中職升學(xué)資料-應(yīng)用寫作

一、應(yīng)用文的特點應(yīng)用文有文體的功用性、格式的固定性、內(nèi)容的真實性和對象的明確性四個特點。1.文體的功用性應(yīng)用文文體的功用性是指應(yīng)用文無論在處理公共事務(wù)還是私人事務(wù)中，都具有實際應(yīng)用的價值。“功用”是應(yīng)用文最重要的特點，功用性是判斷應(yīng)用文好壞的價值尺度，也是應(yīng)用文區(qū)別于其他文種的標(biāo)志。2.格式的固定性在長期寫作和使用應(yīng)用文過程中，形成了比較固定的應(yīng)用文寫作格式和習(xí)慣用法，以便于寫作、閱讀和處理問題。應(yīng)用文格式的固定性就體現(xiàn)在法定格式和習(xí)慣用法上。法定格式是由黨和國家有關(guān)部門統(tǒng)一規(guī)定的某些文體的格式，作為標(biāo)準(zhǔn)正式頒發(fā)，讓大家共同遵守；習(xí)慣用法并不是行政機(jī)關(guān)規(guī)定的，而是大家習(xí)慣使用、約定俗成的格式。3.內(nèi)容的真實性內(nèi)容的真實性是指應(yīng)用文的內(nèi)容真實確鑿、實事求是。應(yīng)用文是管理工作的工具，要為解決現(xiàn)實問題、指導(dǎo)實際工作服務(wù)，因而它完全排斥文學(xué)寫作的虛構(gòu)和杜撰，文中所寫的數(shù)據(jù)、材料、地點、人物等要真實、準(zhǔn)確；所發(fā)布、傳達(dá)的上級指示精神要確切，不能有任何藝術(shù)加工。4.對象的明確性應(yīng)用文的讀者不像文學(xué)作品的讀者那樣廣泛，閱讀對象大都明確具體，適合某一群體。無論是行政公文中的“請示”“通知”，還是法律文書中的“起訴狀”“上訴狀”，都有明確的讀者對象，即使是“演講稿”等，也是直接面對特定聽眾的。二、應(yīng)用文的構(gòu)成要素應(yīng)用文的表達(dá)方式等。1.應(yīng)用文的主題應(yīng)用文的主題是一篇應(yīng)用文的核心，是作者通過文章內(nèi)容所反映出來的基本思想、方法策略、意見建議，體現(xiàn)著應(yīng)用文的寫作目的。2.應(yīng)用文的材料應(yīng)用文的材料指作者為了撰寫應(yīng)用文而收集或積累的能夠表現(xiàn)文章主題的事實或論據(jù)。3.應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)是指應(yīng)用文內(nèi)部的組織構(gòu)造，也就是安排材料、謀篇布局的方式。結(jié)構(gòu)是應(yīng)用文的骨架，有了嚴(yán)密的結(jié)構(gòu)，才能形成一篇完整的應(yīng)用文。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)與一般文章一樣，包括開頭和結(jié)尾、段落和層次、過渡和照應(yīng)。（1）開頭和結(jié)尾應(yīng)用文寫作一般采用概述式、目的式、根據(jù)式、說明式或提問式等開頭方式，采用總結(jié)式、號召式、說明式或慣用語、慣用格式等結(jié)尾方式收束全篇。（2）段落和層次段落指自然段，即應(yīng)用文中能夠表達(dá)一個完整意思而又相對獨立的基本構(gòu)成單位，是在行文中自然形成的分隔、停頓。應(yīng)用文寫作過程中，既要確保每個段落能相對完整地表達(dá)出一個中心意思，具備完整性與單一性，又要注意段與段之間的邏輯聯(lián)系，使文章層次鮮明。層次是文章思想內(nèi)容的表現(xiàn)次序，反映作者的思維過程。作者可以采用小標(biāo)題、數(shù)量詞、順序詞或詞組等表述方法進(jìn)行分層標(biāo)識。這些層次通常以事件的時間地點、邏輯發(fā)展、總分、縱橫等方式來安排。（3）過渡和照應(yīng)過渡是指應(yīng)用文的上下文之間的銜接、轉(zhuǎn)換。過渡的方式，主要是用過渡段、過渡句和關(guān)聯(lián)詞語，如“綜上所述”“總之”“所以”“因此”等。照應(yīng)是指文章前后內(nèi)容的關(guān)照、呼應(yīng)。一般有首尾照應(yīng)、前后照應(yīng)、題文照應(yīng)等。4.應(yīng)用文的語言應(yīng)用文的語言具有準(zhǔn)確、簡明、質(zhì)樸和莊重四個特點：（1）準(zhǔn)確要做到語言準(zhǔn)確，作者應(yīng)做到：選用最恰當(dāng)?shù)脑~語，表達(dá)最確切的含義；辨別詞義，根據(jù)表達(dá)需要選擇表示感情色彩、范圍和程度的詞語；造句合乎語法規(guī)范，注意結(jié)構(gòu)完整，避免出現(xiàn)成分殘缺、搭配不當(dāng)?shù)日Z病現(xiàn)象；語言表達(dá)合乎邏輯，恰當(dāng)?shù)皿w。（2）簡明簡明就是語言表達(dá)簡潔明了，簡短扼要。作者應(yīng)根據(jù)表達(dá)需要，選擇意義通俗、明了的詞語，多使用習(xí)慣用語及經(jīng)常使用的縮略語，杜絕啰嗦重復(fù)或可有可無的表達(dá)。（3）質(zhì)樸質(zhì)樸就是用樸素的語言，真實、自然、貼切地表達(dá)出深刻、充實的內(nèi)容。應(yīng)用文語言不同于文學(xué)語言，不必運用描寫、抒情的表現(xiàn)手法，不必曲折，設(shè)置波瀾，更不要刻意追求華麗的辭藻。