如何成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手

1、如何成為上司的得力助手高級主管秘書、助理培訓(xùn)VITALLIC 全友管管理顧問問有限公公司浮空內(nèi)心來來學(xué)習(xí)方知一片圓圓滿心面對日益競競爭的企企業(yè)環(huán)境境，每個個人都必必須不斷斷地自我我充實，這這是一種種挑戰(zhàn)，也也是您工工作生涯涯中不斷斷自我超超越的承承諾！我們邀請您您以“歸零”的心態(tài)態(tài)翻開講講義的第第一頁，您您會發(fā)現(xiàn)現(xiàn)，以這這樣的心心揭開學(xué)學(xué)習(xí)的序序幕：您將是成功功學(xué)習(xí)的的最大贏贏家！杯中深奧智智慧解說：如果說習(xí)慣慣領(lǐng)像杯杯子一樣樣，試問問你的杯杯子是不不是還有有空間，隨隨時都可可裝入更更多的水水？杯子子不管有有多大，總總有裝滿滿的時候候，但是是靈巧的的習(xí)慣領(lǐng)領(lǐng)域，像像個神奇奇的麥克克杯，可可以無

2、限限的“增大”，也有有控制的的閥門，可可以適切切地排空空杯中的的“內(nèi)容物物”來迎接接任何新新的學(xué)習(xí)習(xí)。高級主管秘秘書、助助理培訓(xùn)訓(xùn)第一單元：專業(yè)秘秘書助理理的成功功展望第二單元：如何提提升工作作效率與與效能第三單元：如何成成為上司司得力助助手第四單元：專業(yè)秘秘書、助助理的形形象塑造造第五單元：專業(yè)秘秘書、助助理之禮禮儀與應(yīng)應(yīng)對技巧巧第六單元：結(jié)語附件專業(yè)秘書助助理的成成功展望望講義所刊內(nèi)內(nèi)容，非非經(jīng)全友友管理顧顧問有限限公司同同意，禁禁止任意意翻印、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)載為任任何型式式專業(yè)秘書、助助理的成成功展望望秘書概述秘書的業(yè)務(wù)務(wù)秘書的條件件秘書概述英文字典的的定義依The Ranndomm Hoouse

3、e Diictiionaary of thee Enngliish Lannguaage中中對于秘秘書的定定義為：a perrsonn, uusuaallyy annd ooffiiciaal, whoo iss inn chhargge oof tthe reccordds,ccorrrespponddencce, minnutees oof mmeettinggs, andd reelatted afffairrs oof aan oorgaanizzatiion, coompaany, asssocciattionn, eetc.a perrsonn emmplooyedd too ha

4、andlle ccorrrespponddencce aand do rouutinne wworkk inn a bussineess offficee, uusuaallyy innvollvinng ttakiing dicctattionn, ttypiing, fiilliing, annd tthe likke.秘書的角色色一般而言，秘秘書的角角色定位位應(yīng)是輔輔佐的功功能。幫幫助主管管處理一一切里里里外外的的業(yè)務(wù)成成了秘書書的職責(zé)責(zé)。一般般公司或或機構(gòu)，因因為傳統(tǒng)統(tǒng)背景的的關(guān)系，秘秘書的職職務(wù)并不不是那么么確定，秘秘書除了了本身主主管外，和和其他部部門業(yè)務(wù)務(wù)人員的的關(guān)系也也非常密密

5、切和重重要，形形成縱橫橫交錯而而復(fù)雜的的人際關(guān)關(guān)系，因因此其工工作范圍圍是秘書書，又是是一般的的職員，工工作領(lǐng)域域無法正正確的予予以劃分分。因此此，漸漸漸地，現(xiàn)現(xiàn)代的工工商秘書書，已演演變成名名副其實實的“業(yè)務(wù)秘秘書”或“公關(guān)秘秘書”了。秘書工作的的性質(zhì)秘書的工作作，主要要為協(xié)助助主管執(zhí)執(zhí)行工作作細節(jié)。想想想大公公司的董董事長或或機關(guān)的的主管，如如果每天天早上自自己要打打開信件件，打字字回信、存存檔處理理、接聽聽電話等等工作，那那么，他他們將沒沒有時間間來從事事高層次次的商業(yè)業(yè)活動與與計劃。所所以，必必須要有有位助理理來處理理這些辦辦公室事事務(wù)。這這位助理理，即是是秘書。秘書工作最最主要為為輔

6、佐功功能，此此即是其其一主要要的意義義。秘書書工作的的另一重重要意義義為管理理。對很很多秘書書來說，秘秘書工作作的歷練練是作為為一行政政主管的的重要階階梯。因因為秘書書常幫助助主管處處理與主主管樣關(guān)關(guān)的業(yè)務(wù)務(wù)，所以以對于主主管的工工作有一一全盤的的了解。秘秘書可以以學(xué)到如如何去指指導(dǎo)、督督導(dǎo)、規(guī)規(guī)劃及處處理問題題，并且且熟悉公公司的政政策。因因此，秘秘書工作作亦是管管理人才才的訓(xùn)練練搖籃，其其理由有有二：秘書熟悉人人事、業(yè)業(yè)務(wù)、程程序、管管理等內(nèi)內(nèi)部作業(yè)業(yè)。秘書熟悉公公關(guān)、協(xié)協(xié)調(diào)、市市場等外外部作業(yè)業(yè)。秘書的業(yè)務(wù)務(wù)秘書在一天天的工作作間中，有有三分之之二是做做下列業(yè)業(yè)務(wù)：打字接受口授傳真接聽電

7、話處理信件與主管商談?wù)剻n案管理準備當(dāng)天的的業(yè)務(wù)及及下班前前的業(yè)務(wù)務(wù)處理擬稿及制作作信件秘書業(yè)務(wù)可可分為四四類：資訊管理業(yè)業(yè)務(wù)事務(wù)業(yè)務(wù)公關(guān)業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)茲就秘書的的功能與與業(yè)務(wù)分分述如下下：秘書業(yè)務(wù)由由前述可可知分為為四類：資讀管理業(yè)業(yè)務(wù)事務(wù)業(yè)務(wù)公關(guān)業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)茲分別說明明如下：資訊管理業(yè)業(yè)務(wù)資訊管理業(yè)業(yè)務(wù)，即即是利用用電腦來來處理及及管理一一般業(yè)務(wù)務(wù)。秘書書的資訊訊管理業(yè)業(yè)務(wù)是由由其執(zhí)行行任務(wù)的的功能引引伸而業(yè)業(yè)。前節(jié)節(jié)提到秘秘書執(zhí)行行的任務(wù)務(wù)有發(fā)傳傳真、擬擬稿、存存款、安安排機票票、安排排看牙醫(yī)醫(yī)等，這這些業(yè)務(wù)務(wù)部需要要資訊管管理來處處理。這這在微觀觀方面，資資訊管理理所處理理之業(yè)務(wù)務(wù)。在鉅觀

