ERP集團財務管理案例

1、- PAGE 12 -ZHY的ERPP財務管理系系統(tǒng)ZHY公司（簡簡稱“ZHY”）是集航空空油料的采購購、運輸、儲儲存、銷售為為一體，自主主經營、獨立立核算、自負負盈虧、具有有獨立法人資資格的經濟實實體。ZHYY現行的財務務核算體制為為一級法人、多多級核算管理理，層次結構構為總公司（集集團）、地區(qū)區(qū)公司（包括括直屬公司、合合資合營公司司和股份制公公司）、分公公司、供應站站。作為“十五”期期間民航八大大信息化項目目之一的ZHHYERP系系統(tǒng)，ZHYY通過招標最最終選擇了SSAP公司的的R/3作為為自己的企業(yè)業(yè)管理平臺，并并由北京民航航中天科技有有限公司和IIBM公司做做咨詢實施。ZZHYERPP

2、系統(tǒng)一期工工程在ZHYY華東地區(qū)公公司24個點點全面實施，財財務會計模塊塊主要包括了了總帳（GLL），應收帳帳款（AR），應應付帳款（AAP），現金金管理及流動動資金預測（TTR），成本本中心會計（CCCA）和獲獲利能力分析析（CO-PPA）。該項項目于20002年1月117日正式上上線，目前系系統(tǒng)運行良好好。從會計核算的角角度出發(fā)，財財務會計必須須嚴格依照國國家制定的企企業(yè)財務準則則及會計制度度和法規(guī)進行行會計核算，并并依法對外提提供相應的財財務報表。從從長遠來看，還還應該符合國國際認可的會會計準則如GGAAP及IIAS。SAAP R/33的財務會計計模塊的設計計除了要滿足足上述的標準準外，

3、還必須須滿足ZHYY目前的一級級法人，多級級核算體系的的需求。另外外，隨著市場場經濟的發(fā)展展，財務組織織結構的設計計還應該從靈靈活性方面進進行考慮、設設計，以滿足足公司組織結結構的重組和和調整。當非非直屬分公司司需要進行獨獨立核算，或或地區(qū)公司成成為獨立的法法人時，系統(tǒng)統(tǒng)在進行調整整后，能很快快適應這些變變化。ZHY組織結構構的復雜性，決決定了其會計計核算體系的的復雜程度。目目前在ZHYY表面上是二二級核算，實實質上仍然是是三級財務核核算的體制。即即總公司與地地區(qū)公司（或或直屬分公司司）分別完全全獨立核算，其其余分公司、供供應站與代表表處雖然其收收入及庫存全全部隸屬于相相應的地區(qū)公公司（或直屬

4、屬分公司），也也不在當地納納稅，但其他他成本費用的的核算也完全全是獨立的。對對于ZHY的的業(yè)務，不僅僅業(yè)務量大，而而且地域跨度度廣，在信息息傳遞的準確確性和及時性性等都存在很很大的問題。由由于目前我國國對成品油市市場的控制非非常嚴格，仍仍然采用國家家宏觀調控的的管理模式。而而ZHY目前前的經營管理理比較粗放、經經營意識較為為淡薄，許多多與經營和成成本相關的制制度還沒有建建立，為適應應整個經營環(huán)環(huán)境的不斷市市場化，加強強企業(yè)競爭力力，迎接入世世的挑戰(zhàn)，ZZHY就必須須在成本費用用控制這一環(huán)環(huán)節(jié)有質的飛飛躍。另一方方面，ZHYY盡管已認識識到降低庫存存的必要性，但但不知壓縮庫庫存的同時，又又如何保