應(yīng)用文寫作應(yīng)以達(dá)意為主，用平實的語言實事求是地敘述過程，恰當(dāng)?shù)卣f明事物，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)仃U明道理。（4）莊重應(yīng)用文寫作不宜使用文學(xué)語言，也不宜使用口語、方言、不規(guī)范的詞語，要使用應(yīng)用文專門用語。此外，多用陳述句和祈使句，少用或不用感嘆句和疑問句。5.應(yīng)用文的表達(dá)方式（1）記敘記敘是以記述人物或事件的發(fā)展過程、變化過程來表達(dá)思想的一種表達(dá)方式。在撰寫應(yīng)用文的過程中，撰寫者常用的敘述種類有順敘、倒敘和夾敘夾議等。（2）說明說明就是簡明扼要地把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功能等解說清楚，把人物的經(jīng)歷、特點等表述明白的一種表達(dá)方式。說明在應(yīng)用文寫作中有著廣泛的用途，常用的說明方法有定義說明、分類說明、舉例說明、比較說明、數(shù)字說明、引用說明、圖表說明，等等。（3）議論議論就是說理和評判，是作者通過事實材料及邏輯推理來明辨是非、闡發(fā)道理、表明見解的一種表達(dá)方法。一般來說，議論是由論點、論據(jù)和論證三個要素構(gòu)成。論點就是作者的觀點，論據(jù)就是支持作者觀點的理由和依據(jù)，論證就是運用論據(jù)證明論點的過程。論證方法有歸納法、例證法、引證法、類比法、反證法、喻證法、對比法、歸謬法、因果法等。具體文種的寫作一．條據(jù)釋義：條據(jù)是人們在工作和生活中用來處理臨時性事務(wù)，寫給對方作為憑據(jù)或起到說明作用的專用文書。根據(jù)內(nèi)容和功用的不同，條據(jù)分為說明性條據(jù)和證明性條據(jù)。通常把說明性條據(jù)稱為便條，把證明性條據(jù)稱為單據(jù)。便條有請假條、留言條等；單據(jù)有借條、收條、欠條、領(lǐng)條等。1.請假條請假條是因事或因病不能出勤，向單位、組織或領(lǐng)導(dǎo)請求給予假期的便條。請假條的寫作格式與一般書信大體一致，通常由以下幾個部分組成：（1）標(biāo)題。居中書寫“請假條”即可。（2）稱呼。另起一行，頂格書寫收條人的姓名或稱謂，后加冒號。（3）正文。另起一段空兩格書寫，直接寫明請假的原因、起止時間，結(jié)尾處寫上表示禮貌的用語——“懇請批準(zhǔn)”或“請予以批準(zhǔn)”。（4）署名和日期。署名寫在正文的右下方，另起行在署名的下面寫上日期。寫請假條時要注意，請假的理由必須充分，要符合有關(guān)的規(guī)章制度，有些請假條還須經(jīng)過有關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)才能生效。2.留言條留言條是訪問某人未遇時寫下的便條；有時替別人接了電話，將電話內(nèi)容記下來轉(zhuǎn)告也叫留言條。從廣義上說，凡因故不能面談而將有關(guān)事項簡要地寫下來告知對方的便條都是留言條。留言條的寫作格式及要求跟請假條大體一致，但一般不用標(biāo)題。其中署名可以是全名，也可以是小名或外號等，但必須讓對方明確知道是誰。3.借條借條是單位或個人借到錢、物時寫給出借方作為憑證的一種條據(jù)。它是一種非常重要的、有法律效應(yīng)的應(yīng)用文。（1）借條的格式。①標(biāo)題。一般居中書寫“借條”（例文一）；也可用正文內(nèi)容的前三個字（即“今借到”）作為標(biāo)題，但這類標(biāo)題的正文要頂格寫（例文二）。②正文。要寫清所借錢物的數(shù)量、品種、規(guī)格以及何時歸還等。正文寫完后可接著寫上“特立此據(jù)”；也可另起一行空兩格，寫上“此據(jù)”字樣（后面不加標(biāo)點符號）。③署名。寫借者本人的姓名；如是單位借用，則分別寫上單位名稱和經(jīng)手人姓名，必要時還須加蓋公章或按指印。④日期。寫在署名下，年、月、日要寫全。3.借條借條是單位或個人借到錢、物時寫給出借方作為憑證的一種條據(jù)。它是一種非常重要的、有法律效應(yīng)的應(yīng)用文。（2）寫作借條時應(yīng)注意的事項。①借條應(yīng)短小精悍，語言簡潔明了。②文面干凈，不許涂改。若有涂改，需出據(jù)方在改動處加蓋印章或手印。③借方在寫好條據(jù)后須清點所借錢物的數(shù)量，以防不必要的麻煩。④在錢物歸還后，應(yīng)將借條收回或當(dāng)面銷毀。⑤以單位名義借出的，要寫上經(jīng)手人姓名，并加蓋公章。⑥錢物數(shù)字須漢字大寫。4.欠條欠條是欠物、欠款的個人或單位寫給對方作為約期歸還的一種憑據(jù)。欠條的寫作有兩種情況：一是已歸還或繳交給對方部分錢、物，尚欠一定數(shù)量的錢、物，所以寫下欠條；二是立據(jù)人過去曾借對方的錢、物，由于某種原因，一直未能歸還，當(dāng)時也未寫下任何憑據(jù)，因此補(bǔ)寫欠條，作為憑證。欠條的寫作格式及要求與借條相同。5.收條收條是單位或個人收到錢、物時寫給對方作為今后查對的一種條據(jù)。其寫作格式及要求與借條相同。6.領(lǐng)條領(lǐng)條是單位或個人領(lǐng)取錢、物時寫給對方作為憑證的一種條據(jù)。