8、方面面，資訊訊管理可可處理之之業(yè)務(wù)有有文書及及情報方方面。文書：包括文件及及書信之之制作等等。以往往皆用打打字機或或手寫，但但由于資資訊業(yè)務(wù)務(wù)之發(fā)達達，各種種文書之之制作皆皆已電腦腦化，以以增加功功能與效效率。在在文書方方面，資資訊管理理所能處處理之業(yè)業(yè)務(wù)有整整理書信信、寫信信、中英英文打字字、速記記、檔案案管理、約約會安排排等。尤尤其在書書信寫作作方面，由由于有電電腦軟件件之運用用，可節(jié)節(jié)省構(gòu)思思之時間間及文件件制作的的精力?，F(xiàn)現(xiàn)代的文文書業(yè)務(wù)務(wù)尤需要要資訊管管理的配配合以提提高效率率。文書書與資訊訊是息息息相關(guān)了了。情報：情報業(yè)務(wù)是是資訊管管理所處處理的主主要業(yè)務(wù)務(wù)之一。情情報業(yè)務(wù)務(wù)包括資

9、資料情報報的搜集集、提供供、整理理、管理理、活用用與交換換。資料料情報的的輸出和和輸入都都要經(jīng)過過秘書這這個孔道道，當(dāng)主主管將情情報交給給秘書傳傳達下去去時，首首先秘書書就要根根據(jù)情報報的質(zhì)和和量，按按其重要要性、機機密性、緊緊急性來來安排傳傳送的優(yōu)優(yōu)先順序序。這時時，秘書書對于資資訊情報報之處理理、篩選選、分類類與傳遁遁就可利利用資管管理業(yè)務(wù)務(wù)，以增增進處理理情報業(yè)業(yè)務(wù)的效效率。事務(wù)業(yè)務(wù)秘書的事務(wù)務(wù)業(yè)務(wù)，源源自其處處理例行行事務(wù)和和功能。秘秘書的事事務(wù)業(yè)務(wù)務(wù)，為秘秘書在辦辦公室所所處理的的例行業(yè)業(yè)務(wù)，包包括接聽聽電話、拆拆寄信件件、發(fā)傳傳真、檔檔案管理理、更新新辦公室室用具、收收集資料料、準

10、備備定期報報告、安安排主管管之行程程、約會會及會議議等。雖雖然有些些項目是是多種業(yè)業(yè)務(wù)的綜綜合，但但在此則則偏重事事務(wù)性的的。以上的業(yè)務(wù)務(wù)可歸類類如下：通訊方面：接聽電電話、拆拆寄信函函、發(fā)電電傳等。辦公室方面面：檔案案管理、更更換用具具等。會議方面：收集資資料、準準備定期期報告等等。安排方面：安排行行程、約約會、會會議等。公關(guān)業(yè)務(wù)秘書的公共共關(guān)系是是需要創(chuàng)創(chuàng)意的功功能來作作其基礎(chǔ)礎(chǔ)的。創(chuàng)創(chuàng)作的工工作，即即要有“先見”。在處處理人與與人間的的關(guān)系時時，要能能有洞察察的能力力，要能能見微知知著，要要能以對對方的立立場來看看，必能能廣獲人人緣，使使業(yè)務(wù)暢暢通。秘書的職務(wù)務(wù)，接觸觸面很廣廣，為了了要

11、使業(yè)業(yè)務(wù)能順順利進行行，必須須扮演著著潤滑劑劑的功能能，在公公司機構(gòu)構(gòu)的里里里外外，必必須兼顧顧到各個個層面的的人物，能能考慮到到各種狀狀況，能能預(yù)見各各類該辦辦之事，妥妥善處理理人際關(guān)關(guān)系，圓圓滿達成成任務(wù)。一一般而言言，公共共關(guān)系的的業(yè)務(wù)包包括接待待，與相相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)人員的的溝通聯(lián)聯(lián)絡(luò)，消消息的發(fā)發(fā)布，宣宣傳品的的出版、雜雜志、年年報的出出刊、攝攝影、幻幻燈片、影影片的制制作、展展覽、市市場情報報的搜集集，貿(mào)易易商展等等等。一般業(yè)務(wù)的的推動，皆皆以人為為主。人人由于人人際關(guān)系系而形成成自己的的圍體，圍圍體與圍圍體的互互動關(guān)系系，就形形成了公公共關(guān)系系。秘書書的業(yè)務(wù)務(wù)需要顧顧及公司司機構(gòu)的的上

12、上下下下、里里里外外外的業(yè)務(wù)務(wù)，所以必須有有良好的的公共關(guān)關(guān)系，才才能使全全盤業(yè)務(wù)務(wù)進行順順利。綜合業(yè)務(wù)綜合業(yè)務(wù)來來自協(xié)調(diào)調(diào)的功能能。直轄轄市即是是要與各各單位溝溝通以達達圓滿處處理業(yè)務(wù)務(wù)。由于于時代的的進步與與科技的的發(fā)達，業(yè)業(yè)務(wù)牽涉涉范圍愈愈來愈廣廣，并非非單項業(yè)業(yè)務(wù)所能能包含。這這時，就就要靠秘秘書來作作綜合業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)調(diào)?？梢娨娒貢牡木C合業(yè)業(yè)務(wù)尤其其重要，因因它含括括資訊管管理業(yè)務(wù)務(wù)、事務(wù)務(wù)業(yè)務(wù)與與公關(guān)業(yè)業(yè)務(wù)等。其其秘書要要辦妥任任何單項項業(yè)務(wù)，必必須綜合合協(xié)凋其其他相關(guān)關(guān)業(yè)務(wù)。這這樣，才才能融會會貫通，發(fā)發(fā)揮最大大的秘書書業(yè)務(wù)功功能。例如以接待待業(yè)務(wù)來來看，必必須配合合資訊管管理以獲

13、獲得情報報，得知知何人、何何時、由由何地來來訪，來來賓的背背景明細細，來訪訪的目的的，并做做出行程程表；必必須配合合事務(wù)業(yè)業(yè)務(wù)以安安排接待待人員、車車輛，骸骸安排飯飯店住宿宿等；必必須配合合公共關(guān)關(guān)系業(yè)務(wù)務(wù)，以發(fā)發(fā)布消息息，并安安排參觀觀與商談?wù)劦?。所所以接待待業(yè)務(wù)，是是個整體體性的工工作。由以上例子子可看出出，秘書書的業(yè)務(wù)務(wù)中，最最重要的的是要使使各項業(yè)業(yè)務(wù)綜合合協(xié)調(diào)，才才能使任任務(wù)完滿滿成功。專業(yè)的知識識與技能能關(guān)于秘書專專門的知知識與技技能，可可分三項項目來討討論：秘秘書專業(yè)業(yè)知識；實務(wù)方方面的技技能；專專門行業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)知知識。分分述如下下：秘書的專業(yè)業(yè)知識：一般機構(gòu)或或公司在在雇用秘秘書