5、證生生產的正常進進行，缺乏有有力的系統(tǒng)的的支持和保證證。在企業(yè)實施ERRP的時候，首首先要建立一一個在ERPP系統(tǒng)中可以以實現的企業(yè)業(yè)組織架構模模型，這個組組織架構模型型是基于企業(yè)業(yè)當前的組織織機構，根據據企業(yè)未來業(yè)業(yè)務發(fā)展的需需求以及在EERP系統(tǒng)中中實現的可能能性而搭建起起來的?；谟谀壳暗腪HHY的核算體體系，地區(qū)公公司作為獨立立核算單位，在在SAP系統(tǒng)統(tǒng)中設置為公公司代碼（即即Compaany Coode：在SSAP系統(tǒng)中中代表一個獨獨立的會計實實體，擁有完完整的會計帳帳套，是對外報送送法定資產負負債表/損益益表的最小單單位，所有的的憑證都將過過帳在公司代代碼層次上）；對于下屬分分公司

6、，考慮慮到分公司作作為內部核算算單位，通過過設置為業(yè)務務范圍（即BBusineess Arrea：主要要用于企業(yè)內內部管理，是是創(chuàng)建內部資資產負債表和和損益表的組組織結構），可以產生生相應的報表表。某些分公公司需要對外外送的資產負負債表與損益益表，也可以以通過此方法法實現。圖1：ZHY集集團公司的組組織架構圖圖1是ZHY集集團公司的組組織架構圖，華華東地區(qū)作為為獨立的公司司代碼進行獨獨立核算；從從ZHY集團團的角度來看看，在整個集集團內使用一一套會計科目目表，統(tǒng)一了了各地區(qū)公司司的會計核算算，有利于整整個ZHY集集團的報表合合并及總公司司對下屬企業(yè)業(yè)的監(jiān)控。由由于ERP數數據的集成及及共享，所

7、有有客戶的信用用控制可全部部在集團層進進行控制，將將整個集團的的壞帳損失減減至最低。從從組織結構來來看，華東地地區(qū)公司隸屬屬于ZHY集集團，其下包包括各分公司司，各分公司司的財務人員員按業(yè)務范圍圍輸入會計憑憑證，從系統(tǒng)統(tǒng)中既可按分分公司直接產產生相應的帳帳務和報表，又又可直接產生生整個地區(qū)公公司的帳務和和報表，不需需象以前那樣樣向地區(qū)公司司報送軟盤及及報表。大大大節(jié)省了信息息傳遞的時間間和財務人員員的工作量，數數據的準確性性和及時性得得到了保障。圖2：ZHY采采購和銷售業(yè)業(yè)務與財務的的實時集成數據的準確性和和及時性同時時體現在信息息傳遞的中間間環(huán)節(jié)和人為為修改可能性性的減少。規(guī)規(guī)范化的流程程需

8、要靠系統(tǒng)統(tǒng)的實施才可可能會貫徹下下去，規(guī)范的的系統(tǒng)將信息息流集成起來來。圖2是以以采購和銷售售業(yè)務為例，說說明系統(tǒng)集成成后，不僅明明細帳與總帳帳實時集成，財財務與其他如如采購、庫存存、銷售的實實時集成，體體現了ERPP系統(tǒng)將物流流、資金流及及信息流的統(tǒng)統(tǒng)一性。對公公司供應商而而言，雖然供供應商的余額額最終反應在在財務上。各各業(yè)務部門在在平時作業(yè)時時，如航煤的的采購入庫，在在SAP RR/3系統(tǒng)中中錄入相關業(yè)業(yè)務數據的同同時，系統(tǒng)就就已經產生了了對庫存的自自動記帳；而而業(yè)務單位在在系統(tǒng)里完成成發(fā)票校驗的的同時也產生生了對供應商商應付帳款的的自動記帳。同同時，由于庫庫存記帳在EERP系統(tǒng)中中是實時