領(lǐng)條的寫作格式及要求與借條、收條相同。啟事釋義：“啟事”中的“啟”含有“陳述”之意，“事”即“事情”。啟事，就是公開陳述事情。單位或個人通過一定的傳播途徑，將需要向公眾說明或請求予以支持并協(xié)助辦理的事情簡要寫出，這樣的實用文書就是啟事。啟事可以張貼在允許張貼的公共場所，也可刊登在報紙雜志上，或由電臺、電視臺播出。1.啟事的種類按寫作啟事的目的分，啟事有十多種，重要的有以下幾種：（1）尋找類。寫啟事的目的是尋找遺失的物品或走失的親人。如尋物啟事、尋人啟事等。尋物啟事一般張貼在物品（可能）丟失的地點，或撿拾者可能出現(xiàn)的住處和路口。尋人啟事的受文對象可能是被尋人自己，也可以是其他知情人。（2）招領(lǐng)類。因發(fā)現(xiàn)他人遺失的物品或發(fā)現(xiàn)他人走失的親人而寫的啟事。寫啟事的目的是希望物歸原主或走失人回到親人身邊。（3）征求類。寫啟事的目的是征收到某種物品或征求到某種人員。如征稿啟事、征物啟事、招聘啟事、征婚啟事等。（4）聚會類。寫這類啟事的目的是邀集親友、校友、會友、社會同仁集會到一起共同舉行某種活動。如校慶啟事、廠慶啟事、婚禮啟事、祝壽啟事等。2.啟事的寫作格式（1）標(biāo)題。中間寫“××啟事”，如“尋物啟事”，或者去掉“啟事”二字，單寫事物目的亦可，如“尋公文包”，但單寫“啟事”不是很妥當(dāng)，因為別人從題目中得到的信息太少，不太會引起注意。（2）正文。直接寫正文，不必像寫信一樣寫出收文對象，因為啟事屬周知性告示，沒有明確的收文對象。正文一般不分段落。（3）結(jié)束語。后面不寫祝頌語。可寫“謹(jǐn)此啟事”四字，亦可不寫。（4）落款。個人寫“啟事人：×××”，單位直接寫單位名稱；再加上寫作時間。3.啟事寫作的注意事項（1）尋物啟事、尋人啟事要把相關(guān)人或物的特征寫明。這是便于別人鑒別和驗證，防止領(lǐng)取時出錯。要著重寫外在的、大家很容易注意到的特征，如寫什么顏色的包比寫什么皮質(zhì)的包更有效。（2）招領(lǐng)啟事寫物品特征要有所保留。招領(lǐng)啟事中寫物品特征既不能太籠統(tǒng)，也不能太詳細(xì)。太籠統(tǒng)了丟失物品人就難以判斷，太詳細(xì)了容易被人冒領(lǐng)。但是，如果物品中有足以鑒別的物品，如證件，則可詳細(xì)寫招領(lǐng)物品了。（3）征招類啟事要注意宣傳鼓動。這類啟事不能滿足于說清事情，還要通過述說事件的意義等追求一種勸說效果。（4）請求類啟事要注意禮節(jié)。既然要請求別人協(xié)作，那就必須禮貌待人，否則達(dá)不到寫啟事的目的。通知釋義：通知是適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，一般為下行文或平行文。1.通知的格式通知的格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款四部分。（1）標(biāo)題。一般標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成，有的通知標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。根據(jù)通知的不同內(nèi)容，在標(biāo)題中應(yīng)分別注明“批轉(zhuǎn)”“轉(zhuǎn)發(fā)”“發(fā)布”等字樣。如果事情重要或緊急，也可寫“重要通知”或“緊急通知”，以引起注意。（2）主送機(jī)關(guān)。所有通知都必須有主送機(jī)關(guān)，即必須指定此通知的承辦執(zhí)行和應(yīng)當(dāng)知曉的主要受文機(jī)關(guān)。這些機(jī)關(guān)一般為直屬下級機(jī)關(guān)或需要了解通知內(nèi)容的不相隸屬的單位。通知的格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款四部分。（3）正文。另起一行空兩格寫正文。正文一般包括通知的緣由和目的、通知事項、執(zhí)行要求三部分。通知的緣由和目的是通知正文的前言，要交代清楚為什么制發(fā)該通知，一般應(yīng)簡潔明了；通知事項要明確具體；執(zhí)行要求要寫清具體要求和做法。（4）落款。落款寫在正文右下方，包括署名和日期。先寫發(fā)布通知的單位名稱，并在發(fā)布通知的單位名稱之下，寫全發(fā)布通知的年、月、日。2.通知寫作注意事項（1）內(nèi)容明確具體，忌模糊不清。（2）語言簡明得體，忌重復(fù)贅言。（3）選對發(fā)文對象，忌超越權(quán)限。（4）適用范圍廣泛，忌隨意使用。四．計劃含義：計劃是預(yù)先對一定時期的工作寫出打算和安排的一種事務(wù)類應(yīng)用文。計劃是一個統(tǒng)稱，常見的規(guī)劃、方案、設(shè)想、打算、意見、安排、要點等都包括在計劃的范疇之內(nèi)。它們的性質(zhì)大體相同，但適用范圍各有不同。1.計劃的構(gòu)成及寫法計劃寫作的基本思路是：為什么計劃，做什么，怎樣做，什么時間完成。一般來說，日常工作中的計劃包括標(biāo)題、正文、落款三個部分。（1）標(biāo)題。在第一行居中書寫。標(biāo)題由單位名稱（或個人）、時間、內(nèi)容和文種構(gòu)成。寫作時標(biāo)題可用完全式也可用省略式，但不能省略文種。