14、時，大大都希望望秘書能能受過專專業(yè)訓(xùn)練練。這種種訓(xùn)練可可來自機機構(gòu)公司司自己辦辦理鳳及及學(xué)校或或民間秘秘書專業(yè)業(yè)訓(xùn)練中中心提供供等。訓(xùn)訓(xùn)練課程程包括企企事業(yè)管管理、會會計學(xué)、心心理學(xué)、國國際貿(mào)易易實務(wù)、國國際匯兌兌、人事事管理、禮禮儀、公公共關(guān)系系、秘書書實務(wù)、電電腦、打打字、英英語會話話及商用用英文等等。這些些專業(yè)知知識的訓(xùn)訓(xùn)練很重重要，因因為現(xiàn)在在有許多多機構(gòu)的的秘書，并并未受過過專業(yè)的的訓(xùn)練，因因此擔(dān)任任秘書工工作，往往往不了了解自己己該做什什么工作作，如果果主管亦亦不能發(fā)發(fā)揮指導(dǎo)導(dǎo)的責(zé)任任，則往往往要花花費許多多的時間間和精力力，自己己工作中中去摸索索這方面面的知識識?？梢娨?，如果果秘

15、書人人員，在在就職前前，先接接受秘書書專業(yè)知知識課程程的訓(xùn)練練，必能能對其擔(dān)擔(dān)任的工工作有所所助益。實務(wù)方面的的技能：實務(wù)方面的的技能為為處理秘秘書業(yè)務(wù)務(wù)所需要要的技術(shù)術(shù)與能力力。一般般而言，實實務(wù)方面面的技能能包括速速記、電電腦操作作、打字字技術(shù)、檔檔案管理理、電話話禮儀、應(yīng)應(yīng)對能力力、語言言能力，及及其他事事務(wù)機器器的操作作等。早早期的秘秘書實務(wù)務(wù)中，打打字技術(shù)術(shù)占相當(dāng)當(dāng)重要的的角色。近近年來，由由于科技技的發(fā)展展與運用用，電腦腦技術(shù)廣廣被需求求，所以以打字技技術(shù)與電電腦技術(shù)術(shù)同為不不可或缺缺的實務(wù)務(wù)技能。目目前各機機構(gòu)已推推行行政政電腦化化、組織織電腦化化、人事事電腦化化、會計計預(yù)算電電

16、腦化、生生產(chǎn)管理理電腦化化等等。尤尤其是企企業(yè)界，要要求秘書書必須接接受電腦腦訓(xùn)練，以以便能應(yīng)應(yīng)付電腦腦化的一一切秘書書業(yè)務(wù)。專門行業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)知識識：各行各業(yè)的的秘書，都都應(yīng)通曉曉其專業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)的的知識。國國貿(mào)秘書書必須能能熟悉國國際貿(mào)易易實務(wù)與與流程。法法律秘書書必須擅擅長法律律知識。財財務(wù)秘書書必須精精通會計計、稅務(wù)務(wù)、財政政及商事事法等。由由此可知知，在每每一行業(yè)業(yè)中，都都有其專專門的業(yè)業(yè)務(wù)知識識。秘書書在決定定從事那那一行業(yè)業(yè)前，可可先修習(xí)習(xí)相關(guān)的的課程，或或閱讀相相關(guān)的書書籍以增增加專門門業(yè)務(wù)知知識，才才能符合合實務(wù)業(yè)業(yè)務(wù)的需需要。經(jīng)驗專門知識與與技能，雖雖然非常常重要，但但理論需需要配

17、合合實務(wù)。實實務(wù)上經(jīng)經(jīng)驗尤其其珍貴。對對于秘書書業(yè)務(wù)。是是否能順順利進行行，尤其其需依賴賴經(jīng)驗。例例如，文文書之處處理，光光憑理論論尚嫌不不夠，因因必須考考慮到各各種文件件之性質(zhì)質(zhì)，文件件之內(nèi)容容，及文文件之時時效性，然然后訂處處理之優(yōu)優(yōu)先順序序。這些些判斷需需要以經(jīng)經(jīng)驗作為為依據(jù)。有有經(jīng)驗的的秘書，不不必主管管交待，就就能以其其經(jīng)驗，正正確的判判斷力，冷冷靜而審審慎的處處理事務(wù)務(wù)，以其其積極、主主動、隨隨機應(yīng)變變的能力力，圓滑滑的推動動其工作作，若加加上其純純熟的技技能，就就是一位位非常優(yōu)優(yōu)秀而受受歡迎的的秘書了了。人際關(guān)系的的技巧人際關(guān)系的的技巧，即即是公共共關(guān)系的的能力。秘秘書的人人際關(guān)

18、系系可分為為對內(nèi)與與對外。對對內(nèi)的人人際關(guān)系系對象為為上司、同同事及屬屬下等。對對外則需需面對顧顧客及業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)關(guān)的單位位。秘書書必須能能運用靈靈巧的人人際關(guān)系系技巧，才才能替上上司主管管建立起起良好的的人際關(guān)關(guān)系網(wǎng)路路，使其其具有良良好的形形象。對于同事，秘秘書要建建立融洽洽相處的的人際關(guān)關(guān)系，業(yè)業(yè)務(wù)才能能順利推推展；對對于屬下下者，也也需要好好的人際際關(guān)系，才才能使上上下人脈脈和諧，必必能在對對外處理理業(yè)務(wù)時時，和氣氣待人，考考慮周到到，圓滿滿達成任任務(wù)。認明秘書并并非具“特別身身分”秘書比其他他部門的的同事，更更容易接接受情報報或聽到到機密事事項，這這也是造造成秘書書微妙立立場的主主因。

19、有有時，在在會議室室里倒茶茶時，就就會得知知人事調(diào)調(diào)動的消消息；或或聽到董董事長的的出差是是為了洽洽談與對對方業(yè)務(wù)務(wù)合作的的話題等等，諸如如此類的的情報，所所以，常常給其他他部門的的人，有有種特殊殊身份的的印象。即即使，秘秘書也以以“特殊”為榮，就就很難在在公司里里博得人人緣。博得人們的的信任秘書對于傳傳遁上司司的訊息息、指示示、或普普通職員員的心聲聲，都應(yīng)應(yīng)明確傳傳達，以以完成疏疏通管道道的任務(wù)務(wù)。這些些表現(xiàn)，久久而久之之就能取取得公司司機構(gòu)里里里外外外、上上上下下所所有人的的信任。另外，關(guān)于于秘書人人際關(guān)系系的技巧巧，可分分對內(nèi)對對外兩方方面，現(xiàn)現(xiàn)分別列列舉如下下：對內(nèi)：與上司的人人際關(guān)系

20、系：熟悉上上司的個個性及家家庭熟悉上上司的交交際圈勿拘泥泥于前任任上司的的處事習(xí)習(xí)慣對秘書同事事間的人人際關(guān)系系：不該有有優(yōu)越感感互相保保持和諧諧的關(guān)系系在業(yè)務(wù)務(wù)上互相相幫助多注意意上司的的業(yè)務(wù)內(nèi)內(nèi)容與人人際關(guān)系系，以便便增進溝溝通對屬下的人人際關(guān)系系：多照顧顧屬下多伸出出援助之之手傳達屬屬下的心心聲對待客戶及及業(yè)務(wù)相相關(guān)的單單位：誠實無無欺努力維維持長久久的人際際關(guān)系秘書受受客戶私私人繳請請時，不不論是否否接受邀邀約，都都應(yīng)事前前向上屬屬報告，以以尊重上上司。資質(zhì)秘書的資質(zhì)質(zhì)，可決決定秘書書工作的的品質(zhì)。一一位主管管，當(dāng)然然需要一一位開朗朗、負責(zé)責(zé)、可靠靠的秘書書。雖然然資質(zhì)意意為“天生之之

