證書使用管理標(biāo)準(zhǔn)

1、 PAGE 9 證書使用管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了集團(tuán)公司證書日常使用、市場(chǎng)準(zhǔn)入等管理內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司各區(qū)域經(jīng)營指揮部、事業(yè)部及分子公司經(jīng)營承攬過程中證書日常使用、市場(chǎng)準(zhǔn)入工作的管理。本標(biāo)準(zhǔn)中的證書是指經(jīng)營工作中投標(biāo)、備案使用的集團(tuán)公司營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書副本。2 規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1 規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。 2.2 術(shù)語和定義無。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部職責(zé)3.1.1 編制并實(shí)施證書使用管理標(biāo)準(zhǔn)工作計(jì)劃；3.1.2

2、 負(fù)責(zé)證書使用管理標(biāo)準(zhǔn)的編制、修訂、廢止、宣貫、實(shí)施、監(jiān)督檢查、評(píng)價(jià)與改進(jìn)；3.1.3 按證書使用管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)員工進(jìn)行考核、獎(jiǎng)懲；3.1.4 負(fù)責(zé)證書使用管理標(biāo)準(zhǔn)的信息化工作。3.2 區(qū)域經(jīng)營指揮部、事業(yè)部及分子公司經(jīng)營計(jì)劃部職責(zé)3.2.1 根據(jù)本單位實(shí)際情況制定和完善與管理標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的管理制度；3.2.2 證書使用事項(xiàng)的合規(guī)性審查、判定；3.2.3 證書使用期間做好保管工作。4 證書使用管理目的與風(fēng)險(xiǎn)4.1 目的證書使用管理的目的是為了防止證書使用過程中出現(xiàn)污損、復(fù)制、遺失，通過制定本管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范證書日常使用、借用流程，確保集團(tuán)公司證書的使用、去向清晰可查，證書的使用符合集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)章制度要

3、求，滿足集團(tuán)公司全國范圍內(nèi)經(jīng)營工作需求。4.2 集團(tuán)公司證書使用管理的關(guān)鍵績效指標(biāo)包括：證書未按時(shí)歸還情況；證書丟失情況。4.3 集團(tuán)公司證書使用管理的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：證書使用人將證書私自使用或轉(zhuǎn)借他人使用，幫助其他單位承攬工程，嚴(yán)重影響集團(tuán)公司聲譽(yù)，甚至造成重大經(jīng)濟(jì)損失；證書使用人責(zé)任心不足，導(dǎo)致證照使用過程中出現(xiàn)污損、復(fù)制、遺失。5 標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容5.1 填寫使用申請(qǐng)各使用單位按需求填寫證書借閱表，填寫借用人信息、借用證書信息、借用用途、借用期限、證書保管人等信息，然后由本單位領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審。5.2 評(píng)審各使用單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借閱證書用途進(jìn)行確認(rèn)，并在證書借閱表中簽字。5.3 審批集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部對(duì)證書借閱表進(jìn)

4、行審批，如用于工程投標(biāo)使用，必須確保該工程已經(jīng)過集團(tuán)公司審批允許投標(biāo)的項(xiàng)目，不能在其他項(xiàng)目使用；如用于備案，需在集團(tuán)公司準(zhǔn)入城市范圍內(nèi)使用，不在準(zhǔn)入城市范圍的還須提交當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)調(diào)研報(bào)告。5.4 登記對(duì)審批通過的證書借用申請(qǐng)建立臺(tái)賬，方便使用查詢。5.5 使用5.5.1 借用的證照原則上單位派專人借取，一般情況下不得辦理郵寄，因時(shí)間關(guān)系確需郵寄的，公司需在借用申請(qǐng)表中明確說明并對(duì)郵寄的安全性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。5.5.2 借出的證書須有專人保管，嚴(yán)禁將證書私自使用或轉(zhuǎn)借他人使用，幫助其他單位承攬工程。各借用證書單位在使用期間，集團(tuán)公司如有需要，須在規(guī)定時(shí)間將證書送達(dá)指定地點(diǎn)。5.5.3 對(duì)于超范圍等擅自