例如：“××市工業(yè)學(xué)校2020年工作計劃”“2020年財務(wù)收支計劃”“招生工作計劃”。（2）正文。這是計劃的主體部分，通常包括以下內(nèi)容：①前言，主要是說明制訂計劃的依據(jù)、目的及有關(guān)背景。②目標(biāo)和任務(wù)，即“做什么”，要求提出明確的目標(biāo)、主要任務(wù)和重要指標(biāo)。③步驟和措施，即“怎么做"，要求具體說明開展工作的步驟（包括工作程序和時間安排以及要求等）和保證目標(biāo)的實現(xiàn)擬采取的措施。目標(biāo)、步驟、措施是計劃內(nèi)容的三要素，目標(biāo)任務(wù)明確，步驟安排合理，措施辦法得當(dāng)，才便于執(zhí)行。（3）落款。說明計劃的制訂者和制訂計劃的日期。如果標(biāo)題已寫明制訂單位名稱，那么署名也可省略。單位計劃如需呈送上級機(jī)關(guān)，一般要加蓋公章。2.制訂計劃的基本要求（1）要符合政策。制訂計劃必須以黨和國家的有關(guān)方針、政策為指導(dǎo)，全面貫徹上級指示精神，把這些政策和精神落實到計劃的具體內(nèi)容中，這樣才能確保計劃的正確性。計劃通常都在前言中明確寫出制訂計劃的指導(dǎo)思想和依據(jù)。（2）要從實際出發(fā)。把全局需要同本單位的實際情況結(jié)合起來，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，以科學(xué)的態(tài)度分析本部門的實際情況，充分考慮有利的因素和存在的困難，合理制定目標(biāo)，做到實事求是，量力而行。（3）要具體明確。計劃規(guī)定的任務(wù)一定要重點突出，具體明確，有主有次；同時要有明確的要求，要規(guī)定清楚數(shù)量、質(zhì)量、工作步驟和時間進(jìn)度，決不能模棱兩可，責(zé)任不清，要求不明。要針對任務(wù)提出具體措施，提出實施計劃的具體辦法和力量部署，保證計劃完成，便于執(zhí)行、督促和檢查。（4）要留有余地。這是為了在計劃實施過程中，當(dāng)情況發(fā)生變化時，計劃內(nèi)容可以靈活而適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，使計劃能順利完成?？偨Y(jié)含義：總結(jié)是對過去一定時期內(nèi)的工作、學(xué)習(xí)或思想情況進(jìn)行回顧、分析，并做出客觀評價和指導(dǎo)性結(jié)論的一種應(yīng)用文。通過總結(jié)，對上級可以匯報情況，求得指導(dǎo)；對下級可以肯定成績，指明問題；對個人則可以找到經(jīng)驗教訓(xùn)，以便做好今后的工作。1.總結(jié)的寫作格式總結(jié)一般由標(biāo)題、正文和落款三部分構(gòu)成：（1）標(biāo)題。標(biāo)題有三種寫法：①公文式寫法。一般包括單位名稱、時間、內(nèi)容和文種等要素。②概括式寫法。直接寫明總結(jié)的中心內(nèi)容。③新聞式寫法。先用一個生動形象的正標(biāo)題，然后加副標(biāo)題點明內(nèi)容。（2）正文。正文一般分為前言、主體和結(jié)語三個層次。①前言。概括說明學(xué)習(xí)、工作或生活的基本情況，給人以總體印象。②主體。具體介紹取得的主要成績、經(jīng)驗及其原因。這是總結(jié)的重點，要對事實材料進(jìn)行分析，從理論上總結(jié)出一些帶規(guī)律性的東西?？闪谐蓷l目寫，也可以分成若干小標(biāo)題逐個闡述。在表達(dá)上以議論為主，夾以敘述，但不要只空泛議論，觀點和材料要統(tǒng)一。③結(jié)語。一般指出存在的問題，提出今后的改進(jìn)意見和努力方向等。（3）落款。落款包括署名和日期。如已寫在標(biāo)題內(nèi)或標(biāo)題下，文后就不需要再寫了。如果是單位總結(jié)，一般要加蓋公章。2.寫總結(jié)的一般要求（1）情況要實，思想要新。要大量占有材料，并對材料進(jìn)行整理、分析，要善于概括出帶規(guī)律性的東西，寫出解決新問題的新經(jīng)驗，并上升到理論層面。（2）實事求是，一分為二?？磫栴}要全面，評價要實事求是，有多少成績寫多少成績，有什么問題寫什么問題，不夸大成績，不掩飾問題，反對絕對化，避免片面性。（3）條理清楚，用詞準(zhǔn)確。要分清部分、層次，每部分可再分條，但層次條目不宜太多。用詞要準(zhǔn)確、簡明、平實，不用“大體上、差不多、可能是、一般說”等含糊的語言，也不用渲染性的描寫和抒情。說明書釋義：說明書又稱產(chǎn)品說明書，是對產(chǎn)品的性能、規(guī)格、用途、保存和使用方法及注意事項等進(jìn)行說明的實用性文書，旨在使人們能夠順利、合理、有效地使用物品，往往還是生產(chǎn)單位擴(kuò)大銷售、推銷產(chǎn)品的一種重要宣傳工具。1.說明書的格式說明書因產(chǎn)品種類、用途不同，寫法也各異。就其結(jié)構(gòu)而言，產(chǎn)品說明書一般包括標(biāo)題、正文和署名等部分。（1）標(biāo)題。產(chǎn)品說明書的標(biāo)題一般用“產(chǎn)品名稱＋‘說明書’/‘說明’/‘介紹’”的形式。如果產(chǎn)品屬于國家有關(guān)部門批準(zhǔn)許可生產(chǎn)的，還需要將批準(zhǔn)部門的名稱（簡稱）、文號、專利證號等寫在標(biāo)題的上方或下方。