21、才能”；但秘秘書的資資質(zhì)則要要求對天天生之才才能再加加以訓(xùn)練練。換句句話說，秘秘書的資資質(zhì)，并并非可速速成造就就或者完完全靠天天生的，而而是需要要長時期期的訓(xùn)練練與培養(yǎng)養(yǎng)的。秘秘書需要要不斷地地反省自自己，找找出缺點點，并予予以更正正，以臻臻完美。秘書的資質(zhì)質(zhì)可分下下列十項項，由TT形圖來來表示，分分成左右右兩邊各各五項，左左邊代表表對事，右右邊代表表對人。此此T形圖可可列表如如下：秘書十大特特質(zhì)A對事準確性好判斷力工作效率機智性主動性B對人考慮周到圓滑性謹慎性責(zé)任感客觀性現(xiàn)依對事與與對人兩兩方面，分分別說明明如下：對事方面：在研究這些些資質(zhì)特特點之前前，應(yīng)知知道這些些資質(zhì)特特點皆需需費時，非

22、非一蹴可可幾。新新進秘書書往往渴渴望自己己的能力力強、速速度快，因因而未花花時間去去注意準準確性、認認知事務(wù)務(wù)輕重、內(nèi)內(nèi)涵性及及變通性性。秘書書對時間間及速度度的重視視是可理理解的，但但如果不不具備以以下五項項的資質(zhì)質(zhì)，經(jīng)常常工作會會終歸于于無效率率或產(chǎn)生生尷尬的的局面，增增加主管管之困擾擾。對事方面的的資質(zhì)有有五項：準確性性；好判判斷力；工作效效率；機機智性；主動性性?，F(xiàn)分分別說明明如下：準確性準確性在此此五項中中，排行行最前，可可見其重重要性。秘秘書每天天的工作作，都可可能會有有錯。每每打一定定，每寫寫一字，都都有可能能錯。然然而，有有效率的的秘書每每天都做做準確的的工作。沒沒有準確確性，

23、秘秘書的工工作毫無無意義。事事實上，不不準確的的工作比比不做還還糟，因因它所帶帶來的麻麻煩，可可能要花花更多的的時間去去清理。但要如何才才能算是是準確性性呢？即即是每件件細節(jié)都都很精確確。這是是需要時時間、耐耐心與專專心的。如如果遵循循下列四四步驟，就就能做出出準確的的工作：小心完成成每件工工作。小心核對對每個細細節(jié)小心改正正所有錯錯誤小心檢查查修正過過的細節(jié)節(jié)在制作文件件，如果果需要列列出價格格時，秘秘書要小小心地打打字，小小心地檢檢查價格格是否正正確，小小心修正正任何錯錯誤，然然后在小小心地核核對修正正過的價價格。你你會懷疑疑，如果果沒發(fā)現(xiàn)現(xiàn)任何錯錯誤，而而一再檢檢查，是是否很費費時。不不

24、，絕不不。如果果檢查十十次，還還未發(fā)現(xiàn)現(xiàn)任何錯錯誤，但但在第十十一次才才發(fā)現(xiàn)錯錯誤，所所花的時時間還是是值得的的。準確確性，即即是小心心地檢查查過，小小心地改改正過，小小心地再再檢查過過的小心心的工作作。好判斷力：每位主管都都要求秘秘書有好好的判斷斷力。如如果秘書書總是道道歉說：“對不起起，這件件事我未未想到”，那么么，就必必須培養(yǎng)養(yǎng)此特質(zhì)質(zhì)。幸運運地，這這是可以以培養(yǎng)訓(xùn)訓(xùn)練的。這這了要有有好的判判斷力，可可遵循下下列四個個步驟：第一步驟：想想看看你正在在做什么么現(xiàn)在你已能能不必想想而能夠夠記事、打打字、讀讀、說、及及聽。思思考就是是控制心心思；即即是，集集中精神神。所以以，思考考是訓(xùn)練練好判

25、斷斷力的絕絕對要素素。第二步驟：看看是是否該采采取行動動。如果能集中中思考，便便知是否否該采取取行動。例例如，是是否有錯錯要改、有有問題要要問、有有業(yè)務(wù)待待改進、或或程序要要變動等等。如果果自己能能力辦不不到，找找主管去去。不錯錯過任何何采取行行動的機機會。第三步驟：研析各各種因素素。當(dāng)你需要采采取行動動時，研研析一切切情況一一調(diào)查、綜綜合、分分析-以判斷斷是否有有未考慮慮到的因因素，值值得再斟斟酌。第四步驟：當(dāng)機采采取行動動依各種因素素，衡量量該采取取的行動動。然后后，在適適當(dāng)?shù)臅r時機，采采取必要要的行動動。以下下舉個好好判斷力力的實例例。情況一主管交待秘秘書去寫寫一封信信。當(dāng)秘秘書在寫寫信

26、時對對于時間間問題沒沒有十分分肯定。經(jīng)經(jīng)過判斷斷后，再再去請示示主管，原原來主管管弄錯了了。秘書書的正確確判斷，省省下很多多麻煩，也也獲得主主管的贊贊許。情況二主管感冒在在家。有有位很重重要的客客戶打電電話來。急急著要與與主管談?wù)勔还P生生意。秘秘書判斷斷分析，覺覺得良機機不可失失，況且且主管只只是感冒冒而已。所所以，秘秘書決定定去電告告知主管管，但首首先準備備客戶的的齊全資資料，以以備主管管詢問。最最后，主主管稱贊贊秘書的的好的判判斷力。工作效率：工作效率即即是在最最短的時時間內(nèi)有有條理、有有系統(tǒng)地地完成最最大的任任務(wù)。一一般辦公公時間同同樣為八八小時，有有些秘書書能處理理好很多多件任務(wù)務(wù)；有

27、些些秘書則則處理不不了一件件相同的的任務(wù)。如如果能力力都相同同的話，那那差別就就在于做做事有無無工作效效率。有效率的秘秘書在收收集資料料做報告告時，會會向各可可靠的來來源獲得得資訊并并取下列列的步驟驟：把整個資資料分成成許多單單元把每單元元資料分分別寫在在紙條上上把每單元元依其來來源來分分類把紙條依依系統(tǒng)排排列把相關(guān)的的單元歸歸類成檔檔用此方法可可以有系系統(tǒng)地完完成任務(wù)務(wù)。有系系統(tǒng)、有有條理即即是工作作效率的的先決條條件。在在辦公室室里的業(yè)業(yè)務(wù)程序序也是需需要有條條理、有有系統(tǒng)。例例如，主主管出差差，他希希望秘書書作電話話記錄。秘秘書則必必須能篩篩選電話話，并把把每通電電話的重重點記在在便條紙