9、更新新的，因此ZZHY在任何何時候可以非非常清楚地監(jiān)監(jiān)控到各地及及總的庫存情情況，為合理理安排庫存提提供量化的支支持。另一方方面，在供應應商明細帳中中記錄明細帳帳每筆交易的的同時，將數數據實時更新新到總帳統(tǒng)馭馭帳戶，從而而確保了總帳帳與明細帳的的一致性及數數據的準確性性，因此也無無須對帳。對對公司客戶而而言，同樣要要求能實現集集成一體的功功能。從客戶戶的訂單開始始一直到收款款，都離不開開對客戶的跟跟蹤管理。同同樣地，在RR/3系統(tǒng)中中，ZHY在在向各航空公公司進行銷售售業(yè)務的時候候，系統(tǒng)也會會自動將銷售售收入及應收收帳款記帳到到相應的帳戶戶中并自動結結轉該筆銷售售業(yè)務的銷售售成本。這樣樣保證了

10、供應應商和客戶最最原始的數據據都來自最底底層，確保數數據的唯一性性和共同性。也也只有這樣才才便于對供應應商和客戶進進行未結清帳帳逐筆勾對的的科學管理。如如詳細記錄企企業(yè)與供應商商和客戶之間間的每筆交易易往來，使應應收帳款和應應付帳款明細細帳能夠及時時準確地向企企業(yè)管理者和和交易伙伴提提供所需報表表，同時在未未結清帳管理理的基礎上，系系統(tǒng)自動生成成帳齡分析，付付款預測等分分析報表，以以及面向客戶戶的催款通知知等。ZHYY的SAP R/3系統(tǒng)統(tǒng)在整個供應應鏈上與財務務的高度集成成，不僅大大大降低了財務務往來結算人人員的工作量量，更重要的的是提高了數數據的準確性性，及時性，實實現了數據的的共享，為加

11、加強對供應商商和客戶的科科學管理提供供了堅實的基基礎。資金是企業(yè)最寶寶貴的資源，資資金管理的目目標就是要以以最低的資金金成本來滿足足生產經營對對流動資金需需要。ZHYY經營網點遍遍布全國，銀銀行帳戶數量量眾多，款項項結算十分分分散，缺乏有有力的資金監(jiān)監(jiān)管調度平臺臺。SAP R/3的現現金管理能夠夠實時監(jiān)控集集團公司庫存存資金和在途途資金狀況，實實時監(jiān)控資金金收支流動，準準確預測流動動資金狀況，及及時發(fā)現資金金盈余或短缺缺，使管理層層能合理調配配資金投向，優(yōu)優(yōu)化資金結構構，提高資金金周轉率，實實現資金成本本效益最大化化?，F金頭寸（Caash Poositioon）：通過過對開戶銀行行、銀行帳戶戶

12、、銀行存款款會計科目的的統(tǒng)一設置與與管理（ZHHY使用統(tǒng)一一的會計科目目表，下屬各各公司銀行存存款帳戶眾多多，一個地區(qū)區(qū)公司多達1100多個銀銀行帳戶，通通過在現金管管理模塊中把把銀行帳戶與與現金管理科科目一一對應應定義后，有有效地解決了了按各銀行帳帳戶單獨設立立銀行會計科科目而使會計計科目表繁雜雜冗長的問題題），做到收收支及時入帳帳，對銀行回回單及時清理理。管理層使使用現金頭寸寸報表可隨時時查看庫存資資金和在途資資金狀況，利利用其“追溯（Drrill DDown）”查詢功能，可可隨時了解各各開戶銀行、各各銀行帳戶的的資金狀況。必必要時，還可可以追蹤每一一筆資金收支支情況（圖33：資金匯總總A

13、-現金金，B-活期期存款，東航上海?；?，工行長長寧活，憑證項）。圖3：ZHY現現金頭寸報表表及其追溯功功能流動資金預測（LLiquiddity FForecaast）：SSAP R/3是高度集集成的系統(tǒng)，其其現金管理可可以基于財務務憑證、銷售售訂單、采購購訂單和計劃劃數據（如計計劃的人員費費用、稅費支支出），實時時給出中期（1124周）流流動資金預測測，及時發(fā)現現資金盈余或或短缺，讓管管理層能合理理調配或籌措措資金。通過過對基于銷售售訂單、采購購訂單、應收收帳款、應收收票據、應付付帳款、應付付票據、銀行行存款、資金金計劃等形成成的資金流動動進行分類（如如：國內/國國外），并對對每種類型進進一步

