郵箱使用管理制度V3.0

Xxx科技有限公司郵箱管理制度文件編號(hào)GQ-XXB-05發(fā)布口期修改日期版本號(hào)01編制審核審批郵箱使用管理制度為加強(qiáng)企業(yè)郵箱（以下簡(jiǎn)稱郵箱）管理，規(guī)范郵箱使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運(yùn)行，高效、規(guī)范地傳遞信息，體現(xiàn)公司優(yōu)良形象，特制定。一適用范圍本制度適用于亞薩合萊國(guó)強(qiáng)（山東）五金科技有限公司的郵箱?！氊?zé)：信息部1、制定、發(fā)布并不斷完善制度。3、信息部負(fù)責(zé)郵箱的維護(hù)。3、協(xié)助和指導(dǎo)員工對(duì)郵箱進(jìn)行規(guī)范使用和管理。一郵箱管理的主要內(nèi)容1、所有職員對(duì)外客戶溝通，對(duì)內(nèi)同事間溝通必須使用公司郵箱，不得使用外部郵箱并且不可使用個(gè)人郵箱代發(fā)。2、新職員入職時(shí)，根據(jù)其工作需求開通賬戶，如：需要對(duì)外和客戶溝通，需要和部門之間溝通，基于安全考慮，外部人員到我司協(xié)助的人員一律不得設(shè)置郵箱。3、由于人事異動(dòng)、崗位變動(dòng)、工作調(diào)整等需要變更的，通過BPM人員異動(dòng)流程，信息部及時(shí)做相應(yīng)變更。4、員工離職、退休、辭退，人力資源部人員按月提供清單，信息部及時(shí)清理郵箱帳戶。5、郵箱賬號(hào)資源有限，信息部定期后臺(tái)巡查，若連續(xù)60天未登錄郵箱的將予以禁用，如需激活請(qǐng)向信息部發(fā)出申請(qǐng)。6、郵件內(nèi)容類型分為：溝通、通知、請(qǐng)示、匯報(bào)、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會(huì)議紀(jì)要、意見征詢等。7、郵箱使用人不得制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。8、郵箱使用人不得自己或允許他人利用郵件服務(wù)散布不受歡迎或未經(jīng)允許的垃圾郵件（如廣告等）,也不得散發(fā)包含反動(dòng)、色情或違反國(guó)家法律規(guī)定有害信息的電子郵件和信息。9、違反以上規(guī)定，給公司和其他員工造成損失的，由該郵箱使用人承擔(dān)全部責(zé)任，涉及到法律法規(guī)的，移交司法機(jī)關(guān)處理?！]箱安全1、設(shè)置密碼不要與用戶名、生日、電話號(hào)碼相同，應(yīng)字母大小寫、特殊符號(hào)、數(shù)字進(jìn)行混排，系統(tǒng)90天強(qiáng)制更換密碼。2、不要將密碼告訴其他人。3、在非本人專用電腦上，不要保存郵箱密碼，在公共場(chǎng)合（如、酒店、網(wǎng)吧等）使用郵箱后，必須點(diǎn)“退出”按鈕退出郵箱，并關(guān)閉所有瀏覽器窗口。4、工作郵件內(nèi)容及發(fā)送范圍1）郵件內(nèi)容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無關(guān)人員。2）決定性、關(guān)鍵性內(nèi)容要點(diǎn)應(yīng)在正文中描述，附件只作為詳細(xì)分解說明。3）明確主送人和抄送人，主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，涉及請(qǐng)示、問詢等內(nèi)容，或需要請(qǐng)示、告知時(shí)，當(dāng)事人要8小時(shí)內(nèi)作出回應(yīng)，如果你缺勤或休假超過3天，請(qǐng)指定代理人，并將代理人聯(lián)系方式記錄在自動(dòng)回復(fù)信息中。4）員工不得發(fā)送公司全體郵件。如因工作（如外出出差、休假知會(huì)等）需要發(fā)送的，可發(fā)所在部門全體及工作關(guān)系緊密人員。5）確需發(fā)送全體郵件的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管高管審核后批準(zhǔn)后，提交信息部統(tǒng)一發(fā)送。一郵件簽名1、郵件簽名可包括公司、部門、姓名、電話、郵箱、地址等。2、郵件簽名是商務(wù)禮儀