28、紙上，以以便主管管回來，即即可一目目了然，這這就是工工作效率率。機智性機智性來自自“再升”（risse aagaiin）之之意。對對于一個個秘書，機機智意即即：在傳傳統(tǒng)因襲襲的方式式進行不不通時，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)向其他他的資源源或方法法，以求求解決。主主管有時時會指派派難以完完成的任任務(wù)。秘秘書，甚甚至在心心里頹喪喪時，必必須保持持樂觀的的態(tài)度。在在遇困難難時，不不放棄，而而試著找找其他可可行之道道，再嘗嘗試，直直到成功功。有位主管想想找一份份資料，但但在檔案案里，遍遍找不著著。秘書書由檔案案里得知知資料來來自當(dāng)?shù)氐氐膶I(yè)業(yè)協(xié)會會會長，就就決定去去找這位位會長，但但即發(fā)現(xiàn)現(xiàn)電話簿簿沒登記記。所以以秘書打打

29、電話到到他家，間間接得知知他辦公公室的電電話號碼碼，再打打給他的的秘書，而而獲得那那份資料料。其實實秘書早早就可以以放棄了了，但沒沒有。機機智是設(shè)設(shè)法找出出不同的的解決辦辦法，直直到成功功為止。主動性主動性即是是能預(yù)見見該做的的事。沒沒有指使使，便主主動地去去做。所所有秘書書工作皆皆需要主主動性去去完成：指定的的工作、例例行工作作、流程程業(yè)務(wù)、及及創(chuàng)意的的工作。主動性可分分為二種種方式：為主管的的方便。（服服務(wù)性）為主管分分憂解勞勞。（業(yè)業(yè)務(wù)性）第一方式：有位秘書把把客戶來來信給主主管看時時，通常常把先前前相關(guān)的的通信資資料附上上，以利利主管參參考。主主管可能能沒時間間看它，但但他喜歡歡這樣，

30、以以利得知知來龍去去脈，并并做出最最佳之決決定與指指定。第二方式：秘書由報上上得知主主管之朋朋友被任任命為某某公司之之董事長長。秘書書把報導(dǎo)導(dǎo)剪下并并附上自自己先擬擬的祝賀賀函，一一起呈給給主管。不不管主喜喜不喜歡歡這封祝祝賀函，他他一定會會感激秘秘書的主主動性的的。對人方面：考慮周到：秘書要能體體諒、幫幫助、同同情別人人?？紤]慮周到即即是在為為自己著著想前，先先考慮別別人。如如果一個個人不能能考慮別別人，便便僅僅只只會依本本性來做做，因為為人總是是先考慮慮到自己己。所以以，考慮慮周到的的資質(zhì)是是需要訓(xùn)訓(xùn)練與培培養(yǎng)的。努努力、紀紀律現(xiàn)訓(xùn)訓(xùn)練將有有助于修修正思想想模式。當(dāng)當(dāng)秘書能能自然表表達出先

31、先考慮別別人時，必必能獲得得真正的的滿足。以下的例子子，顯示示出如何何恰當(dāng)?shù)氐乇憩F(xiàn)考考慮周到到：如果認為為主管可可能會急急需要你你的幫助助時，就就留在自自己的位位置上。（考考慮周到到）在主管處處于山窮窮水盡時時，提供供他有效效的策略略；當(dāng)他他感頭疼疼時，幫幫他倒一一杯涼水水。（同同情心）主管不在在辦公室室時，才才打私人人電話。（以以主管方方便為主主）總而言之，一一位考慮慮周到的的人，先先考慮別別人。圓滑性圓滑性使秘秘書建立立并維持持和諧的的工作關(guān)關(guān)系。使使用考慮慮周到的的詞句及及體貼的的舉止，秘秘書可使使人不感感窘困與與難過。相相同地，其其他人也也會喜歡歡她（他他），因因為她（他他）的圓圓滑性

32、。由下列的原原則，可可以練習(xí)習(xí)圓滑性性的技巧巧：小心選用字字：不妥：你你什么時時候可完完成那工工作？（語語氣強）佳：你在中中午前可可完成那那工作嗎嗎？（委委婉）不妥：現(xiàn)現(xiàn)在幫我我打字。（命命令式）佳：你介意意現(xiàn)在幫幫我打字字嗎？（客客氣）不妥：你你明天要要來上班班。（命命令式）佳：你明天天打算來來上班嗎嗎？（尊尊重對方方）圓滑性就是是承擔(dān)責(zé)責(zé)罵：秘書在打好好信后，發(fā)發(fā)現(xiàn)有個個錯誤，是是主管的的疏忽所所致。秘秘書馬上上承擔(dān)是是自己的的錯，并并立即修修正。很很微妙地地，秘書書的承擔(dān)擔(dān)錯誤及及承受責(zé)責(zé)罵，使使得此錯錯誤的情情況，很很完滿的的解決了了。圓滑性就是是避免批批評：少說“我早早就告訴訴你！”

33、也不要要說“我知道道我是對對的！”就是你你很肯定定，也不不要說這這些話，以以免傷了了對方的的自尊心心。當(dāng)主主管有錯錯時，避避免批評評，才能能維持良良好的人人際關(guān)系系。圓滑性就是是裝聾作作?。郝牭接腥伺u，或或聽到主主管與他他太太談?wù)劦剿饺巳说氖虑榍闀r，一一位圓滑滑的秘書書就必裝裝聾作啞啞，才能能保持鎮(zhèn)鎮(zhèn)定，不不受干擾擾，正常常處理業(yè)業(yè)務(wù)。謹慎性：對于有經(jīng)驗驗的秘書書，謹慎慎性意味味著把公公司里所所有業(yè)務(wù)務(wù)保密。對對于初任任的秘書書，謹慎慎性則意意味著只只把機密密性的業(yè)業(yè)務(wù)保密密。一般般秘書都都通曉公公司業(yè)務(wù)務(wù)，但有有經(jīng)驗的的秘書，知知道這一一切都是是公司的的機密。公公司主管管也是希希望秘書書

34、能謹慎慎地保密密，不希希望秘書書談?wù)撍墓ぷ髯骰蛩牡乃缴罨睢Ｖ斏魃餍约词鞘侵斒貥I(yè)業(yè)務(wù)機密密，少談?wù)務(wù)撍巳酥絼?wù)務(wù)。責(zé)任感：主管通常把把責(zé)任感感列為秘秘書條件件之首。有有責(zé)任感感的秘書書是非常常敬業(yè)的的。忠于于職守，做做事有條條有理，有有始有終終。把主主管所賦賦予的任任務(wù)，當(dāng)當(dāng)作一種種挑戰(zhàn)，全全力以赴赴鳳求完完滿達成成。責(zé)任任感亦是是一種使使命感，一一種使命命去承擔(dān)擔(dān)完滿達達成主管管所托付付的任務(wù)務(wù)。由秘書的業(yè)業(yè)務(wù)來探探討，秘秘書的責(zé)責(zé)任感可可歸納為為四方面面：努力達成成主管上上司交待待的任務(wù)務(wù)。盡力去執(zhí)執(zhí)行秘書書的例行行業(yè)務(wù)。努力去完完成主管管上司未未交待但但必須做做的任務(wù)務(wù)。發(fā)揮協(xié)調(diào)