5、使用集團(tuán)公司證書進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)，或者經(jīng)營過程中將集團(tuán)公司有關(guān)證書丟失，未及時(shí)上報(bào)和采取有效措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，視情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，處罰標(biāo)準(zhǔn)參照集團(tuán)有限公司市場(chǎng)經(jīng)營違規(guī)行為責(zé)任追究制度執(zhí)行。5.6 歸還或轉(zhuǎn)借各證書使用單位按照約定時(shí)間將證書歸還集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部，遇特殊情況需延長使用時(shí)間的要進(jìn)行延期申請(qǐng)，如直接轉(zhuǎn)借其他單位須由該單位進(jìn)行使用申請(qǐng)，并經(jīng)集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部同意方可借出，證書的歸還由后一單位負(fù)責(zé)。5.7 保存集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部收到歸還的證書后或者同意由借用人直接轉(zhuǎn)借其他單位的應(yīng)及時(shí)更新證書借用臺(tái)賬，確保證書的使用流向可查詢。6 報(bào)告和記錄6.1 報(bào)告和記錄表1給出了執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)形成的報(bào)告和記

6、錄。6.2 支持性文件集團(tuán)有限公司市場(chǎng)經(jīng)營違規(guī)行為責(zé)任追究制度表1 報(bào)告和記錄序號(hào)對(duì)應(yīng)附錄報(bào)告和記錄編號(hào)名 稱保存期限1附錄BJY026B1證書使用管理證書借閱審批表長期2附錄CJY026B2證書使用管理證書借閱登記表長期附錄A.1 （規(guī)范性附錄）證書使用管理流程圖證書使用管理流程圖JY026L1-1附錄A.2 （規(guī)范性附錄）證書使用管理流程說明表證書使用管理流程說明表JY026L1-2序號(hào)流程步驟步驟說明時(shí)限主責(zé)部門重要輸入重要輸出1開始各單位在經(jīng)營工作（投標(biāo)、備案）中，如有使用集團(tuán)公司證書需求，即可啟動(dòng)證書使用管理流程，其中證書特指集團(tuán)公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書。即時(shí)省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事

7、業(yè)部經(jīng)營部2填寫使用申請(qǐng)各使用單位按需求填寫證書借閱表，填寫借用人信息、借用證書信息、借用用途、借用期限、證書保管人等信息，然后由本單位領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審。即時(shí)省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事業(yè)部經(jīng)營部證書借閱表3評(píng)審各使用單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借閱證書用途進(jìn)行確認(rèn)，并在證書借閱表中簽字。1天省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)4審批集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部對(duì)證書借閱表進(jìn)行審批，如用于工程投標(biāo)使用，必須確保該工程已經(jīng)過集團(tuán)公司審批允許投標(biāo)的項(xiàng)目，不能在其他項(xiàng)目使用；如用于備案，需在集團(tuán)公司準(zhǔn)入城市范圍內(nèi)使用，不在準(zhǔn)入城市范圍的還須提交當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)調(diào)研報(bào)告。1天集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部5登記對(duì)審批通過的證書借用申請(qǐng)建立臺(tái)賬，方便使用查詢。即時(shí)集團(tuán)經(jīng)

8、營計(jì)劃部登記臺(tái)賬6使用【C01】借出的證書須有專人保管，嚴(yán)禁將證書私自使用或轉(zhuǎn)借他人使用，幫助其他單位承攬工程。各借用證書單位在使用期間，集團(tuán)公司如有需要，須在規(guī)定時(shí)間將證書送達(dá)指定地點(diǎn)。對(duì)于超范圍等擅自使用集團(tuán)公司證書進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)，或者經(jīng)營過程中將集團(tuán)公司有關(guān)證書丟失，未及時(shí)上報(bào)和采取有效措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，視情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，主要包括經(jīng)濟(jì)賠償、經(jīng)濟(jì)處罰、組織處理、行政處分、職位禁入。省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事業(yè)部經(jīng)營部7歸還或轉(zhuǎn)借各證書使用單位按照約定時(shí)間將證書歸還集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部，遇特殊情況需延長使用時(shí)間的要進(jìn)行延期申請(qǐng)，如直接轉(zhuǎn)借其他單位須由該單位進(jìn)行使用申請(qǐng)，并經(jīng)集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃

9、部同意方可借出，證書的歸還由后一單位負(fù)責(zé)。 省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事業(yè)部經(jīng)營部登記臺(tái)賬8保存集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部收到歸還的證書后或者同意由借用人直接轉(zhuǎn)借其他單位的應(yīng)及時(shí)更新證書借用臺(tái)賬，確保證書的使用流向可查詢。集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部9結(jié)束證書歸還，此流程結(jié)束。集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部附錄A.3 （規(guī)范性附錄）證書使用管理風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣證書使用管理風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣JY026L1-3風(fēng)險(xiǎn)編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)描述風(fēng)險(xiǎn)類別發(fā)生概率影響程度風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)控制編號(hào)控制點(diǎn)控制措施責(zé)任部門R01集團(tuán)證照證書使用人將證書私自使用或轉(zhuǎn)借他人使用，幫助其他單位承攬工程，嚴(yán)重影響集團(tuán)公司聲譽(yù)，甚至造成重大經(jīng)濟(jì)損失。用人責(zé)任心不足，導(dǎo)致證照使用過程中出現(xiàn)污損、復(fù)

10、制、遺失。市場(chǎng)155低使用【C01】通過規(guī)范集團(tuán)證書日常使用借用流程，確保集團(tuán)證照證書的使用符合集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)章制度要求，滿足集團(tuán)公司全國范圍內(nèi)投標(biāo)、備案需求。對(duì)于超范圍等擅自使用集團(tuán)公司證書進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)，或者經(jīng)營過程中將集團(tuán)公司有關(guān)證書丟失，未及時(shí)上報(bào)和采取有效措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，視情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，主要包括經(jīng)濟(jì)賠償、經(jīng)濟(jì)處罰、組織處理、行政處分、職位禁入。省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事業(yè)部經(jīng)營部備注：1、風(fēng)險(xiǎn)類別：按性質(zhì)分別選填戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、運(yùn)營、法律。2、發(fā)生概率按從小到大分為15級(jí)，影響程度按事項(xiàng)對(duì)本流程控制目標(biāo)的影響嚴(yán)重程度從低到高分為15級(jí)。3、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)：極高風(fēng)險(xiǎn)

11、、高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)、極低風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)判定標(biāo)準(zhǔn)：極低風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分3分；低風(fēng)險(xiǎn)：3分風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分6分；中等風(fēng)險(xiǎn)：6分風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分12分；高風(fēng)險(xiǎn)：12分風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分20分；極高風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分20分（風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分=發(fā)生概率影響程度）。附錄A.4 （規(guī)范性附錄）證書使用管理權(quán)限指引表證書使用管理權(quán)限指引表JY026L1-4序號(hào)事項(xiàng)責(zé)任部門指揮部、區(qū)域分公司、事業(yè)部經(jīng)營計(jì)劃部指揮部、區(qū)域分公司、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部經(jīng)營管理崗經(jīng)營部部長副指揮長、副總經(jīng)理、指揮長、總經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)及內(nèi)業(yè)管理負(fù)責(zé)人1填寫使用申請(qǐng)省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事業(yè)部經(jīng)營部執(zhí)行審批2評(píng)審指揮部、區(qū)域分公司、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批3審批集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部審批4登記集團(tuán)經(jīng)營計(jì)劃部執(zhí)行5使用省市經(jīng)營部、區(qū)域分公司、事業(yè)部經(jīng)營部執(zhí)行6歸還保存集團(tuán)經(jīng)