（2）正文。正文是產(chǎn)品說明書的主要部分，寫作形式有條款式、短文式和復(fù)合式。正文中一般要包括設(shè)計目的、原料配方、技術(shù)要求、工藝造型、性能特點、效率、用途、注意事項及出廠價格等內(nèi)容。具體行文常因產(chǎn)品的性能或價格而詳略有別。①條款式。條款式即采用分條逐項的說明方式。其優(yōu)點是內(nèi)容具體、層次分明、條目清楚。條款式通常用于介紹比較簡單的產(chǎn)品。②短文式。短文式即采用概述的方式對產(chǎn)品進(jìn)行介紹和說明。其優(yōu)點是內(nèi)容完整、意思連貫。③復(fù)合式。復(fù)合式即綜合使用條款和短文的形式進(jìn)行說明。其優(yōu)點是能把事物說得比較清楚、周密，既能給人一個總的印象，又能讓人了解具體項目內(nèi)容。（3）署名。在正文結(jié)束后，應(yīng)在正文右下方寫上產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、定點經(jīng)銷及售后服務(wù)等相關(guān)單位的名稱、地址及聯(lián)系方式等。某些結(jié)構(gòu)復(fù)雜、需要向使用者詳細(xì)介紹的產(chǎn)品，往往要將說明書編成小冊子，包括封面、標(biāo)題、目錄、概述、正文、封底等，如某些軟件說明書，分章分節(jié)地指導(dǎo)消費者使用。2.說明書寫作中應(yīng)注意的問題說明書的寫作，要求格式正規(guī)，內(nèi)容明了，語言準(zhǔn)確，不能讓讀者看過以后有似懂非懂的感覺。說明書寫作過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，需要寫作者注意。（1）內(nèi)容針對性不強(qiáng)，不能切中要害。說明書應(yīng)該將讀者最需要解決的問題明確地加以解說，不能為了全面而不顧主次。比如，電冰箱的說明書最主要的是指導(dǎo)用戶如何正確合理地使用和保養(yǎng)，如果不惜篇幅詳細(xì)解釋其原理構(gòu)造、介紹其技術(shù)參數(shù)，就不太適宜。因此，在寫作之前，首先應(yīng)該研究讀者的心理，把握住指導(dǎo)方向，尋找到寫作目標(biāo)，才能使說明書產(chǎn)生較大的功效。再如，寫一篇關(guān)于一種新型食品的說明書，因為顧客對該食品沒有品嘗經(jīng)驗，所以，說明書就應(yīng)該以介紹食品的主要成分和味道特色為主，這樣顧客才能根據(jù)需要和愛好來選購。（2）條理比較混亂，不能使人一目了然。說明書要層次分明、條理清晰。如果說明的問題較多，應(yīng)分為幾個層次、幾個款項或幾個步驟來寫，而且還必須把它們按一定規(guī)律排列起來。如果條理不清，勢必影響讀者的認(rèn)識和理解。（3）用詞不當(dāng)，晦澀難懂。說明書的語言要求準(zhǔn)確、簡練、通俗易懂，同時又必須恰當(dāng)運用科技術(shù)語，因此，寫作時應(yīng)該注意把握語言的恰當(dāng)使用、講究用詞分寸。說明書的讀者通常是廣大群眾，因此，在科學(xué)性的前提下，應(yīng)力求簡明通俗，防止晦澀令人費解。假如過多地使用專業(yè)用語，就很可能讓人讀起來覺得吃力，影響說明功能。相反，如果全部舍棄專業(yè)用語，那么往往容易失去準(zhǔn)確性和科學(xué)性。因此，寫作中應(yīng)該仔細(xì)推敲語句，使之毫不含糊而又易于被人接受。（4）格式不完整，造成閱讀困難。說明書的基本格式一定要完整，以利于閱讀。有些說明書為了簡便，省去了部分內(nèi)容，給讀者增添了一定的困難；同時又削弱了說明書的功能，也有的說明書作者把引言部分寫得過長，顯得累贅。因此，寫作時務(wù)必注意各部分的詳略。會議記錄釋義：會議記錄是記載會議的基本情況、會議報告、討論發(fā)言、會議決議等內(nèi)容的書面材料，可以作為貫徹執(zhí)行會議決議或會議精神的依據(jù)，作為進(jìn)一步分析研究、檢查總結(jié)工作的重要參考，還能起到文獻(xiàn)資料的重要作用。它是會議情況的真實反映，不論會議規(guī)模大小，凡是重要的會議都應(yīng)有記錄。1.會議記錄的格式文字式會議記錄包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾:（1）標(biāo)題。文字式會議記錄的標(biāo)題通常由“單位名稱＋會議名稱（含屆、次）＋文種”構(gòu)成，如“××職業(yè)技術(shù)學(xué)院班主任工作會議記錄”。（2）正文。文字式會議記錄的正文包括組織情況和會議內(nèi)容。①組織情況。組織情況包括會議名稱（含屆、次）、會議的時間、地點、出席人、缺席人、列席人（非本次會議的正式成員，而是本次會議的相關(guān)者）、主持人（包括主持人的姓名、職務(wù)）、記錄人（包括記錄者的姓名，必要時注明其真實職務(wù)，以示對所記錄的內(nèi)容負(fù)責(zé)）。會議人數(shù)不多時，可將出席人員姓名一一記錄，如會議出席人數(shù)較多，只需記出席人的職務(wù)及其總數(shù)。上述內(nèi)容，為防止遺漏，一般是在會議開始之前寫好，對于要在報刊媒體上公開發(fā)表的會議記錄，這部分內(nèi)容可做適當(dāng)處理。