35、調(diào)的功能能并以本本身工作作態(tài)度作作為其他他職員之之表率一一不遲到到、不早早退、坦坦誠待人人、盡忠忠職守?？陀^性：客觀性是以以超然的的、無私私的態(tài)度度，來看看整體性性的情況況后，才才做出反反應(yīng)。并并即，置置身事外外，以理理智而不不帶感情情、不帶帶私心的的態(tài)度來來分析一一件事。秘秘書是需需要有客客觀性的的。有時時候，工工作受到到批評，文文件要重重打；或或建議被被拒絕了了。秘書書可能會會顯出沮沮喪、失失望與泄泄氣。然然而，主主管即希希望秘書書能退一一步，以以全盤、客客觀的方方式來看看此事。想想一想，主主管為了了避免再再度犯錯錯，才做做批評。這這是個良良性的建建議。文文件必須須重打，則則是因主主管做了

36、了很多變變更，已已改得面面目全非非了。另另外，秘秘書的建建議雖然然有很多多優(yōu)點，但但因牽涉涉高成本本，所以以暫被拒拒絕了。爾爾后，秘秘書對于于提出計計劃或建建議，反反而更有有成本概概念了?？陀^性可使使秘書在在采取任任何反應(yīng)應(yīng)前，心心平氣和和的研析析情境。健康秘書的業(yè)務(wù)務(wù)包羅萬萬象。公公司機構(gòu)構(gòu)的里外外上下業(yè)業(yè)務(wù)，都都需要照照顧?？煽梢娖湄?zé)責(zé)任之重重大，任任務(wù)之深深遠。因因此，秘秘書人才才必須要要有健康康的身體體。有健健康的身身體，才才能有健健全的身身心，開開朗的心心胸，樂樂觀活潑潑的個性性，以面面對任何何困難，化化解任何何困局，創(chuàng)創(chuàng)造嶄新新的情勢勢，以利利公司機機構(gòu)業(yè)務(wù)務(wù)之騰遠遠發(fā)展。健康是事

37、業(yè)業(yè)之基本本，沒有有健康的的身體，萬萬念俱灰灰。秘書書的工作作性質(zhì)是是機敏的的、又勞勞心勞力力的工作作，除了了技能的的工作需需要勞心心勞外，還還經(jīng)常要要有良好好的體力力應(yīng)付一一切日常?；顒有孕缘墓ぷ髯?，因此此若是沒沒有良好好的健康康作基礎(chǔ)礎(chǔ)，一切切工作便便無法積積極而主主動的展展開，更更不要談?wù)劦矫貢鴷呢?zé)任任感和工工作意識識了。由由此，可可見健康康對于秘秘書工作作的重要要了。WHAT TO SAYY ONN THHE TTELEEPHOONE WHEENYOU PPLACCE SSOMEEONEE ONN HOOLDSituaatioonA cusstommer is in thee mii

38、ddlle oof aa veery lonng sstorry, andd yoour othher linnes aree riingiing offf thhe hhookk. YYou musst pplacce hhim on holld.YOUR MANNAGEER IIS NNOT INSituaatioonA cliientt caallss annd yyourr suuperrvissor is nott inn. HHe iis oon vvacaatioon ffor twoo weeekss.YOUR MANNAGEER IIS IIN BBUT NOTT TAAKI

39、NNG CCALLLSSituaatioon:Your mannageer iis bbehiind in hiss paaperrworrk aand insstruuctss yoou nnot to takke ccallls ffor thee neext fouur hhourrs. A ccusttomeer ccallls aand inssistts oon ttalkkingg wiith himm.THE CCALLLER REFFUSEES TTO GGIVEE YOOU AA NAAMESituaatioon:You bbegiin tthe scrreenningg

40、prroceess on a ccalll, aand thee peersoon rrefuusess too giive youu hiis nnamee. YYou havve sspeccifiic iinsttrucctioons froom yyourr suuperrvissor thaat yyou aree too geet tthe perrsonns namme bbefoore traansfferrringg caallss.YOU MMUSTT KNNOW WHYY THHE PPERSSON IS CALLLINNGSituaatioon:You hhavee t

41、hhe pperssons nnamee, aand noww muust finnd oout whyy hee iss caalliing.THE CCALLLER SAYYS,”YYOURR MAANAGGER HASS THHE NNUMBBER”Situaatioon:You aare insstruucteed tto gget tellephhonee nuumbeers froom ppeopple wheen ttheyy leeavee meessaagess. NNinee tiimess ouut oof tten, thhey sayy,”hhe hhas thee

42、nuumbeer.”A CALLL HHAS NOTT BEEEN RETTURNNEDSituaatioon:A cusstommer callls andd saays,”Thhis is thee thhirdd tiime Ivve ccallled todday.Ivve bbeenn caalliing forr weeekss.Whhy hhasnnt he callledd mee baack? Arre yyou surre yyoure givvingg hiim mmy mmesssagees?”THE CCALLLER WANNTS SOMMETHHINGG THHAT

43、 IS NOTT YOOUR JOBB TOO HAANDLLE Situaatioon:A cusstommer callls andd assk yyou to hellp hhim enrrolll inn a semminaar yyourr coompaany is givvingg thhd ffolllowiing weeek. Youu haave nottingg too doo wiith thee seeminnar,andd knnow notthinng aabouut iit.THEY SAYY THHEY WERRE PPROMMISEED SSOMEETHIIN

44、G WOUULD HAPPPENN THHAT DIDDNTTSituaatioon:A cusstommer is calllinng tto ccompplaiin tthatt a sallesmman whoo woorkss foor yyourr coompaany proomissed thaat iinsttrucctioon bbookkletts ffor thee prroduuct youu seell wouuld arrrivee thhe dday aftter thee coontrractt waas ssinggnedd. TThe insstruuctii

45、on boookleets havve nnot arrriveed, andd thhe ccusttomeer hhas beeen uunabble to usee yoour prooducct ffor oveer aa weeek.如何提升工工作效率率與效能能如何提升工工作效率率與效能能高效率的檔檔案管理理技巧如何為上司司與自己己管理時時間會議管理技技巧行程安排技技巧高效率的檔檔案管理理技巧檔案管理檔案歸檔的的方法按字順序以編號分檔檔依地理位置置分檔依日期順序序歸檔依數(shù)字分檔檔如何減低檔檔案管理理的工作作量 盡量維持持辦公桌桌的整齊齊建立特定的的整理檔檔案的時時間表建立一個“暫持存

46、存放”的系統(tǒng)統(tǒng)寄放不不需馬上上歸檔的的文件如果同時替替一人以以上工作作，應(yīng)分分開存放放要歸檔檔的文件件桌上應(yīng)放一一個“文件籃籃”應(yīng)隨時準確確接受新新科技隨時改進自自己的檔檔案管理理系統(tǒng)“雙重”歸歸檔如何追蹤“傳閱”的文件件如何剪報檔案管理的的原則理想的檔案案管理原原則是：正確、簡簡明、經(jīng)經(jīng)濟及富富有彈性性，茲分分別簡述述如下：正確：良好的檔案案管理，是是希望能能做到調(diào)調(diào)閱某一一檔案時時，就能能迅速地地找到，因因此檔案案的分類類及存放放要正確確，取用用后歸檔檔也要正正確地放放回原處處，不可可紊亂。簡明檔案管理須須力求簡簡單明了了，其分分類也要要簡明，放放置的位位置及使使用的方方法，讓讓公司里里的

