計應(yīng)參照或借用企業(yè)所在行業(yè)的業(yè)務(wù)分類編號方法，準(zhǔn)確反映檔案中的業(yè)務(wù)信息或?qū)I(yè)技術(shù)信息。在集團(tuán)性企業(yè)中，如果企業(yè)集團(tuán)設(shè)立了檔案館，并負(fù)責(zé)接收下屬企業(yè)單位的檔案進(jìn)館，則應(yīng)設(shè)置全宗號或機(jī)構(gòu)代碼。三、分類標(biāo)識與檔案編號（一）檔案分類標(biāo)識16101●0202●3級類目2級類目1級類目1.純粹代碼式01●0202●3級類目2級類目1級類目1.純粹代碼式1622.代字、代碼混合式06●X2010●二級類目一級類目三級類目2.代字、代碼混合式06●X2010●二級類目一級類目三級類163（二）檔案號檔案號（檔號）是識別歸檔文件材料保管單元的一組代碼，一般建立在檔案類號的基礎(chǔ)之上，檔案號由多個號段組成，各號段之間用短橫杠“-”隔開。（二）檔案號164根據(jù)檔案號具有揭示檔案材料保管單元的形成特征、管理特征和排列順序等功能特點(diǎn)，結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)智能化管理技術(shù)的需要，我們應(yīng)該對傳統(tǒng)的檔案號編制方法進(jìn)行必要的改造。根據(jù)檔案號具有揭示檔案材料保管單元的形成特征、管理特征和排列165在以往檔案號的編制方法中，各種檔案號的標(biāo)識方式是在手工管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上分別設(shè)計和體現(xiàn)的。如企業(yè)文書檔案號一般采用“全宗號-年號-件號-盒號-保管期限-頁數(shù)”的號段組合方式標(biāo)識，這種編號方式是從機(jī)關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)中借鑒過來的，且?guī)в忻黠@的檔案館管理檔案的特征，因?yàn)闄C(jī)關(guān)的組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，且收發(fā)文件只有一個進(jìn)出口，便于按照機(jī)構(gòu)、年度這種特征管理歸檔文件。但是，企業(yè)的下屬機(jī)構(gòu)或部門變動較為頻繁，文件類型多樣，除了有正式收發(fā)文件出入口之外，企業(yè)還存在著多個文件信息的產(chǎn)生或傳遞的渠道，因此，簡單地照搬上述檔案號的編制方式就不太符合企業(yè)各種管理類歸檔文件編碼標(biāo)識的特點(diǎn)。在以往檔案號的編制方法中，各種檔案號的標(biāo)識方式是在手工管理經(jīng)166又比如企業(yè)科技檔案號一般采用“分類號—保管單元排列順序號”的號段組合方式標(biāo)識，這種編號方法也是將企業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)類歸檔文件材料作為一個獨(dú)立的管理對象設(shè)計編碼規(guī)則的，里面缺少對歸檔文件材料某些形成特征和管理特征的揭示和反映。又比如企業(yè)科技檔案號一般采用167再比如企業(yè)照片檔案號一般采用