14、分組，利利用“追溯”查詢功能，讓讓管理層更深深入、更清晰晰了解資金流流動狀況。增收節(jié)支是增加加利潤的基本本方法。在目目前ZHY收收入來源較為為固定的情況況下，如何降降低成本是企企業(yè)管理工作作中的重要方方面。在華東東公司的經營營成本與經營營費用中，存存在著公司本本身不可控的的因素，但也也有一些是可可控的因素。由由于對這些可可控及不可控控因素的影響響缺乏細致的的量化分析，影影響了進一步步對各項成本本及經營費用用的控制。在華東公司，由由于以前部分分部門費用的的核算工作量量較大，只能能通過在憑證證摘要內標注注部門及費用用類別來劃分分部門費用。地地區(qū)公司費用用記帳不核算算到部門，沒沒有辦法對部部門發(fā)生費

15、用用進行跟蹤、與與監(jiān)控。無法法與年底費用用預算計劃做做比較。因此此，每年的費費用預算計劃劃需要憑經驗驗制定，沒有有具體的以前前年度費用數數字作依據。針對以上問題實施管理會計中的成本中心會計和獲利能力分析，可以很好地滿足ZHY目前采用的一級法人、多級核算、多級管理的管理模式。成本中心會計幫幫助用戶細化化企業(yè)的各項項費用，通過過對成本中心心的各項費用用進行事前的的計劃、事后后歸集及合理理的攤配，通通過對各成本本中心的考核核，對各項費費用進行合理理、有效地控控制。對于ZZHY來說，管管理階層需要要了解整個集集團的所有成成本、費用，因因此所有的公公司代碼都是是分配給同一一個成本控制制范圍，所有有的成本

16、中心心全部都隸屬屬于此成本控控制范圍中。對對有相應權限限的人而言，可可從不同層次次去了解該層層面以下的所所有成本中心心發(fā)生的成本本、費用。而而未來的成本本費用控制結結構可以按照照ZHY的組組織結構來定定義。如：在在總部，可以以用大的部門門作為成本中中心組，其下下屬的小部門門作為成本中中心；在華東東地區(qū)公司，則則可以用分公公司作為成本本中心組，其其下屬的供應應站作為成本本中心，或供供應站再作為為小的成本中中心組，供應應站的各部門門再細分為成成本中心。如如此一來，便便可以考核到到每一級的各各項成本費用用，分析費用用的構成，從從中找到可改改善之處，并并可以在成本本中心會計中中針對各個部部門的成本費費

17、用項目進行行年度計劃，計計劃的總金額額是由年度預預算的總額分分解到每月。根根據月度計劃劃與實際費用用發(fā)生的比較較可以得到年年度預算的執(zhí)執(zhí)行情況。費費用計劃和預預算在年初經經總公司審批批后錄入系統(tǒng)統(tǒng)。系統(tǒng)在年年初應建立兩兩個費用計劃劃的版本，一一個記錄年初初計劃的狀態(tài)態(tài)，另一個版版本記錄年中中不斷修改的的狀態(tài)。年終終通過兩個計計劃版本的比比較，可以清清楚分析費用用計劃和預算算的執(zhí)行情況況。成本中心心的費用主要要是從SAPP R/3的的其他模塊記記帳后，根據據成本要素（費費用類科目）對對應的成本中中心，自動記記入到成本中中心模塊。因因此費用的歸歸集主要是在在財務會計（FFI）中進行行。通過在成成本