②會議內(nèi)容。會議內(nèi)容包括會議議程、發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容（包括討論的內(nèi)容）、提出的建議、通過的決議等。結(jié)尾。會議結(jié)束，記錄人員記錄完后要另起一行空兩格寫“散會”或者“結(jié)束”字樣，使記錄有頭有尾，結(jié)構(gòu)完整。必須注意的是，主持人和記錄人員須簽名。2.寫作會議記錄時應(yīng)注意的問題（1）依據(jù)會議如實記錄。要按照會議進(jìn)行的情況如實記錄，否則就失去了會議記錄的意義，輕則失實，重則可能造成工作上的失誤。因此，記錄必須及時，即速度要快，要做到聽得清、跟得上、記得準(zhǔn)。（2）詳略得當(dāng)。會議記錄有詳略之分。特別重要的會議或者特別重要的發(fā)言要詳細(xì)記錄，要求盡可能記下每個人發(fā)言的原話，包括語氣、神態(tài)、動作及與會者的反應(yīng)，不管重要與否，都要原始記錄。如果發(fā)言者是照本宣讀，可以把稿子收作附件，并記下稿子之外的插話、補(bǔ)充解釋的部分，要做到“有聞必錄”。一般的會議可以摘要記錄，有重點地、扼要地記錄會議中心內(nèi)容及有關(guān)要點、決議等。所謂重點、要點，是指發(fā)言人的基本觀點和主要事實、結(jié)論。有些例行會議，只需要概括地記錄討論內(nèi)容和決議的要點，不必記錄詳細(xì)過程。八.求職信含義：求職信也稱自薦信，是寫信人向用人單位介紹自己的學(xué)識、才干、專長和經(jīng)歷，自我推薦以謀求理想職位的專用書信。求職信既適用于根據(jù)自己的業(yè)務(wù)專長，向用人單位毛遂自薦，請求擔(dān)任某項自己感興趣的工作職位；也適用于不知用人單位是否有職缺，主動向?qū)Ψ浇榻B自己的情況，自我推薦謀求某個工作職位。1.求職信的寫作格式（1）標(biāo)題。首行居中書寫“求職信”三個字，在多數(shù)情況下，標(biāo)題可省略。（2）稱呼。求職信的稱呼必須用表示尊敬的詞語。如“尊敬的領(lǐng)導(dǎo)”“尊敬的×主任”“尊敬的總經(jīng)理先生”“尊敬的人事部部長先生”等，一般不直呼其名，也不宜稱“先生/女士”，但可直接寫單位或部門名稱。（3）正文。另起一行空兩格書寫。主體的內(nèi)容有：①寫自己的主要資歷，展示自己的才能和特長，說明自己勝任某項工作的條件和優(yōu)勢。應(yīng)屆畢業(yè)生可寫在校期間所學(xué)專業(yè)、學(xué)習(xí)成績和技能水平，曾獲得的獎勵與榮譽(yù)等；有工作經(jīng)驗的則寫自己的工作經(jīng)驗、突出貢獻(xiàn)等，讓對方相信自己有能力勝任此工作職位。②介紹自己的潛能，表明崗位意向。結(jié)合自己欲申請的工作崗位，寫自己的綜合素質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)才能、溝通協(xié)調(diào)能力及其他優(yōu)秀品格，展示自己有發(fā)展、培養(yǎng)的前途，自然提出自己對相關(guān)崗位的求職意向。③提出愿望和請求。向用人單位表達(dá)愿望和請求，如“渴望領(lǐng)導(dǎo)能給我到貴公司發(fā)展的機(jī)會”“懇請能和您面談”“盼望能收到您的面試通知”或者“敬候佳音”等語言。（4）祝頌語。寫表示祝頌的話或者敬語，另起一行空兩格書寫“?！被颉按酥隆?，再另起一行頂格寫“工作順利”或“敬禮”等，后加感嘆號“!”。（5）落款?？稍谛彰皩懮稀扒舐氄摺钡茸謽?，姓名正下方寫全年、月、日。（6）附件和聯(lián)系方式。求職信一般要隨信附上有關(guān)文件和證件，如簡歷以及畢業(yè)證書、成績單、獲獎證書、任職證明、身份證等的復(fù)印件。另起一行空兩格書寫聯(lián)系方式。如通信地址、郵政編碼、電話號碼、電子郵箱等。2.求職信的寫作注意事項（1）知己知彼，有的放矢。寫作求職信之前，應(yīng)盡可能做到對用人單位及其用人要求有較多的了解，以便對照自己的情況，有針對性地陳述自己的求職意向和求職優(yōu)勢。行文中應(yīng)突出自己對用人單位的正面印象，但不要過多渲染，否則會沖淡求職的主題，而且還有阿諛之嫌。（2）充滿自信，態(tài)度誠懇。寫作求職信，要表現(xiàn)出足夠的自信，但又不能自我欣賞、自吹自擂；既要表現(xiàn)出懇切的心情，又要表現(xiàn)出應(yīng)有的持重和自尊。用語要謙敬得體，措辭要講究分寸。（3）文面要求。書寫時要清晰工整，不要出現(xiàn)錯別字。如果是打印稿，要做到字體大方，字號適宜，行距不疏不密，給人以整潔、樸實的印象；署名要親筆簽寫，以示尊重和誠意。應(yīng)聘信含義：應(yīng)聘信也叫應(yīng)聘書，是求職者根據(jù)招聘信息，向招聘者表達(dá)求職意愿、闡述求職理由、表達(dá)求職期望的專用書信。它的特點為：一是求職目標(biāo)明確具體；二是內(nèi)容表達(dá)突出自身優(yōu)勢。1.應(yīng)聘信的結(jié)構(gòu)和寫法應(yīng)聘信的格式與自薦信的格式大致相同，在結(jié)構(gòu)上也包含標(biāo)題、稱呼、正文、祝頌語、落款、附件和聯(lián)系方式等六個部分。但正文內(nèi)容上有較大的差異，應(yīng)聘信是求職者針對招聘單位某職位而寫的，對象明確，針對性強(qiáng)。