47、有關(guān)關(guān)人員都都能清楚楚與了解解，使上上司或其其他同事事也隨時時可取用用參考。經(jīng)濟：檔案管理人人員的多多寡，視視實際需需要而定定，不宜宜太多，以以節(jié)省開開支；檔檔案所占占的位置置愈小愈愈好，以以免浪費費空間，因因此檔案案要確定定。保存存年限，適適時的銷銷毀（即即處理掉掉）清理理已失時時效者。富有彈性檔案的分類類上立案案上要富富有彈性性，以適適應(yīng)業(yè)務(wù)務(wù)的擴充充或臨時時的變動動。如以以人事的的檔案為為例，若若機關(guān)或或公司規(guī)規(guī)模小，人人事十分分單純，分分類就不不心太精精細，而而公司擴擴棄人員員增加后后便須詳詳細劃分分，分為為任用、訓(xùn)訓(xùn)練、考考核、薪薪資、升升遷、請請假、退退休、辭辭職等類類。檔案的重要

48、要性處理業(yè)務(wù)的的參考一個機關(guān)或或公司的的檔案，可可以供業(yè)業(yè)務(wù)承辦辦人員在在處理業(yè)業(yè)務(wù)時作作為了解解案情及及立意遣遣詞的參參考或援援引；以以期在業(yè)業(yè)務(wù)處理理上不會會發(fā)生矛矛盾分歧歧的現(xiàn)象象，回復(fù)復(fù)信件也也不致于于重復(fù)?？勺鳛榉盍畹囊罁?jù)據(jù)一個機關(guān)或或公司業(yè)業(yè)務(wù)的計計劃與施施行，必必定要牽牽涉到許許多國家家的法令令或公司司本身的的規(guī)章或或會議的的決議，而而法令、規(guī)規(guī)章、會會議記錄錄，都是是公司檔檔案的一一種，所所以檔案案可作為為法令的的依據(jù)?？勺鳛榱私饨鈾C關(guān)或或公司歷歷史的參參考：介紹一個機機關(guān)或公公司的概概況，必必須要敘敘述其沿沿革，以以見其發(fā)發(fā)展的軌軌跡與成成就，而而要真切切地了解解其沿革革，

49、唯有有參考其其檔案，以以獲得正正確的資資料?？勺鳛檠芯烤繒r的參參考：一個機關(guān)或或公司的的檔案，是是研究時時最直接接最正確確的原始始資料，撰撰寫公司司有關(guān)的的學(xué)術(shù)報報告或業(yè)業(yè)務(wù)報告告，必須須要運用用檔案。此外，一外外機關(guān)或或公司的的檔案，其其中必定定有些秘秘密性，如如果檔案案的管理理妥善完完美，就就通達到到保密的的功用，否否則管理理失當(dāng)，甚甚至發(fā)生生丟失檔檔等事情情，因而而泄漏了了公司的的秘密，使使公司的的業(yè)務(wù)遭遭遇到重重大的障障礙或損損害。如何為上司司與自己己管理時時間如何提高效效率例行性工作作與執(zhí)行行性工作作處理程程序如何計劃優(yōu)先順序Folloow uup SSysttem的的建立拆閱信件的

50、的程序向上屬報告告的方法法交件呈送上上屬的方方法如何善用他他人的時時間一心二用PERT（工工作進度度評估術(shù)術(shù)）能提高工作作效率的的辦公室室文具一些建議每日列出“應(yīng)做事事項”及排列列優(yōu)先順順序。每星期做全全周工作作計劃設(shè)定預(yù)計工工作完成成時間在工作空檔檔，計劃劃全日尚尚未過完完時間（彈彈性）如發(fā)現(xiàn)自己己在拖延延，問自自己逃避避何事，將將大計劃劃分數(shù)個個小工作作，個個個擊破。減少無生產(chǎn)產(chǎn)力的活活動，如如閑聊等等保持座位整整齊、有有秩序每件物品及及文件均均有定位位，可立立即找到到使用學(xué)習(xí)拒絕的的技巧保持每日最最有生產(chǎn)產(chǎn)力的時時間作有有創(chuàng)意性性的工作作詢問專家意意見以減減少時間間的消耗耗基本思考過過程

51、你如何處理理下列文文件顧客寄來的的一封欲欲訂購產(chǎn)產(chǎn)品的信信件下周三公司司經(jīng)理會會議通知知一本公司訂訂閱的雜雜志，內(nèi)內(nèi)有兩篇篇文章，你你想詳細細閱讀，但但目前沒沒空讀購買文具后后所取得得之發(fā)票票某研究機構(gòu)構(gòu)寄來有有關(guān)人事事方面之之問卷表表上司交下一一份下月月份開會會有關(guān)之之資料一封要立即即回復(fù)的的信，但但你有更更急的事事要行辦辦收到新書出出版廣告告，你想想訂購幾幾本，但但目前尚尚無法決決定一張結(jié)婚喜喜帖（下下星期六六宴客）外貿(mào)協(xié)會寄寄來之調(diào)調(diào)查表，你你必須從從其他幾幾個部門門獲取足足夠資料料，才能能填寫會議管理技技巧每一位秘書書/助理人人員都能能成為安安排會議議與活動動的專家家。了解會議/活動的

52、的宗旨與與目的設(shè)計流程（控控制人、事事、時、地地、物）執(zhí)行與協(xié)調(diào)調(diào)檢討與跟催催會議（活動動）的種種類以性質(zhì)分定期/不定定期、例例行會議議、公司司內(nèi)部會會議、經(jīng)經(jīng)銷商會會議、會會員會議議以功能分解決問題/討論會會、教育育訓(xùn)練、準準備資訊訊、收集集資訊、動動腦會議議、溝通通感情以人數(shù)分5人100人 小型會會議50人1100人人 中型型會議100人5000人 大型會會議500人以以上 超大大型會議議以地域分（開開會的地地點）公司內(nèi)召開開在國內(nèi)召開開在外國召開開時間進度表表/職責(zé)分分配表（范范例）會議/活動動名稱：會議/活動動性質(zhì)：2000人國際際性科技技研討會會（國外外1000人，國國內(nèi)1000人）

53、開會/活動動日期：19994年11月15日-199日2月底以前前：成立籌備委委員會及及秘書處處設(shè)定主題邀請VIPP講者宣傳、工作作開始海報通告經(jīng)費籌募開開始接洽飯店/餐飲/交通勘察場地3月-6月月：宣傳工作經(jīng)費籌募/制定預(yù)預(yù)算發(fā)出海報/通告接受報名確定參與VVIP論文審核決定初步議議程與協(xié)力廠商商簽約設(shè)定翻譯者者/節(jié)目主主持人7月-100月宣傳工作經(jīng)費/預(yù)算算控制制作最后確確定議程程/節(jié)目繼續(xù)接受報報名制作論文搞搞要集決定場地布布置細節(jié)節(jié)與視聽聽設(shè)備需需求制作現(xiàn)場所所需工作作檢索明明細與協(xié)力廠商商確認細細節(jié)確定一切VVIP安安排11月1日日-144日確定一切細細節(jié)做好確認工工夫沙盤演練會議后/