18、控制（CCO）中分配配（Disttributtion）和和分攤（Asssessmment）的的方法，實現現合理的費用用歸集，滿足足內部費用控控制的需要。獲利分析是企業(yè)業(yè)管理層對細細分市場（MMarkett Segmennts）進行行分析評估的的重要的管理理會計工具。通通過對銷售收收入、成本、利利潤和邊際貢貢獻的分析，來來評估由產品品（產品類型型、產品組）、客客戶（類型、國國家、地區(qū)）、戰(zhàn)戰(zhàn)略組織（公公司、業(yè)務范范圍、銷售機機構、銷售方方式）的組合合劃分的細分分市場?？梢砸詮氖袌鰧蛳虻囊暯菫楣镜匿N售、市市場、計劃、財財務等管理部部門的決策提提供必要的信信息。經營范范圍（Opeeratinn

19、g Conncern）是是獲利分析的的最高組織結結構，它界定定了市場獲利利分析的范圍圍。ZHY所所有公司（總總部、地區(qū)公公司、直屬分分公司）都屬屬于同一個經經營范圍。ZHY的獲利能能力分析系統(tǒng)統(tǒng)可以對每筆筆業(yè)務的收入入、成本、直直接費用進行行直觀統(tǒng)計，形形成各筆業(yè)務務的考核毛利利。利用這些些數據，結合合公共費用的的各級分攤，可可以對每筆業(yè)業(yè)務、每個業(yè)業(yè)務部門的邊邊際貢獻、凈凈利潤情況進進行分析。它它可以從業(yè)務務的各個方面面（如產品、客客戶、訂單和和它們的任意意組合）及任任何組織單元元（比如銷售售組織、銷售售區(qū)域或業(yè)務務領域）對它它們的毛貢獻獻或對經營利利潤的總體貢貢獻進行分析析。關于獲利利情況

20、的信息息構成了定價價、選擇客戶戶、決定合同同條款、控制制數量、選擇擇分銷渠道及及促銷的決策策依據。對于于ZHY來說說，其企業(yè)性性質比較特殊殊，商品價格格、客戶基本本都是確定的的，則可以基基于帳戶進行行利潤分析：所有的特征征值都建立在在帳戶的基礎礎上，與財務務會計的數據據相集成。獲獲利能力分析析中的計劃功功能，可以與與其他模塊的的計劃功能相相集成。ZHHY在計劃編編制時，基于于帳戶進行分分析的計劃編編制可以與財財務會計、成成本中心會計計及內部訂單單互相對應，并并能根據在系系統(tǒng)中定義的的組織結構，實實現計劃的逐逐級分配或匯匯總。在獲利利能力分析中中，系統(tǒng)提供供了面向對話話的、高度靈靈活的信息系系統(tǒng)

21、，可以方方便地分析和和評價獲利分分析模塊中的的數據。同時時也可以根據據ZHY的實實際情況，在在系統(tǒng)中進行行報表開發(fā)。綜上所述ZHYY及華東地區(qū)區(qū)公司內部控控制的關鍵在在于通過對管管理會計信息息的把握，通通過對ZHYYERP系統(tǒng)統(tǒng)的建設基本本建立了全面面預測、計劃劃、控制、核核算、分析和和考評制度，有有效降低經營營管理費用。主主要體現在以以下四個方面：管理會計的數據據，基本上都都來自于SAAP R/33的其他模塊塊，要得到管管理會計的相相關報表，必必須保證基礎礎數據及時、準準確地錄入系系統(tǒng)。所有的成本、費費用、收入必必須進行合理理地歸集及分分配。通過計劃與實際際的對比分析析，找出降低低費用的控制制點。在日常的管理工工作中不斷更更新管理理念念，開拓視野野，強化管理理制度。幾乎所有的公司司都遇到這樣樣的問題：在在期末，尤其其是年末的時時候，財務報報表的編制都都成為各公司司的重中之重重的任務。ZZHY也是一一樣，在沒有有實施ERPP項目之前，其其報表的編制制也是非常復復雜，而且需需要逐級上報報匯總