（1）標(biāo)題。首行居中位置大寫“應(yīng)聘書”或者“應(yīng)聘信”字樣。（2）稱呼。另起一行頂格書寫招聘單位或招聘單位相關(guān)受理部門的聯(lián)系人，可直接在聯(lián)系人前面加“尊敬的”，如“尊敬的黃經(jīng)理”。稱謂要準(zhǔn)確恰當(dāng)。（3）正文。另起一行空兩格寫問候語“您好!”等禮貌用語，接著主要寫明以下三個方面的內(nèi)容：①寫明應(yīng)聘消息的來源，交代自己應(yīng)聘的崗位；②介紹本人的基本情況，著重介紹自己適合崗位的知識、技能和特長，以及相關(guān)的工作經(jīng)驗、成果等，也可簡述自己做好工作的設(shè)想；③表達(dá)進(jìn)一步接受考察，或者希望對方錄用的愿望。（4）祝頌語。信的結(jié)尾寫上表示祝頌的話或者敬語。（5）落款。在正文右下角書寫。落款包括署名和日期。署名下面的日期要寫全。（6）附件和聯(lián)系方式。附件提供用人單位要求提供的如推薦信、個人簡歷，以及學(xué)歷證書、技能證書、論文、榮譽(yù)證書的復(fù)印件等材料；聯(lián)系方式包括通訊地址、郵編、電話、QQ號等詳細(xì)信息。2.應(yīng)聘書寫作注意事項（1）目標(biāo)明確，針對性強(qiáng)。應(yīng)聘者已知用人單位招聘的崗位、招聘的要求，應(yīng)聘書的內(nèi)容要具有明顯的針對性，力求做到方向正確、內(nèi)容集中、重點突出。（2）展示優(yōu)勢，突出特點。針對崗位目標(biāo)，分析、展示自己的優(yōu)勢條件和個性化特征，給用人單位以獨特而深刻的印象，爭取脫穎而出。(3)態(tài)度誠懇，語氣親切。應(yīng)聘信要寫得態(tài)度誠懇才能以情打動人心，語氣也要像面談一樣自然親切，禮貌周全，應(yīng)做到謙遜而不自卑，自信而不浮夸。(4)文面整潔，排版美觀。應(yīng)聘信的形式同樣可以展示一個人的內(nèi)在素養(yǎng)，品質(zhì)習(xí)慣。如果你字寫得漂亮，不妨用手寫體。如果你沒有書法特長，那么打印的文檔也要注意字體、格式的排版美化，可選用質(zhì)量較好的紙張，以求從細(xì)節(jié)方面給人留下良好的印象。十.申請書含義：申請書是個人或集體向有關(guān)組織表達(dá)某種愿望、向單位或領(lǐng)導(dǎo)提出某種請求時所用的一種文書。它的使用范圍相當(dāng)廣泛，在工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、生活等方面對上級有所請求時，都要向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)寫申請書。1.申請書的寫作格式申請書通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)語和落款五部分構(gòu)成。（1）標(biāo)題。一般由申請內(nèi)容和文種兩部分構(gòu)成，如“入團(tuán)申請書”“參軍申請書”，也可以用文種名“申請書”作標(biāo)題。（2）稱謂。在標(biāo)題下空一至兩行，頂格寫明接受申請的單位、部門、組織的名稱或負(fù)責(zé)人的姓名（后面加冒號），如“×××團(tuán)支部”“××班主任”等。（3）正文。申請書的正文包括申請內(nèi)容、申請原因、決心和要求。①申請內(nèi)容。申請書要開門見山，直截了當(dāng)，不能含糊其詞。②申請原因。要說明申請書的目的、意義及自己對申請事項的認(rèn)識。③決心和要求。申請書的最后要進(jìn)一步表明自己的決心、態(tài)度和要求，以便接收申請者了解申請人的認(rèn)識和情況，應(yīng)寫得具體、詳細(xì)、誠懇而有分寸，語言要樸實準(zhǔn)確、簡潔明了。（4）結(jié)語。一般寫表示敬意的話，如“此致敬禮”等；也可寫表示感謝和希望的話，如“請組織考驗”“請審查”“望領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等。（5）落款。在正文的右下方署上申請人姓名或申請單位名稱，并在下面注明申請日期。2.寫申請書的注意事項（1）申請事項要單一，一般是一事一書。（2）理由應(yīng)真實充分，表達(dá)態(tài)度要誠懇、有分寸。（3）語言要樸實準(zhǔn)確、簡潔明了。（4）如果是打印稿，要親筆簽名。十一.邀請函概念：邀請函也叫邀請書、邀請信，是單位或個人邀請相關(guān)人士前往參加會議，做學(xué)術(shù)報告以及聯(lián)誼活動的一種專用書信。1.邀請函的特點邀請函實際上就是內(nèi)容繁復(fù)的請柬，它通常用來邀請客人共同開展一些事關(guān)賓主共同利益的活動。它不僅要求語言熱情、莊重、優(yōu)美、精練、文雅得體、富有感召力和鼓舞性，而且更講究禮儀色彩。2.邀請函的寫作格式邀請函通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款五部分構(gòu)成：（1）標(biāo)題。首行居中書寫標(biāo)題。邀請信的標(biāo)題寫法有四種。①直接以文種做標(biāo)題。如“邀請書”“邀請信”“邀請函”。②邀請者+文種。如“光華機(jī)械廠邀請函”。③邀請事由+文種。如“年終客戶答謝會邀請函”。④邀請者+邀請事由+文種。