54、活活動后：結(jié)帳會議記錄/活動紀紀實致謝函（VVIP）甚至跟催工工作（可可另擬一一明細）執(zhí)行者學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組/秘秘書處宣傳組財務(wù)組接待組場地組宣傳組財務(wù)組宣傳組/秘秘書處注冊組學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組接待組/場場地組學(xué)術(shù)組/節(jié)節(jié)目組宣傳組財務(wù)組學(xué)術(shù)組/節(jié)節(jié)目組注冊組宣傳組/學(xué)學(xué)術(shù)組場地組秘書處秘書處秘書處籌備委員會會/秘書處處籌備委員會會/秘書處處財務(wù)組/秘秘書處學(xué)術(shù)組/宣宣傳組宣傳組/秘秘書處工作檢索明明細（范范例）場地：交通是否方方便是否靠近機機場是否有計程程車/其它交交通服務(wù)務(wù)是否有足夠夠停車位位附近是否有有地方特特色是否便于購購物是否有休閑閑設(shè)備是否有餐飲飲服務(wù)是否有郵局局是否有銀行行安全性可好

55、好聲譽可好（是是否合適適會議/活動）視聽設(shè)備是是否理想想服務(wù)是否有有效率、親親切外觀是否合合適環(huán)境是否整整齊清潔潔是否有良好好的通訊訊設(shè)備（電電話/傳真）是否能提供供良好的的后勤空空間若是會議，隔隔間是否否合適音效是否合合適燈光是否合合適會議名稱（定定期會議議）議程程上一次會議議記錄的的宣讀、修修正、通通過報告事項*A *B討論事項*A案由由 可可行方案案 *B案案由 可可行方案案 *C案案由 可可行方案案臨時動議5、休會年 月 日 時時- 時15minn10minn10minn30minn20minn15minn15minn會議記錄會議名稱開會/休會會 日期期、時間間與會人員人人數(shù)/名單（主

56、主席人名名）報告/宣布布事項提案/議案案討論/內(nèi)容容結(jié)論（決議議之執(zhí)行行、任務(wù)務(wù)分配）臨時動議討論內(nèi)容結(jié)論會議記錄的的用途與與意義記錄行動依據(jù)內(nèi)部溝通流程管理時間進度與與職責(zé)分分配請把從現(xiàn)在在到開會會期間（平平均）分分成三四個階階段月 日日前完成/進行行工作項項目 執(zhí)執(zhí)行人會議/活動動后進行工作項項目 執(zhí)行人人工作檢索明明細會場用品請為您的會會議活動動做一個個議程或或節(jié)目表表行程安排技技巧行程的安排排事前準備：了解旅行社社的特質(zhì)質(zhì)日期、時間間交通工具、路路線住宿安排抵達目的地地行事表表出國證件攜帶用品、資資料、公公司的信信封、信信紙、名名片各地聯(lián)絡(luò)電電話、電電報出發(fā)當(dāng)日車輛安排檢查有無遺遺漏的

57、東東西送行人出發(fā)后與上司代理理人配合合來往信件處處理辦公室例行行的工作作回來后出差報告出差費用核核報為上司做行行程的安安排資料的搜集集旅游中必備備用品（參參考用）CHECK LIST飛機票（火火車票）旅館訂房確確認費用（旅行行支票、信信用卡等等）旅行支票、信信用卡、號號碼明細細費用填報表表名片旅游證件辦公室資料料/檔案（副副本）辦公室文具具商業(yè)旅游中中拜訪客客戶有關(guān)關(guān)資料閱讀資料其它即將走前CCHECCK LLISTT通知要在你你的上司司離開前前必須見見他的人人弄清楚誰是是上司的的代理人人上司離開期期間會議議/活動的的安排上司私人信信件，事事務(wù)的交交待請轉(zhuǎn)達的特特殊信件件將上司帶走走的檔案案做

58、一記記錄離開期間CCHECCK LLISTT回例行的文文件/信件無法先回的的文件/信件，先先通知對對方已收收到文件件/信件，等等待上司司回來再再做答復(fù)復(fù)電話留言記記錄安排上司回回來后的的約會來往信件分分類、記記錄上司回來后后，F(xiàn)oolloow-uup的工工作處理上司帶帶回來的的資料/檔案電話、信件件分類交交與上司司填報費用旅游報告Folloow uup信件件行李清關(guān)如何成為上上司得力力助手如何與上司司相處如何與同事事相處人際風(fēng)格的的類型與與運用上司需要什什么樣的的秘書應(yīng)對之道實實例解析析如何與上司司相處正確的工作作心態(tài)上司也是人人不要過分關(guān)關(guān)切私事事如何稱呼上上司和上司出外外吃飯愉快的性情情不

59、要泄露秘秘密傳播重要訊訊息互相尊重調(diào)整自己的的個性以以配合上上司不以自己的的私人問問題影響響工作樂于接受額額外的差差遣你是替上司司工作而而非上司司替你工工作團隊工作忠心你一定要喜喜歡你的的上司怎樣和上司司相處女秘書如何何才能贏贏得上司司的信任任和器重重-上司授授權(quán)給女女秘書的的范圍，決決定于女女秘書本本身的能能力，女女秘書往往往期望望上司能能給予最最大的自自由，讓讓自己獨獨立處理理各項事事務(wù)，然然而女秘秘書本身身的能力力素養(yǎng)，是是上司考考慮的最最大因素素。根據(jù)據(jù)事實顯顯示，愈愈受老板板器重的的女秘書書，所做做自己裁裁決的事事愈多。對你的工作作具有信信心你要別人對對你有信信心，先先要對自自己有信

60、信心，要要忠實地地衡量自自己的能能力，充充實女秘秘書的各各項素養(yǎng)養(yǎng)，把你你的素養(yǎng)養(yǎng)毫不保保留地應(yīng)應(yīng)用在工工作中。正確的判斷斷力“前事不忘忘，后事事之師”，要不不斷從經(jīng)經(jīng)驗中吸吸取教訓(xùn)訓(xùn)，作為為判斷力力的基礎(chǔ)礎(chǔ)。具有有良好、正正確的判判斷力，對對你的工工作才能能勝任愉愉快。要有勇氣你要毫不畏畏懼地把把工作承承接過來來，一顯顯身手，發(fā)發(fā)揮你行行政管理理方面的的才能，面面臨新的的挑戰(zhàn)不不要害怕怕，你要要付出心心力，絞絞盡腦汁汁，全力力以赴。不不要對上上司存有有害怕或或畏懼的的心理，男男人在辦辦公室或或別的地地方，都都喜歡看看見迷人人和儀態(tài)態(tài)安祥的的女人。交給你的工工作，應(yīng)應(yīng)立即辦辦理你的工作要要敏捷