如“天宇公司投產(chǎn)開工儀式邀請函”。（2）稱謂。另起行頂格書寫。稱謂寫被邀請的單位名稱或個人姓名。如是寫給個人，姓名前應(yīng)冠以“尊敬的”等表示尊敬的詞語，后綴“先生”“女士”“同志”等，以示禮貌和尊重，如“尊敬的李濤先生”。邀請函通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款五部分構(gòu)成:（3）正文。另起行空兩格書寫。①邀請函的正文通常要求寫出舉辦活動的背景、意義、根據(jù)等。②舉辦活動的名稱、內(nèi)容、時間、地點、活動方式、邀請對象等。（4）結(jié)尾。另起一行空兩格書寫。結(jié)尾一般寫上禮節(jié)性的問候語或祝頌語。如“敬請光臨”“恭候蒞臨”“請撥冗出席”等。如有其他說明，也在結(jié)尾注明，或注明聯(lián)系方式。（5）落款。落款包括署名和發(fā)文日期，分兩行寫在正文右下角。3.邀請函寫作的注意事項（1）語言得體，注意禮貌用語。邀請函的用語要簡短、熱情、禮貌，宜用期盼性語言表達(dá)，突出“請”的意思，避免使用“務(wù)必”“必須”之類詞語，不能有半點強(qiáng)求之意。注意避免使用類似“望準(zhǔn)時參加”等缺乏禮貌之詞，宜用“懇請”“敬請”類的敬語，含有尊敬之意。因為“望”字多用于上對下，邀請函的主要內(nèi)容類似于通知，但又有幾分商量的意思，所以不能是命令式的語氣，在用詞上要盡量委婉。（2）邀請事項要周詳。邀請事項務(wù)必在邀請書中寫清楚、寫周詳。被邀人所應(yīng)準(zhǔn)備的材料文件、節(jié)目發(fā)言等也應(yīng)在文中交代清楚，若附有票、券等物也應(yīng)同邀請函一并送交邀請對象。（3）邀請函要提前發(fā)送。邀請函寫好后要提前發(fā)出，給被邀者留下一定的準(zhǔn)備時間，一般提前十天左右，以保證客人在會議或活動前收到。簡報概念：簡報是單位內(nèi)部用來匯報工作、反映情況、溝通信息、交流經(jīng)驗和報道動態(tài)而編發(fā)的一種事務(wù)性文書。簡報的種類很多，按性質(zhì)和內(nèi)容劃分，分為工作簡報、會議簡報和動態(tài)簡報。1.簡報的特點（1）簡潔性，因簡報主要用于公務(wù)交流，內(nèi)容、語言、版面設(shè)計都要簡潔明了；（2）時效性，因簡報具有一般報紙新聞性的特點，只有快捷，才能體現(xiàn)提供信息、交流經(jīng)驗的價值；（3）交流性，簡報的內(nèi)容一定要組織交流新情況、新問題，以提供借鑒和參考，通過組織交流，對工作起到推動作用。2.簡報的結(jié)構(gòu)和寫法盡管簡報的種類很多，但其結(jié)構(gòu)一般都包括報頭、報體和報尾三個部分。（1）報頭。報頭又稱版頭，在首頁上方，約占三分之一的版面，用一條橫線與報體部分隔開。報頭包括簡報的名稱、期號、編發(fā)單位和印發(fā)日期。①簡報名稱。在簡報第一頁上方的正中處書寫。為了醒目，大都用套紅印刷。簡報名稱很多，如：動態(tài)、簡訊、要情、摘報、工作通訊、情況反映、情況交流和內(nèi)部參考等，但用得最多的是“工作簡報”“會議簡報”這種固定式名稱。②期號。在簡報名稱的正下方。有的用括號注明“第×期”，有的直接寫“第×期”。③編發(fā)單位。在間隔線的左上側(cè)頂格書寫。應(yīng)標(biāo)明全稱，如“××縣××局辦公室編”。④印發(fā)日期。在編發(fā)單位同一行的右側(cè)。應(yīng)標(biāo)明具體的年、月、日，時間以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。有些簡報根據(jù)需要，還應(yīng)標(biāo)明密級，如“內(nèi)部參閱”“機(jī)密”“絕密”等，位置在報頭左上側(cè)。（2）報體。報體是簡報的主要部分。一般包括按語、標(biāo)題和正文三部分。①按語。在間隔線之下第一行空兩格書寫。按語又稱“編者按”，由編者來寫，用來引導(dǎo)讀者理解下文，一般就簡報所涉及的內(nèi)容、情況作必要的說明、提示、聲明并提出要求，主要用于主管單位下發(fā)給所屬基層單位的簡報。大部分的專題簡報不寫按語。②標(biāo)題。在按語之下另起一行居中書寫。如無按語，則在間隔線之下第一行居中書寫。簡報的標(biāo)題主要有兩種：單行式標(biāo)題和雙行式標(biāo)題。③正文。一般包括前言、主體和結(jié)尾三部分?！で把?。另起一行空兩格書寫。前言要求用簡明的一句話或一段話概括全文的主旨或主要內(nèi)容，給讀者一個總體印象。前言的寫法常用的有概述式和結(jié)論式兩種：a.概述式，常用于會議簡報，開門見山地交代清楚什么時間、什么地點、開什么會、何人主持、參加會議的主要成員是誰、有哪位重要人員講話，并概括這次會議取得的成效；b.結(jié)論式，常用于反映情況、揭露問題的簡報，用一句話歸納問題的結(jié)論?！ぶ黧w。另起一行空兩格書寫。主體部分要用充足、典型的材料來突出觀點、說明情況、分析問題。主體部分的結(jié)構(gòu)形式主要有三種：a.時間順序，適用于內(nèi)容單一的簡報；b.空間順序，適用于上級主管部門綜合歸納幾個下屬單位的不同情況的工作簡報，把材料分類，加以小標(biāo)題逐一寫出來；c.邏輯順序，這種結(jié)構(gòu)形式有助于反映事物的內(nèi)部規(guī)律和本質(zhì)特點